3 Documentos que necesita al contratar a un trabajador por contrato
¿Contrata a un contratista independiente para trabajar en su empresa? El papeleo de contratación para contratistas independientes es mucho más simple que para los empleados, con solo unos pocos documentos necesarios, pero estos son documentos importantes. Obtenerlos al comienzo de la relación laboral es mucho más fácil que cuando el trabajo o el contrato está terminado, y no puede encontrar a la persona.
Contratar a un contratista independiente
Antes de contratar a un contratista independiente, debe tener tres documentos importantes:
- Un formulario W-9 con la información de contacto de la persona. y número de identificación del contribuyente,
- Un currículum para verificar las calificaciones de la persona, y
- Un contrato escrito que muestre los detalles del acuerdo entre usted y el contratista independiente.
- Además, algunas empresas requieren un formulario de solicitud de contratistas independientes, pero esta solicitud no es lo mismo que una solicitud de empleo.
Contratar a un contratista independiente frente a contratar a un empleado
Contratar a un contratista independiente es diferente a contratar a un empleado. Hay menos papeleo porque la relación es entre dos entidades independientes y no tiene que retener impuestos sobre la nómina (impuestos sobre la renta e impuestos del Seguro Social / Medicare) de un contratista independiente.
¿Qué es un contratista independiente?
Un contratista independiente puede ser una o más personas que están en un negocio separado del suyo. Esto incluye trabajadores independientes (como artistas, planificadores o diseñadores, una empresa externa (que realiza trabajos de limpieza, por ejemplo), un profesional como un abogado o un preparador de impuestos: cualquier persona a la que le pague por servicios y que no sea un empleado. Los contratistas independientes se consideran autónomos, que poseen sus propios negocio.
Documento n. ° 1 – Formulario W-9
Cuando contrata a un trabajador externo, primero debe obtener su información fiscal antes de poder Cada contratista independiente debe completar un formulario W-9, que es una solicitud de identificación y certificación del contribuyente. El propósito del formulario es
- Certificar la identificación de contribuyente de la persona (EIN o Número de Seguro Social),
- Certificar que la persona no está sujeto a la retención adicional (explicado a continuación), y
- Certificar su exención de ciertos tipos de informes y pagos.
Parte I del formulario es información general sobre el contribuyente, que incluye:
- Número de identificación del contribuyente,
- nombre y dirección, y
- Clasificación de impuestos federales (tipo de empresa).
- Exenciones de la retención adicional de impuestos y los informes FATCA.
La Parte II es la identificación del contribuyente del beneficiario.
La Parte III es una declaración de certificación.
Responsabilidades del empleador para el formulario W-9
Formulario de presentación W-9. No tiene que enviar el formulario al IRS. Guárdelo en sus archivos para ese beneficiario, para que pueda mostrárselo a un auditor si es necesario.
Retención adicional. Es posible que reciba un aviso del IRS indicando que la identificación del contribuyente del beneficiario no coincide con los registros del IRS. En este caso, debe comenzar la retención adicional para esta persona. A partir de la fecha que indique la orden, retenga el 24% del monto de pago de cada pago. También debe hacer pagos al IRS de los montos que retuvo y presentar un informe (formulario 945). Si no recopila los informes de respaldo como se requiere, es posible que sea responsable por el monto no cobrado.
Para verificar los números de identificación fiscal de los beneficiarios, puede utilizar el sitio de servicios electrónicos del IRS. La persona que se registre para su negocio debe ser un funcionario principal o responsable.
Exenciones de retención. Si un beneficiario dice que está exento de la retención adicional, puede confiar en este reclamo a menos que tenga conocimiento real de que el código o la clasificación del beneficiario exento no es válido.
Informes FATCA. La ley de la Ley de Cumplimiento de Impuestos de Cuentas Extranjeras (FATCA) requiere que las instituciones financieras extranjeras y otras entidades extranjeras informen sobre los activos extranjeros en poder de sus titulares de cuentas en los EE. UU., O estén sujetos a la retención de algunos pagos. Una institución financiera de EE. UU. Con una cuenta en los EE. UU. No necesita obtener un código de exención para este informe.
Si recibe un formulario W-9 con un código de exención FATCA y sabe que la persona es una persona estadounidense específica, no puede confiar en el formulario para tratar a la persona como exenta de los informes FATCA.
Informar ingresos W-9 . Debe tener un W-9 archivado para cada contratista independiente para que no tenga que retener impuestos sobre la renta de esa persona. Luego, a partir de 2020 y en el futuro, tiene la información para crear un formulario 1099-NEC para ese persona para el año fiscal.
Documento # 2 – Currículum vitae y referencias
Antes de contratar a alguien, debe solicitar y conservar una copia de los documentos que demuestren las calificaciones de este persona por el trabajo que se está realizando. En la mayoría de los casos, querrá un currículum, no una solicitud de empleo. Solicite referencias de clientes anteriores o de personas relacionadas con el trabajo que conozcan a esta persona.
Es posible que desee realizar una verificación de antecedentes de esta persona, según el tipo de trabajo Siendo hecho. Por ejemplo, se debe verificar a alguien que tenga acceso a sus registros financieros. También puede consultar con la asociación profesional para ese tipo de trabajo en su estado (como el colegio de abogados estatal o la junta estatal de CPA).
Documento # 3 – Un contrato escrito
Por cada contratista independiente que trabaje para su empresa, debe tener un contrato firmado en el archivo, firmado por ambas partes. Puede parecer excesivo exigirle que tenga un contrato para cada relación de contratista independiente, pero algunos acuerdos deben ponerse por escrito. El contrato los protege a ambos en caso de disputa.
Algunos problemas que deben abordarse en este contrato y algunos términos que deben incluirse:
- El alcance del trabajo, incluido cuándo se debe realizar el trabajo y los plazos
- Montos y fechas de los pagos, cuándo vencen los pagos, qué sucede si no se realizan los pagos
- Propiedad de el trabajo: el contratista o la empresa contratante.
La cláusula más importante de este contrato debe ser una declaración que esta persona es un contratista independiente, no un empleado. Es esencial que tanto usted como el contratista independiente comprendan el tipo de relación y el hecho de que son responsables de pagar sus propios impuestos sobre la renta y los impuestos del Seguro Social / Medicare.
Es posible que también desee acuerdos adicionales
Dependiendo del tipo de trabajo que se realice y las necesidades específicas de su negocio, es posible que desee obtener otros acuerdos, según el tipo de trabajo de la persona Estos sub-acuerdos (a veces cláusulas en un contrato) se denominan convenios restrictivos porque restringen lo que puede hacer el contratista independiente.
Un acuerdo de confidencialidad (a veces llamado un acuerdo de no divulgación) requiere que el contratista mantenga la confidencialidad de los secretos comerciales de su empresa y no los comparta con otros a menos que se haya acordado.
Un acuerdo de no competencia establece eliminar las restricciones al trabajador contratado de dejar su empresa y llevar a sus clientes o clientes a otra empresa Nueva York. Por lo general, está escrito para restringir las acciones de alguien para actividades específicas, durante un período de tiempo específico y dentro de un área en particular. Algunos estados (California, por ejemplo) no harán cumplir los acuerdos de no competencia, así que consulte con su estado antes tratar de incluir una de estas cláusulas en un contrato.
Un acuerdo de no solicitación evita que los empleados trabajen para la competencia, y también se puede utilizar para mantener un contratista de robar a sus empleados o clientes.
Para todos estos acuerdos, la clave es si puede llevar a la persona a los tribunales si violar los términos del acuerdo. Cuanto más restrictivo sea el acuerdo, más probable es que un tribunal lo considere una restricción al comercio y lo descarte. Ser razonable en términos de tiempo y distancia puede hacer que sea más probable que el tribunal escuche su caso.
Mantener registros sobre los trabajadores contratados
Usted, como propietario de un negocio, no está obligado a entregar estos documentos a nadie, pero si alguna vez lo audita el IRS, o necesita verificar la relación, deberá presentarlos. Cree un archivo para cada contratista independiente que contrate, con estos documentos.