43 Projektomfangsskabeloner og eksempler
Et godt eksempel på projektomfang er et effektivt værktøj, der typisk bruges i projektledelse. Det bruges til at forklare de vigtigste resultater af et projekt. Disse inkluderer de store milepæle, krav på øverste niveau, antagelser samt begrænsninger. Det er yderst nyttigt at fremstille et sådant dokument til at hjælpe med beslutningsprocessen gennem hele projektprocessen. Især når anmodninger om ændringer overvejes at ændre projektets omfang. Bortset fra det fastlægger det også begrænsningerne for et specifikt projekt og gør det klart, hvilke leverancer der er inden for og uden for anvendelsesområdet.
En projektomfangsskabelon bruges til at etablere alt arbejdet og de opgaver, der skal udføres i projektet. Den beskriver:
- alt, hvad der skal udføres gennem hele projektet,
- de resultater eller slutprodukter, der skal leveres af kunden til enhver tid inden for en specifikt budget,
- begrænsningerne i arbejdet og opgaverne, som gør det muligt for projektmedlemmerne at evaluere korrekt, hvilken del der er og ikke en del af den nødvendige indsats.
Til være i stand til at gøre omfanget af projektet, skal projektlederen arbejde med alle andre projektdeltagere. Deltagerne inkluderer medlemmerne af teamet, kunderne eller klienterne, de udøvende sponsorer og de største interessenter. De arbejder alle sammen for at forstå og være i stand til at beskrive det output, der kræves til projektets initiativ. Denne output er også kendt som den leverbare. Omkostningerne eller i det mindste et tilfredsstillende udvalg af omkostninger verificeres ved planlægning og estimering af aktiviteterne i projektet. Dette er inkluderet i leveringerne.
Eksempler på projektomfang
# 01
# 02
# 03
# 04
# 05
# 06
# 07
# 08
# 09
# 10
# 11
Når du har bestemt, hvad der skal leveres, er det tid til at lave rækkevidde. Den definerer de vigtigste funktioner, der skal inkluderes, og tidsplanen for færdiggørelsen af hele projektet. Når alle er enige om alt, kan det færdiggøres. Når den er afsluttet, skal alle ændringer af dette dokument foretages gennem en ændringsproces, der kontrolleres og registreres omhyggeligt.
Når omfangsdokumentet er afsluttet, bruger projektdeltagerne informationen i det at foretage et skøn over deres opgaver, den tidsramme, som de har brug for at arbejde med, og budgettet.Jo mere specifikt dokumentet er, jo større er sandsynligheden for, at deltagerne er i stand til at komme med nøjagtige estimater. Der er dog også tilfælde, hvor dokumentet også indeholder nogle emner, der ikke er en del af det aktuelle omfang, så de er ikke en del af det arbejde, der skal leveres.
Nøgleelementerne i en erklæring om projektets omfang
Det er let at lave et sådant dokument, hvis du ved, hvilke elementer der skal inkluderes i det. For at være i stand til at lave et effektivt dokument, så vil du være i stand til at bruge det som et kraftfuldt værktøj til dit projekt. Læs videre for at lære om nøgleelementerne i et godt projekteksempeleksempel:
For at kunne nå effektive mål skal du sørge for at medtage den tid, resultaterne skal leveres sammen med det anslåede budget eller pris.
Inkluder alle disse elementer, når du laver dit scope, så du er sikker på, at det er komplet. Før vi går videre til at oprette dit faktiske dokument, er det nyttigt at kende fordelene ved at oprette det. Som du vil se i det næste afsnit, er det meget gavnligt at lave et omfang af dit projekt.
Projektomfangsskabeloner
# 12
# 13
# 14
# 15
# 16
# 17
# 19
# 20
# 21
# 22
Projektets omfang er en væsentlig del af projektprocessen. Den indeholder vigtig information om, hvad der er inkluderet i hele projektet, og hvad der ikke er. I enhver organisation får du til opgave at starte et projekt, der har sine egne mål. Før du starter, er det meget gavnligt at komme med et dokument, der indeholder hele omfanget. Her er grundene til:
- Dokumentet tillader projektdeltageren såvel som klienterne eller kunderne at sikre sig, at de er på samme side. Det viser, at de alle deler den samme opfattelse af, hvilke funktioner der kan forventes, såvel som kvaliteten og tidsrammen for hele projektet.
- Det giver projektdeltagerne mulighed for klart at etablere og have samtaler med de største interessenter. Dette er de mennesker eller grupper af mennesker, der har stor indflydelse på projektet, så det er vigtigt for dig at få deres støtte.
- Det tjener til at hjælpe projektdeltagerne med at fokusere på det arbejde, de har brug for at gøre specifikt for at imødekomme kundernes eller kundernes behov.
- Hvis der er ændringer, der skal foretages, vil erklæringen tjene som en reference til at foretage skøn og forslag til de nævnte ændringer. Hvis ændringerne er godkendt af de store interessenter, kan erklæringen ændres.
- Det hjælper projektdeltagerne med at prioritere det arbejde, de skal udføre. Dette sparer organisationen også meget tid, penge og kræfter.
- Det bruges som et effektivt værktøj i projektledelse. Du kan bruge det til at styre dine kunders eller kunders forventninger, afbalancere arbejdsbelastningen og øge teamets moral, især i tilfælde hvor du er i stand til at nå milepæle.
Som dig kan se, det er meget vigtigt at afgive en sådan erklæring. Det fungerer til fordel for din organisation, hovedsageligt fordi det holder alle involveret i løkken og godt informeret. Lad os nu gennemgå nogle nyttige tip, som du kan bruge til at skrive dit dokument.
Tips til at skrive et godt projektomfangseksempel
For at kunne lave et godt eksempel på projektomfang, vil du har brug for et par nyttige tip. Disse tip hjælper dig med at oprette et SMART-dokument. Dette er et akronym, som du kan huske på, når du skriver din skabelon.
Dette er praktiske tip, der hjælper dig med at komme med din erklæring. Faktisk er dette praktiske tip, der kan hjælpe dig med at lave forskellige slags dokumenter. Hvis du holder disse vejledninger i tankerne, kan du oprette effektive skabeloner og rapporter. Lad os nu gå til at lære, hvordan du rent faktisk skriver din erklæring til dit projektomfang. Dette er den sidste del af denne artikel, og den vil guide dig om, hvordan du skriver din projektomfangserklæring godt.
Erklæring om projektomfang
# 23
# 24
# 25
# 26
# 27
# 28
# 29
# 30
# 31
# 32
Writi ng et eksempel på projektomfang involverer meget tid og kræfter, men det betyder ikke, at det skal være svært. Faktisk, hvis du har alle de nødvendige oplysninger plus nogle nyttige tip, vil det være ret nemt at skrive hele erklæringen. Når du fortsætter med at skrive et sådant dokument, hver gang du gør det, bliver processen lidt lettere.
Som du har læst i et af de foregående afsnit, er det meget gavnligt for dig at afgive en sådan erklæring, inden du starter dit projekt. Uden dette dokument (og den forskning, der følger med det), har du muligvis svært ved at gennemføre dit projekt. De mennesker, der er involveret i projektet, vil ikke være særlig velinformerede, hvilket vil føre til dårlig ydeevne og produktivitet. Omfanget definerer begrænsningerne for dit projekt, så hvis det ikke er klart fastlagt, kan projektet lide. Du kan støde på forsinkelser, eller du går måske over det budget, du har til dit projekt.
Rollen i projektledelse
Et projekt er grundlæggende et ikke-permanent projekt at komme med en bestemt tjeneste, et produkt eller et bestemt resultat. Derfor spiller projektets omfang en stor rolle i det. Det fastslog, hvilke opgaver eller arbejde der er en del af projektet, og hvad der ikke er. Det identificerer formålet med dit projekt, målene og hvordan projektet vil nå målene. Så grundlæggende definerer det hele dit projekt.
Omfangets relevans
Uden et omfang har dit projekt stor sandsynlighed for fiasko. Hvis du ikke definerer projektets begrænsninger, kan du ikke forvente de risici og problemer, der kommer op. Når det sker, vil projektdeltagerne ikke have nogen idé om, hvad de skal gøre, når disse problemer opstår, og så kan dit projekt ende med at gå ned og brænde. Omfanget indeholder alle disse vigtige oplysninger, hvorfor du skal komme med det som et første skridt.
Erklæringen
Det egentlige dokument er vigtigt for at undgå uforudsete og ubehagelige begivenheder, der kan ske, mens projektet er under implementering. Omfanget er en vigtig erklæring for projektdeltagerne og for de store interessenter.Det giver mulighed for kommunikation, inden projektet faktisk startes, og sparer derfor din organisation meget tid og penge.
# 33
# 35
# 36
# 37
# 38
# 39
# 40
# 42
# 43
Skrivning af projektets omfangserklæring
- Når du skriver omfanget af dit projekt, har du det at tempoere dig selv. Skynd dig ikke igennem det, da du måske går glip af vigtige detaljer og elementer. Men tag ikke for meget tid, når du skriver det også. Chancerne er, at du har en frist til at indsende dette dokument, så projektet også kan starte i tide.
- Vær meget specifik. Jo mere specifik du er, jo bedre er det. Når du angiver alle oplysningerne i dokumentet, vil læserne forstå det lettere. Du behøver heller ikke svare på mange spørgsmål, bare fordi dine udsagn er vage.
- Gør dit dokument til en god længde. Det skal ikke være for langt eller for kort. Den mindste længde på en erklæring er den, der stadig giver alle de relevante oplysninger, der skal kommunikeres om i projektet. Hvis du vil lave et kort omfang, skal du ikke medtage oplysninger, der ikke har værdi. Generelle udsagn er ikke særlig nyttige, så du kan vælge at udelade dem. Brug i stedet specifikke data, som reducerer risikoen for at skulle ændre din erklæring senere.
- Hvis du laver et dokument, der er for langt, er dine læsere måske ikke meget interesserede i at læse det hele. Brug ikke for meget tid på at skrive dit dokument. Så længe du har skrevet alt vigtigt ned, er det nok.
- Medtag alle de vigtige elementer i dit dokument. Dem, som vi tidligere har diskuteret. Vær opmærksom på og brug mest tid på at skrive:
- Overordnet beskrivelse af det arbejde, der skal udføres;
- De leverancer, der produceres af projektet sammen med de vigtigste funktioner;
- Begrundelsen for, at dit projekt kan give dine læsere en bedre forståelse af hele omfanget;
- Begrænsningerne i dit projekt eller eventuelle risici, som du måtte løbe igennem hele proces;
- De antagelser, der er relevante for projektet;
- Og indeslutninger og udelukkelser for at give dit projekt mere klarhed.
- Opret mål til dit anvendelsesområde, der er meget opnåelige. Må ikke make-up mål, der er imponerende, men svære at nå. Derefter kan du ende med at ødelægge dit projekt fra starten.
- Prøv også at notere alle de usikkerheder, du kan tænke på. På dette tidspunkt kender du muligvis ikke alle begrænsningerne ved dit projekt, men du har måske en bedre idé om usikkerheden. Usikkerhed kan blive risiko, mens projektet implementeres. Og disse risici kan blive til problemer, der vil forsinke dit projekt eller forårsage problemer med hensyn til omkostninger eller budget. Når du noterer dine usikkerheder, skal du også skrive ned, hvordan du vil håndtere dem. Du kan:
- Accepter usikkerheden som risiko. Hvis der opstår risici, er du i det mindste forberedt på dem. Skriv ned, hvad der skal gøres, hvis du ender med at skulle håndtere dem. Jo mere forberedt du er på risiciene, jo bedre er det til dit projekt.
- Overfør risikoen til en anden part.Hvis du løber ind i den risiko, du havde angivet, kan du overføre ansvaret til en tredjepart. Hvis tredjeparten er enig, er du dækket, og dit projekt behøver ikke at blive forsinket.
- Begræns risikoen. Når du først ved, hvad risiciene er, kan du gøre noget ved det. Arbejd med de planer, du har lavet for at mindske risikoen for usikkerhed.
- At definere usikkerhed er vigtigt i din erklæring for at holde dig forberedt på noget.
- Når du har samlet alle de oplysninger, du har brug for, er det tid for dig at begynde at skrive dit dokument. Dette er det længste trin i processen, som vil involvere en masse tanke og kræfter. Hvis du ikke allerede har lavet et udkast, skal du sørge for at medtage følgende:
- Lav en liste over alle de største interessenter i dit projekt. Dette er vigtigt, så du har en idé om dit publikum, og du vil være i stand til at skrive dit dokument til dem.
- Når du skriver begrænsningerne for dit projekt, skal du skrive dem i punktform. Prøv også at skrive oplysningerne, mens du tænker på interessenternes synspunkt. Sørg for, at dine punkter er lette at læse og forstå.
- Vær opmærksom på alle de største risici, der kan hindre succes for dit projekt. Dette hjælper dig med at planlægge de nødvendige skridt, der skal tages, når de opstår.
- Vær opmærksom på projektets vigtigste mål. Dit projekt kan have mere end et mål, men du skal vide, hvilket projekt der er det vigtigste.
- Skriv en liste over alle de mest relevante grænser såvel som risiciene ved projektet.