3 dokumenter du trenger når du ansetter en kontraktsarbeider

Ansetter du en uavhengig entreprenør til å jobbe i din virksomhet? Innleie av papirer for uavhengige entreprenører er mye enklere enn for ansatte, med bare noen få dokumenter som trengs, men dette er viktige dokumenter. Å få dem i begynnelsen av arbeidsforholdet er mye enklere enn når jobben eller kontrakten er gjort, og du kan ikke finne personen.

Ansette en uavhengig entreprenør

Før du ansetter en uavhengig entreprenør, må du ha tre viktige dokumenter:

• Et W-9-skjema med personens kontaktinformasjon og skattebetalers ID-nummer,
• Et CV for å verifisere personens kvalifikasjoner, og
• En skriftlig kontrakt som viser detaljene i avtalen mellom deg og den uavhengige entreprenøren.
• I tillegg krever enkelte virksomheter et søknadsskjema fra uavhengige entreprenører, men denne søknaden er ikke det samme som en ansettelsessøknad.

Hva er en uavhengig entreprenør?

En uavhengig entreprenør kan være en eller flere personer som er i en egen virksomhet fra din. Dette inkluderer frilansere (som kunstnere, planleggere eller nett designere, et eksternt selskap (for eksempel rengjøringsarbeid), en profesjonell som advokat eller skatteforberedende – alle du betaler for tjenester og som ikke er arbeidstaker. Uavhengige entreprenører anses å være selvstendig næringsdrivende, som eier sine egne virksomhet.

Dokument # 1 – W-9-skjema

Når du ansetter en utenforstående arbeidstaker, må du først få skatteinformasjonen deres før du kan begynn å betale dem. Hver uavhengige entreprenør må fylle ut et W-9-skjema, som er en forespørsel om skattebetalers identifikasjon og sertifisering. formålet med skjemaet er å

• Sertifisere personens skattebetalers ID (EIN eller personnummer),
• Sertifisere at personen er ikke gjenstand for tilbakeholdelse av sikkerhetskopiering (forklart nedenfor), og
• Sertifiser fritak for visse typer rapportering og betalinger.

Del I i skjemaet er generell informasjon om skattebetaleren, inkludert:

• Skattyterens identifikasjonsnummer,
• navn og adresse, og
• Føderal skatteklassifisering (forretningstype).
• Unntak fra tilbakeholdelse av tilbakeholdelse og FATCA-rapportering.

Del II er skattebetalers ID av betalingsmottaker.

Del III er en sertifiseringserklæring.

Arbeidsgivers ansvar for skjema W-9

Arkivskjema W-9. Du trenger ikke sende skjemaet til skattemyndighetene. Oppbevar det i filene dine for den betalingsmottakeren, slik at du kan vise det til en revisor om nødvendig.

Tilbakeholdelse av sikkerhetskopiering. Du kan motta en melding fra skattemyndighetene om at betalingsmottakerens skattyter-ID ikke samsvarer med IRS-postene. I dette tilfellet må du begynne å holde tilbake sikkerhetskopiering for denne personen. Fra datoen da ordren angir, holder du tilbake 24% av betalingsbeløp fra hver betaling. Du må også foreta innbetalinger til skattemyndighetene for beløpene du har holdt tilbake og sende inn en rapport (skjema 945). Hvis du ikke samler inn reserverapportering etter behov, kan du være ansvarlig for det uinnhentede beløpet.

Unntak fra tilbakeholdelse. Hvis en betalingsmottaker sier at de er unntatt fra tilbakeholdelse av sikkerhetskopiering, kan du stole på dette kravet med mindre du har reell kunnskap om at den unntatte betalingsmottakerens kode eller klassifisering ikke er gyldig.

FATCA-rapportering. FATCA-loven (Foreign Account Tax Compliance Act) krever at utenlandske finansinstitusjoner og andre utenlandske enheter rapporterer om utenlandske eiendeler som de amerikanske kontoinnehaverne har, eller blir gjenstand for tilbakeholdelse av noen betalinger. En amerikansk finansinstitusjon med en konto i USA trenger ikke å få en fritakskode for denne rapporteringen.

Hvis du mottar et W-9-skjema med en FATCA-fritakskode og du vet at personen er en spesifisert person i USA, kan du ikke stole på skjemaet for å behandle personen som fritatt fra FATCA-rapportering.

Rapportering av W-9-inntekt . Du må ha en W-9 registrert for hver uavhengige entreprenør, slik at du ikke trenger å holde tilbake inntektsskatt fra vedkommende. Så, fra og med 2020 og fremover, har du informasjonen til å lage et 1099-NEC-skjema for det person for skatteåret.

Dokument nr. 2 – Fortsett og referanser

Før du ansetter noen, bør du be om og beholde en kopi av dokumentene som viser kvalifikasjonene til dette person for arbeidet som blir utført. I de fleste tilfeller vil du ha et CV, ikke en jobbsøknad. Be om referanser fra tidligere kunder eller kunder og arbeidsrelaterte personer som kjenner denne personen.

Det kan være lurt å gjøre en bakgrunnssjekk av denne personen, avhengig av type arbeid være ferdig. For eksempel bør noen som har tilgang til dine økonomiske poster sjekkes. Du kan også sjekke med fagforeningen for den typen arbeid i staten din (som statsadvokatforeningen eller stats CPA-styret).

Dokument # 3 – En skriftlig kontrakt

For alle uavhengige entreprenører som jobber for ditt firma, bør du registrere en signert kontrakt, signert av begge parter. Det kan høres ut som for mye å kreve at du har en kontrakt for hvert uavhengige entreprenørforhold, men noen avtaler må skrives skriftlig. Kontrakten beskytter dere begge i tilfelle en tvist.

Noen problemer som må behandles i denne kontrakten, og noen vilkår som må inkluderes:

• Arbeidsomfanget, inkludert når jobben skal utføres, og frister
• Beløp og tidspunkt for betaling, når betalinger forfaller, hva skjer hvis betalinger ikke utføres
• Eierskap til arbeidet – entreprenøren eller det ansettende selskapet.

Du vil kanskje også ha flere avtaler

Avhengig av hvilken type arbeid som utføres og de spesifikke behovene til bedriften din, kan det være lurt å få andre avtaler, avhengig av hvilken type arbeid personen har Disse underavtalene (noen ganger klausuler i en kontrakt) kalles restriktive pakter fordi de begrenser det den uavhengige entreprenøren kan gjøre.

En konfidensialitetsavtale (noen ganger kalt en taushetsavtale) krever at entreprenøren holder forretningshemmelighetene dine konfidensielle og ikke deler dem med andre med mindre det er avtalt.

En avtale om ikke-konkurranse angir begrensningene for kontraktarbeideren fra å forlate selskapet ditt og ta kundene eller klientene dine til et annet firma ny. Det er vanligvis skrevet for å begrense andres handlinger for bestemte aktiviteter, for en bestemt tidsperiode og innenfor et bestemt område. Noen stater (for eksempel California) vil ikke håndheve avtaler som ikke er konkurrenter, så sjekk med staten din før du prøv å sette en av disse klausulene i en kontrakt.

En avtale om ikke-anmodning hindrer ansatte i å jobbe for konkurransen, og den kan også brukes til å holde en uavhengig entreprenør fra å stjele dine ansatte eller kunder.

Oppbevaring av kontraktsarbeidere

Du som bedriftseier er ikke pålagt å overlate disse dokumentene til noen, men hvis du noen gang blir revidert av skattemyndighetene, eller hvis du trenger å bekrefte forholdet, må du produsere dem. Opprett en fil for hver uavhengige entreprenør du ansetter, med disse dokumentene.