Sådan organiserer du din Gmail-indbakke på 15 minutter: Sytten hemmeligheder

En gennemsnitlig medarbejder bruger 1/3 af deres kontortid på e-mails. Til $ 142K (gennemsnitlig løn for en teknisk arbejdstager i Bay Area) betaler vi medarbejderne $ 47K om året for at administrere deres indbakker!

Det er ikke engang den værre del. Hver gang du stopper, hvad du laver for at kontrollere din e-mail, tager det cirka 23 minutter at få dit fokus tilbage.

Den grimme sandhed er: folk vil fortsætte med at nå ud til dig, uanset om du kan lide det eller ej . Og det er ikke meget let at ignorere den ulæste pop op.

Du bruger timer på at sige igennem e-mails og bestemme, hvad du skal gøre med dem og faktisk håndterer dem til sidst – du ender med at bruge meget mere tid i din indbakke, end du oprindeligt havde planlagt.

Når du ikke kan undslippe helt, men stadig vil have din ro i sindet, blive mere organiseret er den bedste vej ud.

Dette indlæg fortæller dig, hvordan du organiserer din Gmail-indbakke, så det er mere et produktivitets- og samarbejdsværktøj og ikke en distraktion.

Sæt mere relevante e-mails ovenpå

Har du virkelig brug for alle de nye e-mails lige øverst i din indbakke? Jeg er sikker på, at du ikke læser dem alle med det samme.

En fantastisk måde at holde din indbakke organiseret på er at placere de relevante e-mails øverst, såsom dem, der er markeret som vigtige eller med stjerne.

Gmail giver dig fem muligheder for at organisere din indbakke.

• Gå til dine indstillinger (tandhjulsikonet øverst)
• Klik på rullemenuen næste til indbakke-typen.

Og her er hvad hver enkelt af dem betyder:

Standard: Det viser e-mails i den rækkefølge, de kom ind – det layout, vi ser hver dag.

Vigtigt først: Gmail bruger sin egen forudsigelse til at bestemme, hvilke e-mails der er vigtige, og placerer dem øverst på din indbakke med en gul markør. Alt andet går under dette.

Ulæst først: Denne indstilling viser ulæste e-mails over nylige e-mails. Dette er især nyttigt, hvis du bruger læst / ulæst som en opgaveliste.

Stjernemarkeret først: Dette er for dem, der bruger stjerner til at prioritere deres indbakke. De stjernemarkerede meddelelser vises først efterfulgt af alt andet.

Prioriteret indbakke: Gmail lærer, hvilken slags e-mails du interagerer mest med, og placerer dem øverst i din indbakke. Dette er fantastisk for folk, der hver dag har at gøre med en masse e-mails.

Dette er et af de Gmail-organisationstip, jeg kan garantere. Det har gjort vidundere for mig med hensyn til at holde e-mails væk, som jeg ikke vil håndtere med det samme.

Slip af med faner, du ikke bruger meget

Du don Jeg skal have alle de fem faner i Gmail. Du kan deaktivere dem, du ikke bruger meget. Den eneste fane, du ikke kan deaktivere, er fanen Primær.

Her skal du gøre:

• Klik på Indstillinger.
• Fra rullemenuen skal du klikke på Konfigurer indbakke
• Vælg de faner, du vil aktivere eller deaktivere.

Vær opmærksom her: Hvis du deaktiverer en fane, vises dens meddelelser på fanen Primær. Fjern altid dem, der ikke modtager mange e-mails. En op til Gmail-organisation!

Brug etiketter til at organisere Gmail pænt

Gmail er et etiketbaseret system. Indbakke, Papirkurv, Kladder – er teknisk set etiketter.

Etiketter er en fantastisk måde at organisere Gmail på. De er som tags, du kan føje til e-mails, du sender eller modtager. De store ting er, at du kan føje mere end en etiket til en e-mail. En anden funktion, du vil elske, er muligheden for at tilføje farver til etiketter.

Du kan også få Gmail til at anvende etiketter på e-mails, når de ankommer, hvilket sparer dig for den manuelle indsats. For eksempel kan du få alle e-mails fra dine advokater mærket som Dokumenter. Alt du skal gøre er at oprette et filter.

Relateret indlæg: Alt hvad du behøver at vide om Gmail-etiketter

Automatiser e-mails, der tildeles dit team (uden videresendelse)

Et stort antal e-mails, du modtager, kræver, at en anden fra dit team arbejder på dem.

Den sædvanlige fremgangsmåde, når du vil organisere Gmail, er at sige gennem e-mails og videresende dem til holdkammerater – et absolut spild af tid.

Hvis du delegerer en masse e-mails til dit team, skal du prøve Hiver. Du kan angive betingelser baseret på hvilke e-mails der automatisk tildeles dine holdkammerater.

Sig f.eks. At du har en holdkammerat, der passer på alle e-mails fra din forsendelsespartner. Ved hjælp af Hiver kan du få alle indgående e-mails fra deres e-mail-adresse tildelt ham automatisk.

Du får også muligheden for at angive flere betingelser, såsom afsenderens e-mail og et specifikt ord i emnelinjen.Mulighederne er dybest set uendelige. Prøv det

Stop med at skrive e-mails til interne samtaler

Den ene måde, som vi alle oversvømmer vores og vores holdkammeraters indbakker på – sender e-mails til ting, der meget godt kan gøres ellers.

Hvis et emne har mange aspekter, der skal forklares eller drøftes, skal du tage det til et personligt møde. Hvis der er et sidste øjebliks aflysning af møder, sammenkomster eller interviews, skal du fortælle dem personligt eller bruge telefonen.

Hvis intet andet ser muligt ud, er der en udvej, der fungerer som en charme hver eneste gang – E-mail-noter.

Noter er beskeder, du kan skrive til dine holdkammerater, og de vises lige ved siden af den e-mail-tråd, du diskuterer (i modsætning til Slack eller Hangouts, hvor du skal fortælle folk, hvilken e-mail du sender vi taler om og hvad der skete og alt det der).

I modsætning til chat kan du altid gå tilbage og se hvad du samtale om en tråd – du mister aldrig kontekst.

Du kan bruge noter til at udveksle klientinformation, tilbyde tip eller dybest set alt, hvad der ikke involverer at skrive en hel historie. Hvert skridt i retning af at blokere ens indbakke er det værd.

Arkiver e-mails, du ikke har brug for i den nærmeste fremtid

Mange gange sletter vi ikke kun e-mails, fordi vi muligvis har brug for dem senere. Og så løber de sammen, som om der ikke er nogen i morgen.

For eksempel, hver gang du køber noget fra en leverandør, sender de dig en kvittering. Du har ikke brug for dem nu, men de kan være nyttige, når du får dine konti færdige i slutningen af året. Det er her arkiveringsfunktionen kommer i spil.

Arkivering sletter ikke din e-mail, men fjerner den fra din indbakke. De er også søgbare. Din Gmail-indbakke er bedre organiseret. Alle vinder!

Vælg en e-mail, og se efter det fillignende ikon øverst. Klik på den, og du er færdig.

Du kan også automatisere arkivering ved hjælp af filtre – forklarer dette i det næste punkt .

Brug filtre til at automatisere almindelige handlinger

Gmail har en rigtig stærk filtreringsevne. Du kan filtrere e-mails efter emne, afsender, modtager, indhold og mere. Når du har filtreret beskederne, kan du instruere Gmail, hvad de skal gøre med dem – mærke dem, indstille prioritet, beslutte, om e-mails skal komme til din indbakke.

Hvad du absolut vil elske er automatisk filtrering . Du kan indstille kriterier og handlinger – hver e-mail, der opfylder kriterierne, behandles automatisk af Gmail.

Alt du skal gøre er at starte en avanceret søgning. Klik på den grå pil yderst til højre på din søgefelt.

Og en rullemenu åbnes.

Indtast en e-mail-adresse, og klik på “Opret filter med denne søgning” nederst til højre i popup-vinduet.

Hvis du f.eks. Får en masse nyhedsbrevsmails, som du ikke er interesseret i, kan du oprette et filter, der automatisk arkiverer alle e-mails, der kommer fra den adresse.

Måder, hvorpå du kan bruge filtre til at organisere Gmail:

• Stjernemarker hver e-mail fra en vigtig person (sig din bank )
• Videresender automatisk e-mails fra en bestemt adresse
• Arkiver e-mails, der indeholder et bestemt ord (sig gratis prøve)

Med de rigtige filtre sparer du nemt timer hver uge. Se denne udtømmende guide til Gmail-filtre

Eksperimenter med Gmail Advanced (du ville elske flere indbakker)

Hvis du ikke er ny på Gmail Advance (tidligere Labs), er det første, du skal vide, at det er et testgrundlag for Google. De succesrige fortsætter med at blive standard Gmail-funktioner, og andre kan blive lagt på hylden – men det er bestemt værd at give et skud.

Den ene funktion, der har været en del af Gmail Advanced i årevis, er flere indbakker. Det giver dig mulighed for at oprette flere ruder, der hver er designet til at vise en bestemt kategori af e-mails, baseret på e-mail-typen, emnet eller den personlige præference.

Du kan have e-mails fra en bestemt afsender eller e-mails, der bærer en bestemt etiket vises i en separat postkasse.

For eksempel kan du tilføje etiketter såsom behovssvar, opgave, projektforsinkelse og ugentlig læsning – alle e-mails med en bestemt etiket vises i den respektive indbakke:

Her er en praktisk video, hvis du ønsker at organisere Gmail ved hjælp af flere indbakker.

Opret skrivebordsunderretninger til nye e-mails

Hvis du er i en kundeorienteret rolle, er vi ret sikre på, at du får mange e-mails hver dag. Hvis du foretrækker realtidsengagement, anbefaler vi stærkt, at du opretter skrivebordsunderretninger. På denne måde ser du meddelelser dukke op øverst til højre på skærmen hver gang du modtager en ny e-mail.

For at aktivere skrivebordsunderretninger er her hvad du skal gøre:

• Gå til dine indstillinger (tandhjulsikonet øverst)
• Generelt indstillingsmenu, rul til Desktop Notifications og klik på radioknapperne for at aktivere dem.

Pro tip: Nogle gange kan desktop notifikationer blive irriterende såvel som distraherende. For at undgå at falde i denne fælde skal du slå skrivebordsunderretninger til e-mails, der kun er markeret som “Vigtigt.”

Slå Nudges til

Takket være masser af spam-e-mails er det ofte meget let at gå glip af en vigtig e-mail på Gmail. Nudge er en algoritme i Gmail, der bringer e-mails tilbage til toppen af din indbakke, når et svar ikke har været sendt af dig eller en modtager. Det er dejligt, hvis du har brug for konstante påmindelser om at sende svar eller opfølgning på vigtige e-mails.

Nudges i Gmail er af to slags:

• Foreslå e-mails at svare på: E-mails, som du måske har glemt at svare på, vises øverst i din indbakke.
• Foreslå e-mails, du skal følge op: Sendte e-mails, som du muligvis skal følge op, vises kl. øverst i din indbakke.

Du kan slå Nudges til / fra under fanen “Generelt” i dine indstillinger.

Stjerner vigtige meddelelser

Gmail forsøger altid at gøre sit bedste for at opdage hvilke e-mails (begge individuelle meddelelser såvel som tråde) er vigtigere for dig end de andre. Det fremhæver normalt disse med Importance Markers (en gul pil lige ved siden af stjernen).

Indtil for nylig havde Gmail markører i appen, der tydeliggjorde, hvorfor en e-mail blev markeret som vigtig i modsætning til “vigtigt ifølge vores magiske sauce”, som det står nu.

Mens Gmail til det bedre stadig klarer at markere de fleste vigtige e-mails korrekt, er der tidspunkter, at det stadig formår at få tingene galt.

For at få algoritmen til at fungere bedre for dig, skal du sørge for at tagge vigtige meddelelser selv – på denne måde vil algoritmen til sidst hurtigt fange. En måde at dette er manuelt at tilføje / fjerne vigtighedsmarkører. En anden måde at gøre dette er ved stjernemarkering af beskeder.

I Gmail bruges stjerner til individuelle meddelelser i en enkelt tråd, mens vigtighedsmarkører bruges til hele e-mail-tråde. Stjerner og vigtighedsmarkører hjælper dig også med at organisere Gmail-søgninger hurtigere, så det er værd at tage sig tid til at tilføje disse.

Mu te Samtaler

Hvis du er træt af at sidde fast i e-mail-samtaler mellem kolleger / kunder, der ikke nødvendigvis involverer dig? Derefter er funktionen Ignorer samtaler i Gmail bare noget for dig.

Ignorer en samtale i Gmail, og du kan ikke se yderligere beskeder relateret til den i din indbakke. Alle e-mails, der føjes til samtalen, efter at du har slået den fra, gemmes stadig i din Gmail-konto, men arkiveres automatisk. Du kan stadig søge efter samtalen og se nye meddelelser.

Hvis du vil slå en samtale fra i Gmail, skal du åbne samtalen og derefter klikke på rullemenuen “Mere”. Vælg “Ignorer” fra listen og samtalen arkiveres.

Eventuelle nye meddelelser, der sendes til samtaletråden, vises ikke i din indbakke, men vil føjes til arkivet.

Pro tip: For at finde dæmpede samtaler hurtigere skal du skrive “er: dæmpet” i Gmail-søgefeltet.

Du kan altid slå lyden til en samtale til. For at slå lyden til , skal du blot søge efter den dæmpede samtale og slette etiketten “Dæmpet” fra e-mail-tråden.

Brug Gmails indstillinger for Smart Reply og Smart Compose

Gmails “Smart Reply” -funktion viser foreslået svar med korte sætninger baseret på indholdet af den e-mail, du har modtaget.

Du kan slå Smart Svar til Gmail til under fanen Generelle indstillinger.

Ved at bruge denne funktion kan du klikke på det foreslåede korte sætninger, du vil bruge som et svar, og send det som det er, eller rediger svaret, før du klikker på send.

Dette er især nyttigt, hvis du har brug for at udløse hurtige svar på dine e-mails.

Smart Compose bygger idéen om Smart Reply, men hjælper dig med at komponere svar i fuld længde på dine e-mails i modsætning til kun korte sætninger.

(billede med tilladelse: Google Blog)

Du kan slå Smart Compose til fra fanen Generelle indstillinger i Gmail.

Pro-tip: Brug indstillingen Smart Compose Personalization for at tillade indstillingen Smart Compose at tilpasse sig din skrivestil og forbedre forslag til skrivning.

Du kan slå Smart til Skriv personalisering fra fanen Generelle indstillinger i Gmail.

Svar på e-mails hurtigere med Canned Respons

Hvis du finder ud af, at du skriver den samme type e-mail-svar til flere kunder eller kolleger, bør du overveje at indstille g op Konserverede svar (skabeloner).

Canned Responses er e-mail-skabeloner, der giver dig mulighed for at svare på e-mails med forudbestemt tekst.

Du kan aktivere skabeloner fra fanen Avanceret i Gmail-indstillinger.

Aktiver Fortryd Send

Dette skal være en af de mest praktiske Gmail-funktioner. Hvis du nogensinde har sendt en e-mail til en utilsigtet modtager eller lavet en skrivefejl i en e-mail, er du ikke fremmed for den uheldige forlegenhed, der er forårsaget af din gaffe.

Heldigvis har Gmail en mulighed for Fortryd afsendelse der giver dig mulighed for at “frasende” e-mails i op til 30 sekunder, efter at den er sendt.

Du kan aktivere denne mulighed fra fanen Generelle indstillinger i Gmail-indstillinger.

Når du har aktiveret dette, behøver du ikke gå i panik over en forkert modtager eller en tastefejl. I stedet har du nu mellem fem og 30 sekunder til at “unsend ”Din e-mail og tage skridt til at rette dine fejl.

Aktivér svæverhandlinger

Med det nye udseende af Gmail afsløret i april 2018 introducerede Gmail Hover-handlinger. Hold musemarkøren over enhver e-mail i din indbakke, og du vil se en samling knapper.

Disse knapper, også kaldet Hover Actions lader dig hurtigt handle på en e-mail med et enkelt klik. Du kan arkivere e-mails, slette dem, markere dem som ulæste eller endda udsætte dem. Det er en lille funktion, der gør interaktion med e-mails meget hurtigere.

Hover Actions kan aktiveres fra fanen Generelt i Gmail-indstillinger.

Udsæt e-mails til senere

Når vi taler om svævende handlinger i Gmail, har du nu også indstillingen Udsæt e-mails. Denne mulighed fjerner kun e-mails fra din indbakke for at bringe dem tilbage senere, hvilket er perfekt til alt, hvad du har brug for til sidst, men ikke kan handle på lige nu.

Funktionaliteten er enkel: Klik blot på Udsæt svævefunktionen, og vælg, hvornår du vil se e-mailen igen. Når tiden er udløbet, vises meddelelsen igen i din indbakke.

Et par værktøjer til at komme i gang

Hiver – Delegér e-mails automatisk som opgaver. Skriv noter (og ikke e-mails) til interne samtaler. Brug e-mail-skabeloner.

Sanebox – Prioriterer og opsummerer meddelelser ved at analysere deres overskrifter. Arkiver uvigtige e-mails under et SaneLater -mærke, så du kan håndtere dem senere.

Maildrop – Hjælper dig med at holde dig fri for spam.

Unroll.Me – Hjælper dig med at administrere alt dit nyhedsbrev fra et dashboard. Gør afmelding overraskende let.

AwayFind – Giver dig mulighed for at beslutte, hvilke e-mails der er værd at underrette. Du kan vælge mellem at blive informeret via SMS, telefonopkald, desktop-alarm eller AwayFind-appen.

Indpakning

Distraktion på arbejdspladsen tager mere tid, end du tror. De sporer din mentale fremgang, og din hjerne tager et stykke tid at vende tilbage til at fokusere igen. Da e-mails er en stor kilde til distraktion på arbejdspladsen, er det kun naturligt at gøre noget ved det.

Du vil blive overrasket over, hvor lang tid du kan frigøre bare ved at organisere din Gmail bedre.

Lad ikke indbakken overtage.