Piilota rivit ja sarakkeet nopeasti ryhmien ja ääriviivojen kanssa Excelissä

Alarivi: Opi käyttämään Excelin Ryhmät ja Jäsennys-ominaisuuksia piilottaaksesi ja piilottaaksesi rivit ja sarakkeet. Tämän avulla on helppo tiivistää ja laajentaa yhteenvetoraporttien yksityiskohtia.

Taitotaso: Aloittelija

Video-opas

Katso YouTubessa

Lataa Excel-tiedosto

Excel-tiedosto, jota käytän video-opetusohjelman voi ladata täältä:

Ryhmät ja piirteet.xlsx (28,5 kt)

Rivien tai sarakkeiden ryhmittely

Ryhmien ja ääriviivojen avulla voit piilottaa ja piilottaa rivit tai sarakkeet nopeasti Excel-laskentataulukossa.

Ryhmät-ominaisuus luo rivi- ja sarakeryhmät laskentataulukon Otsikot-osioon. Kutakin ryhmää voidaan laajentaa tai tiivistää napin painalluksella.

Tässä on kuva, joka näyttää raportin tiivistetyillä riveillä:

Ja miltä se näyttää, kun rivejä laajennetaan:

Miksi ryhmät? Tee raporteista helpompaa lukea

Ryhmät ovat nopea tapa hallita piilotettuja ja usein piilotettuja rivejä ja sarakkeita.

Jos raporteissasi on paljon rivejä / sarakkeita, ne voivat joillekin lukijoille alkaa tuntua ylivoimaisilta. Ryhmät helpottavat laskentataulukoiden käyttäjien siirtymistä yhteenvetoraporteissa ja tarkastelevat vain tietorivejä / sarakkeita tarpeen mukaan.

Ryhmien luominen

Luo ryhmä valitsemalla vain rivit tai sarakkeet, jotka haluat ryhmitellä yhteen. Sitten:

  1. Siirry Tiedot-välilehdelle.
  2. Siirry avattavaan Muotoilu-kohtaan.
  3. Napsauta Ryhmä-painiketta.
Napsauta suurentaaksesi

Ryhmien luomisen pikanäppäin on Shift + Alt + →.

Ääriviivat

Kun luot ryhmiä, huomaat, että ryhmän vasemmassa yläkulmassa taulukkolaskurivillä näkyy joitain ruudullisia numeroita. Nämä osoittavat ääriviivan tasot.

Numero 1 -ruudun napsauttaminen kutistaa kaikki ryhmät. Kun napsautat sitä uudelleen, ryhmät laajentuvat ensimmäisellä tasolla.

Jos sinulla on ryhmiä ryhmissä, näet lisää numeroituja tasoja. Napsauttamalla kutakin numeroa voit laajentaa ja kutistaa tiedot haluamallesi tasolle. Kun napsautat seuraavia numeroita, näet yhä enemmän yksityiskohtia ääriviivasta.

Remov ryhmien luominen

Ryhmien poistamiseksi noudatat melkein samaa prosessia kuin aiemmin. Aloita valitsemalla rivit tai sarakkeet, jotka haluat poistaa.

  1. Siirry Tiedot-välilehdelle.
  2. Siirry avattavaan Muotoilu-kohtaan.
  3. Napsauta Poista ryhmä -painiketta.
Napsauta suurenna

Ryhmien poistonäppäimistö on Shift + Alt + ←.

Jos haluat oppia lisää pikanäppäimistä, Voit tehdä sen täältä: 5 pikanäppäintä riville ja sarakkeille Excelissä.

Jos haluat poistaa kaikki ryhmät kaikista riveistä ja sarakkeista samanaikaisesti, sen sijaan, että napsautat Poista ryhmä -painikkeen yläosaa. , napsauta alaosaa, joka näyttää avattavan valikon. Valitse valikosta Tyhjennä ääriviivat ja kaikki tekemäsi ryhmät katoavat.

Automaattisen ääriviivan käyttäminen

Excelissä on ominaisuus, joka ryhmittaa rivit ja sarakkeet kaavoista saamien tietojen perusteella. Jos esimerkiksi käytät SUM-kaavaa, se ryhmittele kaikki rivit, jotka on lisätty yhteen kyseiselle summalle, koska se olettaa, että kyseisten solujen tiedot ovat riittävän samanlaisia ryhmittelemiseksi.

Ennen kuin käytät automaattista määrittelyä, haluat varmistaa, että tyhjennä kaikki omat ryhmät käyttämällä edellä mainittua Clear Outline -ominaisuutta. Siirry sitten Data-välilehteen, avattavaan Outline-valikkoon, Group-pudotusvalikkoon ja valitse Auto Outline.

Olen havainnut, että automaattinen Jäsennysominaisuus pyrkii ylittämään tavallisesti tekemänsä ryhmien määrän. Joten jos käytät automaattista määritystä, sinun kannattaa purkaa joidenkin ryhmien ryhmittely, jos se tuntuu liikaa.

Toinen vaihtoehto korjata ryhmien lukumäärä Auto Outline -sovelluksessa on vain valita joukko rivejä tai sarakkeita ennen Auto Outline -toiminnon suorittamista. Sitten se ei esitä koko taulukkoa, vain osia, jotka olet kiinnostunut ryhmittelystä.

Tarkista Yllä olevasta videosta saat lisätietoja Auto Outlinesta.

Välisummaominaisuus

Yksi vaihtoehto, joka on käytettävissä avattavassa Malli-valikossa, on Välisumma.

Samankaltaisten tietojen ryhmittelyn lisäksi Välisumma-ominaisuus lisää myös näiden tietojoukkojen välisummat haluamiin sarakkeisiin näkyviin.

Selitän lisää tämän opetusohjelman välisummaominaisuus: Kuinka käyttää välisummaominaisuutta ja Välisfunktiota Excelissä.

Päätelmä

Ryhmittely ja jäsentäminen helpottavat raporttien ja taulukoiden navigointia. Nämä ominaisuudet ovat erityisen hyödyllisiä, jos sinulla on muita käyttäjiä, jotka käyttävät niitä.

Tässä ovat taas pikanäppäimet. Näitä kahta käytän usein ja suosittelen sitoutumista muistiin.

Ryhmittele valitut rivit / sarakkeet: Vaihto + Alt + →

Ryhmittele valitut rivit / sarakkeet: Vaihto + Alt + ←

Bonus: Paina Shift + Välilyönti valitaksesi kokonaiset rivit tai Ctrl + Välilyönti valitaksesi kokonaiset sarakkeet ennen ryhmittelyä / ryhmittelyn estämistä, jotta Ryhmä-ikkuna ei tule esiin ensin. Katso tämä viesti viiden pikanäppäimen riveille ja sarakkeille Excelissä saadaksesi lisätietoja.

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *