Oculte rápidamente filas y columnas con grupos y esquemas en Excel
Conclusión: aprenda a usar las funciones de grupos y esquemas de Excel para ocultar y mostrar filas y columnas rápidamente. Esto facilita contraer y expandir los detalles de los informes resumidos.
Nivel de habilidad: principiante
Tutorial en video
Descargar el archivo de Excel
El archivo de Excel que utilizo en El video tutorial se puede descargar aquí:
Grupos y esquemas.xlsx (28.5 KB)
Agrupación de filas o columnas
Los grupos y contornos le permiten ocultar y mostrar rápidamente filas o columnas en una hoja de cálculo de Excel.
La función Grupos crea agrupaciones de filas y columnas en la sección Encabezados de la hoja de trabajo. Cada grupo se puede expandir o contraer con el clic de un botón.
Aquí se muestra una imagen que muestra el informe con filas contraídas:
Y así es como se ve cuando se expanden las filas:
¿Por qué Grupos? Haga que sus informes sean más fáciles de leer
Los grupos son una forma rápida de administrar filas y columnas que oculta y muestra con frecuencia.
Si sus informes tienen muchas filas / columnas de datos, algunos lectores pueden fácilmente comenzar a resultar abrumadores. Los grupos hacen que sea mucho más fácil para los usuarios de sus hojas de trabajo navegar por sus informes resumidos y ver solo filas / columnas detalladas según sea necesario.
Cómo crear grupos
Para crear un grupo, simplemente seleccione las filas o columnas que desea agrupar. Luego:
- Vaya a la pestaña Datos.
- Vaya al menú desplegable Esquema.
- Haga clic en el botón Agrupar.
El atajo de teclado para crear grupos es Shift + Alt + →.
Niveles de esquema
Cuando cree grupos, notará que en la esquina superior izquierda de En la hoja de cálculo aparecerán algunos números en recuadros. Estos indican los niveles del esquema.
Al hacer clic en el cuadro Número 1, todos los grupos colapsarán. Al hacer clic en él nuevamente, se expandirán los grupos en el primer nivel.
Si tiene grupos dentro de los grupos, verá niveles numerados adicionales. Al hacer clic en cada número, podrá expandir y contraer los datos al nivel que desee. A medida que haga clic en los números siguientes, podrá ver más y más detalles del esquema.
Remov ing Grupos
Para eliminar grupos, sigue casi el mismo proceso que antes. Comience seleccionando las filas o columnas que desea desagrupar.
- Vaya a la pestaña Datos.
- Vaya al menú desplegable Esquema.
- Haga clic en el botón Desagrupar.
El atajo de teclado para eliminar grupos es Shift + Alt + ←.
Si está interesado en aprender más atajos de teclado, puede hacerlo aquí: 5 atajos de teclado para filas y columnas en Excel.
Si desea eliminar todas las agrupaciones en todas las filas y columnas simultáneamente, en lugar de hacer clic en la mitad superior del botón Desagrupar , haga clic en la mitad inferior, que le muestra un menú desplegable. Seleccione Clear Outline en ese menú y todas las agrupaciones que «ha hecho desaparecerán.
Uso del esquema automático
Excel tiene una función que agrupa filas y columnas en función de la información que obtiene de las fórmulas. Por ejemplo, si usa una fórmula SUM, agrupe todas las filas que se suman para esa suma, porque se supone que los datos en esas celdas son lo suficientemente similares como para agruparse.
Antes de usar el esquema automático, querrá asegurarse de que borre los grupos que tenga utilizando la función Borrar esquema mencionada anteriormente. Luego vaya a la pestaña Datos, el menú desplegable Esquema, el menú desplegable Grupo y seleccione Esquema automático.
He descubierto que el La función de esquema tiende a exagerar en el número de agrupaciones que suele hacer. Por lo tanto, si usa el esquema automático, es posible que desee desagrupar algunos de los grupos si le parece demasiado.
Otra opción para reducir el El número de agrupaciones de Auto Outline es simplemente seleccionar un conjunto de filas o columnas antes de ejecutar Auto Outline. Luego, no describe toda la hoja, solo las partes que le interesa agrupar.
Consulte el video anterior para obtener más información sobre el esquema automático.
La función de subtotal
Otra opción disponible en el menú desplegable del esquema es Subtotal.
Además de agrupar datos similares, la función Subtotal también inserta subtotales para esos conjuntos de datos en las columnas que desee. para aparecer.
Explico más sobre la función Subtotal en este tutorial: Cómo utilizar la función Subtotal y la función SUBTOTAL en Excel.
Conclusión
Agrupar y delinear facilita la navegación por sus informes y hojas. Estas funciones son especialmente útiles si tiene otros usuarios que accederán a ellas.
Aquí están los atajos de teclado nuevamente. Estos son dos que uso con frecuencia y recomiendo guardarlos en la memoria.
Agrupar filas / columnas seleccionadas: Shift + Alt + →
Desagrupar filas / columnas seleccionadas: Shift + Alt + ←
Bonificación: Presione Mayús + Espacio para seleccionar filas enteras o Ctrl + Espacio para seleccionar columnas enteras antes de agrupar / desagrupar para evitar que la ventana Grupo aparezca primero. Consulte esta publicación sobre 5 métodos abreviados de teclado para filas y columnas en Excel para obtener más información.