Slik sender du en e-post til professoren din (uten å være irriterende AF)

Hvert semester ser jeg tweets og Facebook-innlegg. Professorene mine, de er irritert. Studentene deres vet ikke hvordan de skal skrive e-post, sier de. Det de egentlig mener er at studentene deres ikke vet hvordan de skal følge konvensjonene for e-etikette i akademiet. Jeg pleide å bli irritert av e-post fra studenter også. Inntil jeg innså at det var en enkel forklaring på hvorfor de ikke visste hvordan de skulle skrive dem – de har faktisk aldri blitt lært hvordan. les dette innlegget. Profs, del det med studentene dine. Studenter, del den med vennene dine. Eller ikke, og vær den personen i klassen profen din liker å motta e-post fra.

Her er en mal du kan følge når du konstruerer e-posten din til en professor. Hvert element blir forklart videre nedenfor.

Kjære professor etternavn,

Dette er en linje som anerkjenner vår felles menneskehet.

Jeg er i klassen din Navn, seksjonsnummer som møtes på denne dagen. Dette er spørsmålet jeg har eller den hjelpen jeg trenger. Jeg har sett i pensum og på notatene mine fra klassen og på nettet, og jeg spurte noen andre fra klassen, og jeg tror dette er svaret, men jeg er fortsatt ikke sikker. Dette er handlingen jeg vil at du skal utføre.

Det er alltid en god idé å logge av med en takk,
Favorittstudent

Element # 1: Salutation

Med en gang, her kan du slå fast at du ser på forholdet ditt til professoren din som en profesjonell. Bruk «Kjære», eller hvis det føles forferdelig formelt for deg, kan du bruke «Hei» eller «Hei.» («Hei» skyver det. Se merknad om unntak nedenfor.)

Element # 2: Honorific

Dette er hvor mange studenter uforvarende peker rett på professorens følsomme ego og følelse av rettferdighet i verden. Du syntes ikke dette lille ordet var en veldig stor avtale, men det er faktisk for dem. En hedersbetegnelse er en tittel som brukes til å kommunisere respekt for en persons stilling. Uansett om du som student faktisk respekterer professorens autoritet eller stilling, er det en god ide å oppføre deg som du gjør. Den enkleste måten å gjøre dette på er å henvende seg til dem som «professor.» Hvis de har en doktorgrad, kan du teknisk kalle dem «Dr.» men du er tryggere med «professor.» Ikke alle instruktører har doktorgrader (og mange vil ikke engang ha ordet professor i sin offisielle stillingstittel), men hvis de underviser i en høyskoleklasse, bor de i rollen som professor og kan adresseres som sådan. Bonusen til «professor ”Og” Dr. ” er at de ikke krever at du vet noe om professorens kjønnsidentitet eller sivilstand. Hvis du kaller profen din «Mrs.» eller «Frøken,» herre hjelper deg.

Element nr. 3: Navn

Du vil kanskje bli overrasket over hvor ofte studentene misforstår professorens navn. Dette er ikke vanskelig informasjon å slå opp , folk. Det står på pensum, det er på avdelingsnettstedet, det er sannsynligvis også Google-i stand. Bruk etternavnet ditt. Skriv ut hele greia. Stave det riktig. Hvis det er bindestrek i det, bruk både navn og bindestrek ( dette faller virkelig under staving av hele greia og staving riktig, men jeg forstår det, det er et spesielt tilfelle og det forårsaker mye forvirring av en eller annen grunn selv om det er 2016).

Unntak fra # 1–3 (ikke prøv før du har nivået deg opp til pro-e-poststatus)

Du kan bruke en mindre formell hilsen og henvende deg til professoren din ved noe annet enn professor Etternavn i e-posten din, hvis, og bare hvis du har mottatt en e-post fra dem der de bruker en uformell hilsen og signerer den med noe annet enn Professor Etternavn. For eksempel da jeg var medarbeider professor, ville jeg ofte logge av på e-postene mine «Prof. PS ”fordi jeg visste at etternavnet mitt var langt og forvirrende for folk. Jeg likte det heller da folk sendte meg e-poster adressert til «Prof. PS.» Men ikke avvik fra det de kaller seg selv. Prøv ALDRI å bruke et fornavn med mindre du har fått eksplisitt tillatelse til det. Hvis profilen kryptisk signerer e-postene sine med bare initialer, er det best å holde seg til professorens etternavn. ikke under noen omstendigheter starte en e-post med «Hei» fordi noen mennesker blir skikkelige huffy om det.

Element # 4: Meaningless Nicety

Det gjør aldri vondt å si noe som «Jeg håper du nyter det vakre været i dag, ”eller” jeg håper du hadde en avslappende helg, ”til å begynne med. Det viser at du ser professoren din som en person som har et slags liv. Professorer liker det når du ser på dem som mennesker som har liv utenfor klasserommet sitt (hvor eksternt dette kan ligne på sannheten). Det spiller ingen rolle hva du sier her, det er mer ritualet med høflig interesse som teller. Hvis du kan få det til å slippe ut som om du virkelig mener det, bonuspoeng for deg.

Element # 5: Påminnelse om hvordan de kjenner deg

Denne er nøkkelen, spesielt hvis den er første gang du kontakter professoren din.Du kan ikke stole på at de husker navnet ditt fra listen eller at de kan sette ansiktet ditt med navnet ditt. Hvis det er noe særegent ved deg som kan jogge deres minne og få dem til å se på deg kjærlig, kan du inkludere det. For eksempel «Jeg ble etter klassen for å spørre deg om lesingen den ene gangen», eller «Jeg sitter på første rad og har blått hår,» uansett. Hvis du ikke har møtt dem ennå, kan du forklare ønsket forhold til dem, for eksempel «Jeg er interessert i å melde deg på klassen din neste semester.» Hvis du er ganske sikker på at de vil kjenne deg ved navn, kan du utelate dette. Men noen profs er veldig dårlige til å huske navn, så du kan like godt kaste dem et bein her. (Hvis du er heldig, vil disse profene være selvbevisst og empatisk nok til ikke å få deg til å huske noen navn til eksamen i klassene sine.)

Element # 6: Den virkelige årsaken til e-posten din

Dette er hele grunnen til at du sender e-posten, så gjør det bra. Det viktige her er å komme inn og komme seg ut mens du er høflig. Oppgi nøyaktig hva det er du trenger fra professoren uten å tilby en haug med unnskyldninger eller gå ut i overdreven detalj eller høres ut som om du stiller krav. Hvis du ikke kan forklare hvorfor du sender e-post i en setning eller to, bør du vurdere å gjøre en avtale for å møte professoren personlig. I så fall vil linjen din være «Jeg håpet vi kunne møte å snakke om X. Hva vil være en god tid for det? ” Hvis de ikke kan møtes og bare vil diskutere det via e-post, vil de gi deg beskjed.

Element nr. 7 og 8: Dette er hvor du beviser at du er en fantastisk person

Det er en t-skjorte til salgs på internett som sier «Den står i pensum.» Tenk et øyeblikk på hvorfor det er et marked for dette produktet. Et stort antall e-postmeldinger som sendes til professorer fra studenter søker informasjon som professoren allerede har kommunisert. Før du til og med sender e-posten, bør du faktisk sjekke pensum og notater (og nettstedet til klassen hvis det er en) for å se om spørsmålet ditt virkelig har blitt besvart der. Det skader ikke å spørre noen andre fra klassen også – det er derfor du bør prøve å få minst en klassekamerats telefonnummer eller e-postadresse i løpet av den første uken. Hvis du faktisk har gjort alle disse tingene, og du fortsatt har et spørsmål, vil kontakten din med professoren faktisk gi nyttig informasjon til dem om at de kanskje ikke hadde vært klare over noe.

Hvis du kan prøve å svare på ditt eget spørsmål, og du viser deg å være riktig, sparer det dem litt tid i deres svar. Hvis du for eksempel skriver for å sette opp et møte, kan du si: «Det står på pensum at du er ute istidene er tirsdager klokka 15.00. Kan jeg komme denne tirsdag klokka 3:15? ” Dette viser også at du tenkte på det hele i mer enn to sekunder før du bestemte deg for å ta opp e-leselestiden deres.

Element # 9: Super høflig omtale av forespørselen din

Hvis du stiller et spørsmål du trenger svar på, kan du si noe som «Hvis du kunne gi meg beskjed så snart som mulig, vil jeg virkelig sette pris på det.» Hvis du trenger dem til å fylle ut et skjema, eller kontakte noen på dine vegne, eller gjøre noe som krever mer handling enn bare å svare på e-posten din, kan du oppgi det veldig tydelig her. Dette hjelper dem å sette det på oppgavelisten og få den ferdig.

Element # 10: Sign-off

Hvis du ikke er sikker på hvordan du skal logge av en e-post, er «Takk» nesten alltid passende. Du kan gjøre «Best» eller «All the best» eller «Med vennlig hilsen» eller hva som helst, men en eller annen form for takk her gjør dobbelt plikt som både avmelding og takknemlighet.

Det skjulte Element # 11: Oppfølgingen

Hvis professoren din ikke har svart på e-posten din, og sosiale signaler forteller deg at de sannsynligvis hadde ment nå, kan du sende en mild oppfølging. Du kan formatere oppfølgingen ved hjelp av alle elementene her, men du kan legge til i «Bare å følge opp min forrige e-post,» rett før du kommer til Element # 6. Du trenger ikke å gni det i at de glemte å sende deg en e-post, de vil få poenget (og hvis de virkelig glemte, kan de føle seg dårlige). Hvis de ikke sendte deg e-post med vilje, har du sannsynligvis allerede irritert dem første gang, og du kan like gjerne være så høflig som mulig med oppfølgingen. Når er det trygt å sende en oppfølgingspåminnelse? Du må måle dette basert på hvor raskt de vanligvis reagerer på ting og hvor alvorlig behovet ditt for svar virkelig er. Hvis det kan vente en uke, la det vente en uke (eller til du ser dem personlig).

Hvorfor noe av dette betyr noe

Å lære å lage profesjonelle e-poster er en ferdighet du kan ta med deg inn i den såkalte virkelige verden. En høflig og gjennomtenkt konstruert forespørsel er mye mer sannsynlig å motta den typen svar du ønsker. Og la oss innse det, professorer er mennesker med følelser som bare vil bli behandlet som sådan.

Du kan tro at professorer som er irritert over e-postmeldinger er overfølsomme og late (det er deres jobb å håndtere denne dritten, ikke sant?). Og du kan ha rett. Men tenk at mens du bare har noen få professorer til enhver tid, kan de ha hundrevis av studenter. De får muligens det samme spørsmålet fra ti forskjellige personer. De kan være en adjungerende professor som faktisk bare får betalt for timene de bruker i klasserommet (og de får ikke veldig mye betalt for det til og med). De kan ha opplevd et mønster for å motta mindre respekt fra mennesker basert på kjønn eller rase. Lag e-posten din til den de ikke griper til vennene sine om. Nå vet du hvordan.

* Dette ble bekreftet for meg da jeg intervjuet en gjeng med mine tidligere studenter om hvordan de fant ut hvordan de skulle navigere i elektronisk kommunikasjon i college-karrieren. De som følte seg trygge og effektive, var de som hadde hatt mye erfaring med å samhandle elektronisk med voksne utenfor familien før de noen gang kom på college. Vi trenger ikke å gå inn på de sosiologiske dimensjonene av hvem som mest sannsynlig har hatt slike muligheter, men du kan sannsynligvis fylle ut tomrom.