Sådan sender du en e-mail til din professor (uden at være irriterende AF)

Hvert semester ser jeg tweets og Facebook-indlæg. Mine professor venner, de er irriterede. Deres studerende ved ikke, hvordan de skal skrive e-mails, siger de. Hvad de virkelig mener er, at deres studerende ikke ved, hvordan de skal følge konventionerne for e-mail-etikette i akademiet. Jeg plejede også at blive irriteret af studerendes e-mails. Indtil jeg indså, at der var en simpel forklaring på, hvorfor de ikke vidste, hvordan de skulle skrive dem – de er faktisk aldrig blevet undervist i, hvordan. *

Men nu har uviden studerende ingen undskyldning, fordi de kan læs dette indlæg. Profs, del det med dine studerende. Studerende, del det med dine venner. Eller gør det ikke, og vær den person i klassen, som din prof nyder at modtage e-mail fra.

Her er en skabelon, du kan følge, når du konstruerer din e-mail til en professor. Hvert element forklares nærmere nedenfor.

Kære professor efternavn,

Dette er en linje, der genkender vores fælles menneskelighed.

Jeg er i din klasse Navn, sektionsnummer, der mødes på denne dag. Dette er det spørgsmål, jeg har, eller den hjælp, jeg har brug for. Jeg har kigget i pensum og på mine noter fra klasse og online, og jeg spurgte en anden fra klassen, og jeg tror, det er svaret, men jeg er stadig ikke sikker. Dette er den handling, jeg gerne vil have, at du tager.

Det er altid en god idé at logge af med en tak,
Favoritstuderende

Element nr. 1: Hilsen

Med det samme, her kan du fastslå, at du ser dit forhold til din professor som en professionel. Brug “Kære”, eller hvis det føles forfærdeligt formelt for dig, kan du bruge “Hej” eller “Hej.” (“Hej” skubber det. Se bemærkning om undtagelser nedenfor.)

Element nr. 2: Honorific

Det er her mange studerende uforvarende peger lige på deres professors følsomme ego og følelse af retfærdighed i verden. Du troede ikke, at dette lille ord var en super big deal, men det er faktisk for dem. En honorific er en titel, der bruges til at kommunikere respekt for en persons position. Uanset om du som studerende faktisk respekterer din professors autoritet eller position, er det en god ide at handle som du gør. Den enkleste måde at gøre dette på er at henvende sig til dem som “professor”. Hvis de har en ph.d., kan du teknisk kalde dem “Dr.” men du er mere sikker med “professor”. Ikke alle instruktører har ph.d.er (og mange har ikke engang ordet professor i deres officielle jobtitel), men hvis de underviser i en college-klasse beboer de rollen som professor og kan behandles som sådan. Bonusen af “professor ”Og” Dr. ” er, at de ikke kræver, at du ved noget om din professors kønsidentitet eller ægteskabelige status. Hvis du kalder din prof “Mrs.” eller “Frøken”, herre, hjælper dig.

Element nr. 3: Navn

Du kan blive overrasket over, hvor ofte studerende får forkert deres professors navn. Dette er ikke vanskelig information at slå op , folk. Det er på din pensum, det er på afdelingens websted, det er sandsynligvis også Google-i stand. Brug deres efternavn. Skriv det hele ud. Stave det korrekt. Hvis der er en bindestreg i det, skal du bruge både navne og bindestreg ( dette falder virkelig under stavning af det hele og stavning korrekt, men jeg forstår det, det er et specielt tilfælde, og det forårsager en masse forvirring af en eller anden grund, selvom det er 2016).

Undtagelser fra # 1–3 (prøv ikke, før du er kommet op til pro-mailer-status)

Du kan bruge en mindre formel hilsen og henvende dig til din professor ved noget andet end professorens efternavn i din e-mail, hvis, og kun hvis du har modtaget en e-mail fra dem, hvor de bruger en uformel hilsen og underskriver den med noget andet end professor Efternavn. For eksempel da jeg var medarbejder professor, ville jeg ofte afmelde mine e-mails “Prof. PS ”fordi jeg vidste, at mit efternavn var langt og forvirrende for folk. Jeg kunne så godt lide det, da folk sendte mig e-mails adresseret til “Prof. PS.” Men afvig ikke fra det, de kalder sig selv. Forsøg ALDRIG at bruge et fornavn, medmindre du har fået eksplicit tilladelse til det. Hvis profen kryptisk signerer deres e-mails med kun initialer, bedst at holde sig til professorens efternavn. ikke under nogen omstændigheder starte en e-mail med “Hej”, fordi nogle mennesker bliver rigtig huffy om det.

Element # 4: Meningsløs pænhed

Det gør aldrig ondt at sige noget som “Jeg håber du nyder det smukke vejr i dag, ”eller” jeg håber, du havde en afslappende weekend, ”til at starte med. Det viser, at du ser din professor som en person, der har en eller anden form for liv. Professorer kan lide det, når du ser dem som mennesker, der har liv uden for deres klasseværelse (hvor eksternt det dog kan ligne sandheden). Det betyder ikke rigtig hvad du siger her, det er mere ritualet af høflig interesse, der tæller. Hvis du kan få det til at komme ud, som om du virkelig mener det, bonuspoint for dig.

Element nr. 5: Påmindelse om, hvordan de kender dig

Denne er nøglen, især hvis den er første gang du kontakter din professor.Du kan ikke stole på, at de husker dit navn fra deres liste eller kan sætte dit ansigt med dit navn. Hvis der er noget særpræg ved dig, der vil jogge deres hukommelse og få dem til at se dig kærligt, skal du medtage det. For eksempel “Jeg blev efter klassen for at spørge dig om læsningen den ene gang” eller “Jeg sidder i forreste række og har blåt hår,” uanset hvad. Hvis du ikke har mødt dem endnu, skal du forklare dit ønskede forhold til dem, f.eks. “Jeg er interesseret i at tilmelde dig din klasse næste semester.” Hvis du er temmelig sikker på, at de vil kende dig ved navn, kan du udelade dette. Men nogle profs er meget dårlige til at huske navne, så du kan lige så godt smide dem et ben her. (Hvis du er heldig, vil disse profs være selvbevidst og empatisk nok til ikke at få dig til at huske nogen navne til eksamen i deres klasser.)

Element # 6: Den virkelige årsag til din e-mail

Dette er hele grunden til at du sender e-mailen, så gør det godt. Det vigtige her er at komme ind og komme ud, mens du forbliver høflig. Angiv kort hvad det er, du har brug for fra professoren uden at tilbyde en masse undskyldninger eller gå i overdreven detalje eller lyde som om du stiller krav. Hvis du ikke kan forklare, hvorfor du mailer i en sætning eller to, kan du overveje at lave en aftale for at mødes med professoren personligt. I så fald vil din linje her være “Jeg håbede, vi kunne mødes at tale om X. Hvad ville være et godt tidspunkt for det? ” Hvis de ikke kan mødes og bare vil diskutere det via e-mail, giver de dig besked.

Element nr. 7 og 8: Det er her, du beviser, at du er en vidunderlig person

Der er en t-shirt til salg på Internettet, der siger “Det er i pensum.” Tænk et øjeblik på, hvorfor der er et marked for dette produkt. Et stort antal e-mails, der sendes til professorer af studerende, søger information, som professoren allerede har meddelt. Før du endda sender e-mailen, skal du faktisk tjekke pensum og din noter (og klassens websted, hvis der er en) for at se, om dit spørgsmål faktisk er blevet besvaret der. Det gør ikke ondt at spørge en anden fra klassen også – det er derfor, du skal prøve at få mindst en klassekammerats telefonnummer eller e-mail-adresse i løbet af den første uge. Hvis du faktisk har gjort alle disse ting, og du stadig har et spørgsmål, så vil din kontakt til professoren faktisk give nyttige oplysninger til dem om, at de måske ikke havde været klare over noget.

Hvis du kan prøve at besvare dit eget spørgsmål, og du viser dig at have ret, sparer det dem lidt tid i deres svar. Hvis du f.eks. skriver for at oprette et møde, kan du sige, ”Der står på pensum, at du er væk is timer er tirsdage kl. Kunne jeg komme tirsdag kl. 3:15? ” Dette viser også, at du tænkte på det hele i mere end to sekunder, før du besluttede at tage deres e-mail-læsningstid op.

Element # 9: Super høflig gentilpasning af din anmodning

Hvis du stiller et spørgsmål, du har brug for svar på, kan du sige noget som “Hvis du kunne fortælle mig det så hurtigt som muligt, ville jeg virkelig sætte pris på det.” Hvis du har brug for dem til at udfylde en formular eller kontakte nogen på dine vegne eller gøre noget, der kræver mere handling end bare at svare på din e-mail, skal du angive det meget tydeligt her. Dette hjælper dem med at sætte det på deres to-do-liste og få det færdig.

Element nr. 10: Log af

Hvis du ikke er sikker på, hvordan du logger af en e-mail, er “Tak” næsten altid passende. Du kan gøre “Bedst” eller “Alt det bedste” eller “Med venlig hilsen” eller hvad som helst, men en eller anden form for tak her gør dobbelt pligt som både afmærkelse og taknemmelighed.

Det skjulte Element nr. 11: Opfølgningen

Hvis din professor ikke har reageret på din e-mail, og sociale signaler fortæller dig, at de sandsynligvis havde til hensigt nu, kan du sende en blid opfølgning. Du kan formatere opfølgningen ved hjælp af alle elementerne her, men du kan tilføje i “Bare opfølgning på min tidligere e-mail” lige før du kommer til Element # 6. Du behøver ikke at gnide det ind, fordi de glemte at sende dig en e-mail, de får pointen (og hvis de virkelig glemte, kan de føle sig dårlige). Hvis de ikke mailede dig med vilje tilbage, har du sandsynligvis allerede irriteret dem første gang, og du kan lige så godt være så høflig som muligt med opfølgningen. Hvornår er det sikkert at sende en opfølgende påmindelse? Du er nødt til at måle dette baseret på hvor hurtigt de normalt reagerer på ting, og hvor dybt dit behov for et svar virkelig er. Hvis det kan vente en uge, skal du vente en uge (eller indtil du ser dem personligt).

Hvorfor noget af dette betyder noget

At lære at lave professionelle e-mails er en færdighed du kan tage med dig ind i den såkaldte virkelige verden. En høflig og omhyggeligt konstrueret anmodning er meget mere tilbøjelige til at modtage den slags svar, du ønsker. Og lad os indse det, at professorer er mennesker med følelser, der bare ønsker at blive behandlet som sådan.

Du synes måske, at professorer, der irriterer sig over studerendes e-mails, er overfølsomme og dovne (det er deres job at håndtere dette lort, ikke?). Og du har måske ret. Men overvej at mens du kun har få professorer ad gangen, kan de have hundreder af studerende. De får muligvis det samme spørgsmål fra ti forskellige mennesker. De kan være en adjungeret professor, der faktisk kun betales for de timer, de bruger i klasselokalet (og de får ikke meget for det selv). De kan have oplevet et mønster for at modtage mindre respekt fra mennesker baseret på deres køn eller race. Lav din e-mail til den, de ikke griber ind til deres venner om. Nu ved du hvordan.

* Dette blev bekræftet for mig, da jeg interviewede en flok af mine tidligere studerende om, hvordan de fandt ud af, hvordan man navigerer i elektronisk kommunikation i deres kollegiekarriere. Dem, der følte sig selvsikre og effektive, var dem, der havde haft stor erfaring med at interagere elektronisk med voksne uden for deres familie, før de nogensinde kom på college. Vi behøver ikke gå ind på de sociologiske dimensioner af, hvem der mest sandsynligt har haft sådanne muligheder, men du kan sandsynligvis udfylde de tomme felter.