Enkel guide til Kotters 8 trinns endringsmodell

Endring er vanskelig. Spesielt i en organisasjonssammenheng kan endring avbryte status quo og føre til konflikt. Men forandring er nødvendig. Og for å kunne implementere endring, må du stole på et riktig rammeverk.

Dette er hvor Kotters 8-trinns endringsmodell spiller inn. Den skisserer hvordan man systematisk og effektivt kan implementere endring i en organisasjon.

Dette innlegget forklarer Kotters 8 trinns endringsmodell i detalj, forenkler prosessen med å bruke den på organisasjonen din.

Hva er Kotters 8 trinns endringsmodell

John Kotters 8-trinns endringsmodell er et populært rammeverk for vellykket implementering av organisasjonsendring, og brukes i mange bransjer. Det ble introdusert i boken hans «Leading Change» som var basert på mange års forskning som avslørte at det bare er 30% sjanse for vellykket implementering av organisasjonsendring.

Endring kan komme som ny teknologi, fusjoner og oppkjøp. , nye strategier, kulturell transformasjon, etc.

Litt om Kotter

John P. Kotter, professor ved Harvard Business School, er kjent over hele verden som autoritet for ledelse og endring.

Hans bestselgende bok «Leading Change» som diskuterer feil organisasjoner ofte gjør når de implementerer endring, og en åttetrinnsprosess for å lykkes med å få til endring, blir av ledere ofte omtalt som endringsbibelen over hele verden. >

Hva er de 8 trinnene i Kotters endringsmodell

Implementering av endring er ikke alltid lett. Barrierer kan komme i forskjellige former; mangel på teamarbeid eller lederskap, stive arbeidsplasskulturer, arrogante holdninger, generell menneskelig frykt osv. kan forstyrre ethvert endringsimplementeringsprosjekt.

Kotter fremhever åtte trinn organisasjoner bør følge for å overvinne slike utfordringer og få gjennomført store endringer med hell. Å følge disse trinnene vil sikre at organisasjonen på slutten av prosessen ikke bare vil være forberedt, men også være forpliktet til å omfavne endringene.

Å skape en følelse av haster

Prosessen bør starte med å etablere en følelse av haster blant både ledere og ansatte. Alle involverte bør føle behov for endring eller at endring er avgjørende for organisasjonsvekst. Uten deres støtte vil det gjøre det vanskelig å holde fremdriften i endringsinitiativet og oppnå varig transformasjon.

Målet med dette trinnet bør være å forberede de ansatte på den kommende endringen og motivere dem til å tilby sine bidrag.

For at dette trinnet skal lykkes, bør omtrent 75% av organisasjonens ledelse støtte endringsinitiativet. For å skape et miljø der alle er klar over det eksisterende problemet

• Identifiser eksisterende trusler og muligheter som påvirker organisasjonen. Her kan du bruke en SWOT-analyse med teamet. Basert på det kan du deretter utvikle fremtidige scenarier som skildrer hva som kan skje

• Diskuter åpent med ansatte om hva som skjer og hvorfor endring er nødvendig på dette tidspunktet
• Lag et forum å snakke om problemene, truslene og de mulige løsningene
• Be støtte fra interessenter og bransjeeksperter om å støtte deg på din holdning

Sette sammen en veiledende koalisjon

Dette trinnet er viet til å samle et kompetent team med de rette ferdighetene, kvalifikasjonene, omdømmet, forbindelsene og tilstrekkelig kraft til å gi ledelse til endringsarbeidet og påvirke interessenter.

Teamets størrelse vil variere avhengig av innholdet i den foreslåtte endringen. Imidlertid bør et effektivt team inkludere følgende støttespillere,

• Sponsoren: dette er vanligvis en toppsjef som vil være ansvarlig for endringsinitiativet. Hans / hennes ansvar inkluderer å yte støtte på ledernivå og de nødvendige ressursene for å gjennomføre endringsinitiativet.
• Seniorlederteamet: medlemmene her velges av sponsoren. Den består av enkeltpersoner (ledere) med tilstrekkelig autoritet i området til å ta beslutninger og samle relevante ressurser og støtte for prosjektet. Teamet vil være ansvarlig for å utvikle visjonen og strategiene, skaffe ressursene, fjerne hindringer, veilede organisasjonen under prosessen, løse konflikter og kommunisere med interessentene.
• Filed guiding team: dette inkluderer svært troverdige og respekterte mennesker som representerer valgkretsene i organisasjonen som har en andel i endringen. Deres rolle er å kommunisere visjonen og veilede organisasjonen gjennom prosessen.
• Endre team: Dette er gruppene ledere og veiledere som har ansvaret for å sørge for at oppgavene blir fullført i tide. De vil også spille en rolle i utformingen og implementeringen av endringsprogrammet.

Når et team er samlet, fokuser på å sette klare mål og utvikle et miljø av tillit og engasjement. Et effektivt team bør

• Ha en felles forståelse av behovet for endring
• Ha en felles forståelse av teamets oppgave og formål, samt mål og mål det prøver å oppnå
• Ha en klar ide om hverandres roller og ansvar samt ytelsesmålene
• Forstå risikoen og utfordringene knyttet til endringsinitiativet og suksessfaktorene
• Ha tydelige prosesser for måling av suksess, beslutningstaking, sporing av problemer og løsning av konflikter
• Ha tydelige kommunikasjonskanaler

Utvikle visjon og strategier

Målet med dette trinnet er å skape en fornuftig visjon for å lede initiativet og utvikle effektive strategier for å hjelpe teamet med å oppnå det. Det hjelper med å lage et bilde av hvordan fremtiden til organisasjonen ser ut når endringen er implementert.

Den riktige visjonen hjelper til med å oppnå endring vellykket ved å inspirere og veilede teamhandlinger og beslutninger. Den bør også definere klare og realistiske mål for å enkelt måle suksess og appellere til selskapets interessenter.

For å sette en klar og tiltalende visjon,

• Juster den med verdier som er sentrale i organisasjonen og endringsinitiativet
• Godta ideene til de ansatte når utvikle visjonen
• Sørg for at den kan kommuniseres enkelt og er lett å forstå for alle
• Innlem data som prognoser, markedsundersøkelsesdata, forretningstrender osv.
• Sørg for at det er enkelt nok til å bli forklart på fem minutter eller mindre

Kommunisere endringsvisjonen

I dette trinnet er fokuset på effektiv kommunikasjon visjonen og strategiene på måter som bidrar til å oppmuntre resten av organisasjonen til å akseptere og støtte endringsinitiativet.

Målet her er å fange de ansattes hjerter og sinn; for å få dem til å ofre for å støtte endringen, for å få dem til å tro at endring er mulig og de resulterende fordelene er til det beste for organisasjonen så vel som seg selv.

For å gjøre dette effektivt,

• Kommuniser visjonen og strategiene så ofte du kan ved å innlemme den i den daglige beslutningstaking, problemløsning og handlinger
• Gå gjennom samtalen. Det er viktig at toppledelsen viser den ideelle oppførselen de forventer fra resten av de ansatte
• Oppmuntre tilbakemeldinger fra de ansatte og ta opp deres bekymringer, problemer, sinne og bekymringer åpent og ærlig
• Bruk enkle ord når du formidler meldingen for å unngå forvirring og tvil
• Bruk alle organisasjonskommunikasjonskanalene for å få ordet ut. Dette kan omfatte plattformer som varierer fra e-post og nyhetsbrev til selskapets intranett

Fjern hindringer for handling

Når du implementerer endringer i hele organisasjonen, kan det oppstå hindringer ofte. Barrierer kan komme i form av utilstrekkelige prosesser, motstand mot endring fra de ansatte selv, disempowering ledere, organisasjonspolitikk og dens struktur, etc.

Og i dette trinnet bør den ledende koalisjonen og toppledelsen fokusere på fjerne slike hindringer som blokkerer organisasjonens vei for å oppnå endringsvisjonen.

• Forstår tydelig barrierer i organisasjonen som blokkerer implementeringen av endring. Veiledende koalisjon som består av ansatte med ulik kompetanse kan hjelpe i dette trinnet. Å kommunisere åpent med ansatte og interessenter kan også bidra til å identifisere barrierer.
• Sørg for at organisasjonsprosesser, strukturer, policyer, belønningssystemer osv. er tilpasset den nye endringsvisjonen.
• Kjenne igjen og belønne ansatte som aktivt jobber med å implementere endring
• Gi de ansatte mulighet til å gjøre sitt beste og møte utfordringer med suksess ved å gi dem den nødvendige opplæringen, coaching og veiledning.

Oppnå kortsiktige gevinster

Å oppnå fullstendig reell transformasjon kan ta tid. Å gå så lenge uten seire for å feire, kan motet ansatte. For å holde fremdriften og oppmuntre ansatte til å fortsette å støtte initiativet, er det viktig å ha kortsiktige mål å oppnå og feire tidlig i endringsprosessen.

En kortsiktig gevinst er en organisatorisk forbedring som kan implementeres innen kort tid. En slik rask gevinst skal være synlig i hele organisasjonen, entydig og knyttet til endringsinitiativet.

• Identifiser mulige kortsiktige gevinster; for eksempel kan dette omfatte innsats som kan bidra til å redusere kostnadene, forbedre prosesser, øke fortjenesten osv. Det er viktig å grundig vurdere fordeler og ulemper med målet du velger, da det ikke kan motvirke teamet å mislykkes med et tidlig mål.
• Del ned endringsprosjektet i mindre deler med kortsiktige mål
• Anerkjenn og beløn de som er ansvarlige for disse raske gevinstene for å oppmuntre også andre ansatte

Bygg videre på endringen

Dette trinnet handler om å opprettholde implementeringen av endring ved å sikre at teamene jobber kontinuerlig for å oppnå endringsvisjonen mens de måler fremdriften. Det er viktig å sørge for at laget ikke erklærer seier for tidlig etter noen raske seire.

For å fortsette endringsmomentet,

• Etter hver seier, identifiser hva som fungerte og hva som gikk galt for å bestemme hva som må forbedres
• Konsolider gevinsten fra raske gevinster og fortsette å jobbe med å implementere større endringer i hele organisasjonen
• Identifiser og fjern unødvendige prosesser og avhengigheter
• Fortsett å kommunisere visjonen og levere fordeler

Lag Change Stick

I dette trinnet jobber endringslederne med å pleie en ny kultur der endring kan holde seg. Dette inkluderer endrede organisatoriske normer og verdier, prosesser, belønningssystemer og andre infrastrukturelementer for å sikre at alt stemmer overens med den nye retningen.

For å kunne implementere endring,

• Diskuter viktigheten av de nye endringene ved å påpeke fordelene de gir
• Identifiser og innlem normer og verdier som forsterke endringen
• Innlem disse nye normene og verdiene når du velger og ansetter nytt talent, promoterer ansatte osv.
• Lag nye opplærings- og utviklingsprogrammer for å hjelpe ansatte med å utvikle ferdigheter og kompetanser som er relevante for de nye endringene
• Forbedre eller eliminere organisatoriske prosesser som ikke stemmer overens med den nye kulturen. Fjern også personer som hindrer fremgang.

Klar til å implementere endring?

Å implementere endringer i hele organisasjonen er ikke raskt eller enkelt. Det krever tålmodighet, forberedelse og utholdenhet. Et godt rammeverk for å hjelpe deg med å holde deg på sporet under denne lange reisen er Kotters 8-trinns endringsmodell. Ved å følge disse 8 trinnene kan du sikre en vellykket implementering av endring i organisasjonen din.