Oculte linhas e colunas rapidamente com grupos e contornos no Excel
Conclusão: Aprenda a usar os recursos Grupos e Contorno do Excel para ocultar e exibir linhas e colunas rapidamente. Isso torna mais fácil recolher e expandir detalhes de relatórios de resumo.
Nível de habilidade: iniciante
Tutorial em vídeo
Baixar o arquivo Excel
O arquivo Excel que uso no o tutorial em vídeo pode ser baixado aqui:
Grupos e contornos.xlsx (28,5 KB)
Linhas ou colunas de agrupamento
Grupos e contornos permitem ocultar e exibir rapidamente linhas ou colunas em uma planilha do Excel.
O recurso Grupos cria agrupamentos de linhas e colunas na seção Títulos da planilha. Cada grupo pode ser expandido ou reduzido com o clique de um botão.
Esta é uma imagem que mostra o relatório com linhas reduzidas:
E aqui “é como fica quando as linhas são expandidas:
Por que grupos? Facilite a leitura dos seus relatórios
Os grupos são uma maneira rápida de gerenciar linhas e colunas que você oculta e exibe com frequência.
Se os seus relatórios tiverem muitas linhas / colunas de dados, eles podem facilmente começar a parecer opressores para alguns leitores. Os grupos tornam muito mais fácil para os usuários de suas planilhas navegar em seus relatórios de resumo e visualizar apenas linhas / colunas de detalhes conforme necessário.
Como criar grupos
Para criar um grupo, basta selecionar as linhas ou colunas que deseja agrupar. Então:
- Vá para a guia Dados.
- Vá para o menu suspenso Esquema.
- Clique no botão Grupo.
O atalho de teclado para criar grupos é Shift + Alt + →.
Níveis de contorno
Ao criar grupos, você notará que no canto superior esquerdo do na planilha, alguns números em caixas aparecerão. Eles indicam os níveis do contorno.
Clicar na caixa Número 1 recolherá todos os grupos. Clicar novamente para expandir os grupos no primeiro nível.
Se você tiver grupos dentro de grupos, verá níveis numerados adicionais. Clicar em cada número permite expandir e recolher os dados para o nível desejado. Conforme você clica nos números subsequentes, poderá ver cada vez mais detalhes do esboço.
Remov ing grupos
Para remover grupos, você segue quase o mesmo processo de antes. Comece selecionando as linhas ou colunas que você deseja desagrupar.
- Vá para a guia Dados.
- Vá para o menu suspenso Esquema.
- Clique no botão Desagrupar.
O atalho de teclado para remover grupos é Shift + Alt + ←.
Se você estiver interessado em aprender mais atalhos de teclado, você pode fazer isso aqui: 5 atalhos de teclado para linhas e colunas no Excel.
Se você deseja remover todos os agrupamentos em todas as linhas e colunas simultaneamente, em vez de clicar na metade superior do botão Desagrupar , clique na metade inferior, que mostra um menu suspenso. Selecione Limpar contorno nesse menu e todos os agrupamentos que você fez desaparecerão.
Usando Contorno Automático
O Excel tem um recurso que agrupa linhas e colunas com base nas informações que extrai das fórmulas. Por exemplo, se você usar uma fórmula SOMA, ele irá agrupe todas as linhas que são adicionadas para essa soma, porque pressupõe que os dados nessas células são semelhantes o suficiente para agrupar.
Antes de usar o Contorno automático, você vai querer ter certeza de limpe quaisquer grupos que você tenha usando o recurso Limpar contorno mencionado acima. Em seguida, vá para a guia Dados, o menu suspenso Contorno, o menu suspenso Grupo e selecione Contorno automático.
Eu “descobri que o Auto O recurso Contorno tende a exagerar no número de agrupamentos que geralmente faz. Portanto, se você usar o Contorno automático, poderá desagrupar alguns dos grupos se parecer muito.
Outra opção para reduzir o número de agrupamentos do Contorno automático é apenas selecionar um conjunto de linhas ou colunas antes de executar o Contorno automático. Então, ele não contorna a planilha inteira, apenas as partes que você está interessado em agrupar.
Verifique o vídeo acima para saber mais sobre Auto Outline.
O recurso de subtotal
Uma outra opção disponível para você no menu suspenso Esboço é o subtotal.
Além de agrupar dados semelhantes, o recurso Subtotal também insere subtotais para esses conjuntos de dados em quaisquer colunas que você desejar apareça.
Eu explico mais sobre o recurso Subtotal neste tutorial: Como usar o recurso Subtotal e a função SUBTOTAL no Excel.
Conclusão
O agrupamento e a estrutura de tópicos facilitam a navegação em seus relatórios e planilhas. Esses recursos são especialmente úteis se você tiver outros usuários que irão acessá-los.
Aqui estão os atalhos de teclado novamente. Esses são dois que eu uso com frequência e recomendo que os grave na memória.
Agrupar linhas / colunas selecionadas: Shift + Alt + →
Desagrupar linhas / colunas selecionadas: Shift + Alt + ←
Bônus: pressione Shift + Espaço para selecionar linhas inteiras ou Ctrl + Espaço para selecionar colunas inteiras antes de agrupar / desagrupar para evitar que a janela Grupo apareça primeiro. Veja esta postagem sobre 5 atalhos de teclado para linhas e colunas no Excel para saber mais.