Ascundeți rapid rânduri și coloane cu grupuri și contururi în Excel
Linia de fund: Aflați cum să utilizați caracteristicile Grupuri și contururi ale Excelului pentru a ascunde și a ascunde rapid rândurile și coloanele. Acest lucru facilitează restrângerea și extinderea detaliilor rapoartelor rezumative.
Nivel de abilități: începător
Tutorial video
Descărcați fișierul Excel
Fișierul Excel pe care îl folosesc în tutorialul video poate fi descărcat aici:
Grupuri și contururi.xlsx (28,5 KB)
Gruparea rândurilor sau coloanelor
Grupurile și schițele vă permit să ascundeți și să ascundeți rapid rândurile sau coloanele dintr-o foaie de calcul Excel.
Funcția Grupuri creează grupări de rânduri și coloane în secțiunea Headings din foaia de lucru. Fiecare grup poate fi extins sau restrâns cu un clic de buton.
Aici este o imagine care arată raportul cu rânduri restrânse:
Și iată cum arată când se extind rândurile:
De ce grupuri? Faceți mai ușor de citit rapoartele
Grupurile sunt o modalitate rapidă de a gestiona rândurile și coloanele pe care le ascundeți și le ascundeți frecvent.
Dacă rapoartele dvs. au o mulțime de rânduri / coloane de date, ele pot începe cu ușurință să se simtă copleșitoare pentru unii cititori. Grupurile le fac mult mai ușor utilizatorilor foilor dvs. de lucru să navigheze în rapoartele dvs. sumare și să vizualizeze doar rândurile / coloanele de detalii, după cum este necesar.
Cum să creați grupuri
Pentru a crea un grup, pur și simplu selectați rândurile sau coloanele pe care doriți să le grupați. Apoi:
- Accesați fila Date.
- Accesați meniul derulant Schiță.
- Faceți clic pe butonul Grup.
Comanda rapidă de la tastatură pentru crearea grupurilor este Shift + Alt + →.
Nivel contur
Când creați grupuri, veți observa că în colțul din stânga sus al foaia de calcul vor apărea câteva numere în cutie. Acestea indică nivelurile conturului.
Dacă faceți clic pe caseta Numărul 1, veți restrânge toate grupurile. Dacă faceți clic din nou, se vor extinde grupurile la primul nivel.
Dacă aveți grupuri în cadrul grupurilor, veți vedea niveluri suplimentare numerotate. Dacă faceți clic pe fiecare număr, veți putea extinde și restrânge datele la nivelul dorit. Pe măsură ce faceți clic pe numerele următoare, veți putea vedea din ce în ce mai multe detalii ale schiței. Eliminare ing Grupuri
Pentru a elimina grupuri, urmați aproape același proces ca înainte. Începeți prin a selecta rândurile sau coloanele pe care doriți să le grupați.
- Accesați fila Date.
- Accesați meniul derulant Schiță.
- Faceți clic pe butonul Dezagregare.
Comanda rapidă de la tastatură pentru eliminarea grupurilor este Shift + Alt + ←.
Dacă sunteți interesat să aflați mai multe comenzi rapide de la tastatură, puteți face acest lucru aici: 5 Comenzi rapide de la tastatură pentru rânduri și coloane în Excel.
Dacă doriți să eliminați simultan toate grupările din toate rândurile și coloanele, în loc să faceți clic pe jumătatea superioară a butonului Dezagregare , faceți clic pe jumătatea de jos, care vă arată un meniu derulant. Selectați Șterge conturul din meniul respectiv și toate grupările pe care le-ați făcut vor dispărea.
Utilizarea conturului automat
Excel are o caracteristică care va grupa rândurile și coloanele pe baza informațiilor pe care le extrage din formule. De exemplu, dacă utilizați o formulă SUM, grupați toate rândurile care sunt adăugate pentru suma respectivă, deoarece presupune că datele din acele celule sunt suficient de similare pentru a le grupa împreună.
Înainte de a utiliza conturul automat, veți dori să vă asigurați că ștergeți toate grupurile pe care le aveți utilizând funcția Clear Outline menționată mai sus. Apoi accesați fila Date, meniul derulant Schiță, meniul derulant Grup și selectați Schiță automată.
Am constatat că Auto Funcția Schiță tinde spre exagerare în numărul de grupări pe care le face de obicei. Deci, dacă utilizați Schiță automată, poate doriți să dezgropați unele grupuri dacă vi se pare prea mult.
O altă opțiune pentru a reduce numărul de grupări din conturul automat este să selectați doar un set de rânduri sau coloane înainte de a rula conturul automat. Apoi nu „conturează întreaga foaie, ci doar părțile care vă interesează să grupați.
Verificați videoclip de mai sus pentru mai multe despre Auto Outline.
Funcția Subtotal
O altă opțiune disponibilă în meniul derulant Contur este Subtotal.
Pe lângă gruparea datelor similare, caracteristica Subtotal introduce și subtotale pentru acele seturi de date în orice coloane le doriți să apară.
Vă explic mai multe despre caracteristica Subtotal din acest tutorial: Cum se utilizează funcția Subtotal și funcția SUBTOTAL în Excel.
Concluzie
Gruparea și conturarea facilitează navigarea rapoartelor și foilor dvs. Aceste caracteristici sunt utile în special dacă aveți alți utilizatori care le vor accesa.
Iată din nou comenzile rapide de la tastatură. Acestea sunt două pe care le folosesc frecvent și recomand să mă angajez în memorie.
Grupați rândurile / coloanele selectate: Shift + Alt + →
Deconectați rândurile / coloanele selectate: Shift + Alt + ←
Bonus: Apăsați Shift + Spațiu pentru a selecta rânduri întregi sau Ctrl + Spațiu pentru a selecta coloane întregi înainte de grupare / dezagregare pentru a împiedica prima fereastră Group să apară. Consultați această postare pe 5 comenzi rapide de la tastatură pentru rânduri și coloane în Excel pentru a afla mai multe.