Office management
La gestion de bureau est une profession impliquant la conception, la mise en œuvre, lévaluation et la maintenance du processus de travail au sein dun bureau ou dune autre organisation, dans lordre pour maintenir et améliorer lefficacité et la productivité.
La gestion de bureau fait donc partie de ladministration globale des affaires et comme les éléments de gestion sont la prévision et la planification, lorganisation, le commandement, le contrôle et la coordination, le bureau est un partie de la fonction de gestion totale.
La gestion de bureau est la technique de planification, d’organisation, de coordination et de contrôle des activités de bureau en vue d’atteindre les objectifs commerciaux et se préoccupe de la performance efficiente et efficace du bureau wo rk. Le succès dune entreprise dépend de lefficacité de son bureau. Le volume de la paperasse dans les bureaux sest multiplié ces jours-ci en raison de lindustrialisation, de lexplosion démographique, du contrôle gouvernemental et de lapplication de diverses lois fiscales et du travail à toute entreprise commerciale. Lefficience et lefficacité, qui sont les maîtres mots de la gestion, ne sont obtenues que par une planification et un contrôle appropriés des activités, une réduction des coûts de bureau et une coordination de toutes les activités de lentreprise.
« La gestion de bureau peut être définie comme une tâche de planification , coordination, motivant les efforts des autres vers les objectifs spécifiques du bureau. »
« La gestion de bureau, en tant que fonction, est cette branche de lart et de la science de la gestion qui se préoccupe de la performance efficace du bureau travailler à tout moment et en tout lieu. » – William If. Leffingwell et Edwin M. Rot.
« La gestion de bureau est la manipulation et le contrôle des hommes, des méthodes, de la machine et du matériel pour obtenir les meilleurs résultats possibles – des résultats de la plus haute qualité possible avec les dépenses le moins deffet et de dépenses possibles , dans les plus brefs délais et dune manière acceptable pour la direction. »- Harry H. Wylie.
Cette définition met laccent sur lutilisation des ressources de lentreprise comme le matériel, les méthodes, etc. pour atteindre les objectifs et aboutit de la manière la meilleure et la moins chère et dans un délai minimum.
« La gestion de bureau est lart de guider le personnel du bureau dans lutilisation de moyens appropriés à son environnement afin datteindre son objectif. ”- Mills et Standinhford.
Selon cette définition, une bonne compréhension de lobjectif objectif est nécessaire pour que tous les efforts et activités soient dirigés vers sa réalisation Environnement où le travail de bureau doit être effectué est fourni par la direction après laccessoire planification. Lenvironnement désigne lenvironnement dans lequel les employés dune entreprise opèrent. Cela inclut des facteurs physiques tels que lemplacement, la disposition, la température déclairage, la ventilation, la propreté, etc. Diverses lois commerciales, pratiques douanières, etc. doivent également être portées à la connaissance des employés.
Dans cette définition, lauteur a traité la gestion du bureau comme un art de guider et dorienter le personnel ou les employés dans lorganisation dans lutilisation de divers moyens tels que léquipement des machines, les formulaires de bureau, le manuel, les méthodes etc. La définition met laccent sur le développement des personnes au bureau et non sur la direction des choses. La direction du bureau doit comprendre le comportement et les besoins de son employé afin de le motiver à travailler en linfluençant et en fournissant des incitations pour que lobjectif de lorganisation soit atteint.
En termes simples, la gestion de bureau peut être définie en tant que « processus distinct de planification, dorganisation, de dotation en personnel, de direction, de coordination et de contrôle du bureau afin de faciliter la réalisation des objectifs de toute entreprise commerciale », la définition montre les fonctions de gestion dun responsable administratif. Le diagramme suivant indique divers éléments ou fonctions du processus de la gestion de bureau.