Quest-ce quun formulaire W-3?

Vous avez des employés? Ensuite, vous savez quune partie de vos responsabilités demployeur comprennent la déclaration annuelle des salaires et des impôts des employés sur le formulaire W-2. Et aucun rapport sur le formulaire W-2 nest complet sans son fidèle compagnon, le formulaire W-3. Quest-ce quun formulaire W-3?

Quest-ce quun formulaire W-3?

Le formulaire W-3, Transmission des relevés de salaire et d’impôt, est un document d’accompagnement du formulaire W-2 qui résume les informations du formulaire W-2. Le formulaire IRS W-3 fournit une liste compilée des informations sur les employés figurant sur tous les formulaires W-2. Le formulaire W-3 nest pas un formulaire autonome – déposez-le uniquement avec des copies de tous vos formulaires W-2.

Le formulaire W-3 montre à lIRS le montant total que vous avez payé à tous vos employés, ainsi que le revenu fédéral total, la sécurité sociale et les impôts Medicare que vous avez retenus de vos employés. Il indique également à lIRS le nombre de personnes que vous employez et indique le nombre total de formulaires W-2 avec lesquels vous le déposez.

Comme vous le savez, le formulaire W-2 a de nombreuses copies destinées à votre employé, à la Social Security Administration (SSA) et aux agences fiscales nationales applicables. Voici une liste des copies du formulaire W-2 à destination:

1. Copie A: SSA
2. Copie B: Employé
3. Copie C: Employé
4. Copie D: Vos enregistrements
5. Copie 1: Département des impôts de lÉtat, de la ville ou local, le cas échéant
6. Copie 2: Employé

Dun autre côté, il ny a quun seul exemplaire du formulaire W-3, et il est remis à une seule partie: la SSA. Et vous devez faire et conserver une copie du formulaire – avec la copie D du formulaire W-2 – pour vos dossiers.

Envoyez le formulaire W-3 même si vous ne déposez quun seul formulaire W-2 auprès de la SSA.

Alors, à quoi sert le formulaire fiscal W-3? Le formulaire W-3 vérifie lexactitude de vos formulaires W-2. Le formulaire W-3 fournit également un rapprochement formel de vos paiements dimpôt trimestriels pour lannée.

Informations dont vous avez besoin pour remplir le formulaire fiscal W-3

Pour remplir le formulaire W-3, vous avez besoin de quelques informations commerciales de base, y compris le nom légal de votre entreprise, le numéro didentification de lemployeur fédéral (FEIN ou EIN) et ladresse postale.

De plus, vous avez besoin de vos relevés de paie et des formulaires W-2. Vos dossiers de paie, tels que votre registre de paie et les informations de paie cumulées depuis le début de l’année, indiquent les salaires bruts des employés, les impôts et retenues retenues et les salaires nets.

Plutôt que de saisir des informations directement à partir des formulaires W-2, renvoyez les informations de votre formulaire W-2 avec vos registres de paie pour une vérification supplémentaire. De cette façon, vous pouvez confirmer que les informations du formulaire W-2 sont exactes avant de remplir le formulaire W-3.

Instructions relatives au formulaire W-3

Remplir et déposer le formulaire W-3 est assez simple traiter. Le formulaire a une configuration similaire au formulaire W-2.

Les cases a-h demandent des informations sur lemployeur. Les cases 1 à 19 demandent le salaire total et les informations fiscales de tous les employés. Il y a aussi quatre cases non numérotées et non lettrées en bas qui demandent les coordonnées de lemployeur.

Voici un aperçu de la façon de remplir un formulaire W-3, par case:

• a: Numéro de contrôle
• b: Type de payeur / Type demployeur / indemnité de maladie dun tiers (si
• sapplique)
• c: Nombre total de formulaires W-2
• d: Numéro détablissement
• e: Numéro didentification de lemployeur
• f: Nom de lemployeur
• g: Adresse et code postal de lemployeur
• h: Autre EIN utilisé cette année
• 1: Salaires, pourboires, autres compensations
• 2: Impôt fédéral sur le revenu retenu
• 3: Salaires de la sécurité sociale
• 4: Sécurité sociale impôt retenu
• 5: Salaires et pourboires Medicare
• 6: Impôt Medicare retenu
• 7: Conseils de sécurité sociale
• 8: Pourboires attribués
• 9: Blanc
• 10: Prestations pour personnes à charge
• 11: Plans non qualifiés
• 12a. Rémunération différée
• 12b. Vierge
• 13: Plans non qualifiés
• 14: Impôt sur le revenu retenu par le payeur de lindemnité de maladie dun tiers
• 15: Numéro didentification de lÉtat et de lÉtat de lemployeur
• 16: Salaires de lEtat, pourboires, etc.
• 17: Impôt sur le revenu de lEtat
• 18: Salaires locaux, pourboires, etc.
• 19: Impôt local sur le revenu
• Personne de contact de lemployeur
• Numéro de téléphone de lemployeur
• Numéro de fax de lemployeur
• Adresse e-mail de lemployeur

Comment déposer

Vous pouvez envoyer le formulaire W-3 avec les formulaires W-2 ou envoyer les formulaires W-3 et W-2 au SSA. Gardez à lesprit que la SSA vous encourage à déposer vos formulaires en ligne.

Date limite

Le formulaire W-3 et les formulaires W-2 doivent être envoyés au plus tard le 31 janvier. Si le 31 janvier tombe un week-end, la date limite est repoussée au jour ouvrable suivant.

Cette date limite concerne le dépôt papier et électronique.

Correction des erreurs du formulaire W-3

Les erreurs du formulaire W-2 peuvent avoir un impact sur lexactitude du formulaire W -3. Si vous découvrez une erreur sur le formulaire W-3, utilisez le formulaire W-3c, Transmission des relevés de salaire et dimpôt corrigés, pour corriger lerreur.

Si vous corrigez un formulaire W-2, vous devez également déposer le formulaire W-3c.

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Cet article a été mis à jour à partir de sa date de publication originale du 20 mars 2012.

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