Hvad er Kanban?

TRIVIA – Kanban, også stavet “kamban” på japansk, oversættes til “Billboard” (“signboard” på kinesisk), der angiver “ledig kapacitet (til at arbejde)”. Kanban er et koncept relateret til lean og just-in-time (JIT) produktion, hvor det bruges som et planlægningssystem, der fortæller dig, hvad du skal producere, hvornår du skal producere det, og hvor meget du skal producere.

Lær det grundlæggende i Kanban:

• Hvor stammer Kanban fra?
• Hvad er Kanban-metoden?
• Kanban-grundprincipper
• 6 kernepraksis for Kanban
• Hvordan fungerer Kanban? – Konceptet
• WIP-grænser i Kanban
• Kanban i IT & Software
• Kanban i Lean / Agile-udvikling
• Kanban ud over software & IT
• Begynd at bruge et Kanban-værktøj

Hvor kom Kanban fra ? – En kort historie på Kanban

Det hele startede i begyndelsen af 1940erne. Det første Kanban-system blev udviklet af Taiichi Ohno (Industrial Engineer and Businessman) til Toyota-bilindustrien i Japan. Det blev oprettet som et simpelt planlægningssystem, hvis mål var at styre og styre arbejde og lagerbeholdning på hvert trin i produktionen optimalt.

En vigtig årsag til udviklingen af Kanban var Toyotas utilstrækkelige produktivitet og effektivitet i forhold til dets amerikanske bilkonkurrenter. Med Kanban opnåede Toyota et fleksibelt og effektivt just-in-time produktionskontrolsystem, der øgede produktiviteten og samtidig reducerede omkostningskrævende lagerbeholdning af råmaterialer, halvfabrikata og færdige produkter.

Et Kanban-system kontrollerer ideelt hele værdikæden fra leverandør til slutforbruger. På denne måde hjælper det med at undgå forstyrrelser i forsyningen og overlagring af varer på forskellige stadier af fremstillingsprocessen. Kanban kræver løbende overvågning af processen. Der skal lægges særlig vægt på at undgå flaskehalse, der kan bremse produktionsprocessen. Målet er at opnå højere kapacitet med lavere leveringstider. Over tid er Kanban blevet en effektiv måde i en række produktionssystemer.

“The to søjler i Toyota-produktionssystemet er just-in-time og automatisering med et menneskeligt præg eller autonomisering. ” – David J. Anderson Klik for at Tweet

Hvad er Kanban-metoden?

Mens kanban blev introduceret af Taiichi Ohno i fremstillingsindustrien, er det David J. Anderson, som var den første til at anvende konceptet til it, softwareudvikling og videnarbejde generelt i år 2004. David byggede på værkerne af Taiichi Ohno, Eli Goldratt, Edward Demmings, Peter Drucker og andre for at definere Kanban-metoden, med begreber som pull-systemer, køteori og flow. Hans første bog om Kanban – “Kanban: Successively Evolutionary Change for your Technology Business”, udgivet i 2010, er den mest omfattende definition af Kanban-metoden til vidensarbejde.

Kanban-metoden er en proces, der gradvist forbedrer hvad som helst du gør – hvad enten det er softwareudvikling, IT / Ops, bemanding, rekruttering, marketing og salg, indkøb osv. Faktisk næsten enhver forretningsfunktion kan have gavn af at anvende Kanban-metodologiens principper.

Kanban-viden har udtrukket og haft gavn af forskellige tankeleders værker, siden den oprindelige bog blev skrevet! Mennesker som Don Reinertsen (forfatter af Principles of Product Development Flow), Jim Benson (pioner inden for Personal Kanban) og flere andre.

Kanban er ikke en metode til udvikling af livscyklus til softwareudvikling eller en tilgang til projektledelse. Det kræver, at en eller anden proces allerede er på plads, så Kanban kan anvendes til trinvist at ændre den underliggende proces. – DJA Click To Tweet

Kanban-principper & Øvelser

Kanban-metoden følger et sæt principper og fremgangsmåder for styring og forbedring af strømmen af arbejde. Det er en evolutionær, ikke-forstyrrende metode, der fremmer gradvise forbedringer af en organisations processer. Hvis du følger disse principper og fremgangsmåder, vil du med succes være i stand til at bruge Kanban til at maksimere fordelene ved din forretningsproces – forbedre flowet, reducere cyklustiden, øge værdien for kunden med større forudsigelighed – alt dette er afgørende for enhver virksomhed i dag.

De fire grundlæggende principper og seks kernepraksis i Kanban-metodologien findes nedenfor:

4 grundlæggende principper:

1. Start med hvad du laver nu
2. Enig om at forfølge inkrementel, evolutionær ændring
3. I starten skal du respektere nuværende roller, ansvarsområder og jobtitler
4. Tilskynd til handlinger af ledelse på alle niveauer

• Start med det, du laver nu: Kanban-metoden (i det efterfølgende henvist til til som bare Kanban) understreger kraftigt ikke at foretage nogen ændringer i din eksisterende opsætning / proces med det samme. Kanban skal anvendes direkte på den aktuelle arbejdsgang. Alle nødvendige ændringer kan forekomme gradvist over en periode i et tempo, som holdet er fortrolig med.

• Enig om at forfølge trinvis, evolutionær ændring : Kanban opfordrer dig til at foretage små trinvise ændringer i stedet for at foretage radikale ændringer, der kan føre til modstand i teamet og organisationen.

• Indledningsvis respekter nuværende roller, ansvar og jobtitler: I modsætning til andre metoder pålægger Kanban ikke nogen organisatoriske ændringer i sig selv. Så det er ikke nødvendigt at foretage ændringer i dine eksisterende roller og funktioner, som muligvis fungerer godt. Teamet vil i samarbejde identificere og implementere de nødvendige ændringer. Disse tre principper hjælper organisationerne med at overvinde den typiske følelsesmæssige modstand og frygt for forandring, der normalt ledsager ethvert ændringsinitiativ i en organisation.

• Tilskynd handlinger af lederskab på alle niveauer: Kanban tilskynder til løbende forbedring på alle niveauer i organisationen, og det siger, at ledelseshandlinger ikke behøver kun at stamme fra seniorledere. Mennesker på alle niveauer kan give ideer og vise lederskab til at gennemføre ændringer for løbende at forbedre den måde, de leverer deres produkter og tjenester på.

” Det er svært at bede folk om at ændre adfærd! ” – David J. Anderson Klik for at tweet

TRIVIA – Et godt eksempel på et Kanban-system bruges i dag i Tokyo Imperial Palace Gardens i Japan. Personalet her bruger en idiotsikker metode til at begrænse strømmen af besøgende. Hver besøgende modtager et plastikkort ved indgangen, som skal returneres, når de forlader haven. Fordi det samlede antal kort er meningsfuldt begrænset, kun så mange besøgende kan slentre gennem slottet på et givet tidspunkt. Nye besøgende skal vente i kø, indtil det næste kort / slot er tilgængeligt. Adgangen til slottet er gratis, men det gives kun, hvis de forud tildelte kort er tilgængelige .

6 Core Practices of the Kanban Method:

1. Visualiser flowet af arbejde
2. Limit WIP (Work in Progress)
3. Håndter flow
4. Lav procespolitikker eksplicit
5. Implementér feedback-sløjfer
6. Forbedre samarbejdsvilligt, udvikle eksperimentelt

• Visualiser strøm af arbejde: Dette er det grundlæggende første skridt til at vedtage og implementere Kanban-metoden. Du skal visualisere – enten på et fysisk kort eller et elektronisk Kanban-kort, de procestrin, du i øjeblikket bruger til at levere dit arbejde eller dine tjenester. Afhængig af kompleksiteten i din proces og dit arbejdsmix (de forskellige typer arbejdsgenstande, som du arbejder på og leverer), kan dit Kanban-kort være meget simpelt og meget detaljeret. Når du først har visualiseret din proces, kan du visualisere det aktuelle arbejde, som du og dit team udfører.

Dette kan være i form af stickies eller kort med forskellige farver for at betegne enten forskellige serviceklasser eller kunne simpelthen være forskellige typer arbejdsgenstande. (I SwiftKanban betegner farverne de forskellige typer arbejdsgenstande!) Hvis du mener, det kan være nyttigt, kan dit Kanban-kort have forskellige svømmebaner, en for hver serviceklasse eller for hver type arbejdsgenstand. Men for at holde tingene enkle kunne du i første omgang bare have en enkelt svømmebane til at styre alt dit arbejde – og udføre ethvert nyt redesign senere. WIP (Work in Progress): Begrænsning af work-in-progress (WIP) er grundlæggende for implementering af Kanban – et Pull-system. Ved at begrænse WIP opfordrer du dit team til at fuldføre det arbejde, der er ved hånden, inden du påbegynder nyt arbejde. Således skal det igangværende arbejde afsluttes og markeres som udført. Dette skaber kapacitet i systemet, så teamet kan trække nyt arbejde ind. Oprindeligt er det måske ikke let at beslutte, hvad dine WIP-grænser skal være. Faktisk kan du starte uden WIP-grænser.Den store Don Reinertsen antyder (han gjorde det på en af de Lean Kanban-konferencer), at du kan starte uden WIP-grænser og blot observere det igangværende igangværende arbejde, når dit team begynder at bruge Kanban. Når du har tilstrækkelige data, skal du definere WIP-grænser for hvert trin i workflowet (hver kolonne på dit Kanban-kort) svarer til halvdelen af den gennemsnitlige WIP.

Typisk starter mange hold med en WIP-grænse på 1 til 1,5 gange antallet af mennesker, der arbejder i en bestemt fase. Begrænsning af WIP og placering af WIP-grænser for hver kolonne i bestyrelsen hjælper ikke kun teammedlemmerne med at afslutte det, de laver, inden de tager nye ting i brug – men kommunikerer også til kunden og andre interessenter, at der er begrænset kapacitet til at udføre arbejde for enhver team – og de er nødt til at planlægge nøje, hvilket arbejde de beder teamet om at udføre.

“En interessant bivirkning af pull-systemer er, at de begrænser work-in-progress (WIP) til en aftalt mængde” – David J. Anderson Klik for at tweet

• Administrer flow: Styring og forbedring af flow er kernen i dit Kanban-system, når du har implementeret de første 2 øvelser. Et Kanban-system hjælper dig med at administrere flow ved at fremhæve de forskellige faser af workflowet og status for arbejdet i hvert trin. Afhængigt af hvor godt workflowet er defineret, og WIP-grænser er indstillet, vil du enten observere en jævn flow inden for WIP-grænser eller arbejde, der løber sammen, når noget bliver holdt op og begynder at holde kapacitet op. Alt dette påvirker, hvor hurtigt arbejde gennemgår fra start til slutningen af arbejdsgangen (nogle kalder det værdistrøm). Kanban hjælper dit team med at analysere systemet og foretage justeringer for at forbedre flowet for at reducere den tid, det tager at færdiggøre hvert stykke arbejde.

En nøgle aspekt af denne proces med at observere dit arbejde og løse / eliminere flaskehalse er at se på de mellemliggende ventetrin (de mellemliggende udførte stadier) og se, hvor længe arbejdsposter forbliver i disse “overdragelsesfaser”. Som du vil lære, reducerer du brugt tid i disse ventetrin er nøglen til at reducere cyklustid. Når du forbedrer flowet, bliver dit teams levering af arbejde jævnere og mere forudsigelig. Efterhånden som det bliver mere forudsigeligt, bliver det lettere for dig at pålidelige forpligtelser over for din kunde om, hvornår du får gjort med alt det arbejde, du udfører for dem. Forbedring af din evne til at forudsige pålidelige pålidelighedstider er en stor del af implementeringen af et Kanban-system!

• Lav procespolitikker Eksplicit: Som en del af visualisering af din proces giver det mening at også definere og visualisere eksplicit dine politikker (procesregler eller retningslinjer) for, hvordan du udfører det arbejde, du udfører. Ved at formulere eksplicitte procesretningslinjer skaber du et fælles grundlag for alle deltagere til at forstå, hvordan man udfører enhver form for arbejde i systemet. Politikkerne kan være på tavleniveau, på svømmebane-niveau og for hver søjle.De kan være en tjekliste over trin, der skal udføres for hver arbejdsposttype, indgangs- / udgangskriterier for hver søjle eller noget, der overhovedet hjælper teammedlemmer styrer strømmen af arbejde på tavlen godt. Eksempler på eksplicitte politikker inkluderer definitionen af, hvornår en opgave er afsluttet, beskrivelsen af individuelle baner eller søjler, hvem der trækker når osv. Politikkerne skal defineres eksplicit og visualiseres normalt øverst på tavlen og på hver bane og søjle.

• Implementere feedback-sløjfer: Feedback-sløjfer er en integreret del af ethvert godt system. Kanban-metoden tilskynder og hjælper dig med at implementere feedback-sløjfer af forskellige slags – gennemgangsfaser i din Kanban-arbejdsgang, metrics og rapporter og en række visuelle signaler, der giver dig kontinuerlig feedback om arbejdets fremskridt – eller manglen på det – i dit system. Mens mantraet “Fejler hurtigt! Fejler ofte!” måske ikke forstås intuitivt af mange hold, ideen om at få feedback tidligt, især hvis du er på det forkerte spor med dit arbejde, er afgørende for i sidste ende at levere det rigtige arbejde, det rigtige produkt eller den rette service til kunden på kortest mulig tid Feedback-sløjfer er afgørende for at sikre det.

• Forbedre samarbejde, udvikle dig eksperimentelt (ved hjælp af den videnskabelige metode): Kanban-metoden er en evolutionær forbedringsproces. Den hjælper dig med at vedtage små ændringer og forbedres gradvist i et tempo og størrelse, som dit team nemt kan håndtere. Det tilskynder til brugen af den videnskabelige metode – du danner en hypotese, du tester den og foretager ændringer afhængigt af resultatet af din test. Som et team, der implementerer Lean / Agile-principper, er din nøgleopgave at evaluere din proces konstant og forbedre kontinuerligt efter behov og som muligt .

Effekten af hver ændring, du foretager, kan observeres og måles ved hjælp af de forskellige signaler, som dit Kanban-system giver dig. Ved hjælp af disse signaler kan du evaluere, om en ændring hjælper dig med at forbedre eller ej, og beslutte, om du vil beholde den eller prøve noget andet. Kanban-systemer hjælper dig med at indsamle en masse af dit systems ydeevnedata – enten manuelt, hvis du bruger et fysisk kort eller automatisk, hvis du bruger et værktøj såsom SwiftKanban. Ved hjælp af disse data og de metrics, det hjælper dig med at generere, kan du nemt evaluere, om din præstation forbedres eller falder – og finjusterer dit system efter behov.

Hvordan fungerer Kanban? – Konceptet

Kanban er et ikke-forstyrrende evolutionært ændringsstyringssystem. Dette betyder, at den eksisterende proces forbedres i små trin. Ved at implementere mange mindre ændringer (snarere end en stor) reduceres risikoen for det samlede system. Kanbans evolutionære tilgang fører til lav eller ingen modstand i holdet og de involverede interessenter.

Det første skridt i introduktionen af Kanban er at visualisere arbejdsgangen. Dette gøres i form af et Kanban-bord bestående af et simpelt tavle og sticky notes eller kort. Hvert kort på tavlen repræsenterer en opgave.

I en klassisk Kanban-kortmodel er der tre kolonner som vist på billedet ovenfor:

• “To Do”: Denne kolonne viser opgaver, der endnu ikke er startet. (aka “backlog”)
• “Doing”: Består af de igangværende opgaver.
• “Udført”: Består af de opgaver, der er i gang afsluttet.

Denne enkle visualisering alene fører til stor gennemsigtighed omkring distributionen af arbejdet samt eksisterende flaskehalse, hvis nogen. Kanban-kort kan naturligvis vise udførlige arbejdsgange afhængigt af arbejdsgangens kompleksitet og behovet for at visualisere og undersøge specifikke dele af arbejdsgangen for at identificere flaskehalse for at fjerne dem.

Begrebet FLOW

Kernen i Kanban er begrebet “Flow”. Dette betyder, at kortene skal strømme gennem systemet så jævnt som muligt uden lange ventetider eller blokeringer. Kanban har forskellige teknikker, målinger og modeller, og hvis disse anvendes konsekvent, kan det føre til en kultur med kontinuerlig forbedring (kaizen).

Begrebet Flow er kritisk og ved at måle Flow-metrics og arbejde på at forbedre dem, du kan dramatisk forbedre hastigheden på dine leveringsprocesser og samtidig reducere cyklustiden og forbedre kvaliteten af dine produkter eller tjenester ved at få hurtigere feedback fra dine kunder – internt eller eksternt.

Disse behandles i detaljer i bogen “Actionable Agile” af Dan Vacanti.

Kanban WIP-grænser

A nøgleaspekt ved Kanban er at reducere mængden af multi-tasking, som de fleste hold og videnarbejdere er tilbøjelige til at gøre, og i stedet opfordre dem til at “Stop med at starte! Og start efterbehandling! ”, Et mantra opfundet af Dr. Arne Roock (fra www.Software-Kanban.de). WIP – Work-in-Progress – Grænser, der er defineret på hvert trin i workflowet på et Kanban-kort, tilskynder teammedlemmer til at afslutte arbejdet ved hånden og først derefter tage det næste stykke arbejde op.

Tving ikke visualisering, gennemsigtighed og WIP-grænser på nogen afdeling, der ikke frivilligt samarbejder.” – David J. Anderson Klik for at tweet

Kanban-systemeksempler

Kanban-skønheden er i sin enkelhed. Kanban handler imidlertid ikke kun om at visualisere en proces på et tavle (eller et elektronisk tavle) og arbejde med stickies eller elektroniske kort. Som du kan se ovenfra, er det meget mere end det. Du vil virkelig drage fordel af implementeringen, hvis du anvender alle principperne og fremgangsmåderne på en metodologisk måde.

De nuværende tendenser fra hele verden viser, at Kanban vinder popularitet og bruges i mange forskellige områder, lige fra små bureauer og nystartede virksomheder til traditionelle organisationer i alle størrelser.

Kanban i IT & Software

Kanban er ikke en softwareudvikling eller en projektledelsesmetode – David gør det meget klart i sin Blue Book. Kanban siger ikke noget om, hvordan en software skal udvikles. Det siger ikke engang noget om, hvordan softwareprojekter skal planlægges og implementeres.Derfor er Kanban ikke en ledelsesramme som Scrum. I stedet er formålet med Kanban løbende at forbedre ens egen arbejdsproces.

Kanban blev brugt i Microsofts softwareudviklingsoperationer i 2004. Siden da er Kanban blevet vedtaget entusiastisk. i IT-, Ops-, DevOps- og applikations- / softwareteamet.

Det skønne ved Kanban er, at det kan anvendes til enhver proces eller metode. Uanset om du allerede bruger Agile metoder som Scrum, XP og andre eller mere traditionelle metoder – vandfald, iterativ osv. – kan du anvende Kanban oven på det for gradvist at forbedre dine processer, reducere cyklustiden og forbedre dit flow. I processen finder du dig selv på vej til kontinuerlig levering af funktioner, produkter eller tjenester.

Kanban i Lean / Agile software / produktudvikling

Applikationssoftware og tekniske produktudviklingsteams har vedtaget Kanban som en måde at implementere Lean og Agile principper på. Kanban-metoden giver teknologiteams et stort sæt principper for at visualisere deres arbejde, levere produkter og tjenester kontinuerligt og få kundefeedback oftere og med større hastighed. Derfor hjælper det hold med at komme på markedet hurtigere med større troskab til, hvad kunderne ønsker fra disse produkter og tjenester.

Definitionen af Kanban i it-sektoren har gennemgået sin egen udvikling i løbet af de sidste 3-5 år. I dag betragtes Kanban som en metode, der skaber smidighed i styring og forbedring af servicelevering på en gradvis, evolutionær måde.

Derudover giver Kanban-metoden vigtig principper og teknikker til bedre styring af Service Level Agreement (SLA) forpligtelser, levering af produkter til markedet lige i tide og minimering af risiko og omkostninger ved forsinkelse. Ved hjælp af begreber som klasse af tjenester, udsat forpligtelse og 2-faset forpligtelse hjælper Kanban kunder og leveringsteams med at samarbejde effektivt og hjælper med at sikre, at de rigtige ting bliver arbejdet på på det rigtige tidspunkt.

Fremkomsten af Upstream Kanban, Portfolio Kanban og Enterprise Services Planning i de senere år har givet virksomhederne endnu større grund til at implementere Kanban for at opnå virksomheders smidighed og forbedret markedsydelse.

Kanban som en alternativ sti til Enterprise Agility

Kanban-metoden hjælper dig med gradvist at forbedre leveringen af dine produkter og tjenester. Det gør det ved at hjælpe dig med at fjerne flaskehalse i dit system, forbedre flow og reducere cyklustiden. Det hjælper dig med at levere mere kontinuerligt og få hurtigere feedback til at foretage eventuelle ændringer, som din kunde har brug for. Det hjælper dig med at blive mere lydhør.

Samlet set kanban muliggør alle principperne i Agile Manifesto og hjælper dig med at levere produkter og tjenester, som dit marked faktisk har brug for. Uanset om du i øjeblikket bruger Scrum og andre Agile-teknikker eller -metoder, hjælper Kanban dig med at forbedre dine processer til større ydeevne for dine teams og organisationer.

Kanban ud over software & IT

I betragtning af sine rødder inden for produktion er Kanban også en naturlig pasform i ikke-it-forretningsprocesser med enorme fordele for organisationer, der ønsker at blive magre og smidige og levere Produkter og tjenester af høj kvalitet på en lydhør måde.

Mens mellemstore og store produkt- og serviceorganisationer, især højteknologiske produktionsvirksomheder, har implementeret Lean / 6-Sigma-initiativer i flere år, muliggør Kanban alle typer virksomheder og forretningsfunktioner såsom HR, Marketing, Salg , Indkøb og så videre.

Kanban anvendes også i traditionelle projektledelsessammenhænge suc h som bygge- og ingeniørprojekter. såsom konstruktioner og tekniske projekter. En bred vifte af organisationer, bemandingsfirmaer, rekrutteringsorganisationer, reklamebureauer, forsikringsselskaber og mange andre ser til Kanban for at strømline deres drift, eliminere spild og dramatisk forbedre kapacitet og kvalitet.

Yderligere ressourcer, der kan være af interesse for Kanban –

• Hvordan kommer jeg i gang?
• Hvad er Scrumban?
• Hvad er et Kanban-kort?
• Hvordan kan jeg styre mit projekt / funktion ved hjælp af Kanban?

Du kan også tilmelde dig kommende webinars på Kanban – eller se på nogle gode tidligere webinars udført af tanke-ledere som David Anderson og flere andre tanke-ledere!

Hvis du vil udforske SwiftKanban, kan du tjekke vores rige sæt funktioner, eller hvis du leder efter en gratis Kanban-tilmelding til SwiftKanban her! Hvis du har øjeblikkelige spørgsmål, så spørg en af vores salgsrepræsentanter på [email protected]