43 Maler og eksempler for prosjektomfang
div>
Et flott eksempel på prosjektomfang er et effektivt verktøy som vanligvis brukes i prosjektledelse. Den brukes til å forklare de viktigste resultatene av et prosjekt. Disse inkluderer viktige milepæler, krav på toppnivå, antakelser samt begrensninger. Det er ekstremt nyttig å lage et slikt dokument for å hjelpe til med å ta beslutninger gjennom hele prosjektprosessen. Spesielt når forespørsler om endring tenkes å modifisere prosjektomfanget. Bortsett fra det, etablerer det også begrensningene for et bestemt prosjekt og gjør det klart hvilke leveranser som er innenfor og utenfor omfanget.
En prosjektomfangsmal brukes til å etablere alt arbeidet og oppgavene som må fullføres i prosjektet. Den beskriver:
- alt som må oppnås gjennom hele prosjektet,
- resultatene eller sluttproduktene som skal leveres av kunden til enhver tid, innen en spesifikt budsjett,
- begrensningene for arbeidet og oppgavene, som gjør det mulig for prosjektmedlemmene å evaluere riktig hvilken del som er en del av innsatsen som trengs.
Til være i stand til å gjøre omfanget av prosjektet, må prosjektlederen jobbe med alle andre prosjektdeltakere. Deltakerne inkluderer medlemmene i teamet, kundene eller klientene, lederne og de store interessentene. De jobber alle sammen for å forstå og være i stand til å beskrive resultatet som kreves for initiativet til prosjektet. Denne produksjonen er også kjent som den leverbare. Kostnaden eller i det minste et tilfredsstillende utvalg av kostnader bekreftes ved planlegging og estimering av aktivitetene i prosjektet. Dette er inkludert i leveransene.
Eksempler på prosjektomfang
# 01
# 02
# 03
# 04
# 05
# 06
# 07
# 08
# 09
# 10
# 11
Når du har bestemt deg for resultatene, er det på tide å lage omfang. Den vil definere de viktigste funksjonene som må inkluderes, og tidsplanen for fullføring av hele prosjektet. Når alle er enige om alt, kan det sluttføres. Når den er ferdig, må alle endringer i dette dokumentet gjøres gjennom en endringsprosess som blir nøye kontrollert og registrert.
Når omfangsdokumentet er avsluttet, bruker deltakerne i prosjektet informasjonen i det å gjøre en estimering av oppgavene, tidsrammen de trenger å jobbe med og budsjettet.Jo mer spesifikt dokumentet er, desto større er sannsynligheten for at deltakerne vil kunne komme med nøyaktige estimater. Imidlertid er det også tilfeller når dokumentet også inneholder noen gjenstander som ikke er en del av selve omfanget, så de er ikke en del av arbeidet som skal leveres.
Nøkkelelementene i en uttalelse om prosjektomfang
Å lage et slikt dokument er enkelt hvis du vet hvilke elementer som må inkluderes i det. For å kunne lage et effektivt dokument, vil du kunne bruke det som et kraftig verktøy for prosjektet ditt. Les videre for å lære om nøkkelelementene i et godt prosjektomfangseksempel:
For å kunne oppnå effektive mål, må du sørge for å inkludere tiden resultatene skal leveres sammen med estimert budsjett eller kostnad.
Inkluder alle disse elementene når du lager omfanget ditt slik at du er sikker på at den er komplett. Før vi fortsetter å lage det faktiske dokumentet ditt, er det nyttig å vite fordelene med å lage det. Som du vil se i neste avsnitt, er det veldig fordelaktig å lage et omfang av prosjektet.
Prosjektomfangsmaler
# 12
# 13
# 14
# 15
# 16
# 17
# 19
# 20
# 21
# 22
Prosjektomfanget er en viktig del av prosjektprosessen. Den inneholder viktig informasjon om hva som er inkludert i hele prosjektet og hva som ikke er. I enhver organisasjon vil du få i oppgave å starte et prosjekt som har sine egne mål. Før du starter, er det veldig fordelaktig å komme med et dokument som inneholder hele omfanget. Dette er årsakene til at:
- Dokumentet vil tillate prosjektdeltakeren, så vel som klientene eller kundene å sørge for at de er på samme side. Det viser at de alle deler samme syn på hvilke funksjoner som kan forventes, samt kvaliteten og tidsrammen for hele prosjektet.
- Det gir prosjektdeltakerne muligheten til tydelig å etablere og ha samtaler med de største interessentene. Dette er menneskene eller gruppene som har stor innvirkning på prosjektet, så det er viktig for deg å skaffe deg støtte.
- Det hjelper prosjektdeltakerne å fokusere på arbeidet de trenger å gjøre spesifikt, for å møte behovene til klientene eller kundene.
- Hvis det er noen endringer som skal gjøres, vil uttalelsen tjene som en referanse for å gjøre estimater og forslag til de nevnte modifikasjonene. Hvis endringene blir godkjent av de store interessentene, kan uttalelsen endres.
- Det hjelper prosjektdeltakerne å prioritere arbeidet de trenger å gjøre. Dette sparer organisasjonen mye tid, penger og krefter også.
- Det brukes som et effektivt verktøy i prosjektledelse. Du kan bruke den til å håndtere forventningene til klientene eller kundene dine, balansere arbeidsmengden og øke moralnivået til teamet, spesielt i tilfeller der du er i stand til å oppnå milepæler.
Som deg kan se, det er veldig viktig å komme med en slik uttalelse. Det fungerer til fordel for organisasjonen din, hovedsakelig fordi den holder alle involvert i løkken og godt informert. La oss nå gå gjennom noen nyttige tips du kan bruke til å skrive dokumentet.
Tips for å skrive et flott eksempel på prosjektomfang
For å kunne lage et godt eksempel på prosjektomfang, vil du trenger noen nyttige tips. Disse tipsene vil veilede deg i å lage et SMART-dokument. Dette er et akronym som du kan huske på når du skriver malen.
Dette er praktiske tips som hjelper deg med å komme med uttalelsen. Dette er faktisk praktiske tips som kan hjelpe deg med å lage forskjellige typer dokumenter. Når du holder disse veiledningene i bakhodet, kan du lage effektive maler og rapporter. La oss nå lære å faktisk skrive uttalelsen din for prosjektets omfang. Dette er den siste delen av denne artikkelen, og den vil veilede deg hvordan du vil skrive prosjektets omfangserklæring godt.
Erklæring om prosjektomfang
# 23
# 24
# 25
# 26
# 27
# 28
# 29
# 30
# 31
# 32
Writi Et eksempel på prosjektomfang innebærer mye tid og krefter, men det betyr ikke at det må være vanskelig. Faktisk, hvis du har all nødvendig informasjon pluss noen nyttige tips, vil det være ganske enkelt å skrive hele uttalelsen. Når du fortsetter å skrive et slikt dokument, blir prosessen litt enklere hver gang du gjør det.
Som du har lest i en av de forrige avsnittene, er det veldig gunstig for deg å gjør en slik uttalelse før du starter prosjektet. Uten dette dokumentet (og forskningen som følger med det), kan det være vanskelig å implementere prosjektet. Personene som er involvert i prosjektet vil ikke være veldig godt informert, noe som vil føre til dårlig ytelse og produktivitet. Omfanget definerer begrensningene for prosjektet ditt, så hvis det ikke er klart etablert, kan prosjektet lide. Du kan støte på forsinkelser, eller du kan gå over budsjettet du har for prosjektet ditt.
Rollen i prosjektledelse
Et prosjekt er i utgangspunktet en ikke-permanent satsing å komme med en bestemt tjeneste, et produkt eller et resultat. Derfor spiller omfanget av prosjektet en stor rolle i det. Den etablerte hvilke oppgaver eller arbeid som er en del av prosjektet og hva som ikke er det. Den identifiserer formålet med prosjektet ditt, målene og hvordan prosjektet vil nå målene. Så i utgangspunktet definerer det hele prosjektet ditt.
Omfangets relevans
Uten omfang, har prosjektet stor sannsynlighet for feil. Hvis du ikke definerer begrensningene for prosjektet, vil du ikke kunne forvente risikoen og problemene som kommer opp. Når det skjer, vil ikke prosjektdeltakerne ha peiling på hva de skal gjøre når disse problemene oppstår, og prosjektet ditt kan ende opp med å krasje og brenne. Omfanget inneholder all denne viktige informasjonen, og det er grunnen til at du må finne på den som et første trinn.
Uttalelsen
Det faktiske dokumentet er viktig for å unngå uforutsagte og ubehagelige hendelser som kan skje mens prosjektet er under gjennomføring. Omfanget er en viktig uttalelse for prosjektdeltakerne og for de store interessentene.Det gir mulighet for kommunikasjon før prosjektet faktisk startes, og sparer derfor organisasjonen din mye tid og penger.
# 33
# 35
# 36
# 37
# 38
# 39
# 40
# 42
# 43
Skrive uttalelsen om prosjektomfanget
- Når du skriver omfanget av prosjektet ditt, har du det å tempoere deg selv. Ikke rush gjennom det, da du kanskje savner viktige detaljer og elementer. Men ikke ta for mye tid når du skriver det også. Sjansen er stor for at du har en frist til å sende inn dette dokumentet for at prosjektet også skal kunne starte i tide.
- Vær veldig spesifikk. Jo mer spesifikk du er, jo bedre er det. Når du spesifiserer all informasjonen i dokumentet, vil leserne forstå det lettere. Du trenger ikke svare på mange spørsmål bare fordi uttalelsene dine er vage.
- Gjør dokumentet ditt godt. Den skal ikke være for lang eller for kort. Den minste lengden på en uttalelse er den som fremdeles gir all relevant informasjon som må kommuniseres om i prosjektet. Hvis du vil lage et kort omfang, må du ikke ta med informasjon som er uten verdi. Generelle uttalelser er ikke veldig nyttige, så du kan velge å utelate dem. Bruk i stedet spesifikke data som vil redusere risikoen for å måtte endre uttalelsen din senere.
- Hvis du lager et dokument som er for langt, er leserne kanskje ikke veldig interessert i å lese det hele. Ikke ta for lang tid når du skriver dokumentet. Så lenge du har skrevet alt viktig ned, er det nok.
- Ta med alle de viktige elementene i dokumentet. De som vi har diskutert tidligere. Vær oppmerksom på og bruk mest tid på å skrive:
- Samlet beskrivelse av arbeidet som skal utføres;
- Resultatene som vil bli produsert av prosjektet sammen med hovedtrekkene;
- Begrunnelsen for at prosjektet ditt skal kunne gi leserne dine en bedre forståelse av hele omfanget;
- Begrensningene i prosjektet ditt eller eventuelle risikoer du kan støte på gjennom hele prosess;
- Forutsetningene som er relevante for prosjektet;
- Og inneslutningene og eksklusjonene for å gi mer klarhet i prosjektet ditt.
- Lag mål for ditt omfang som er veldig oppnåelige. Ikke smink mål som er imponerende, men vanskelig å oppnå. Da kan du ende opp med å ødelegge prosjektet ditt fra begynnelsen.
- Prøv også å liste opp alle usikkerhetene du kan tenke på. På dette stadiet vet du kanskje ikke alle begrensningene i prosjektet ditt, men du kan ha en bedre ide om usikkerheten. Usikkerhet kan bli risiko mens prosjektet implementeres. Og disse risikoene kan bli problemer som vil forsinke prosjektet ditt eller forårsake problemer når det gjelder kostnader eller budsjett. Når du noterer usikkerheten, må du også skrive ned hvordan du vil håndtere dem. Du kan:
- Godta usikkerheten som risiko. Hvis risikoen oppstår, er du i det minste forberedt på dem. Skriv ned hva som må gjøres hvis du ender med å takle dem. Jo mer forberedt du er på risikoen, jo bedre er det for prosjektet ditt.
- Overfør risikoen til en annen part.Hvis du løper risikoen du har listet opp, kan du overføre ansvaret til en tredjepart. Hvis tredjeparten er enig, er du dekket og prosjektet ditt trenger ikke å bli forsinket.
- Reduser risikoen. Når du vet hva risikoen er, kan du gjøre noe med det. Arbeid med planene du har laget for å redusere risikoen for usikkerhet.
- Å definere usikkerhet er viktig i uttalelsen din for å holde deg forberedt på hva som helst.
- Når du har samlet all informasjonen du trenger, er det på tide at du begynner å skrive dokumentet. Dette er det lengste trinnet i prosessen som vil innebære mye tanke og innsats. Hvis du ikke allerede har laget et utkast, må du sørge for å ta med følgende:
- Lag en liste over alle de viktigste interessentene i prosjektet ditt. Dette er viktig, slik at du har en ide om publikum og kan skrive dokumentet for dem.
- Når du skriver begrensningene for prosjektet, skriver du dem i punktform. Prøv også å skrive informasjonen mens du tenker på interessentenes synspunkt. Sørg for at poengene dine er enkle å lese og forstå.
- Legg merke til alle de store risikoene som kan hindre suksessen til prosjektet. Dette vil hjelpe deg med å planlegge nødvendige tiltak når de oppstår.
- Legg merke til det viktigste målet for prosjektet. Prosjektet ditt kan ha mer enn ett mål, men du må vite hvilken som er den viktigste.
- Skriv ned alle de mest relevante grensene, samt risikoen ved prosjektet.