Hva er Kanban?

TRIVIA – Kanban, også stavet «kamban» på japansk, oversettes til «Billboard» («signboard» på kinesisk) som indikerer «tilgjengelig kapasitet (til å jobbe)». Kanban er et konsept relatert til lean og just-in-time (JIT) produksjon, der det brukes som et planleggingssystem som forteller deg hva du skal produsere, når du skal produsere det og hvor mye du skal produsere.

Lær det grunnleggende om Kanban:

• Hvor stammer Kanban fra?
• Hva er Kanban-metoden?
• Kanban grunnleggende prinsipper
• 6 Core Practices of the Kanban
• Hvordan fungerer Kanban? – Konseptet
• WIP Limits in Kanban
• Kanban in IT & Software
• Kanban in Lean / Agile development
• Kanban utover programvare & IT
• Begynn å bruke et Kanban-verktøy

Hvor kom Kanban fra ? – En kort historie på Kanban

Det hele startet på begynnelsen av 1940-tallet. Det første Kanban-systemet ble utviklet av Taiichi Ohno (industriell ingeniør og forretningsmann) for Toyota-bilindustrien i Japan. Det ble opprettet som et enkelt planleggingssystem, som hadde som mål å kontrollere og administrere arbeid og lagerbeholdning på hvert trinn av produksjonen optimalt.

En viktig årsak til utviklingen av Kanban var den utilstrekkelige produktiviteten og effektiviteten til Toyota sammenlignet med sine amerikanske bilkonkurrenter. Med Kanban oppnådde Toyota et fleksibelt og effektivt just-in-time produksjonskontrollsystem som økte produktiviteten samtidig som det reduserte kostnadskrevende lager av råvarer, halvfabrikata og ferdige produkter.

Et Kanban-system kontrollerer ideelt sett hele verdikjeden fra leverandør til sluttbruker. På denne måten hjelper det å unngå forsyningsforstyrrelser og overlagring av varer på forskjellige stadier av produksjonsprosessen. Kanban krever kontinuerlig overvåking av prosessen. Spesiell oppmerksomhet må gis for å unngå flaskehalser som kan redusere produksjonsprosessen. Målet er å oppnå høyere gjennomstrømning med lavere leveringstider. Over tid har Kanban blitt en effektiv måte i en rekke produksjonssystemer.

«The to søyler i Toyota-produksjonssystemet er just-in-time og automatisering med et menneskelig preg, eller autonomisering. ” – David J. Anderson Klikk for å Tweet

Hva er Kanban-metoden?

Mens kanban ble introdusert av Taiichi Ohno i produksjonsindustrien, er det David J. Anderson som var den første som brukte konseptet til IT, programvareutvikling og kunnskapsarbeid generelt i år 2004. David bygde videre på verkene av Taiichi Ohno, Eli Goldratt, Edward Demmings, Peter Drucker og andre for å definere Kanban-metoden, med begreper som pull-systemer, køteori og flyt. Hans første bok om Kanban – «Kanban: Successfully Evolutionary Change for your Technology Business», utgitt i 2010, er den mest omfattende definisjonen av Kanban-metoden for kunnskapsarbeid.

Kanban-metoden er en prosess for gradvis å forbedre hva som helst du gjør det – enten det er programvareutvikling, IT / Ops, bemanning, rekruttering, markedsføring og salg, anskaffelser etc. Faktisk nesten hvilken som helst forretningsfunksjon kan ha nytte av å anvende prinsippene i Kanban Methodology.

Kanban-kunnskapens kropp har tatt ut og dratt nytte av verkene til forskjellige tankeledere siden den opprinnelige boka ble skrevet! Mennesker som Don Reinertsen (forfatter av Principles of Product Development Flow), Jim Benson (pioner for Personal Kanban) og flere andre.

Kanban er ikke en livssyklusmetode for programvareutvikling eller en tilnærming til prosjektledelse. Det krever at noen prosesser allerede er på plass, slik at Kanban kan brukes til trinnvis å endre den underliggende prosessen. – DJA Click To Tweet

Kanban-prinsipper & Øvelser

Kanban-metoden følger et sett med prinsipper og praksis for administrere og forbedre arbeidsflyten. Det er en evolusjonær, ikke-forstyrrende metode som fremmer gradvise forbedringer av organisasjonens prosesser. Hvis du følger disse prinsippene og fremgangsmåtene, vil du kunne bruke Kanban til å maksimere fordelene for forretningsprosessen din – forbedre flyten, redusere syklusen, øke verdien for kunden, med større forutsigbarhet – alt dette er avgjørende for enhver bedrift. i dag.

De fire grunnleggende prinsippene og seks kjernepraksiser i Kanban-metodikken er gitt nedenfor:

4 grunnleggende prinsipper:

1. Start med det du gjør nå
2. Enig om å forfølge inkrementell, evolusjonær endring
3. I utgangspunktet skal du respektere nåværende roller, ansvar og jobbtitler
4. Oppmuntre til ledelse på alle nivåer

• Start med det du gjør nå: Kanban-metoden (heretter referert til til som bare Kanban) understreker sterkt ikke å gjøre noen endring i ditt eksisterende oppsett / prosess med en gang. Kanban må brukes direkte på gjeldende arbeidsflyt. Eventuelle endringer som trengs, kan skje gradvis over en periode i et tempo teamet er komfortabelt med.

• Enig om å fortsette trinnvis, evolusjonær endring : Kanban oppfordrer deg til å gjøre små trinnvise endringer i stedet for å gjøre radikale endringer som kan føre til motstand i teamet og organisasjonen.

• Innledningsvis, respekter nåværende roller, ansvar og jobbtitler: I motsetning til andre metoder pålegger Kanban ingen organisasjonsendringer av seg selv. Så det er ikke nødvendig å gjøre endringer i eksisterende roller og funksjoner som kan fungere bra. Teamet vil i samarbeid identifisere og implementere eventuelle endringer som er nødvendige. Disse tre prinsippene hjelper organisasjonene med å overvinne den typiske emosjonelle motstanden og frykten for endring som vanligvis følger med endringsinitiativer i en organisasjon.

• Oppmuntre handlinger av ledelse på alle nivåer: Kanban oppfordrer til kontinuerlig forbedring på alle nivåer i organisasjonen, og det står at ledelseshandlinger ikke trenger å stamme fra toppledere. Mennesker på alle nivåer kan gi ideer og vise lederskap for å implementere endringer for kontinuerlig å forbedre måten de leverer sine produkter og tjenester på.

» Det er vanskelig å be folk om å endre atferd! » – David J. Anderson Klikk for å twittre

TRIVIA – Et godt eksempel på et Kanban-system brukes i dag i Tokyo Imperial Palace Gardens i Japan. Personalet her bruker en idiotsikker metode for å begrense strømmen av besøkende. Hver besøkende mottar et plastkort ved inngangen, som må returneres mens de forlater hagen. Fordi det totale antallet kort er meningsfullt begrenset, er det bare så mange besøkende kan rusle gjennom palasset på en gitt tid. Nye besøkende må vente i kø til neste kort / spor er tilgjengelig. Tilgangen til palasset er gratis, men det gis bare hvis de forhåndsdelte kortene er tilgjengelige .

6 Core Practices of the Kanban Method:

1. Visualize the flow of work
2. Limit WIP (Work in Progress)
3. Administrer flyt
4. Gjør prosesspolitikker eksplisitte
5. Implementere tilbakemeldingsløkker
6. Forbedre samarbeid, utvikle deg eksperimentelt

• Visualiser arbeidsflyt: Dette er det grunnleggende første trinnet for å vedta og implementere Kanban-metoden. Du må visualisere prosessstrinnene du bruker for å levere arbeidet ditt eller dine tjenester, enten på et fysisk tavle eller et elektronisk Kanban-tavle. Avhengig av kompleksiteten i prosessen din og arbeidsblandingen din (de forskjellige typene arbeidsartikler du jobber med og leverer), kan Kanban-kortet ditt være veldig enkelt å være veldig detaljert. Når du har visualisert prosessen din, kan du visualisere det nåværende arbeidet du og teamet ditt gjør.

Dette kan være i form av klistremerker eller kort med forskjellige farger for å betegne forskjellige tjenesteklasser eller kan bare være forskjellige typer arbeidsartikler. (I SwiftKanban betegner fargene forskjellige arbeidstyper!) Hvis du tror det kan være nyttig, kan Kanban-kortet ha forskjellige svømmefelt, en for hver serviceklasse eller for hver type arbeidstype. Imidlertid, for å holde ting enkelt, kan du i utgangspunktet bare ha en enkelt svømmebane for å administrere alt arbeidet ditt – og gjøre et hvilket som helst tavle redesign senere.

• Begrens WIP (Work in Progress): Å begrense pågående arbeid (WIP) er grunnleggende for å implementere Kanban – et «Pull-system». Ved å begrense WIP, oppfordrer du teamet ditt til å fullføre arbeidet først før du begynner på nytt. Dermed må det pågående arbeidet være fullført og merket utført. Dette skaper kapasitet i systemet, slik at nytt arbeid kan trekkes inn av teamet. I utgangspunktet er det kanskje ikke lett å bestemme hva WIP-grensene dine skal være. Faktisk kan du starte uten WIP-grenser.Den store Don Reinertsen antyder (han gjorde det på en av Lean Kanban-konferansene) at du kan starte uten WIP-grenser og ganske enkelt observere det innledende arbeidet som pågår når teamet ditt begynner å bruke Kanban. Når du har tilstrekkelig med data, definerer du WIP-grenser for hvert trinn i arbeidsflyten (hver kolonne på Kanban-kortet) til å være lik halvparten av gjennomsnittlig WIP.

Vanligvis starter mange lag med en WIP-grense på 1 til 1,5 ganger antall personer som jobber i et bestemt stadium. Å begrense WIP og sette WIP-grenser på hver kolonne i styret, hjelper ikke bare teammedlemmene til å fullføre det de gjør før de tar i bruk nye ting – men kommuniserer også til kunden og andre interessenter at det er begrenset kapasitet til å utføre arbeid for alle team – og de trenger å planlegge nøye hvilket arbeid de ber teamet om å gjøre.

«En interessant bivirkning av pull-systemer er at de begrenser arbeid i gang (WIP) til noe avtalt mengde» – David J. Anderson Klikk for å Tweet

• Administrer flyt: Å administrere og forbedre flyt er kjernen i Kanban-systemet ditt etter at du har implementert de to første praksisene. Et Kanban-system hjelper deg med å administrere flyt ved å markere de forskjellige trinnene i arbeidsflyten og statusen til arbeidet i hvert trinn. Avhengig av hvor godt arbeidsflyten er definert og WIP-grenser er satt, vil du observere enten en jevn flyt innenfor WIP-grenser eller arbeid som hoper seg opp når noe blir holdt opp og begynner å holde på kapasiteten. Alt dette påvirker hvor raskt arbeid går fra start til slutten av arbeidsflyten (noen kaller det verdistrøm). Kanban hjelper teamet ditt med å analysere systemet og gjøre justeringer for å forbedre flyt for å redusere tiden det tar å fullføre hvert stykke arbeid.

En nøkkel aspektet av denne prosessen med å observere arbeidet ditt og løse / eliminere flaskehalser, er å se på de mellomliggende ventetrinnene (de mellomliggende utførte trinnene) og se hvor lenge arbeidselementene blir i disse «handoff-trinnene». Som du vil lære, reduserer du brukt tid i disse ventetrinnene er nøkkelen til å redusere syklustid. Når du forbedrer flyt, blir teamets levering av arbeid jevnere og mer forutsigbar. Etter hvert som det blir mer forutsigbart, blir det lettere for deg å gjøre pålitelige forpliktelser til kunden din om når du får gjort med alt arbeidet du gjør for dem. Å forbedre din evne til å forutsi pålitelig fullføringstid er en stor del av implementeringen av et Kanban-system!

• Lag prosesspolitikker Eksplisitt: Som en del av å visualisere prosessen din, er det fornuftig å også definere og visualisere eksplisitt retningslinjene dine (prosessregler eller retningslinjer) for hvordan du gjør jobben du gjør. Ved å formulere eksplisitte prosessretningslinjer skaper du et felles grunnlag for alle deltakerne for å forstå hvordan de kan gjøre alle typer arbeid i systemet. Retningslinjene kan være på styrenivå, på svømmefeltnivå og for hver kolonne. De kan være en sjekkliste over trinn som skal gjøres for hver type arbeidstype, inn- og utgangskriterier for hver kolonne, eller noe som helst som hjelper teammedlemmer styrer arbeidsflyten godt. Eksempler på eksplisitte retningslinjer inkluderer definisjonen av når en oppgave er fullført, beskrivelsen av individuelle baner eller kolonner, hvem som trekker når osv. Retningslinjene må defineres eksplisitt og visualiseres vanligvis øverst på tavlen og på hver fil og kolonne.

• Implementere tilbakemeldingsløkker: Tilbakemeldingsløkker er en integrert del av ethvert godt system. Kanban-metoden oppfordrer og hjelper deg med å implementere tilbakemeldingsløkker av forskjellige slag – gjennomgangsfaser i Kanban-tavlens arbeidsflyt, beregninger og rapporter og en rekke visuelle signaler som gir deg kontinuerlig tilbakemelding om arbeidsforløpet – eller mangelen på det – i systemet ditt. Mens mantraet til «Mislykkes raskt! Mislykkes ofte!» kanskje ikke blir forstått av mange team intuitivt, ideen om å få tilbakemelding tidlig, spesielt hvis du er på feil spor med arbeidet ditt, er avgjørende for til slutt å levere riktig arbeid, riktig produkt eller service til kunden på kortest mulig tid . Tilbakemeldingsløkker er avgjørende for å sikre at.

• Forbedre samarbeid, utvikle deg eksperimentelt (ved hjelp av den vitenskapelige metoden): Kanban-metoden er en evolusjonær forbedringsprosess. Den hjelper deg med å vedta små endringer og forbedres gradvis i et tempo og størrelse som teamet ditt lett kan håndtere. den vitenskapelige metoden – du danner en hypotese, du tester den og gjør endringer avhengig av resultatet av testen din. Som et team som implementerer Lean / Agile prinsipper, er din viktigste oppgave å evaluere prosessen din kontinuerlig og forbedre kontinuerlig etter behov og som mulig .

Effekten av hver endring du gjør, kan observeres og måles ved hjelp av de forskjellige signalene Kanban-systemet gir deg. Ved å bruke disse signalene kan du evaluere om en endring hjelper deg med å forbedre deg eller ikke, og bestemme om du vil beholde den eller prøve noe annet. Kanban-systemer hjelper deg med å samle inn mye av systemets ytelsesdata – enten manuelt, hvis du bruker et fysisk kort, eller automatisk, hvis du bruker et verktøy som SwiftKanban. Ved å bruke disse dataene og beregningene det hjelper deg med å generere, kan du enkelt evaluere om ytelsen din forbedres eller faller – og justerer systemet etter behov.

Hvordan fungerer Kanban? – Konseptet

Kanban er et ikke-forstyrrende evolusjonært endringsstyringssystem. Dette betyr at den eksisterende prosessen forbedres i små trinn. Ved å implementere mange mindre endringer (i stedet for en stor), reduseres risikoen for det samlede systemet. Den evolusjonære tilnærmingen til Kanban fører til lav eller ingen motstand i teamet og involverte interessenter.

Det første trinnet i introduksjonen av Kanban er å visualisere arbeidsflyten. Dette gjøres i form av et Kanban-brett som består av en enkel tavle og klistrelapper eller kort. Hvert kort på tavlen representerer en oppgave.

I en klassisk Kanban-kortmodell er det tre kolonner, som vist på bildet ovenfor:

• «To Do»: Denne kolonnen viser oppgaver som ennå ikke er startet. (aka «backlog»)
• «Doing»: Består av oppgavene som pågår.
• «Done»: Består av oppgavene som er fullført.

Denne enkle visualiseringen alene fører til stor åpenhet om distribusjonen av arbeidet, samt eksisterende flaskehalser. Kanban-tavler kan selvfølgelig vise forseggjorte arbeidsflyter avhengig av kompleksiteten i arbeidsflyten og behovet for å visualisere og undersøke spesifikke deler av arbeidsflyten for å identifisere flaskehalser for å fjerne dem.

Konseptet med FLOW

Kjernen i Kanban er begrepet «Flow». Dette betyr at kortene skal strømme gjennom systemet så jevnt som mulig, uten lange ventetider eller blokkeringer. Kanban har forskjellige teknikker, beregninger og modeller, og hvis disse blir brukt konsekvent, kan det føre til en kultur for kontinuerlig forbedring (kaizen).

Begrepet Flow er kritisk og ved å måle Flow-beregninger og arbeide for å forbedre dem, du kan forbedre hastigheten på leveringsprosessene dramatisk mens du reduserer syklusen og forbedrer kvaliteten på produktene eller tjenestene dine ved å få raskere tilbakemelding fra kundene dine – interne eller eksterne.

Disse blir behandlet i detalj i boken «Actionable Agile» av Dan Vacanti.

Kanban WIP-grenser

A sentralt ved Kanban er å redusere mengden multitasking som de fleste team og kunnskapsarbeidere er tilbøyelige til å gjøre, og i stedet oppmuntre dem til å «slutte å starte! And Start Finishing! ”, Et mantra laget av Dr. Arne Roock (fra www.Software-Kanban.de). WIP – Work-in-Progress – Grenser som er definert i hvert trinn av arbeidsflyten på et Kanban-tavle, oppfordrer teammedlemmer til å fullføre arbeidet for hånden, og bare deretter ta opp neste arbeid.

Ikke tving visualiserings-, gjennomsiktighets- og WIP-grenser på noen avdeling som ikke frivillig samarbeider.” – David J. Anderson Klikk for å tweete

Kanban-systemeksempler

Det vakre med Kanban er i sin enkelhet. Kanban handler imidlertid ikke bare om å visualisere en prosess på et tavle (eller et elektronisk tavle) og jobbe med klistremerker eller elektroniske kort. Som du kan se ovenfra, er det mye mer enn det. Du vil virkelig ha nytte av implementeringen hvis du bruker alle prinsippene og metodene på en metodisk måte.

De nåværende trendene fra hele verden viser at Kanban blir stadig mer populært og brukes på mange forskjellige områder, fra små byråer og nyetableringer til tradisjonelle organisasjoner i alle størrelser.

Kanban i IT & Programvare

Kanban er ikke en programvareutvikling eller en prosjektledelsesmetodikk – David gjør det veldig tydelig i sin Blue Book. Kanban sier ikke noe om hvordan en programvare skal utvikles. Det sier ikke engang noe om hvordan programvareprosjekter skal planlegges og implementeres.Derfor er ikke Kanban et styringsrammeverk som Scrum. I stedet er formålet med Kanban kontinuerlig å forbedre sin egen arbeidsprosess.

Kanban ble brukt i Microsofts programvareutviklingsoperasjoner i 2004. Siden da har Kanban blitt adoptert entusiastisk. i IT-, Ops-, DevOps- og applikasjons- / programvareteamene.

Det fine med Kanban er at det kan brukes på alle prosesser eller metoder. Enten du allerede bruker Agile-metoder som Scrum, XP og andre, eller mer tradisjonelle metoder – foss, iterativ, etc. – kan du bruke Kanban på toppen av det for å gradvis begynne å forbedre prosessene, redusere syklusen og forbedre flyten. I prosessen vil du finne deg selv på vei til kontinuerlig levering av funksjoner, produkter eller tjenester.

Kanban i Lean / Agile programvare / produktutvikling

Applikasjonsprogramvare og tekniske produktutviklingsteam har tatt i bruk Kanban som en måte å implementere Lean og Agile prinsipper på. Kanban-metoden gir teknologiteamene et stort sett med prinsipper for å visualisere arbeidet sitt, levere produkter og tjenester kontinuerlig og få tilbakemeldinger fra kunder oftere og med større hastighet. Følgelig hjelper det teamene å komme seg raskere på markedet med større troskap til hva kundene ønsker fra disse produktene og tjenestene.

Definisjonen av Kanban i IT-sektoren har gjennomgått sin egen utvikling de siste 3-5 årene. I dag anses Kanban å være en metode som gir smidighet i å administrere og forbedre tjenesteleveransen på en gradvis, evolusjonær måte.

I tillegg gir Kanban-metoden viktig prinsipper og teknikker for bedre å håndtere SLA-forpliktelser, levere produkter til markedet akkurat i tide og minimere risiko og forsinkelseskostnader. Ved å bruke konsepter som Class of Services, utsatt forpliktelse og 2-fase forpliktelse, hjelper Kanban kunder og leveringsteam til å samarbeide effektivt og bidrar til å sikre at de riktige tingene blir jobbet med til rett tid.

Fremveksten av Upstream Kanban, Portfolio Kanban og Enterprise Services Planning de siste årene har gitt bedriftene enda større grunn til å implementere Kanban for å oppnå bedriftens smidighet og forbedret markedsytelse.

Kanban som en alternativ vei til Enterprise Agility

Kanban-metoden hjelper deg med å gradvis forbedre leveransen av dine produkter og tjenester. Det gjør det ved å hjelpe deg med å eliminere flaskehalser i systemet ditt, forbedre flyt og redusere syklusstiden. Det hjelper deg med å levere mer kontinuerlig og få raskere tilbakemeldinger for å gjøre eventuelle endringer som kunden din trenger. Det hjelper deg med å bli mer responsiv.

Samlet sett lar Kanban alle prinsippene i Agile Manifesto fungere og hjelper deg med å levere produkter og tjenester som markedet ditt faktisk trenger. Enten du bruker Scrum og andre smidige teknikker eller metoder, kanban hjelper deg med å forbedre prosessene for å forbedre dine team og organisasjoner.

Kanban utover programvaren & IT

Gitt sine røtter innen produksjon, passer Kanban også naturlig til ikke-IT-forretningsprosesser, med enorme fordeler for organisasjoner som ønsker å bli slanke og smidige og levere produkter og tjenester av høy kvalitet på en responsiv måte.

Mens mellomstore og store produkt- og serviceorganisasjoner, spesielt høyteknologiske produksjonsbedrifter, har implementert Lean / 6-Sigma-initiativer i flere år, muliggjør Kanban alle typer selskaper og forretningsfunksjoner som HR, markedsføring, salg , Innkjøp og så videre.

Kanban blir også brukt i tradisjonelle prosjektledelsessammenhenger h som bygge- og ingeniørprosjekter. som konstruksjoner og prosjekter. Et bredt spekter av organisasjoner, bemanningsselskaper, rekrutteringsorganisasjoner, reklamebyråer, forsikringsselskaper og mange andre ser til Kanban for å effektivisere driften, eliminere avfall og forbedre dramatisk gjennomstrømning og kvalitet.

Ytterligere ressurser som kan være av interesse for Kanban –

• Hvordan kommer jeg i gang?
• Hva er Scrumban?
• Hva er et Kanban-styre?
• Hvordan kan jeg administrere prosjektet / funksjonen min ved hjelp av Kanban?

Du kan også registrere deg for kommende webinarer på Kanban – eller se på noen gode tidligere webinarer gjennomført av tankeledere som David Anderson og flere andre tankeledere!

Hvis du vil utforske SwiftKanban, kan du sjekke ut vårt rike utvalg av funksjoner, eller hvis du leter etter en gratis registrering av Kanban-styret for SwiftKanban her! Hvis du har noen øyeblikkelige spørsmål, kan du spørre en av våre salgsrepresentanter på [email protected]