La loi de l’ordre
Presque tout le monde peut définir le concept de base de la procédure parlementaire de «quorum» – le nombre de membres nécessaires à une réunion pour prendre des mesures valables. Creusez un peu plus loin Les règles de Robert, cependant, et vous trouverez des idées fausses courantes qui exposent en fait les actions des conseils dadministration et des organisations à un risque dinefficacité et de contestation judiciaire.
Mythe 1: Un grand quorum est la meilleure pratique
Les membres bien intentionnés plaident souvent pour un quorum important, dans lespoir dempêcher un groupe dagir sans une cohorte représentative de membres. Mais un grand quorum fait plus quempêcher certaines actions, il empêche souvent toute action. De nombreux groupes ont définir un quorum important, pour devenir frustré par la présence rare dun nombre suffisant de membres pour faire quoi que ce soit. Et personne na le temps de brûler. Nous nous réunissons pour faire avancer les choses.
Le quorum de votre groupe devrait donc être un reflète fidèlement le nombre de personnes auxquelles vous pouvez raisonnablement vous attendre à assister à une réunion régulière. t faire quorum le nombre de personnes que vous souhaitez assister ou que vous espérez y assister. Définissez le nombre de personnes qui assistent réellement à la réunion, même lorsquil est difficile de se rendre à la réunion.
En général, la plupart des grandes organisations nont pas besoin dun quorum supérieur à 10%. Étonnamment petit, non? Tu serais surpris. De nombreux grands groupes ont du mal à atteindre un quorum bien supérieur à 10%. Les petits groupes, y compris les conseils dadministration et les comités, et peut-être certains types dorganisations (comme une église) peuvent souhaiter (et être capables de tolérer) un seuil plus élevé.
Bien sûr, lorsque vous définissez (ou modifiez) votre exigences de quorum, assurez-vous de vérifier les lois de votre état pour vous assurer que vous êtes en conformité avec les dispositions légales. Sachez que les lois des États ont parfois des exigences de quorum différentes pour les réunions des administrateurs par rapport aux assemblées générales des membres. Vérifiez également vos statuts. Lexigence de quorum existante est probablement indiquée ici, et tout ajustement nécessitera une modification des statuts.
Mythe 2: Les quorums ne disparaissent jamais
Une fois quorum, toujours un quorum, nest-ce pas? Mal. Si le président sait quil ny a plus quorum (certains membres sont partis pour le déjeuner, ou certains se sont lassés de la longue réunion de travail!), Il doit annoncer ce fait avant de voter ou de présenter une autre motion pour discussion. Les membres qui constatent que le quorum est épuisé peuvent (et devraient) soulever un rappel au Règlement à cet effet.
Il est vrai quune fois que le président a confirmé lexistence dun quorum au début de la réunion, la présence continue le quorum est présumé jusquà ce que le président ou un membre en fasse autrement. Mais cette présomption ne donne pas au président ou aux membres le droit dignorer lévidence et de continuer à agir sans le nombre requis de membres.
Quelles sont vos options si votre nombre diminue?
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Mythe 3: Un groupe ne peut rien faire sans quorum
Pas de quorum ne signifie pas nécessairement pas de progrès. Mais selon les règles de Robert, sans quorum, un groupe ne peut prendre aucune mesure de fond ni donner de préavis, même avec un vote unanime de ceux qui sont toujours là. Mais voici quelques-unes des choses quun groupe peut faire, même sans quorum:
Rappelle la réunion à lordre – Le fait de rappeler la réunion à lordre, même sans quorum, dit: « Nous avons eu une réunion. Nous nous sommes conformés avec nos statuts exigeant que nous nous réunissions X fois par an. » Cela vous permet déviter les accusations que vous navez pas rencontrées.
Discutez des sujets de manière informelle – Utilisez le temps pour discuter des problèmes et des questions pertinents. Même sans motion officielle, vous pouvez créer un consensus et gagner en clarté cela vous fera gagner du temps lorsque ces sujets seront soumis à un vote.
Poursuivre la réunion – Si des affaires doivent être réglées avant la prochaine réunion d’affaires régulièrement programmée, il vous suffit de continuer la réunion en cours à une date et une heure spécifiques à lavenir. La poursuite de la réunion nest que cela – une prolongation de la réunion en cours. Ce nest pas une réunion spéciale distincte qui nécessite un préavis. Mais cela vous donnera la possibilité de vous regrouper à une date ultérieure et den obtenir suffisamment les gens dans la salle à nouveau pour terminer ce que vous avez commencé.
Mythe 4: Il est facile dappliquer les actions entreprises sans quorum
Clairement et simplement, les actions entreprises sans quorum sont nulles et inapplicables. Vous pourriez prendre une mesure et ensuite essayer de faire le suivi de la ratification lors de la prochaine réunion. Mais c’est risqué. Lors de la prochaine réunion, le groupe na aucune obligation de ratifier quelque chose qui sest produit alors quil ny avait pas de quorum. Si vous pensez que tout ira bien, vous vous exposez, vous et votre groupe, à une responsabilité potentielle. Non.
En résumé, déterminez le meilleur nombre de quorum pour votre groupe et respectez-le. Si vous n’avez pas le quorum lors d’une réunion, faites ce que vous pouvez pour faire avancer le groupe, mais attendez de prendre des mesures importantes.