Hva er et W-3-skjema?

Har ansatte? Da vet du at en del av arbeidsgiveransvaret ditt inkluderer den årlige rapporteringen av lønn og skatt på ansatt W-2. Og ingen Form W-2-rapportering er komplett uten den pålitelige sidekick, Form W-3. Hva er en W-3-form?

Hva er en W-3-form?

Skjema W-3, overføring av lønns- og skatteoppgaver, er et skjema W-2 ledsagedokument som oppsummerer informasjon om skjema W-2. IRS-skjema W-3 gir en samlet liste over informasjon om ansatte inkludert på alle skjemaene W-2. W-3-skjemaet er ikke et frittstående skjema – bare arkiver det med kopier av alle skjemaene W-2.

Skjema W-3 viser skattemyndighetene det totale beløpet du betalte til alle dine ansatte, samt den totale føderale inntekten, trygden og Medicare-skatten du holdt tilbake fra dine ansatte. Den forteller også skattemyndighetene om antall personer du ansetter, og oppgir det totale antallet skjemaer W-2 du sender det til.

Som du vet, har skjema W-2 mange eksemplarer som går til den ansatte, Social Security Administration (SSA) og gjeldende statlige skatteetater. Her er en oversikt over hvilke skjema W-2-kopier som går der:

1. Kopi A: SSA
2. Kopi B: Ansatt
3. Kopi C: Ansatt
4. Kopi D: Registrene dine
5. Kopi 1: Stat, by eller lokal skatteavdeling, hvis aktuelt
6. Kopi 2: Ansatt

På den annen side er det bare en kopi av Form W-3, og den går til en part: SSA. Og du må lage og oppbevare en kopi av skjemaet – sammen med kopi D av skjema W-2 – for dine opptegnelser.

Send skjema W-3 selv om du bare leverer ett skjema W-2 til SSA.

Så, hva er formålet med W-3-avgiftsskjemaet? Skjema W-3 verifiserer nøyaktigheten til skjemaene W-2. Skjema W-3 gir også en formell avstemming av dine kvartalsvise skattebetalinger for året.

Informasjon du trenger for å fylle ut W-3-avgiftsskjemaet

For å fylle ut skjema W-3, du trenger grunnleggende forretningsinformasjon, inkludert selskapets juridiske navn, føderale arbeidsgiveridentifikasjonsnummer (FEIN eller EIN) og postadresse.

I tillegg trenger du lønnsoppføringene og skjemaene W-2. Lønnsregistrene dine, for eksempel lønnsregisteret ditt og år-til-dato lønnsinformasjon, viser ansattes bruttolønn, skatt og trekk tilbakeholdt og nettolønn.

I stedet for å legge inn informasjon direkte fra skjema W-2, kryssreferanser du skjema W-2-informasjonen din med lønnsregistrene dine for ytterligere bekreftelse. På den måten kan du bekrefte at skjema W-2-informasjonen er nøyaktig før du fyller ut skjema W-3.

Instruksjoner for skjema W-3

Utfylling og arkivering av skjema W-3 er ganske grei prosess. Skjemaet har et lignende oppsett som skjema W-2.

Bokser a-h ber om arbeidsgiverinformasjon. Rutene 1-19 spør om den totale lønns- og skatteinformasjonen for alle ansatte. Det er også fire unummererte og umerkede bokser nederst som ber om kontaktinformasjon fra arbeidsgiveren.

Her er en oversikt over hvordan du fyller ut et W-3-skjema, etter rute:

• a: Kontrollnummer
• b: Typ av betaler / Type arbeidsgiver / Sykepenger fra tredjepart (hvis
• aktuelt)
• c: Totalt antall skjemaer W-2
• d: Etableringsnummer
• e: Arbeidsgivers identifikasjonsnummer
• f: Arbeidsgivers navn
• g: Arbeidsgivers adresse og postnummer
• h: Annet EIN brukt i år
• 1: Lønninger, tips, annen kompensasjon
• 2: Føderal inntektsskatt tilbakeholdt
• 3: Trygdlønn
• 4: Trygd skatt tilbakeholdt
• 5: Medicare lønn og tips
• 6: Medicare skatt tilbakeholdt
• 7: Social Security tips
• 8: Allocated tips
• 9: Tom
• 10: Avhengige omsorgsytelser
• 11: Ikke-kvalifiserte planer
• 12a. Utsatt erstatning
• 12b. Tom
• 13: Ikke-kvalifiserte planer
• 14: Inntektsskatt tilbakeholdt av betaler av tredjeparts sykelønn
• 15: Stat og arbeidsgivers statlige ID-nummer
• 16: Statslønn, tips osv.
• 17: Statlig inntektsskatt
• 18: Lokale lønninger, tips osv.
• 19: Lokal inntektsskatt
• Arbeidsgivers kontaktperson
• Arbeidsgivers telefonnummer
• Arbeidsgivers faksnummer
• Arbeidsgivers e-postadresse

Slik arkiverer du

Du kan sende skjema W-3 via e-post med skjema W-2 eller sende skjema W-3 og W-2 til SSA. Husk at SSA oppfordrer deg til å e-filen skjemaene dine.

Frist

Skjema W-3 forfaller sammen med skjema W-2 innen 31. januar. Hvis 31. januar faller på en helg, skyves fristen til neste virkedag.

Denne fristen gjelder både papir og elektronisk arkivering.

Fiksing av skjema W-3-feil

Feil på skjema W-2 kan påvirke nøyaktigheten til skjema W -3. Hvis du oppdager en feil på skjema W-3, bruk skjema W-3c, overføring av korrigert lønns- og skatteoppgave, for å rette feilen.

Hvis du korrigerer et skjema W-2, må du også arkivere skjema W-3c.

Vil du ikke takle bryet med å sende inn skjema W-3? Patriots Full Service lønnstjenester vil generere og sende inn skjema W-3 på dine vegne. Prøv det med en gratis prøveversjon i dag!

Denne artikkelen er oppdatert fra den opprinnelige publiseringsdatoen 20. mars 2012.

Dette er ikke ment som juridisk rådgivning; Hvis du vil ha mer informasjon, kan du klikke her.