Skjul raskt rader og kolonner med grupper og omriss i Excel
Bunnlinjen: Lær hvordan du bruker funksjonene Grupper og omriss i Excel for raskt å skjule og skjule rader og kolonner. Dette gjør det enkelt å kollapse og utvide detaljene i sammendragsrapporter.
Ferdighetsnivå: Nybegynner
Videoveiledning
Last ned Excel-filen
Excel-filen som jeg bruker i videoopplæring kan lastes ned her:
Groups And Outlines.xlsx (28,5 KB)
Gruppering av rader eller kolonner
Grupper og konturer lar deg raskt skjule og skjule rader eller kolonner i et Excel-regneark.
Grupper-funksjonen oppretter rad- og kolonnegrupperinger i overskriften på regnearket. Hver gruppe kan utvides eller skjules ved å klikke på en knapp.
Her er et bilde som viser rapporten med skjulte rader:
Og her ser det ut når radene utvides:
Hvorfor grupper? Gjør rapportene enklere å lese
Grupper er en rask måte å administrere rader og kolonner som du gjemmer og viser ofte.
Hvis rapportene dine har mange rader / kolonner med data, kan de lett begynne å bli overveldende for noen lesere. Grupper gjør det mye enklere for brukere av regnearkene å navigere i sammendragsrapportene og bare vise detaljrader / kolonner etter behov.
Hvordan lage grupper
For å opprette en gruppe, velg ganske enkelt radene eller kolonnene du vil gruppere sammen. Deretter:
- Gå til Data-fanen.
- Gå til rullegardinmenyen Outline.
- Klikk på Group-knappen.
Hurtigtasten for å opprette grupper er Shift + Alt + →.
Oversiktsnivåer
Når du oppretter grupper, vil du legge merke til at i øvre venstre hjørne av regnearket vises noen boksnumre. Disse indikerer omrissets nivåer.
Hvis du klikker på boks nummer 1, skjules alle gruppene. Hvis du klikker på den igjen, utvides gruppene på første nivå.
Hvis du har grupper innen grupper, vil du se tilleggsnummererte nivåer. Ved å klikke på hvert nummer kan du utvide og skjule dataene til det nivået du ønsker. Når du klikker på påfølgende tall, vil du kunne se flere og flere detaljer om disposisjonen.
Fjern ing Groups
For å fjerne grupper følger du nesten den samme prosessen som før. Start med å velge radene eller kolonnene du vil oppheve gruppen.
- Gå til Data-fanen.
- Gå til rullegardinmenyen Outline.
- Klikk på knappen Opphev gruppering.
Hurtigtasten for fjerning av grupper er Shift + Alt + ←.
Hvis du er interessert i å lære flere hurtigtaster, du kan gjøre det her: 5 hurtigtaster for rader og kolonner i Excel.
Hvis du vil fjerne all grupperingen i alle rader og kolonner samtidig, i stedet for å klikke på den øverste halvdelen av knappen Opphev gruppering , klikker du på den nederste halvdelen, som viser deg en rullegardinmeny. Velg Fjern disposisjon fra den menyen, så forsvinner alle grupperingene du har laget.
Bruke automatisk disposisjon
Excel har en funksjon som vil gruppere rader og kolonner basert på informasjon den henter fra formler. Hvis du for eksempel bruker en SUM-formel, vil den gruppere alle radene som er lagt sammen for den summen, fordi det antar at dataene i disse cellene er like nok til å gruppere sammen.
Før du bruker Auto Outline, vil du sørge for at du fjern eventuelle grupper du har ved å bruke Clear Outline-funksjonen som er nevnt ovenfor. Gå deretter til Data-fanen, rullegardinmenyen Outline, rullegardinmenyen Group, og velg Auto Outline.
Jeg har funnet ut at Auto Omrissefunksjonen har en tendens til å overkill i antall grupperinger den vanligvis gjør. Så hvis du bruker Auto disposisjon, kan det være lurt å oppheve grupperingen av noen av gruppene hvis det føles for mye.
Et annet alternativ for å pare ned antall grupperinger fra Auto Outline er å bare velge et sett med rader eller kolonner før du kjører Auto Outline. Deretter skisserer det ikke hele arket, bare delene du er interessert i å gruppere.
Sjekk ut videoen ovenfor for mer om Auto Outline.
Delsumfunksjonen
Et annet alternativ som er tilgjengelig for deg i rullegardinmenyen disposisjon er delsum.
I tillegg til å gruppere lignende data, setter Subtotal-funksjonen også inn delsummer for disse datasettene i hvilke kolonner du vil ha dem skal vises.
Jeg forklarer mer om Delsumfunksjonen i denne opplæringen: Hvordan bruke delsumfunksjonen og SUBTOTAL-funksjonen i Excel.
Konklusjon
Gruppering og skissering gjør det lettere å navigere i rapportene og arkene dine. Disse funksjonene er spesielt nyttige hvis du har andre brukere som får tilgang til dem.
Her er hurtigtastene igjen. Dette er to som jeg bruker ofte og anbefaler å forplikte seg til hukommelsen.
Grupper valgte rader / kolonner: Skift + Alt + →
Fjern gruppen valgte rader / kolonner: Skift + Alt + ←
Bonus: Trykk Skift + Mellomrom for å velge hele rader eller Ctrl + Mellomrom for å velge hele kolonner før gruppering / ungruppering for å forhindre at gruppevinduet kommer opp først. Se dette innlegget på 5 hurtigtaster for rader og kolonner i Excel for å lære mer.