3 dokumenter, du har brug for, når du ansætter en kontraktarbejder
Ansætter du en uafhængig entreprenør til at arbejde i din virksomhed? Leje af papirer til uafhængige entreprenører er meget enklere end for ansatte, med kun få dokumenter nødvendige, men det er vigtige dokumenter. At få dem i begyndelsen af arbejdsforholdet er meget lettere end når jobbet eller kontrakten er udført, og du kan ikke finde personen.
Ansættelse af en uafhængig entreprenør
Før du ansætter en uafhængig entreprenør, skal du have tre vigtige dokumenter:
- En W-9-formular med personens kontaktoplysninger og skatteyderens ID-nummer,
- Et CV for at bekræfte personens kvalifikationer og
- En skriftlig kontrakt, der viser detaljerne i aftalen mellem dig og den uafhængige entreprenør.
- Derudover kræver nogle virksomheder et ansøgningsskema fra uafhængige entreprenører, men denne ansøgning er ikke det samme som en ansættelsesansøgning.
Ansættelse af en uafhængig entreprenør versus ansættelse af en medarbejder
Ansættelse af en uafhængig entreprenør er forskellig fra at ansætte en medarbejder. Der er mindre papirarbejde involveret, fordi forholdet er mellem to uafhængige enheder, og du behøver ikke tilbageholde lønskat (indkomstskat og socialsikring / Medicare-skat) fra en uafhængig entreprenør.
Hvad er en uafhængig entreprenør?
En uafhængig entreprenør kan være en eller flere personer, der er i en separat forretning fra din. Dette inkluderer freelancere (som kunstnere, planlæggere eller web designere, et eksternt firma (f.eks. rengøringsarbejde), en professionel som en advokat eller en skatteforberedende – enhver, du betaler for ydelser, og som ikke er medarbejder. Uafhængige entreprenører betragtes som selvstændige, der ejer deres egne forretning.
Dokument nr. 1 – W-9-formular
Når du ansætter en ekstern medarbejder, skal du først få deres skatteoplysninger, inden du kan begynde at betale dem. Hver uafhængig entreprenør skal udfylde en W-9-formular, som er en anmodning om identifikation og certificering af skatteyder. formålet med formularen er at
- Certificere personens skatteyder-id (EIN eller socialsikringsnummer),
- Certificere at personen er ikke omfattet af tilbageholdelse af sikkerhedskopier (forklaret nedenfor) og
- Certificerer deres undtagelse fra visse typer rapportering og betalinger.
Del Formularen I er generel information om skatteyder, herunder:
- Skatbetalers identifikationsnummer,
- navn og adresse og
- Føderal skatteklassificering (forretningstype).
- Undtagelser fra tilbageholdelse af sikkerhedskopier og FATCA-rapportering.
Del II er skatteyderens id af betalingsmodtageren.
Del III er en certificeringserklæring.
Arbejdsgiveransvar for formular W-9
Arkiveringsformular W-9. Du behøver ikke at sende formularen til IRS. Gem den i dine filer for den betalingsmodtager, så du kan vise den til en revisor, hvis det er nødvendigt.
Tilbageholdelse af sikkerhedskopi. Du modtager muligvis en meddelelse fra IRS om, at betalingsmodtagerens skatteyder-id ikke stemmer overens med IRS-posterne. I dette tilfælde skal du begynde at tilbageholde tilbageholdelsen af denne person. Begyndende på den dato, hvor ordren angiver, skal du tilbageholde 24% af betalingsbeløb fra hver betaling. Du skal også foretage betalinger til IRS af de beløb, du har tilbageholdt, og indsende en rapport (formular 945). Hvis du ikke indsamler backuprapportering efter behov, kan du være ansvarlig for det ikke-opkrævede beløb.
For at kontrollere betalingsmodtagerens skatte-ID-numre kan du bruge webstedet IRS e-Services. Den person, der tilmelder sig din virksomhed, skal være en hovedansvarlig eller ansvarlig embedsmand.
Undtagelser fra tilbageholdelse. Hvis en betalingsmodtager siger, at de er undtaget fra tilbageholdelse af sikkerhedskopier, kan du stole på dette krav, medmindre du har den faktiske viden om, at den undtagne betalingsmodtagerkode eller klassifikation ikke er gyldig.
FATCA-rapportering. Lov om overholdelse af skatteregler for udenlandsk konto (FATCA) kræver, at udenlandske finansielle institutioner og andre udenlandske enheder rapporterer om de udenlandske aktiver, som deres amerikanske kontohavere har, eller er tilbageholdt på nogle betalinger. En amerikansk finansiel institution med en konto i USA behøver ikke at få en undtagelseskode til denne rapportering.
Hvis du modtager en W-9-formular med en FATCA-undtagelseskode og du ved, at personen er en specificeret amerikansk person, kan du ikke stole på formularen til at behandle personen som undtaget fra FATCA-rapportering.
Rapportering af W-9-indkomst . Du skal have en W-9 registreret for hver uafhængige entreprenør, så du ikke behøver at tilbageholde indkomstskat fra den pågældende. Derefter, begyndende i 2020 og fremad, har du oplysningerne til at oprette en 1099-NEC-formular til det person for skatteåret.
Dokument nr. 2 – CV og referencer
Inden du ansætter nogen, skal du anmode om og opbevare en kopi af dokumenterne, der viser kvalifikationerne for dette person til det arbejde, der udføres. I de fleste tilfælde vil du have et CV og ikke en jobansøgning. Bed om referencer fra tidligere kunder eller kunder og arbejdsrelaterede personer, der kender denne person.
Det kan være en god idé at foretage en baggrundskontrol af denne person, afhængigt af typen af arbejde være færdig. For eksempel skal en person, der har adgang til dine økonomiske poster, kontrolleres. Du kan også tjekke med den faglige sammenslutning for den type arbejde i din stat (som statsadvokatforeningen eller statens CPA-bestyrelse).
Dokument nr. 3 – En skriftlig kontrakt
For hver uafhængig entreprenør, der arbejder for din virksomhed, skal du have en underskrevet kontrakt i arkivet, underskrevet af begge parter. Det kan lyde som overdreven at kræve, at du har en kontrakt for hvert uafhængige entreprenørforhold, men nogle aftaler skal skrives skriftligt. Kontrakten beskytter jer begge i tilfælde af uenighed.
Nogle spørgsmål, der skal løses i denne kontrakt, og nogle vilkår, der skal medtages:
- Arbejdets omfang, herunder hvornår jobbet skal udføres, og deadlines
- Beløb og tidspunkt for betalinger, når betalinger forfalder, hvad sker der, hvis betalinger ikke foretages
- Ejerskab af arbejdet – entreprenøren eller det ansættende firma.
Den vigtigste klausul i denne kontrakt skal være en erklæring at denne person er en uafhængig entreprenør, ikke en medarbejder. Det er vigtigt, at både du og den uafhængige entreprenør forstår typen af forhold og det faktum, at de er ansvarlige for at betale deres egen indkomstskat og socialsikring / Medicare-skat.
Du vil muligvis også have yderligere aftaler
Afhængigt af typen af arbejde, der udføres, og de specifikke behov i din virksomhed, vil du muligvis få andre aftaler, afhængigt af hvilken type arbejde personen har Disse underaftaler (undertiden klausuler i en kontrakt) kaldes restriktive pagter, fordi de begrænser, hvad den uafhængige entreprenør kan gøre.
En fortrolighedsaftale (undertiden kaldet en tavshedsaftale) kræver, at entreprenøren holder dine forretningshemmeligheder fortrolige og ikke deler dem med andre, medmindre det er aftalt.
En konkurrenceaftale angiver udelukke begrænsningerne for kontraktarbejderen fra at forlade din virksomhed og tage dine kunder eller kunder til en anden sammensætning ny. Det er normalt skrevet for at begrænse andres handlinger til specifikke aktiviteter i en bestemt tidsperiode og inden for et bestemt område. Nogle stater (f.eks. Californien) vil ikke håndhæve aftaler uden konkurrence, så tjek med din stat, før du prøv at sætte en af disse klausuler i en kontrakt.
En non-solicitation-aftale holder medarbejderne fra at arbejde for konkurrencen, og den kan også bruges til at holde en uafhængig entreprenør fra at stjæle dine medarbejdere eller kunder.
For alle disse aftaler er nøglen, om du kan tage personen til retten, hvis de overtræder vilkårene i aftalen. Jo mere restriktiv aftalen er, desto mere sandsynligt vil en domstol se på den som en begrænsning af handelen og smide aftalen ud. At være rimelig med hensyn til tid og afstand kan gøre det mere sandsynligt, at retten vil behandle din sag.
Opbevaring af kontraktarbejdere
Du som forretningsejer er ikke forpligtet til at videregive disse dokumenter til nogen, men hvis du nogensinde bliver revideret af IRS, eller hvis du har brug for at kontrollere forholdet, skal du fremstille dem. Opret en fil til hver uafhængig entreprenør, du ansætter, med disse dokumenter.