Slik organiserer du Gmail-innboksen på 15 minutter: Sytten hemmeligheter

En gjennomsnittlig ansatt bruker 1/3 av kontortiden på e-post. Til $ 142 000 (gjennomsnittslønn for teknikere i Bay Area) betaler vi ansatte $ 47 000 per år for å administrere innboksen deres!

Det er ikke engang den verste delen. Hver gang du stopper det du gjør for å sjekke e-posten din, tar det omtrent 23 minutter å få fokus tilbake.

Den stygge sannheten er: folk vil fortsette å nå ut til deg enten du liker det eller ikke. . Og det er ikke veldig lett å ignorere den uleste popupen.

Du bruker timer på å sile gjennom e-post, og bestemme hva du skal gjøre med dem, og faktisk takle dem til slutt – du ender med å tilbringe mye mer tid i innboksen din enn du opprinnelig hadde planlagt.

Når du ikke kan unnslippe helt, men likevel vil ha din sjelefred, bli mer organisert er den beste utveien.

Dette innlegget vil fortelle deg hvordan du organiserer Gmail-innboksen din slik at den er mer et produktivitets- og samarbeidsverktøy og ikke en distraksjon.

Sett mer relevante e-poster på toppen

Trenger du virkelig alle de nye e-postene øverst i innboksen? Jeg er sikker på at du ikke leser dem alle med en gang.

En flott måte å holde innboksen din organisert på er å sette relevante e-poster øverst, for eksempel de som er merket som viktige eller stjernemerkede.

Gmail gir deg fem alternativer for å organisere innboksen.

• Gå til innstillingene dine (tannhjulikonet øverst)
• Klikk på rullegardinmenyen neste til innboks-typen.

Og her betyr hva hver enkelt av dem betyr:

Standard: Den viser e-postene i rekkefølgen de kom inn – oppsettet vi ser hver dag.

Viktig først: Gmail bruker sin egen prediksjon for å bestemme hvilke e-poster som er viktige, og plasserer dem øverst på innboksen din med en gul markør. Alt annet går under det.

Ulest først: Denne innstillingen viser uleste e-postmeldinger over nylige e-poster. Dette er spesielt nyttig hvis du bruker lest / ulest som en oppgaveliste.

Stjernemerket først: Dette er for de som bruker stjerner for å prioritere innboksen. De stjernemeldingene vises først, etterfulgt av alt annet.

Prioritert innboks: Gmail lærer hva slags e-post du samhandler mest med, og setter dem øverst i innboksen. Dette er flott for folk som må håndtere mange e-poster hver dag.

Dette er et av de Gmail-organisasjonstipsene jeg kan garantere. Det har gjort underverker for meg når det gjelder å holde unna e-postmeldinger jeg ikke vil håndtere med en gang.

Kvitt deg med faner du ikke bruker mye

Du don Jeg må ha alle de fem fanene i Gmail. Du kan deaktivere de du ikke bruker mye. Den eneste kategorien du ikke kan deaktivere, er Primær-fanen.

Dette må du gjøre:

• Klikk på Innstillinger.
• Fra rullegardinmenyen , klikk på Konfigurer innboks
• Velg faner du vil aktivere eller deaktivere.

Vær nøye med her: Hvis du deaktiverer en fane, vises meldingene i kategorien Primær. Fjern alltid de som ikke mottar mange e-poster. En opp for Gmail-organisasjon!

Bruk etiketter til å organisere Gmail pent

Gmail er et etikettbasert system. Innboks, søppel, kladd – er teknisk sett Etiketter.

Etiketter er en fin måte å organisere Gmail på. De er som koder du kan legge til i e-poster du sender eller mottar. De gode tingene er at du kan legge til mer enn en etikett i en e-post. En annen funksjon du vil elske, er muligheten til å legge til farger i etiketter.

Du kan også få Gmail til å bruke etiketter på e-post når de ankommer, og sparer deg manuelt. For eksempel kan du få alle e-postmeldingene fra advokatene dine merket som Dokumenter. Alt du trenger å gjøre er å lage et filter.

Relatert innlegg: Alt du trenger å vite om Gmail-etiketter

Automatiser e-postmeldinger som skal tildeles teamet ditt (uten videresending)

Et stort antall e-poster du mottar, krever at noen andre fra teamet ditt jobber med dem.

Det vanlige når du vil organisere Gmail er å sile gjennom e-post og videresende dem til lagkamerater – absolutt bortkastet tid.

Hvis du delegerer mange e-poster til teamet ditt, må du prøve Hiver. Du kan spesifisere forhold basert på hvilke e-poster som automatisk blir tildelt lagkameratene dine.

Si for eksempel at du har en lagkamerat som passer på alle e-postmeldingene fra fraktpartneren din. Ved hjelp av Hiver kan du få alle innkommende e-poster fra e-postadressen tildelt ham automatisk.

Du får også muligheten til å spesifisere flere forhold, for eksempel avsenderens e-post og et bestemt ord i emnelinjen.Mulighetene er i utgangspunktet uendelige. Prøv det

Slutt å skrive e-post for interne samtaler

Den ene måten vi alle oversvømmer vår og lagkameratens innbokser på – sender e-post for ting som veldig godt kan gjøres ellers.

Hvis et emne har mange aspekter som må forklares eller diskuteres, kan du ta det med til et personlig møte. Hvis det er en siste øyeblikk avlysning av møter, møter eller intervjuer, fortell dem personlig, eller bruk telefonen.

Hvis ingenting annet ser gjennomførbart nok ut, er det et feriested som fungerer som en sjarm hver eneste gang – E-postnotater.

Notater er meldinger du kan skrive til lagkameratene dine, og de vises rett ved siden av e-posttråden du diskuterer (i motsetning til Slack eller Hangouts hvor du må fortelle folk hvilken e-post du sender vi snakker om og hva som skjedde og alt det).

I motsetning til chat kan du alltid gå tilbake og se hva du snakket om en tråd – du mister aldri konteksten.

Du kan bruke Notater til å utveksle klientinformasjon, tilby tips eller i utgangspunktet alt som ikke innebærer å skrive en hel historie. Hvert skritt mot å rense innboksen din er verdt det.

Arkiver e-post du ikke trenger i nær fremtid

Mange ganger sletter vi ikke bare e-post fordi vi kanskje trenger dem senere. Og så hoper de seg opp som om det ikke er morgen i morgen.

For eksempel, hver gang du kjøper noe fra en leverandør, sender de deg en kvittering. Du trenger ikke dem nå, men de kan komme til nytte når du får gjort kontoene dine på slutten av året. Dette er hvor arkiveringsfunksjonen spiller inn.

Arkivering sletter ikke e-posten din, men fjerner den fra innboksen din. De er også søkbare. Gmail-innboksen din er bedre organisert. Alle vinner!

Velg en e-post og se etter det fillignende ikonet øverst. Klikk på den og du er ferdig.

Du kan også automatisere arkivering ved å bruke filtre – forklarer dette i neste punkt .

Bruk filtre til å automatisere vanlige handlinger

Gmail har en veldig sterk filtreringsevne. Du kan filtrere e-postmeldinger etter emne, avsender, mottaker, innhold og mer. Når du har filtrert meldingene, kan du instruere Gmail hva du skal gjøre med dem – merke dem, angi prioritet, bestemme om e-postene skal komme til innboksen din.

Det du vil elske er automatisk filtrering . Du kan angi kriterier og handlinger – hver e-post som oppfyller kriteriene blir behandlet av Gmail automatisk.

Alt du trenger å gjøre er å starte et avansert søk. Klikk på den grå pilen helt til høyre i søkefeltet.

Og en rullegardinmeny åpnes.

Skriv inn en e-postadresse og klikk «Opprett filter med dette søket» nederst til høyre i popup-vinduet.

Hvis du for eksempel får en rekke nyhetsbrev-e-postmeldinger du ikke er interessert i, kan du opprette et filter som automatisk arkiverer alle e-postmeldinger som kommer fra den adressen.

Måter du kan bruke filtre til å organisere Gmail på:

• Stjernemarker hver e-post fra noen viktige (si banken din )
• Videresend e-post automatisk fra en bestemt adresse
• Arkiver e-post som inneholder et bestemt ord (si gratis prøveversjon)

Med de riktige filtrene sparer du enkelt timer hver uke. Ta en titt på denne omfattende guiden til Gmail-filtre

Eksperimenter med Gmail Advanced (du vil gjerne ha flere innbokser)

Hvis du ikke har brukt Gmail Advance (tidligere Labs), er det første du trenger å vite at det er en testplass for Google. De vellykkede blir standard Gmail-funksjoner, og andre kan bli skrinlagt – men det er absolutt verdt å gi et skudd.

Den ene funksjonen som har vært en del av Gmail Advanced i årevis, er flere innbokser. Den lar deg lage flere ruter, hver designet for å vise en bestemt kategori e-post, basert på e-posttype, emne eller personlig preferanse.

Du kan ha e-post fra en bestemt avsender, eller e-poster som inneholder en bestemt etikett vises i en egen postkasse.

Du kan for eksempel legge til etiketter som behovssvar, oppgaver, prosjektforsinkelse og ukentlig lesing – alle e-postmeldingene med en bestemt etikett vises i den respektive innboks:

Her er en praktisk video hvis du ønsker å organisere Gmail ved hjelp av flere innbokser.

Konfigurer skrivebordsvarsler for nye e-poster

Hvis du har en rolle som kunder står overfor, er vi ganske sikre på at du får mange e-poster hver dag. Hvis du foretrekker sanntidsengasjement, anbefaler vi på det sterkeste å sette opp varsler på skrivebordet. På denne måten ser du varsler dukker opp øverst til høyre på skjermen hver gang du mottar en ny e-post.

For å aktivere skrivebordsvarsler er det du må gjøre:

• Gå til innstillingene dine (tannhjulikonet øverst)
• Generelt innstillingsmenyen, bla til Desktop Notifications og klikk på alternativknappene for å aktivere dem.

Pro tips: Noen ganger kan desktop-varsler bli irriterende og forstyrrende. For å unngå å falle i denne fellen, slå på skrivebordsvarsler for e-poster som bare er merket som «Viktig.»

Slå på Nudges

Takket være massevis av spam-e-post er det ofte veldig lett å savne en viktig e-post på Gmail. The Nudge er en algoritme i Gmail som bringer e-post tilbake til toppen av innboksen din når et svar ikke har blitt sendt av deg eller en mottaker. Det er flott hvis du trenger stadige påminnelser om å sende svar eller oppfølging til viktige e-poster.

Nudges i Gmail er av to slag:

• Foreslå e-postmeldinger å svare på: E-poster du kanskje har glemt å svare på, vises øverst i innboksen.
• Foreslå e-postmeldinger å følge opp: Sendte e-postmeldinger du kanskje trenger å følge opp, vises kl. øverst i innboksen.

Du kan slå Nudges av / på under «Generelt» -fanen i innstillingene dine.

Stjernemerk viktige meldinger

Gmail prøver alltid å gjøre sitt beste for å oppdage hvilke e-poster (begge individuelle meldinger så vel som tråder) er viktigere for deg enn de andre. Det fremhever vanligvis disse med «Importance Markers» (en gul pil rett ved siden av stjernen).

Inntil nylig hadde Gmail pekepinner i appen som tydeliggjorde hvorfor en e-post ble markert som viktig, i motsetning til «viktig i henhold til vår magiske saus» som det står nå.

Selv om Gmail fremdeles klarer å markere de fleste viktige e-postmeldinger riktig, er det noen ganger at det fremdeles klarer å få ting galt.

For å få algoritmen til å fungere bedre for deg, sørg for å merke viktige meldinger selv – på denne måten vil algoritmen til slutt raskt komme til. En måte å gjøre dette er å legge til / fjerne viktighetsmarkørene manuelt. En annen måte å gjøre dette er med stjernemeldinger.

I Gmail brukes stjerner for individuelle meldinger i en enkelt tråd, mens viktighetsmarkører brukes til hele e-posttråder. Stjerner og viktighetsmarkører hjelper deg også med å organisere Gmail-søk raskere, så det er absolutt verdt det å ta seg tid til å legge til disse.

Mu te Samtaler

Hvis du er lei av å bli sittende fast i e-post-samtaler mellom kolleger / kunder som ikke nødvendigvis involverer deg? Da er funksjonen for «Mute Conversations» i Gmail bare for deg.

Ignorer en samtale i Gmail, og du vil ikke se flere meldinger relatert til den i innboksen din. Alle e-poster som legges til i samtalen etter at du har dempet den, lagres fortsatt i Gmail-kontoen din, men blir automatisk arkivert. Du vil fremdeles kunne søke etter samtalen og se nye meldinger.

Hvis du vil dempe en samtale i Gmail, åpner du samtalen og klikker deretter på rullegardinmenyen «Mer». Velg «Demp» fra listen og samtalen arkiveres.

Eventuelle nye meldinger som sendes til samtaletråden, vises ikke i innboksen din, men vil legges til i arkivet.

Pro tips: For å finne dempede samtaler raskere, skriv «er: dempet» i søkefeltet i Gmail.

Du kan alltid slå på lyden for en samtale. , bare søk etter den dempede samtalen, og slett «Dempet» -etiketten fra e-posttråden.

Bruk Gmails alternativer for smart svar og smart komponering

Gmails funksjon for «smart svar» viser foreslått svar med korte setninger basert på innholdet i e-posten du mottok.

Du kan slå på Smart Svar for Gmail fra kategorien Generelle innstillinger.

Ved å bruke denne funksjonen kan du klikke på det foreslåtte korte setninger du vil bruke som et svar og sende det som det er, eller redigere svaret før du klikker på send.

Dette er spesielt nyttig hvis du trenger å utløse raske svar på e-postene dine.

Smart Compose bygger ideen om Smart Reply, men hjelper deg med å skrive svar i full lengde på e-postene dine i motsetning til bare korte setninger.

(bilde med tillatelse: Google-bloggen)

Du kan slå på Smart Compose fra kategorien Generelle innstillinger i Gmail.

Pro-tips: Bruk alternativet Smart komponere personalisering for å la Smart Compose-alternativet tilpasse seg skrivestilen din og forbedre skriveforslag.

Du kan slå på Smart Skriv personalisering fra fanen Generelle innstillinger i Gmail.

Svar på e-post raskere med hermetiske svar

Hvis du finner ut at du skriver ut den samme typen e-postsvar til flere kunder eller kolleger, bør du vurdere å sette inn g opp Hermetiserte svar (maler).

Hermetiserte svar er e-postmaler som lar deg svare på e-post med forhåndsbestemt tekst.

Du kan aktivere maler fra «Avansert» -fanen i Gmail-innstillingene.

Aktiver Angre sending

Dette må være en av de fineste Gmail-funksjonene. Hvis du noen gang har sendt en e-post til en utilsiktet mottaker eller skrevet en skrivefeil i en e-post, er du ikke fremmed for den uheldige forlegenheten som er forårsaket av gaffe.

Heldigvis har Gmail et alternativ for angre sending som lar deg «unsend» e-post i opptil 30 sekunder etter at den er sendt.

Du kan aktivere dette alternativet fra kategorien Generelle innstillinger i Gmail-innstillingene.

Etter at du har aktivert dette, trenger du ikke å få panikk over en feil mottaker eller en skrivefeil. I stedet har du nå mellom fem og 30 sekunder på å «unsend ”E-postadressen din og ta skritt for å rette opp feilene dine.

Aktiver hoverhandlinger

Med det nye utseendet til Gmail ble avduket i april 2018, introduserte Gmail Hover-handlinger. Hold musepekeren over e-post i innboksen din, så ser du en samling knapper.

Disse knappene, også kalt Hover Actions, lar deg raskt handle på en e-post med et enkelt klikk. Du kan arkivere e-postmeldinger, slette dem, merke dem som uleste eller til og med utsette dem. Det er en liten funksjon som gjør samhandling med e-post mye raskere.

Hover Actions kan slås på fra Generelt-fanen i Gmail-innstillingene.

Utsett e-postmeldinger for senere

Når vi snakker om svevende handlinger i Gmail, har du nå også muligheten Slumre e-post. Dette alternativet fjerner e-post fra innboksen din bare for å bringe dem tilbake senere, noe som er perfekt for alt du trenger å handle etterhvert, men som ikke kan handle på akkurat nå.

Funksjonaliteten er enkel: Bare klikk pausefunksjonen og velg når du vil se e-postmeldingen igjen. Når tiden er ute, vises meldingen i innboksen din.

Noen verktøy for å komme i gang

Hiver – Delegere e-post som oppgaver automatisk. Skriv notater (og ikke e-post) for interne samtaler. Bruk e-postmaler.

Sanebox – Prioriterer og oppsummerer meldinger ved å analysere overskriftene. Registrerer uviktige e-postmeldinger under en SaneLater -etikett, slik at du kan håndtere dem senere.

Maildrop – Hjelper deg å unngå spam.

Unroll.Me – Hjelper deg med å administrere alt nyhetsbrevet ditt fra ett dashbord. Gjør abonnementet overraskende enkelt.

AwayFind – Lar deg bestemme hvilke e-poster som er verdt å varsle. Du kan velge mellom å bli informert via SMS, telefonsamtale, skrivebordsvarsling eller AwayFind-appen.

Innpakning

Distraksjoner på jobben tar mer tid enn du tror. De avsporer din mentale fremgang og hjernen din tar litt tid å komme tilbake til å fokusere igjen. Gitt at e-post er en stor kilde til distraksjon på jobben, er det bare naturlig å gjøre noe med det.

Du vil bli overrasket over hvor lang tid du kan frigjøre bare ved å organisere Gmail bedre.

Ikke la innboksen ta over.