Texas Payroll / Personnel Resource (Français)
Cette déclaration de politique de paie remplace les avis archivés suivants aux agences dÉtat:
- FM 95-15: Calcul de la rémunération des heures supplémentaires et demande de commentaires sur le changement de politique
- FM 95-61: Adoption de la méthodologie hebdomadaire pour le calcul de la rémunération des heures supplémentaires
Cette discussion sur les heures supplémentaires sapplique à chaque employé soumis aux dispositions relatives aux heures supplémentaires du Fair Labor Standards Act de 1938 (FLSA). Les dispositions relatives aux heures supplémentaires pour les employés de lAssemblée législative, du lieutenant-gouverneur ou des agences législatives sont également abordées dans cet énoncé de politique.
Contexte
Un employé a droit à une compensation pour les heures supplémentaires conformément à la législation fédérale et nationale. Dans la mesure où la loi fédérale entre en conflit avec la loi de lÉtat, la loi fédérale contrôle, peu importe si la loi fédérale prescrit une règle plus stricte.
La loi de lÉtat stipule quun employé tenu de travailler plus de 40 heures par semaine de travail est droit à une compensation pour les heures supplémentaires, soit par:
- Lagence autorisant ou exigeant que le salarié prenne un congé compensatoire à raison de 1,5 heure pour chaque heure supplémentaire; ou
- L’employé qui reçoit une rémunération pour les heures supplémentaires au taux de 1,5 fois le taux de rémunération normal de l’employé, à la discrétion de l’agence qui l’emploie, dans les cas où l’octroi d’un congé compensatoire n’est pas pratique.
De plus amples explications sur le taux de rémunération se trouvent dans cet énoncé de politique à Taux de rémunération normal actuel par rapport au taux de rémunération normal lorsque les heures supplémentaires sont acquises.
haut de page
Accumulation de crédits
À certaines exceptions près, un employé ne peut accumuler plus de 240 heures de crédit dheures supplémentaires pouvant être prises comme congé compensatoire.
Un employé engagé dans lune des activités suivantes ne peut accumuler plus de 480 heures de crédit dheures supplémentaires qui peuvent être prises à titre de congé compensatoire, si laccumulation nenfreint pas 29 U.S.C. Section 207 (o) (3) (A):
- Une activité de sécurité publique
- Une activité dintervention durgence
- Une activité saisonnière
Remarque: Dans ces cas, « crédit dheures supplémentaires » signifie le nombre dheures calculé en multipliant le nombre dheures supplémentaires par 1,5 (1-1 / 2), conformément au Texas Government Code, section 659.015 (e ).
Lorsque les heures supplémentaires dun employé dépassent le montant du crédit dheures supplémentaires
Un employé doit être payé pour le nombre dheures supplémentaires quil travaille, ce qui fait que lemployé dépasse le montant du crédit dheures supplémentaires lemployé peut accumuler.
Le paiement doit être égal à 1,5 fois le taux de rémunération normal de lemployé. Vous trouverez de plus amples explications sur le taux de rémunération dans cet énoncé de politique à Taux de rémunération régulier actuel par rapport au taux de rémunération normal lorsque les heures supplémentaires sont acquises.
haut de page
Vacances ou autres congés payés
Les vacances ou autres congés payés pris pendant une semaine de travail ne sont pas comptés comme des heures travaillées dans le calcul le nombre dheures supplémentaires.
Employé qui ne travaille pas plus de 40 heures par semaine de travail
Si le nombre dheures travaillées plus le nombre dheures de vacances ou autres congés payés pris pendant la semaine de travail dépasse 40 heures, lemployé a droit à un congé compensatoire à raison dune heure pour chacune des heures excédentaires.
Exemple:
Un employé:
- utilise huit heures de congé de maladie le lundi,
- travaille 10 heures le mardi, mercredi et jeudi, et
- Travaille huit heures le vendredi.
À la fin de la semaine, lemployé a un total de 46 heures rémunérables et pas dheures supplémentaires. Sur ces heures, il accumule six heures de temps compensatoire.
Employé qui travaille plus de 40 heures par semaine de travail, congés payés compris
L’employé a droit à congé compensatoire à raison dune heure pour chaque heure restante après soustraction des heures indemnisables (soit 40 heures régulières ou heures supplémentaires), de la somme du nombre dheures travaillées plus le nombre dheures de vacances ou autres congés payés pris pendant la semaine de travail.
Exemple:
Un employé:
- Travaille 10 heures le lundi,
- Utilise huit heures de maladie congé le mardi,
- travaille 10 heures le mercredi et le vendredi,
- est payé huit heures pour un jeudi jour férié et
- travaille quatre heures le samedi.
Cela donne à lemployé un total de 50 heures rémunérées pendant la semaine. Lemployé a droit à 10 heures de temps compensatoire et pas dheures supplémentaires.
Temps compensatoire heure pour heure
Tout temps compensatoire calculé sur une heure pour – une base horaire au lieu dune heure et demie pour chaque heure doit être prise pendant la période de 12 mois suivant la fin de la semaine de travail au cours de laquelle le temps compensatoire a été accumulé.
Le temps compensatoire expire si le temps nest ni pris ni payé conformément à la loi du Texas.
haut de page
Lorsquune personne est employée par plus dun organisme public ou dun établissement denseignement supérieur
La rémunération des heures supplémentaires saccumule pour chaque emploi indépendamment de tout autre lemploi, sauf comme indiqué dans ce paragraphe.
Si la personne est soumise aux dispositions de la FLSA en matière dheures supplémentaires dans un emploi, les agences employeuses et les établissements denseignement supérieur veillent à ce que la personne soit rémunérée pour tout le temps total effectivement travaillé qui dépasse 40 heures par semaine, conformément avec ces dispositions.
Les agences et institutions doivent coopérer pour déterminer quelle agence ou institution est chargée dassurer le respect de cette exigence.
haut de page
Exigences en matière de documentation
En plus du traitement normal de la paie et des exigences en matière de documentation, les agences doivent documenter les informations suivantes relatives au paiement des heures supplémentaires:
- Salaire mensuel
- Salaire total
- Nombre dheures à payer
- Tout autre droit à inclure dans le calcul
Code dépense 7021
Le le code de dépense applicable pour le paiement des heures supplémentaires est l’objet 7021 du contrôleur – Rémunération des heures supplémentaires. Voir «Codes d’objet du contrôleur – Dépenses» dans le Texas Comptroller Manual of Accounts.
Calcul du montant de la rémunération des heures supplémentaires
Méthode de calcul hebdomadaire
Lors du calcul de l’heure taux de rémunération à utiliser pour le paiement des heures supplémentaires pour un salarié mensuel non exonéré, un employeur doit normalement utiliser la méthode hebdomadaire:
- Multipliez le salaire mensuel par 12 mois
- Divisez par 52 semaines
- Divisez par le nombre dheures dans une semaine où lemployé devrait travailler pour gagner un salaire complet.
Exemple:
Si un employé gagne 2 000 USD par mois et travaille 40 heures par semaine, le calcul est le suivant:
- 2 000 USD par mois x 12 mois = 24 000 USD
- 24 000 USD divisé par 52 semaines = 461,54 $
- 461,54 $ divisé par 40 heures = 11,54 taux horaire
Lemployé est payé une fois et demie le taux horaire multiplié par le nombre de heures supplémentaires à payer.
Méthode de calcul mensuel
Un L’employeur peut utiliser la méthode mensuelle pour calculer le taux de salaire horaire en divisant le salaire mensuel par le nombre d’heures de travail dans le mois, si l’employeur obtient le consentement de l’employé à cette méthode avant que le travail ne soit effectué.
Les employeurs ne peuvent pas exiger unilatéralement que cette méthode soit utilisée.
Exemple 1:
Si lemployé gagne 2 000 $ par mois et travaille quatre heures par semaine dans un mois contenant 160 heures de travail, et lagence a obtenu le consentement de lemployé avant que lemployé effectue les heures supplémentaires, le calcul est:
2 000 $ par mois (salaire mensuel) divisé par 160 (nombre dheures dans le mois) = 12,50 USD de lheure.
Lemployé serait rémunéré à une fois et demie le taux horaire multiplié par le nombre dheures supplémentaires à payer.
Exemple 2:
Si le mois contenait 184 heures, le calcul serait:
2 000 USD par mois divisé par 184 = 10,87 USD de lheure
Lemployé serait rémunéré à une fois et demie le taux horaire multiplié par le nombre dheures supplémentaires pour être payé.
Effet de plusieurs positions sur le calcul
Lorsquun emp fidèle, en une seule semaine de travail, travaille dans deux ou plusieurs postes pour lesquels différents taux de rémunération hors heures supplémentaires ont été établis, le taux de rémunération normal de l’employé pour la semaine est la moyenne pondérée des taux.
Calculez la moyenne pondérée en divisant la rémunération totale de lemployé pour la semaine par le nombre total dheures travaillées.
Cette méthode ne sapplique pas si un employeur et un employé horaire ont convenu à lavance que le taux des heures supplémentaires de lemployé sera basé sur le taux de rémunération pour le type de travail effectué pendant les heures supplémentaires.
Exemple:
Un employé travaille 20 heures par semaine dans un poste qui paie 30 000 $ par an et travaille 20 heures par semaine dans un deuxième poste qui paie 35 000 $ par an, les deux postes étant couverts par la FLSA .
Une semaine, lemployé a travaillé au total 50 heures sans congé payé et sans vacances (= 10 heures supplémentaires). Pour calculer le taux de rémunération des heures supplémentaires, nous devons utiliser la moyenne pondérée pour déterminer le taux de rémunération normal. Dans ce cas, le salarié est payé un mois avec 160 heures de travail par mois.
Le taux de rémunération normal est fixé à 625,00 $ pour le premier emploi et à 729,17 $ pour le deuxième emploi.
- Divisez la somme ( 625 $ + 729,17 $ = 1354,17 $) de 40 heures, pour un taux de rémunération de 33,85 $ lheure.
- Le taux horaire de rémunération des heures supplémentaires est de 1,5 x 33,85 $, ou 50,78 $ de lheure.
- Lemployé est payé 507,80 $ en heures supplémentaires (50,78 $ x 10 heures supplémentaires).
Taux de rémunération normal actuel par rapport au taux de rémunération normal lorsque les heures supplémentaires sont acquises
Un employeur qui choisit de payer un employé pour les heures supplémentaires travaillées au lieu de la mise en banque des heures doit utiliser le taux de rémunération normal au moment où lemployé a accumulé les heures supplémentaires.
Cependant, un employeur qui attend de payer les heures supplémentaires au-delà de ce qui est raisonnablement nécessaire pour quil calcule et organise le paiement doit traiter les heures supplémentaires comme si elles avaient été mises en banque.
Un lemployeur qui stocke les heures supplémentaires et paie par la suite ces heures doit utiliser le taux de rémunération normal de lemployé au moment du calcul des heures supplémentaires. Le taux de rémunération normal comprend tous les paiements spéciaux tels que la longévité, lindemnité de service dangereux, lindemnité de remplacement des prestations, les primes admissibles et autres paiements spéciaux.
Cependant, un employeur qui paie les heures supplémentaires lors de la cessation demploi doit utiliser le plus élevé des taux de rémunération réguliers suivants:
- Le taux de rémunération normal moyen reçu par lemployé au cours des trois dernières années demploi, ou
- Le dernier salaire régulier de lemployé taux de rémunération.
Remarque: lexpression « trois dernières années demploi » fait référence à la période de trois ans précédant immédiatement le licenciement. Lorsque les trois dernières années demploi dun employé ne sont pas continues en raison de une interruption de service, la période demploi après la pause est considérée comme un nouvel emploi. Cependant, la pause doit avoir été conçue pour être permanente et toute heure supplémentaire accumulée doit avoir été encaissée au moment de la séparation initiale.
Lorsque la rémunération différentielle de nuit / soir / week-end doit être incluse d dans le taux de rémunération normal
Si un employé gagne des heures supplémentaires en travaillant le quart de nuit, de soir ou de fin de semaine, la différence de quart de nuit / soir / fin de semaine doit être incluse dans le taux horaire régulier pour le calcul de la rémunération des heures supplémentaires .
Si lemployé est en poste rotatif, les heures supplémentaires doivent être calculées pour chaque période pendant laquelle lemployé a travaillé et le taux de quart approprié doit être inclus dans le calcul.
Exemple:
Si un employé travaille le quart de soir la deuxième semaine du mois et que lemployé fait des heures supplémentaires cette semaine-là, le taux de rémunération des heures supplémentaires doit inclure la différence de quart de soir .
Lorsque des paiements sous forme de biens et dinstallations doivent être inclus dans le taux de rémunération normal
Lorsquun employeur effectue un paiement à un employé sous la forme de les biens ou installations considérés comme faisant partie du salaire, le coût raisonnable pour lemployeur ou la juste valeur des biens ou de la fourniture des installations doivent être inclus dans le taux de rémunération normal de lemployé.
Autres types de paiements qui doit être inclus dans le taux de rémunération normal
Des paiements spéciaux doivent être inclus dans le taux de rémunération normal pour le calcul de la rémunération des heures supplémentaires, y compris:
- Rémunération de longévité
- Indemnité pour droits de douane dangereux
- Indemnité de remplacement des prestations
- Émoluments de logement
- Autres paiements spéciaux
Bonus inclus / non inclus dans le ra régulier te de rémunération
Primes discrétionnaires
La FLSA précise que le «taux régulier» auquel un employé est employé ne comprend pas les sommes versées en reconnaissance de services rendus pendant une période donnée, si à la fois le fait que le paiement doit être effectué et le montant du paiement sont déterminés à la seule discrétion de lemployeur à la fin ou vers la fin de la période et non en vertu dun contrat, dun accord ou dune promesse préalable amenant lemployé à sattendre aux paiements. régulièrement.
Le ministère du Travail a décidé quun bonus discrétionnaire était exclu du taux normal. Pour quune prime soit exclue, lemployeur doit conserver sa discrétion tant sur le fait du paiement que sur le montant jusquà un moment assez proche de la fin de la période pour laquelle la prime est versée.
Le montant de la prime doit être déterminé sans promesse ni accord de lemployeur. Lemployé ne doit avoir aucun droit contractuel, explicite ou implicite, à aucun montant.
Un employeur qui promet à lavance de payer une prime a abandonné le pouvoir discrétionnaire de lemployeur en ce qui concerne la prime.
Bonus inclus dans le taux de rémunération normal
Les types de bonus suivants ne seraient pas exclus du taux de rémunération normal:
- Tout bonus promis à un employé lors de lembauche
- Une prime annoncée aux employés pour les inciter à travailler plus efficacement ou à rester employé par lemployeur
- Une prime de présence ou une prime pour la qualité et la précision du travail
Lorsquune prime est considérée comme faisant partie du taux de rémunération normal dun employé, aucune difficulté ne se pose dans le calcul de la rémunération des heures supplémentaires si la prime ne couvre quune seule période de paie hebdomadaire.
Le Le montant de la prime est simplement ajouté aux autres gains de lemployé et le total divisé par le total des heures travaillées.
Lorsque les calculs dun bonus sont différés sur une période supérieure à une semaine de travail
Dans de nombreux plans de bonus, cependant, les calculs du bonus sont différés sur une période plus longue quune semaine de travail. Dans ce cas, l’employeur peut ne pas tenir compte de la prime lors du calcul du taux de rémunération normal de l’employé jusqu’à ce que le montant de la prime soit déterminé.
Lorsque le montant du bonus est déterminé, le montant doit être réparti sur les semaines de travail de la période pendant laquelle le bonus est censé avoir été gagné.
Le salarié doit alors recevoir un montant de rémunération supplémentaire pour chaque semaine de travail au cours de laquelle le salarié a effectué des heures supplémentaires au cours de la période, égal à la moitié du taux de rémunération horaire attribuable à la prime pour cette semaine multiplié par le nombre dheures supplémentaires statutaires travaillées pendant la semaine.
Sil est impossible dattribuer une prime entre les semaines de travail de la période au prorata du montant de la prime réellement gagnée chaque semaine, une autre méthode raisonnable et équitable de lattribution doit être adoptée.
Par exemple, il peut être raisonnable et équitable de supposer que lemployé a gagné un montant égal de bonus chaque semaine de la période à laquelle le bonus se rapporte. Ou, sil y a des faits qui ne permettent pas de supposer des primes égales pour chaque semaine de travail, il peut être raisonnable et équitable de supposer que lemployé a gagné un montant égal de prime à chaque heure de la période de paie.
Prime de recrutement ou de rétention
Le bureau du contrôleur estime quune prime de recrutement ou de rétention doit être incluse dans le taux de rémunération normal car ce type de prime est versée dans le cadre dun contrat entre une agence ou un établissement denseignement supérieur et le bénéficiaire du bonus.
Paiement au mérite unique ou récompense au rendement
Le bureau du contrôleur estime quun paiement unique au mérite nest pas inclus dans le taux de rémunération normal car le paiement satisfait aux critères dexclusion énumérés dans cette déclaration de politique.
Pour la même raison, le bureau du contrôleur estime quune récompense au rendement nest pas incluse dans le taux de rémunération normal.
haut de page
Heures supplémentaires et employés de lAssemblée législative, du lieutenant-gouverneur ou dorganismes législatifs
La discussion suivante sapplique uniquement à un employé de:
- LAssemblée législative
- Le lieutenant-gouverneur
- Un organisme législatif soumis aux dispositions de la FLSA sur les heures supplémentaires
Conformément aux exigences de la FLSA, la rémunération des heures supplémentaires et les congés compensatoires des employés du pouvoir législatif, y compris les employés du lieutenant-gouverneur, est déterminé:
- Pour les employés de la Chambre des représentants ou du Sénat – par le président de la chambre appropriée de lAssemblée législative.
- Pour les employés dun élu – par le fonctionnaire employeur.
- Pour les employés dune agence législative – par le responsable administratif de lagence.
haut de page
Histor Notes ical:
Cette politique / directive a été publiée pour la première fois par le bureau du contrôleur le 14 décembre 1994. Bien qu’elle ait été mise à jour au fil du temps, les directives n’ont pas changé de manière significative. Les changements concernent uniquement les références à différents types de paiements de bonus qui ne sont plus autorisés.
En novembre 1994, des représentants dagences qui utilisaient le système uniforme de paie / personnel (USPS) ont été contactés et invités à en informer leur préférence pour le passage à la méthode hebdomadaire de calcul des heures supplémentaires. À la suite de cette enquête, USPS a été conçu pour utiliser la méthode hebdomadaire pour calculer les heures supplémentaires.
haut de page
Définitions
Salarié mensuel non exonéré The Fair Labor La loi sur les normes (FLSA) administrée par le ministère du Travail définit un employé non exempté comme un employé admissible aux heures supplémentaires. Lemployé non exonéré qui travaille physiquement plus de 40 heures au cours dune semaine de travail donnée accumule des heures supplémentaires au taux dune heure et demie pour chaque heure supplémentaire travaillée. Crédit dheures supplémentaires Le temps pour lequel un employé non exonéré de la FLSA peut être payé ou décoller est suivi par lagence comme crédit dheures supplémentaires. Si lemployé non exonéré de FLSA travaille des heures de plus de 40 heures physiquement travaillées pendant la semaine, ces heures sont considérées comme un crédit dheures supplémentaires (les heures supplémentaires sont soit payées, soit supprimées au taux dune heure et demie pour chaque heure de au fil du temps).