Snel rijen en kolommen met groepen en contouren verbergen in Excel
Kort gezegd: leer hoe u de functies Groepen en Overzicht van Excel kunt gebruiken om snel rijen en kolommen te verbergen en zichtbaar te maken. Dit maakt het gemakkelijk om details van overzichtsrapporten in en uit te vouwen.
Vaardigheidsniveau: beginner
Video-tutorial
Download het Excel-bestand
Het Excel-bestand dat ik gebruik in de video-tutorial kan hier worden gedownload:
Groups And Outlines.xlsx (28,5 KB)
Rijen of kolommen groeperen
Met groepen en contouren kunt u snel rijen of kolommen in een Excel-spreadsheet verbergen en zichtbaar maken.
De functie Groepen maakt rij- en kolomgroeperingen aan in de sectie Koppen van het werkblad. Elke groep kan met een klik op de knop worden vergroot of verkleind.
Hier is een afbeelding die het rapport met samengevouwen rijen toont:
En zo ziet het eruit wanneer de rijen worden uitgevouwen:
Waarom groepen? Maak uw rapporten gemakkelijker te lezen
Groepen zijn een snelle manier om rijen en kolommen te beheren die u vaak verbergt en zichtbaar maakt.
Als uw rapporten veel rijen / kolommen met gegevens bevatten, kunnen ze voor sommige lezers gemakkelijk overweldigend overkomen. Groepen maken het voor gebruikers van uw werkbladen veel gemakkelijker om door uw overzichtsrapporten te navigeren en alleen gedetailleerde rijen / kolommen te bekijken als dat nodig is.
Groepen maken
Om een groep te maken, selecteert u eenvoudig de rijen of kolommen die u wilt groeperen. Vervolgens:
- Ga naar het tabblad Gegevens.
- Ga naar de vervolgkeuzelijst Overzicht.
- Klik op de knop Groep.
De sneltoets voor het maken van groepen is Shift + Alt + →.
Overzichtsniveaus
Wanneer u groepen maakt, ziet u dat in de linkerbovenhoek van in de spreadsheet verschijnen enkele omkaderde nummers. Deze geven de niveaus van de omtrek aan.
Als u op het vak nummer 1 klikt, worden alle groepen samengevouwen. Als u er nogmaals op klikt, worden de groepen op het eerste niveau uitgevouwen.
Als u groepen binnen groepen heeft, ziet u extra genummerde niveaus. Als u op elk nummer klikt, kunt u de gegevens uitvouwen en samenvouwen tot het gewenste niveau. Als u op de volgende cijfers klikt, krijgt u steeds meer details van de omtrek te zien.
Verwijderen ing Groups
Om groepen te verwijderen, volg je bijna hetzelfde proces als hiervoor. Begin met het selecteren van de rijen of kolommen die u wilt degroeperen.
- Ga naar het tabblad Gegevens.
- Ga naar de vervolgkeuzelijst Overzicht.
- Klik op de knop Groep opheffen.
De sneltoets voor het verwijderen van groepen is Shift + Alt + ←.
Als je meer wilt weten over sneltoetsen, u kunt dit hier doen: 5 sneltoetsen voor rijen en kolommen in Excel.
Als u alle groepen in alle rijen en kolommen tegelijk wilt verwijderen, in plaats van op de bovenste helft van de knop Groep opheffen te klikken , klik op de onderste helft, waar u een vervolgkeuzemenu ziet. Selecteer Clear Outline in dat menu en alle groeperingen die u “hebt gemaakt, zullen verdwijnen.
Automatische omtrek gebruiken
Excel heeft een functie die rijen en kolommen groepeert op basis van informatie die het uit formules haalt. Als u bijvoorbeeld een SOM-formule gebruikt, groepeer alle rijen die bij elkaar zijn opgeteld voor die som, omdat wordt aangenomen dat de gegevens in die cellen voldoende vergelijkbaar zijn om te groeperen.
Voordat u de automatische omtrek gebruikt, moet u ervoor zorgen dat u verwijder alle groepen die u heeft door de hierboven genoemde functie Clear Outline te gebruiken. Ga vervolgens naar het tabblad Gegevens, de vervolgkeuzelijst Overzicht, de vervolgkeuzelijst Groep en selecteer Automatische omtrek.
Ik heb ontdekt dat de Auto Overzichtsfunctie neigt naar overkill in het aantal groepen dat het gewoonlijk maakt. Dus als je Auto Outline gebruikt, wil je misschien een aantal van de groepen degroeperen als het te veel aanvoelt.
Een andere optie om de aantal groeperingen van Auto Outline is om gewoon een set rijen of kolommen te selecteren voordat Auto Outline wordt uitgevoerd. Dan wordt niet het hele blad omlijnd, alleen de onderdelen die u wilt groeperen.
Bekijk de video hierboven voor meer informatie over Auto Outline.
De functie Subtotaal
Een andere beschikbare optie in het vervolgkeuzemenu Overzicht is Subtotaal.
Naast het groeperen van vergelijkbare gegevens, voegt de functie Subtotaal ook subtotalen in voor die gegevenssets in de gewenste kolommen verschijnen.
Ik leg meer uit over de functie Subtotaal in deze tutorial: Hoe de functie Subtotaal en SUBTOTAAL in Excel te gebruiken.
Conclusie
Groeperen en schetsen maakt het gemakkelijker om door uw rapporten en bladen te navigeren. Deze functies zijn vooral handig als u andere gebruikers heeft die er toegang toe hebben.
Hier zijn weer de sneltoetsen. Dit zijn er twee die ik vaak gebruik en die ik aanbeveel om in het geheugen vast te leggen.
Groepeer geselecteerde rijen / kolommen: Shift + Alt + →
Groepeer geselecteerde rijen / kolommen opheffen: Shift + Alt + ←
Bonus: druk op Shift + spatiebalk om hele rijen te selecteren of Ctrl + spatiebalk om hele kolommen te selecteren voordat je groepeert / degroepeert om te voorkomen dat het groepsvenster als eerste verschijnt. Zie dit bericht over 5 sneltoetsen voor rijen en kolommen in Excel voor meer informatie.