Göm snabbt rader och kolumner med grupper och konturer i Excel
Nedre raden: Lär dig hur du använder grupperna och konturerna i Excel för att snabbt dölja och dölja rader och kolumner. Detta gör det enkelt att kollapsa och utvidga detaljerna i sammanfattningsrapporter.
Skicklighetsnivå: nybörjare
Videohandledning
Ladda ner Excel-filen
Excel-filen som jag använder i videohandledning kan laddas ner här:
Grupper och konturer.xlsx (28,5 kB)
Gruppering av rader eller kolumner
Grupper och konturer gör att du snabbt kan dölja och ta bort rader eller kolumner i ett Excel-kalkylblad.
Funktionen Grupper skapar rad- och kolumngrupper i avsnittet Rubriker i kalkylbladet. Varje grupp kan utvidgas eller komprimeras med ett klick på en knapp.
Här är en bild som visar rapporten med kollapsade rader:
Och här ser det ut när raderna expanderas:
Varför grupper? Gör dina rapporter enklare att läsa
Grupper är ett snabbt sätt att hantera rader och kolumner som du gömmer och visar ofta.
Om dina rapporter har många rader / kolumner med data kan de lätt börja kännas överväldigande för vissa läsare. Grupper gör det mycket lättare för användare av dina kalkylblad att navigera i dina sammanfattningsrapporter och bara visa detaljrader / kolumner efter behov.
Så här skapar du grupper
För att skapa en grupp, välj helt enkelt de rader eller kolumner som du vill gruppera tillsammans. Sedan:
- Gå till fliken Data.
- Gå till rullgardinsmenyn Kontur.
- Klicka på knappen Grupp.
Kortkommandot för att skapa grupper är Skift + Alt + →.
Konturnivåer
När du skapar grupper kommer du att märka att i det övre vänstra hörnet av kalkylbladet kommer att visas några boxade nummer. Dessa indikerar konturens nivåer.
Om du klickar på rutan nummer 1 kommer alla grupperna att kollapsas. Om du klickar på den igen utvidgas grupperna på första nivån.
Om du har grupper inom grupper ser du ytterligare numrerade nivåer. Genom att klicka på varje nummer kan du expandera och kollapsa data till den nivå du vill ha. När du klickar på efterföljande nummer kommer du att kunna se mer och mer detaljer om konturen.
Ta bort ing Groups
För att ta bort grupper följer du nästan samma process som tidigare. Börja med att välja de rader eller kolumner som du vill gruppera.
- Gå till fliken Data.
- Gå till rullgardinsmenyn Kontur.
- Klicka på knappen Upphäv grupp.
Kortkommandot för att ta bort grupper är Shift + Alt + ←.
Om du är intresserad av att lära dig fler tangentbordsgenvägar, du kan göra det här: 5 Kortkommandon för rader och kolumner i Excel.
Om du vill ta bort all gruppering i alla rader och kolumner samtidigt, istället för att klicka på den övre halvan av knappen Uppdela gruppen , klicka på den nedre halvan, som visar en rullgardinsmeny. Välj Rensa konturer i den menyn så försvinner alla grupperingar du har gjort.
Använda automatisk kontur
Excel har en funktion som grupperar rader och kolumner baserat på information som den hämtar från formler. Om du till exempel använder en SUM-formel kommer den att gruppera alla rader som läggs till för den summan, eftersom det förutsätter att data i cellerna är tillräckligt lika för att gruppera tillsammans.
Innan du använder den automatiska konturen, vill du se till att du rensa alla grupper som du har genom att använda funktionen Rensa konturer som nämns ovan. Gå sedan till fliken Data, rullgardinsmenyn Kontur, rullgardinsmenyn Grupp och välj Auto disposition.
Jag har upptäckt att Auto Konturfunktionen tenderar mot överdrift i det antal grupperingar som det brukar göra. Så om du använder Auto Outline kanske du vill gruppera några av grupperna om det känns för mycket.
Ett annat alternativ för att para ner antalet grupperingar från Auto Outline är att bara välja en uppsättning rader eller kolumner innan du kör Auto Outline. Då beskrivs inte hela arket, bara de delar som du är intresserad av att gruppera.
Kassa video ovan för mer information om Auto Outline.
Delsumman-funktionen
Ett annat alternativ som finns tillgängligt i rullgardinsmenyn Kontur är delsumma.
Förutom att gruppera liknande data infogar delsumman också delsummor för dessa datauppsättningar i vilka kolumner du vill ha dem att visas.
Jag förklarar mer om Subtotal-funktionen i den här självstudien: Hur man använder Subtotal-funktionen och SUBTOTAL-funktionen i Excel.
Slutsats
Gruppering och disposition gör det lättare att navigera i dina rapporter och ark. Dessa funktioner är särskilt användbara om du har andra användare som kommer att komma åt dem.
Här är kortkommandona igen. Det här är två som jag använder ofta och rekommenderar att jag förbinder mig till minnet.
Gruppera valda rader / kolumner: Skift + Alt + →
Avgruppera valda rader / kolumner: Skift + Alt + ←
Bonus: Tryck på Skift + Mellanslag för att välja hela rader eller Ctrl + Mellanslag för att markera hela kolumner innan gruppering / avgruppering för att förhindra att gruppfönstret kommer upp först. Se det här inlägget om fem kortkommandon för rader och kolumner i Excel för att lära dig mer.