3 documenten die u nodig hebt bij het inhuren van een contractarbeider
Het inhuren van een onafhankelijke contractant om in uw bedrijf te werken? Het aannemen van papierwerk voor onafhankelijke contractanten is veel eenvoudiger dan voor werknemers, met slechts een paar documenten die nodig zijn, maar dit zijn belangrijke documenten. Het is een stuk gemakkelijker om ze aan het begin van de werkrelatie te krijgen dan wanneer de klus of het contract is geklaard, en je kunt de persoon niet vinden.
Een onafhankelijke contractant inhuren
Voordat u een onafhankelijke aannemer inhuurt, heeft u drie belangrijke documenten nodig:
- Een W-9-formulier met de contactgegevens van de persoon en belastingbetaler ID-nummer,
- een cv om de kwalificaties van de persoon te verifiëren, en
- een schriftelijk contract met de details van de overeenkomst tussen u en de onafhankelijke contractant.
- Bovendien hebben sommige bedrijven een aanvraagformulier van onafhankelijke contractanten nodig, maar deze aanvraag is niet hetzelfde als een sollicitatie.
Het inhuren van een onafhankelijke contractant versus het inhuren van een werknemer
Het inhuren van een onafhankelijke contractant is iets anders dan het inhuren van een werknemer. Er is minder papierwerk bij betrokken omdat de relatie tussen twee onafhankelijke entiteiten is en u geen loonheffingen (inkomstenbelasting en sociale zekerheid / Medicare-belastingen) hoeft in te houden van een onafhankelijke aannemer.
Wat is een onafhankelijke contractant?
Een onafhankelijke contractant kan een of meer mensen zijn die in een ander bedrijf werken dan het uwe. Dit omvat freelancers (zoals artiesten, planners of ontwerpers, een extern bedrijf (dat bijvoorbeeld schoonmaakwerkzaamheden verricht), een professional zoals een advocaat of belastingadviseur – iedereen die u betaalt voor diensten en die geen werknemer is. Onafhankelijke contractanten worden beschouwd als zelfstandige en hebben hun eigen bedrijf. bedrijf.
Document # 1 – W-9 Form
Wanneer u een externe werknemer in dienst neemt, moet u eerst hun belastinggegevens opvragen voordat u beginnen met betalen. Elke onafhankelijke contractant moet een W-9-formulier invullen, dat is een verzoek om identificatie en certificering van de belastingbetaler. Het doel van het formulier is om
- de belastingbetaler-ID van de persoon (EIN of burgerservicenummer) te certificeren,
- te bevestigen dat de persoon is niet onderworpen aan inhouding van back-ups (hieronder uitgelegd), en
- certificeren hun vrijstelling van bepaalde soorten rapportage en betalingen.
Deel I van het formulier is algemene informatie over de belastingbetaler, waaronder:
- Belastingidentificatienummer,
- naam en adres, en
- Federale belastingclassificatie (bedrijfstype).
- Vrijstellingen van back-upinhouding en FATCA-rapportage.
Deel II is de belastingbetaler-ID van de begunstigde.
Deel III is een certificeringsverklaring.
Verantwoordelijkheden van de werkgever voor formulier W-9
Indieningsformulier W-9. U hoeft het formulier niet naar de IRS te sturen. Bewaar het in uw bestanden voor die begunstigde, zodat u het indien nodig aan een auditor kunt laten zien.
Back-up inhouding. Mogelijk ontvangt u een bericht van de IRS dat de belastingbetaler-ID van de begunstigde niet overeenkomt met de IRS-records. In dit geval moet u beginnen met het inhouden van de back-up voor deze persoon. Vanaf de datum waarop de order aangeeft, moet u 24% van de betalingsbedrag van elke betaling. U moet ook betalingen doen aan de IRS van de bedragen die u heeft ingehouden en een rapport indienen (formulier 945). Als u geen back-uprapportage verzamelt zoals vereist, bent u mogelijk aansprakelijk voor het niet-geïnde bedrag.
Om de belasting-ID-nummers van begunstigden te controleren, kunt u de IRS e-Services-site gebruiken. De persoon die zich registreert voor uw bedrijf moet een hoofdfunctionaris of verantwoordelijke ambtenaar zijn.
Vrijstellingen van inhouding. Als een begunstigde zegt dat hij is vrijgesteld van het inhouden van back-ups, kunt u op deze claim vertrouwen, tenzij u werkelijk weet dat de vrijgestelde code of classificatie van de begunstigde niet geldig is.
FATCA-rapportage. De wet op de Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA) vereist dat buitenlandse financiële instellingen en andere buitenlandse entiteiten rapporteren over de buitenlandse activa van hun Amerikaanse rekeninghouders, of dat ze worden ingehouden op sommige betalingen. Een Amerikaanse financiële instelling met een rekening in de VS heeft geen vrijstellingscode nodig voor deze rapportage.
Als u een W-9-formulier ontvangt met een FATCA-vrijstellingscode en u weet dat de persoon een specifiek Amerikaans persoon is, kunt u “niet vertrouwen op het formulier om de persoon te behandelen als vrijgesteld van FATCA-rapportage.
Rapportage van W-9-inkomen . U moet een W-9 in ons dossier hebben voor elke onafhankelijke contractant, zodat u geen inkomstenbelastingen van die persoon hoeft in te houden. Vanaf 2020 en daarna heeft u de informatie om daarvoor een 1099-NEC-formulier te maken persoon voor het belastingjaar.
Document # 2 – CV en referenties
Voordat u iemand in dienst neemt, moet u een kopie aanvragen en bewaren van de documenten die de kwalificaties hiervan aantonen persoon voor het werk dat wordt gedaan. In de meeste gevallen wil je een cv, geen sollicitatie. Vraag naar referenties van eerdere klanten of cliënten en werkgerelateerde personen die deze persoon kennen.
Misschien wilt u een achtergrondcontrole van deze persoon uitvoeren, afhankelijk van het soort werk klaar zijn. Iemand die toegang heeft tot uw financiële administratie, moet bijvoorbeeld worden gecontroleerd. U kunt ook contact opnemen met de beroepsvereniging voor dat soort werk in uw land (zoals de nationale orde van advocaten of het CPA-bestuur van de staat).
Document # 3 – A Written Contract
Voor elke onafhankelijke contractant die voor uw bedrijf werkt, moet u een ondertekend contract in ons bestand hebben, ondertekend door beide partijen. Het klinkt misschien als overdreven om van u te eisen dat u een contract heeft voor elke onafhankelijke contractorrelatie, maar sommige overeenkomsten moeten schriftelijk worden vastgelegd. Het contract beschermt jullie beiden in geval van een geschil.
Enkele kwesties die in dit contract moeten worden behandeld en enkele voorwaarden die moeten worden opgenomen:
- De omvang van het werk, inclusief wanneer de klus moet worden geklaard, en deadlines
- Bedragen en timing van betalingen, wanneer betalingen verschuldigd zijn, wat gebeurt er als betalingen niet worden gedaan
- Eigendom van het werk – de aannemer of het inlenende bedrijf.
De belangrijkste clausule in dit contract moet een verklaring zijn dat deze persoon een onafhankelijke contractant is, geen werknemer. Het is essentieel dat zowel u als de onafhankelijke contractant het type relatie begrijpen en het feit dat zij verantwoordelijk zijn voor het betalen van hun eigen inkomstenbelasting en sociale zekerheid / Medicare-belastingen.
Misschien wilt u ook aanvullende overeenkomsten
Afhankelijk van het soort werk dat wordt gedaan en de specifieke behoeften van uw bedrijf, wilt u misschien andere overeenkomsten sluiten, afhankelijk van het soort werk dat de persoon doen. Deze subovereenkomsten (soms clausules in een contract) worden beperkende convenanten genoemd omdat ze beperken wat de onafhankelijke contractant kan doen.
Een vertrouwelijkheidsovereenkomst (soms een geheimhoudingsverklaring) vereist dat de aannemer uw zakelijke handelsgeheimen vertrouwelijk behandelt en deze niet deelt met anderen, tenzij hiermee is overeengekomen.
Een niet-concurrentiebeding stelt de beperkingen voor de contractarbeider wegnemen om uw bedrijf te verlaten en uw klanten of klanten naar een andere compa te brengen ny. Het is meestal geschreven om iemands acties te beperken voor specifieke activiteiten, voor een bepaalde periode en binnen een bepaald gebied. Sommige staten (bijvoorbeeld Californië) handhaven geen niet-concurrentiebedingen, dus neem contact op met uw staat voordat u probeer een van deze clausules in een contract op te nemen.
Een niet-wervingsovereenkomst zorgt ervoor dat werknemers niet voor de wedstrijd kunnen werken, en het kan ook worden gebruikt om een onafhankelijke contractant van het stelen van uw werknemers of klanten.
Voor al deze overeenkomsten is het van cruciaal belang of u de persoon voor de rechter kunt dagen als ze de voorwaarden van de overeenkomst schenden. Hoe restrictiever de overeenkomst, hoe waarschijnlijker het is dat een rechtbank deze als handelsbeperking zal beschouwen en de overeenkomst zal weggooien. Redelijk zijn in termen van tijd en afstand kan het waarschijnlijker maken dat de rechtbank uw zaak behandelt.
Het bijhouden van gegevens over contractarbeiders
U als bedrijfseigenaar hoeft deze documenten aan niemand over te dragen, maar als u ooit door de IRS wordt gecontroleerd of als u de relatie moet verifiëren, moet u ze overleggen. Maak met deze documenten een bestand aan voor elke onafhankelijke aannemer die u inhuurt.