Schnelles Ausblenden von Zeilen und Spalten mit Gruppen und Konturen in Excel
Fazit: Erfahren Sie, wie Sie die Gruppen- und Gliederungsfunktionen von Excel verwenden, um Zeilen und Spalten schnell auszublenden und einzublenden. Dies erleichtert das Reduzieren und Erweitern von Details von Zusammenfassungsberichten.
Fähigkeitsstufe: Anfänger
Video-Tutorial
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Die Excel-Datei, die ich in der Das Video-Tutorial kann hier heruntergeladen werden:
Groups And Outlines.xlsx (28,5 KB)
Gruppieren von Zeilen oder Spalten
Mit Gruppen und Umrissen können Sie Zeilen oder Spalten in einer Excel-Tabelle schnell ein- und ausblenden.
Mit der Funktion „Gruppen“ werden Zeilen- und Spaltengruppierungen im Abschnitt „Überschriften“ des Arbeitsblatts erstellt. Jede Gruppe kann mit einem Klick auf eine Schaltfläche erweitert oder reduziert werden.
Hier ist ein Bild, das den Bericht mit reduzierten Zeilen zeigt:
Und so sieht es aus, wenn die Zeilen erweitert werden:
Warum Gruppen? Erleichtern Sie das Lesen Ihrer Berichte
Gruppen sind eine schnelle Möglichkeit, Zeilen und Spalten zu verwalten, die Sie häufig ein- und ausblenden.
Wenn Ihre Berichte viele Datenzeilen / -spalten enthalten, können sie sich für einige Leser leicht überwältigend anfühlen. Gruppen erleichtern Benutzern Ihrer Arbeitsblätter das Navigieren in Ihren Zusammenfassungsberichten und das Anzeigen von Detailzeilen / -spalten nur nach Bedarf.
Erstellen von Gruppen
Um eine Gruppe zu erstellen, wählen Sie einfach die Zeilen oder Spalten aus, die Sie zusammenfassen möchten. Dann:
- Wechseln Sie zur Registerkarte Daten.
- Wechseln Sie zur Dropdown-Liste Gliederung.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Gruppe.
Die Tastenkombination zum Erstellen von Gruppen lautet Umschalt + Alt + →.
Gliederungsebenen
Wenn Sie Gruppen erstellen, werden Sie dies in der oberen linken Ecke von bemerken In der Tabelle werden einige umrahmte Zahlen angezeigt. Diese geben die Ebenen der Gliederung an.
Wenn Sie auf das Feld Nummer 1 klicken, werden alle Gruppen reduziert. Wenn Sie erneut darauf klicken, werden die Gruppen auf der ersten Ebene erweitert.
Wenn Sie Gruppen innerhalb von Gruppen haben, werden Sie sehen Zusätzliche nummerierte Ebenen. Wenn Sie auf jede Nummer klicken, können Sie die Daten erweitern und auf die gewünschte Ebene reduzieren. Wenn Sie auf nachfolgende Nummern klicken, können Sie immer mehr Details der Gliederung sehen.
Entfernen Gruppen
Um Gruppen zu entfernen, gehen Sie fast genauso vor wie zuvor. Wählen Sie zunächst die Zeilen oder Spalten aus, deren Gruppierung Sie aufheben möchten.
- Wechseln Sie zur Registerkarte Daten.
- Wechseln Sie zur Dropdown-Liste Gliederung.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Gruppierung aufheben.
Die Tastenkombination zum Entfernen von Gruppen lautet Umschalt + Alt + ←.
Wenn Sie weitere Tastaturkürzel lernen möchten, Sie können dies hier tun: 5 Tastaturkürzel für Zeilen und Spalten in Excel.
Wenn Sie alle Gruppierungen in allen Zeilen und Spalten gleichzeitig entfernen möchten, anstatt auf die obere Hälfte der Schaltfläche Gruppierung aufheben zu klicken Klicken Sie auf die untere Hälfte, um ein Dropdown-Menü anzuzeigen. Wählen Sie in diesem Menü die Option Gliederung löschen, und alle von Ihnen vorgenommenen Gruppierungen werden ausgeblendet.
Verwenden der automatischen Gliederung
Excel verfügt über eine Funktion, mit der Zeilen und Spalten anhand von Informationen gruppiert werden, die aus Formeln abgerufen werden. Wenn Sie beispielsweise eine SUMME-Formel verwenden, wird dies der Fall sein Gruppieren Sie alle Zeilen, die für diese Summe addiert werden, da davon ausgegangen wird, dass die Daten in diesen Zellen ähnlich genug sind, um sie zu gruppieren.
Bevor Sie die automatische Gliederung verwenden, sollten Sie dies sicherstellen Löschen Sie alle vorhandenen Gruppen mithilfe der oben genannten Funktion „Gliederung löschen“. Gehen Sie dann zur Registerkarte Daten, zum Dropdown-Menü Gliederung, zum Dropdown-Menü Gruppe und wählen Sie Automatische Gliederung aus.
Ich habe festgestellt, dass das Auto Die Gliederungsfunktion führt dazu, dass die Anzahl der Gruppierungen, die normalerweise vorgenommen werden, zu hoch ist. Wenn Sie also die automatische Gliederung verwenden, möchten Sie möglicherweise die Gruppierung einiger Gruppen aufheben, wenn dies zu viel ist.
Eine weitere Option zum Reduzieren der Die Anzahl der Gruppierungen in Auto Outline besteht darin, nur eine Reihe von Zeilen oder Spalten auszuwählen, bevor Auto Outline ausgeführt wird. Dann wird nicht das gesamte Blatt, sondern nur die Teile, die Sie gruppieren möchten, umrissen.
Überprüfen Sie die Video oben für mehr über Auto Outline.
Die Zwischensummenfunktion
Eine weitere Option, die Ihnen im Dropdown-Menü Gliederung zur Verfügung steht, ist Zwischensumme.
Zusätzlich zur Gruppierung ähnlicher Daten fügt die Zwischensummenfunktion auch Zwischensummen für diese Datensätze in die gewünschten Spalten ein zu erscheinen.
Ich erkläre mehr darüber Die Zwischensummenfunktion in diesem Lernprogramm: Verwenden der Zwischensummenfunktion und der Zwischensummenfunktion in Excel.
Fazit
Durch Gruppieren und Gliederungen können Sie einfacher in Ihren Berichten und Arbeitsblättern navigieren. Diese Funktionen sind besonders hilfreich, wenn Sie andere Benutzer haben, die auf sie zugreifen.
Hier sind noch einmal die Tastaturkürzel. Diese beiden werden häufig verwendet und ich empfehle, sie in den Speicher zu übertragen.
Gruppieren Sie ausgewählte Zeilen / Spalten: Umschalt + Alt + →
Gruppieren Sie ausgewählte Zeilen / Spalten auf: Umschalt + Alt + ←
Bonus: Drücken Sie Umschalt + Leertaste, um ganze Zeilen auszuwählen, oder Strg + Leertaste, um ganze Spalten vor dem Gruppieren / Aufheben der Gruppierung auszuwählen, um zu verhindern, dass das Gruppenfenster zuerst angezeigt wird. Weitere Informationen finden Sie in diesem Beitrag unter 5 Tastaturkürzel für Zeilen und Spalten in Excel.