3 dokumenty potrzebne przy zatrudnianiu pracownika kontraktowego
Zatrudniasz niezależnego wykonawcę do pracy w Twojej firmie? Zatrudnianie dokumentów dla niezależnych wykonawców jest znacznie prostsze niż dla pracowników, wystarczy kilka dokumentów, ale są to ważne dokumenty. Zdobycie ich na początku stosunku pracy jest o wiele łatwiejsze niż wtedy, gdy praca lub umowa jest zakończona i nie można znaleźć osoby.
Zatrudnienie niezależnego wykonawcy
Zanim zatrudnisz niezależnego wykonawcę, potrzebujesz trzech ważnych dokumentów:
- Formularz W-9 z danymi kontaktowymi osoby i numer identyfikacyjny podatnika,
- życiorys weryfikacji kwalifikacji osoby oraz
- pisemna umowa zawierająca szczegóły umowy między Tobą a niezależnym wykonawcą.
- Ponadto niektóre firmy wymagają formularza zgłoszeniowego od niezależnych wykonawców, ale ta aplikacja nie jest tym samym, co podanie o pracę.
Zatrudnienie niezależnego wykonawcy a zatrudnienie pracownika
Zatrudnienie niezależnego wykonawcy różni się od zatrudniania pracownika. Jest mniej formalności, ponieważ relacja zachodzi między dwoma niezależnymi podmiotami i nie musisz pobierać podatków od wynagrodzeń (podatków dochodowych i podatków na ubezpieczenie społeczne / Medicare) od niezależnego wykonawcy.
Co to jest niezależny wykonawca?
Niezależnym wykonawcą może być jedna lub więcej osób prowadzących inną firmę niż Twoja. Obejmuje to niezależnych wykonawców (takich jak artyści, planiści lub projektanci, firma zewnętrzna (np. wykonująca prace porządkowe), profesjonalista, np. adwokat lub podatnik – każdy, kto płaci za usługi i nie jest pracownikiem. Niezależni wykonawcy są uważani za samozatrudnionych, posiadających własne .
Dokument nr 1 – Formularz W-9
Kiedy zatrudniasz pracownika zewnętrznego, musisz najpierw uzyskać jego informacje podatkowe, zanim będziesz mógł każdy niezależny wykonawca musi wypełnić formularz W-9, który jest wnioskiem o identyfikację i poświadczenie podatnika. Celem formularza jest
- Potwierdzenie numeru identyfikacyjnego podatnika (EIN lub numeru ubezpieczenia społecznego),
- zaświadczenie, że osoba nie podlega potrąceniu zaliczki na poczet podatku (wyjaśnione poniżej) oraz
- poświadcz swoje zwolnienie z pewnych rodzajów raportów i płatności.
Część I formularza to ogólne informacje o podatniku, w tym:
- Numer identyfikacyjny podatnika,
- nazwa i adres oraz
- Federalna klasyfikacja podatkowa (rodzaj działalności).
- Zwolnienia z rezerwowego potrącenia podatku i raportowania FATCA.
Część II to numer identyfikacyjny podatnika odbiorcy.
Część III to oświadczenie certyfikacyjne.
Obowiązki pracodawcy dotyczące formularza W-9
Formularz zgłoszeniowy W-9. Nie musisz wysyłać formularza do IRS. Przechowuj go w swoich plikach dla tego odbiorcy, aby w razie potrzeby móc go pokazać audytorowi.
Rezerwowe potrącenie podatku. Możesz otrzymać zawiadomienie z urzędu skarbowego, że identyfikator podatnika odbiorcy nie zgadza się z danymi IRS. W takim przypadku musisz rozpocząć odprowadzanie podatku od tej osoby. Począwszy od dnia wskazanego w zamówieniu, potrącaj 24% kwoty kwotę płatności z każdej płatności. Musisz również dokonać wpłaty do IRS kwot, które zatrzymałeś i złożyć raport (formularz 945). Jeśli nie zbierzesz wymaganych raportów zapasowych, możesz być odpowiedzialny za nieodebrane kwoty.
Aby sprawdzić numery NIP odbiorców, możesz skorzystać z witryny IRS e-Services. Osoba rejestrująca się w Twojej firmie musi być głównym lub odpowiedzialnym urzędnikiem.
Zwolnienia z potrącenia podatku. Jeśli odbiorca twierdzi, że jest zwolniony z rezerwowego potrącenia podatku, możesz polegać na tym roszczeniu, chyba że masz faktyczną wiedzę, że zwolniony kod lub klasyfikacja odbiorcy płatności są nieprawidłowe.
Raportowanie FATCA. Zgodnie z ustawą FATCA (Foreign Account Tax Compliance Act) zagraniczne instytucje finansowe i inne podmioty zagraniczne muszą zgłaszać aktywa zagraniczne posiadane przez posiadaczy rachunków w USA lub podlegać potrącaniu niektórych płatności. Amerykańska instytucja finansowa z kontem w USA nie potrzebuje kodu zwolnienia dla tego raportu.
Jeśli otrzymasz formularz W-9 z kodem zwolnienia FATCA i wiesz, że dana osoba jest określoną osobą ze Stanów Zjednoczonych, nie możesz polegać na formularzu, aby traktować tę osobę jako zwolnioną z obowiązku zgłaszania FATCA.
Zgłaszanie dochodu W-9 . Musisz mieć w aktach W-9 dla każdego niezależnego wykonawcy, aby nie musieć potrącać podatku dochodowego od tej osoby. Następnie, począwszy od 2020 r. I w przyszłości, masz informacje, aby utworzyć w tym celu formularz 1099-NEC osoba za rok podatkowy.
Dokument nr 2 – CV i referencje
Przed zatrudnieniem kogokolwiek należy poprosić o kopię dokumentów wykazujących kwalifikacje i zachować tę osobę za wykonywaną pracę. W większości przypadków będziesz potrzebować CV, a nie podania o pracę. Poproś o referencje od poprzednich klientów lub klientów i osób związanych z pracą, które znają tę osobę.
Możesz chcieć sprawdzić tę osobę, w zależności od rodzaju pracy skończone. Na przykład osoba, która ma dostęp do Twoich danych finansowych, powinna zostać sprawdzona. Możesz również sprawdzić w stowarzyszeniu zawodowym tego rodzaju pracę w swoim stanie (np. Stanowe stowarzyszenie adwokatów lub stanowa rada CPA).
Dokument nr 3 – Pisemna umowa
Dla każdego niezależnego wykonawcy pracującego dla Twojej firmy powinieneś mieć podpisaną umowę w aktach, podpisaną przez obie strony. Wymóg posiadania umowy na każdą relację z niezależnym wykonawcą może wydawać się przesadą, ale niektóre umowy wymagają formy pisemnej. Umowa chroni was oboje w przypadku sporu.
Niektóre kwestie, które muszą zostać uwzględnione w tej umowie, oraz niektóre warunki, które należy uwzględnić:
- Zakres prac, w tym termin wykonania zadania i terminy
- Kwoty i terminy płatności, termin płatności, co się stanie, jeśli płatności nie zostaną zrealizowane
- Własność dzieło – wykonawca lub firma wynajmująca.
Najważniejszą klauzulą w tej umowie powinno być oświadczenie że ta osoba jest niezależnym wykonawcą, a nie pracownikiem. Niezbędne jest, aby zarówno Ty, jak i niezależny kontrahent, rozumieli rodzaj relacji oraz fakt, że są odpowiedzialni za opłacanie własnych podatków dochodowych i podatków na ubezpieczenie społeczne / Medicare.
Możesz także chcieć dodatkowych umów
W zależności od rodzaju wykonywanej pracy i specyficznych potrzeb Twojej firmy, możesz chcieć uzyskać inne umowy, w zależności od rodzaju pracy danej osoby będą robić. Te podzlecenia (czasami klauzule w umowie) nazywane są restrykcyjnymi zobowiązaniami, ponieważ ograniczają to, co może zrobić niezależny wykonawca.
Umowa o zachowaniu poufności (czasami nazywana umowa o zachowaniu poufności) wymaga, aby wykonawca zachował tajemnice handlowe Twojej firmy i nie ujawniał ich innym, chyba że zostało to uzgodnione.
Umowa o zakazie konkurencji określa pozbyć się ograniczeń nałożonych na pracownika kontraktowego w opuszczaniu firmy i zabieraniu klientów lub klientów do innego przedsiębiorstwa ny. Zwykle jest napisany, aby ograniczyć czyjeś działania w określonych działaniach, na określony czas i na określonym obszarze. Niektóre stany (na przykład Kalifornia) nie egzekwują umów o zakazie konkurencji, więc przed Tobą skonsultuj się ze swoim stanem spróbuj umieścić jedną z tych klauzul w kontrakcie.
Umowa o zakazie pozyskiwania pracowników uniemożliwia pracownikom pracę dla konkurencji i może być również wykorzystana do utrzymania niezależności kontrahenta przed kradzieżą Twoich pracowników lub klientów.
W przypadku wszystkich tych umów kluczowe jest, czy możesz pozwać osobę do sądu, jeśli naruszyć warunki umowy. Im bardziej restrykcyjne porozumienie, tym większe prawdopodobieństwo, że sąd uzna je za ograniczenie handlu i odrzuci porozumienie. Rozsądny pod względem czasu i odległości może zwiększyć prawdopodobieństwo rozpoznania sprawy przez sąd.
Prowadzenie ewidencji pracowników kontraktowych
Jako właściciel firmy nie musisz nikomu przekazywać tych dokumentów, ale jeśli kiedykolwiek zostaniesz poddany audytowi przez IRS lub będziesz musiał zweryfikować relacje, będziesz musiał je przedstawić. Utwórz plik dla każdego zatrudnianego niezależnego wykonawcy z tymi dokumentami.