Skjul hurtigt rækker og kolonner med grupper og konturer i Excel
Bundlinie: Lær hvordan du bruger funktionerne Grupper og omrids i Excel til hurtigt at skjule og skjule rækker og kolonner. Dette gør det let at skjule og udvide detaljerne i oversigtsrapporter.
Færdighedsniveau: Begynder
Videovejledning
Download Excel-filen
Excel-filen, som jeg bruger i video tutorial kan downloades her:
Grupper og konturer.xlsx (28,5 KB)
Gruppering af rækker eller kolonner
Grupper og konturer giver dig mulighed for hurtigt at skjule og fjerne rækker eller kolonner i et Excel-regneark.
Funktionen Grupper opretter række- og kolonnegrupper i afsnittet Overskrifter på regnearket. Hver gruppe kan udvides eller skjules med et klik på en knap.
Her er et billede, der viser rapporten med skjulte rækker:
Og her ser det ud, når rækkerne udvides:
Hvorfor grupper? Gør dine rapporter lettere at læse
Grupper er en hurtig måde at administrere rækker og kolonner, som du ofte skjuler og skjuler.
Hvis dine rapporter har mange rækker / kolonner med data, kan de let begynde at føle sig overvældende for nogle læsere. Grupper gør det meget lettere for brugere af dine regneark at navigere i dine oversigtsrapporter og kun se detaljerede rækker / kolonner efter behov.
Sådan oprettes grupper
For at oprette en gruppe skal du blot vælge de rækker eller kolonner, som du vil gruppere sammen. Derefter:
- Gå til fanen Data.
- Gå til rullemenuen Kontur.
- Klik på knappen Gruppe.
Tastaturgenvejen til oprettelse af grupper er Shift + Alt + →.
Konturniveauer
Når du opretter grupper, vil du bemærke, at i øverste venstre hjørne af regnearket vises nogle boksnumre. Disse angiver omridsets niveauer.
Ved at klikke på feltet Nummer 1 kollapses alle grupperne. Hvis du klikker på det igen, udvides grupperne på det første niveau.
Hvis du har grupper inden for grupper, vil du se yderligere nummererede niveauer. Når du klikker på hvert nummer, kan du udvide og skjule dataene til det ønskede niveau. Når du klikker på efterfølgende numre, vil du kunne se flere og flere detaljer i omridset.
Fjern ing Grupper
For at fjerne grupper følger du næsten den samme proces som før. Start med at vælge de rækker eller kolonner, du vil ophæve gruppen.
- Gå til fanen Data.
- Gå til rullemenuen Kontur.
- Klik på knappen Opdel gruppe.
Tastaturgenvejen til fjernelse af grupper er Shift + Alt + ←.
Hvis du er interesseret i at lære flere tastaturgenveje, du kan gøre det her: 5 tastaturgenveje til rækker og kolonner i Excel.
Hvis du vil fjerne hele grupperingen i alle rækker og kolonner samtidigt, i stedet for at klikke på den øverste halvdel af knappen Opdel gruppe , klik på den nederste halvdel, som viser dig en rullemenu. Vælg Ryd omrids i den menu, så alle de grupperinger, du har oprettet, forsvinder.
Brug af automatisk omrids
Excel har en funktion, der grupperer rækker og kolonner baseret på information, den trækker fra formler. Hvis du f.eks. bruger en SUM-formel, vil den gruppere alle de rækker, der er tilføjet sammen for denne sum, fordi det antager, at dataene i disse celler er ens nok til at gruppere sammen.
Inden du bruger den automatiske omrids, vil du sikre dig, at du ryd alle grupper, du har, ved hjælp af funktionen Clear Outline, der er nævnt ovenfor. Gå derefter til fanen Data, rullemenuen Kontur, rullemenuen Gruppe, og vælg Automatisk disposition.
Jeg har fundet ud af, at Auto Konturfunktion har tendens til overkillelse i antallet af grupperinger, det normalt skaber. Så hvis du bruger Auto Outline, vil du muligvis fjerne gruppen af nogle af grupperne, hvis det føles for meget.
En anden mulighed for at parre ned på antallet af grupperinger fra Auto Outline er bare at vælge et sæt rækker eller kolonner, før du kører Auto Outline. Derefter skitserer det ikke hele arket, bare de dele, du er interesseret i at gruppere.
Checkout the videoen ovenfor for mere om Auto Outline.
Subtotal-funktionen
En anden mulighed, der er tilgængelig for dig i rullemenuen Outline, er Subtotal.
Ud over at gruppere lignende data indsætter subtotal-funktionen også subtotaler for disse datasæt i de kolonner, du vil have dem skal vises.
Jeg forklarer mere om Subtotal-funktionen i denne vejledning: Sådan bruges Subtotal-funktionen og SUBTOTAL-funktionen i Excel.
Konklusion
Gruppering og skitsering gør det lettere at navigere i dine rapporter og ark. Disse funktioner er især nyttige, hvis du har andre brugere, der får adgang til dem.
Her er tastaturgenveje igen. Dette er to, som jeg bruger ofte og anbefaler at forpligte mig til hukommelsen.
Grupper valgte rækker / kolonner: Skift + Alt + →
Fjern gruppe af valgte rækker / kolonner: Skift + Alt + ←
Bonus: Tryk på Skift + Mellemrum for at vælge hele rækker eller Ctrl + Mellemrum for at vælge hele kolonner inden gruppering / ophævelse af gruppe for at forhindre gruppevinduet i at komme op først. Se dette indlæg om 5 tastaturgenveje til rækker og kolonner i Excel for at lære mere.