Den nemme guide til Kotters 8-trinskiftmodel

Ændring er vanskelig. Især i en organisations sammenhæng kan ændringer afbryde status quo og føre til konflikt. Men der er behov for forandring. Og for at kunne gennemføre ændringer med succes, skal du stole på en ordentlig ramme.

Det er her, Kotters 8-trins ændringsmodel kommer i spil. Den beskriver, hvordan man systematisk og effektivt implementerer ændringer i en organisation.

Dette indlæg forklarer Kotters 8-trins ændringsmodel i detaljer, hvilket forenkler processen med at anvende den på din organisation.

Hvad er Kotters 8-trins skiftemodel

John Kotters 8-trins ændringsmodel er en populær ramme til succesfuld implementering af organisatoriske ændringer og bruges i mange brancher. Det blev introduceret i hans bog “Leading Change”, som var baseret på mange års forskning, der afslørede, at der kun er 30% chance for en vellykket implementering af organisatoriske ændringer.

Ændring kan komme som nye teknologier, fusioner og opkøb , nye strategier, kulturel transformation osv.

Lidt om Kotter

John P. Kotter, professor ved Harvard Business School, er verdensomspændende kendt som autoritet inden for ledelse og forandring.

Hans bedst sælgende bog “Leading Change”, der diskuterer fejl, organisationer ofte laver, når de implementerer forandring, og en otte-trins proces for vellykket at skabe forandring, kaldes af ledere bredt forandringsbibelen over hele verden.

Hvad er de 8 trin i Kotters Change Model

Implementering af ændringer er ikke altid let. Barrierer kan komme i forskellige former; manglende teamwork eller lederskab, stive arbejdspladskulturer, arrogante holdninger, generel menneskelig frygt osv. kan forstyrre ethvert projekt til forandring af implementering.

Kotter fremhæver otte trin, som organisationer skal følge for at overvinde sådanne udfordringer og gennemføre store ændringer med succes. Ved at følge disse trin vil organisationen i slutningen af processen ikke kun være parat, men også være forpligtet til at omfavne ændringerne.

Oprettelse af en følelse af haster

Processen skal starte med at skabe en følelse af haster blandt både ledere og medarbejdere. Alle involverede skal føle behovet for forandring, eller at ændring er afgørende for organisatorisk vækst. Uden deres støtte vil det gøre det vanskeligt at holde fremdriften i forandringsinitiativet og opnå varig transformation.

Målet med dette trin skal være at forberede medarbejderne på den kommende forandring og motivere dem til at tilbyde deres bidrag.

For at dette skridt kan lykkes, skal ca. 75% af organisationens ledelse støtte ændringsinitiativet. For at skabe et miljø, hvor alle er opmærksomme på det eksisterende problem

• Identificer eksisterende trusler og muligheder, der påvirker organisationen. Her kan du bruge en SWOT-analyse med teamet. Baseret på det kan du derefter udvikle fremtidige scenarier, der viser, hvad der kunne ske

• Diskuter åbent med medarbejderne om, hvad der sker, og hvorfor ændringer er nødvendige på dette tidspunkt
• Opret et forum til at tale om problemerne, truslerne og de mulige løsninger
• Bed support fra interessenter og brancheeksperter om at bakke op om din holdning

At sammensætte en vejledende koalition

Dette trin er dedikeret til at samle et kompetent team med de rigtige færdigheder, kvalifikationer, omdømme, forbindelser og tilstrækkelig styrke til at give ledelse til forandringsindsatsen og påvirke interessenter.

Teamets størrelse vil variere alt efter arten af den foreslåede ændring. Dog skal et effektivt hold omfatte følgende tilhængere,

• Sponsoren: dette er normalt en ledende medarbejder, der vil være ansvarlig for ændringsinitiativet. Hans / hendes ansvar inkluderer at yde støtte på ledelsesniveau og de nødvendige ressourcer til at gennemføre forandringsinitiativet.
• Seniorlederteamet: medlemmerne her vælges af sponsoren. Den består af enkeltpersoner (ledere) med tilstrækkelig autoritet i området til at træffe beslutninger og samle de relevante ressourcer og støtte til projektet. Holdet vil være ansvarligt for at udvikle visionen og strategierne, levere ressourcerne, fjerne forhindringer, lede organisationen under processen, løse konflikter og kommunikere med interessenterne.
• Arkiveret vejledende team: dette inkluderer meget troværdige og respekterede mennesker, der repræsenterer valgkredse i organisationen, der har en akt i ændringen. Deres rolle er at kommunikere visionen og lede organisationen gennem processen.
• Skift hold: dette er grupperne af ledere og vejledere, hvis ansvar er at sikre, at opgaverne bliver gennemført til tiden. De spiller også en rolle i designet og implementeringen af ændringsprogrammet.

Når et team er samlet, skal du fokusere på at sætte klare mål og udvikle et miljø med tillid og engagement. Et effektivt team skal

• Har en fælles forståelse af behovet for forandring
• Har en fælles forståelse af teamets mission og formål samt mål og mål det forsøger at opnå
• Har en klar idé om hinandens roller og ansvar samt præstationsmål
• Forstå risici og udfordringer forbundet med ændringsinitiativet og succesfaktorerne
• Har klare processer til måling af succes, beslutningstagning, sporing af problemer og løsning af konflikter
• Har klare kommunikationskanaler

Udvikling af vision og strategier

Målet med dette trin er at skabe en fornuftig vision til at styre initiativet og udvikle effektive strategier for at hjælpe teamet med at nå det. Det hjælper med at skabe et billede af, hvordan organisationens fremtid ser ud, når ændringen er gennemført.

Den rigtige vision hjælper med at opnå ændringer med succes ved at inspirere og vejlede teamhandlinger og beslutninger. Det bør også definere klare og realistiske mål for let at måle succes og appellerer til virksomhedens interessenters interesse.

For at indstille en klar og tiltalende vision

• Juster den med værdier, der er centrale for organisationen og forandringsinitiativet
• Accepter medarbejdernes ideer, når udvikling af visionen
• Sørg for, at den let kan kommunikeres og er let at forstå af alle
• Indarbejd data som prognoser, markedsundersøgelsesdata, forretningstendenser osv.
• Sørg for, at det er enkelt nok til at blive forklaret på fem minutter eller mindre

Kommunikation af ændringsvisionen

I dette trin er fokus på effektiv kommunikation visionen og strategierne på måder, der hjælper med at tilskynde resten af organisationen til at acceptere og støtte ændringsinitiativet.

Målet her er at fange medarbejdernes hjerter og sind; for at få dem til at ofre for at støtte forandringen, få dem til at tro, at forandring er mulig, og de deraf følgende fordele er til det bedste for organisationen såvel som dem selv.

For at gøre dette effektivt

• Kommuniker visionen og strategierne så ofte som muligt ved at indarbejde den i den daglige beslutningstagning, problemløsning og handlinger
• Gå igennem samtalen. Det er vigtigt, at den øverste ledelse demonstrerer den ideelle opførsel, som de forventer af resten af medarbejderne
• Tilskynd feedback fra medarbejderne og adresser deres bekymringer, problemer, vrede og bekymringer åbent og ærligt
• Brug enkle ord, når du kommunikerer beskeden for at undgå forvirring og tvivl
• Brug alle de organisatoriske kommunikationskanaler for at få ordet ud. Dette kan omfatte platforme, der varierer fra e-mails og nyhedsbreve til virksomhedens intranet

Fjern hindringer for handling

Ved implementering af ændringer i hele organisationen kan der forekomme forhindringer ofte. Barrierer kan komme i form af utilstrækkelige processer, modstandsdygtighed over for forandring fra medarbejderne selv, ledelsesmagt, organisationspolitikker og dets struktur osv.

Og i dette trin bør den ledende koalition og den øverste ledelse fokusere på fjernelse af sådanne forhindringer, der blokerer organisationens vej til at nå forandringsvisionen.

• Forstå tydeligt de barrierer inden for organisationen, der blokerer for implementeringen af ændringer. Den vejledende koalition, der består af medarbejdere med forskellig ekspertise, kan hjælpe i dette trin. Og åben kommunikation med medarbejdere og interessenter kan også hjælpe med at identificere barrierer.
• Sørg for, at organisatoriske processer, strukturer, politikker, belønningssystemer osv. er tilpasset den nye ændringsvision.
• Genkend og beløn medarbejdere, der aktivt arbejder på at implementere forandring
• Giv medarbejderne mulighed for at gøre deres bedste og klare succesfulde udfordringer ved at give dem den nødvendige træning, coaching og mentoring.

Opnå kortsigtede gevinster

At opnå fuldstændig reel transformation kan tage tid. At gå så længe uden sejre for at fejre kan afskrække ansatte. For at holde fremdriften og tilskynde medarbejderne til at fortsætte med at støtte initiativet er det vigtigt at have kortsigtede mål at nå og fejre tidligt i forandringsprocessen.

En kortvarig gevinst er en organisatorisk forbedring, der kan implementeres inden for en kort periode. En sådan hurtig gevinst skal være synlig i hele organisationen, entydig og relateret til ændringsinitiativet.

• Identificer mulige kortvarige gevinster; for eksempel kan dette omfatte bestræbelser, der kan hjælpe med at skære ned på omkostninger, forbedre processer, øge fortjenesten osv. Det er vigtigt at grundigt overveje fordele og ulemper ved det mål, du vælger, da det ikke kan afskrække teamet, hvis du ikke får et tidligt mål.
• Opdel forandringsprojektet i mindre dele med kortsigtede mål
• Anerkend og beløn dem, der er ansvarlige for disse hurtige gevinster, for også at opmuntre andre medarbejdere

Bygg videre på forandringen

Dette trin handler om at opretholde implementeringen af forandring ved at sikre, at holdene arbejder vedvarende på at nå forandringsvisionen, mens de måler fremskridt. Det er vigtigt at sikre, at holdet ikke erklærer sejren for tidligt efter et par hurtige sejre.

For at fortsætte forandringsmomentet

• Identificer efter hver sejr, hvad der fungerede, og hvad der gik galt for at beslutte, hvad der skal forbedres
• Konsolider gevinsterne ved hurtige gevinster og fortsat arbejde på at implementere større forandringer i hele organisationen
• Identificer og fjern unødvendige processer og indbyrdes afhængigheder
• Fortsæt med at kommunikere visionen og levere fordele

Make Change Stick

I dette trin arbejder forandringsledere med at pleje en ny kultur, hvor forandring kan holde fast. Dette inkluderer skiftende organisatoriske normer og værdier, processer, belønningssystemer og andre infrastrukturelementer for at sikre, at alt stemmer overens med den nye retning.

For at gennemføre ændringer med succes

• Diskuter vigtigheden af de nye ændringer ved at påpege de fordele, de medfører
• Identificer og inkorporer normer og værdier, som styrke forandringen
• Indarbejd disse nye normer og værdier, når de udvælger og ansætter nyt talent, promoverer medarbejdere osv.
• Opret nye uddannelses- og udviklingsprogrammer for at hjælpe medarbejderne med at udvikle færdigheder og kompetencer, der er relevante for de nye ændringer
• Forbedre eller eliminere organisatoriske processer, der ikke stemmer overens med den nye kultur. Fjern også personer, der hindrer fremskridt.

Klar til at gennemføre ændringer?

Det er ikke hurtigt eller nemt at gennemføre ændringer i hele organisationen. Det kræver tålmodighed, forberedelse og vedholdenhed. En god ramme til at hjælpe dig med at holde dig på sporet under denne lange rejse er Kotters 8-trins forandringsmodel. Ved at følge disse 8 trin kan du sikre en vellykket implementering af ændringer inden for din organisation.