Comment organiser votre boîte de réception Gmail en 15 minutes: dix-sept secrets

Un employé passe en moyenne 1/3 de son temps de bureau sur les e-mails. À 142 000 $ (salaire moyen dun technicien de la région de la Baie), nous payons aux employés 47 000 $ par an pour gérer leur boîte de réception!

Ce nest même pas le pire. Chaque fois que vous arrêtez ce que vous faites pour consulter vos e-mails, cela prend environ 23 minutes pour vous recentrer.

La triste vérité est que les gens continueront à vous contacter, que cela vous plaise ou non . Et il nest pas très facile dignorer cette fenêtre contextuelle non lue.

Vous passez des heures à parcourir vos e-mails, à déterminer quoi faire et finalement les traiter – vous finissez par passer beaucoup plus de temps dans votre boîte de réception que ce que vous aviez initialement prévu.

Lorsque vous ne pouvez pas vous échapper complètement mais que vous voulez toujours votre tranquillité desprit, devenir plus organisé est la meilleure solution.

Cet article vous expliquera comment organiser votre boîte de réception Gmail de manière à ce quil sagisse davantage dun outil de productivité et de collaboration et non dune distraction.

Mettez des e-mails plus pertinents en haut

Avez-vous vraiment besoin de tous les nouveaux e-mails en haut de votre boîte de réception? Je suis sûr que vous ne les lisez pas tous tout de suite.

Un excellent moyen de garder votre boîte de réception organisée est de placer les e-mails pertinents en haut, tels que ceux qui sont marqués comme importants ou marqués dune étoile.

Gmail vous propose cinq options pour organiser votre boîte de réception.

• Accédez à vos paramètres (licône dengrenage en haut)
• Cliquez sur le menu déroulant suivant au type de boîte de réception.

Et voici ce que chacun deux signifie:

Par défaut: il affiche les e-mails dans lordre dans lequel ils sont arrivés – la mise en page que nous voyons tous les jours.

Important dabord: Gmail utilise sa propre prédiction pour déterminer quels e-mails sont importants et les place en haut de votre boîte de réception avec un marqueur jaune. Tout le reste est inférieur à cela.

Non lus en premier: ce paramètre affiche les e-mails non lus au-dessus des e-mails récents. Ceci est particulièrement utile si vous utilisez la liste de tâches lues / non lues.

Favoris en premier: ceci est pour ceux qui utilisent des étoiles pour prioriser leur boîte de réception. Les messages suivis apparaissent en premier, suivis de tout le reste.

Boîte de réception prioritaire: Gmail apprend avec quels types de-mails vous interagissez le plus et les place en haut de votre boîte de réception. Cest idéal pour les personnes qui doivent gérer de nombreux e-mails chaque jour.

Voici lun de ces conseils dorganisation Gmail dont je peux me porter garant. Cela a fait des merveilles pour moi en ce qui concerne la suppression des e-mails que je ne veux pas traiter tout de suite.

Débarrassez-vous des onglets que vous nutilisez pas beaucoup

Vous nutilisez pas Vous devez avoir les cinq onglets dans Gmail. Vous pouvez désactiver ceux que vous nutilisez pas beaucoup. Le seul onglet que vous ne pouvez pas désactiver est longlet Principal.

Voici ce que vous devez faire:

• Cliquez sur Paramètres.
• Dans le menu déroulant , cliquez sur Configurer la boîte de réception
• Sélectionnez les onglets que vous souhaitez activer ou désactiver.

Faites bien attention ici: Si vous désactivez un onglet, ses messages apparaîtront dans longlet Principal. Supprimez toujours ceux qui ne reçoivent pas beaucoup de-mails. Une solution pour lorganisation Gmail!

Utilisez des libellés pour organiser proprement Gmail

Gmail est un système basé sur des libellés. Boîte de réception, corbeille et brouillon – sont techniquement des libellés.

Les libellés sont un excellent moyen dorganiser Gmail. Ce sont comme des balises que vous pouvez ajouter aux e-mails que vous envoyez ou recevez. Ce qui est bien, cest que vous pouvez ajouter plusieurs libellés à un e-mail. Une autre fonctionnalité que vous aimeriez aimer est la possibilité d’ajouter des couleurs aux étiquettes.

Vous pouvez également demander à Gmail dappliquer des libellés aux e-mails au fur et à mesure quils arrivent, ce qui vous évite les efforts manuels. Par exemple, vous pouvez faire étiqueter tous les e-mails de vos avocats comme Documents. Tout ce que vous avez à faire est de créer un filtre.

Article connexe: Tout ce que vous devez savoir sur les libellés Gmail

Automatisez les e-mails à attribuer à votre équipe (sans transfert)

Un grand nombre de-mails que vous recevez nécessiterait que quelquun dautre de votre équipe travaille dessus.

La marche à suivre habituelle lorsque vous souhaitez organiser Gmail consiste à parcourir les e-mails et à les transmettre à vos coéquipiers – une perte de temps absolue.

Si vous déléguez beaucoup de courriels à votre équipe, vous devez essayer Hiver. Vous pourrez spécifier des conditions en fonction des e-mails qui seront automatiquement attribués à vos coéquipiers.

Par exemple, supposons que vous avez un coéquipier qui soccupe de tous les e-mails de votre partenaire dexpédition. En utilisant Hiver, vous pouvez avoir tous les e-mails entrants de leur adresse e-mail qui lui sont attribués automatiquement.

Vous avez également la possibilité de spécifier plusieurs conditions, telles que le-mail de lexpéditeur et un mot spécifique dans la ligne dobjet.Les possibilités sont fondamentalement infinies. Essayez-le

Arrêtez décrire des e-mails pour les conversations internes

La seule façon dont nous inondons tous les nôtres et les boîtes de réception de nos coéquipiers – envoyer des e-mails pour des choses qui peuvent très bien être faites autrement.

Si un sujet comporte de nombreux aspects qui devront être expliqués ou discutés, amenez-le à une réunion personnelle. Sil y a une annulation de dernière minute de réunions, de rencontres ou dentrevues, dites-leur en personne ou utilisez le téléphone.

Si rien dautre ne semble assez faisable, il y a un complexe qui fonctionne comme un charme à chaque fois – Envoyer des notes par e-mail.

Les notes sont des messages que vous pouvez écrire à vos coéquipiers et elles apparaissent juste à côté du fil de discussion dont vous parlez (contrairement à Slack ou aux Hangouts où vous devez indiquer aux gens quel e-mail vous parlez de ce qui sest passé et de tout ça).

Contrairement au chat, vous pouvez toujours revenir en arrière et voir ce que vous conversé à propos dun fil – vous ne perdez jamais de contexte.

Vous pouvez utiliser Notes pour échanger des informations sur les clients, offrir des astuces ou tout ce qui nimplique pas décrire une histoire entière. Chaque étape pour désengorger sa boîte de réception en vaut la peine.

Archivez les e-mails dont vous navez pas besoin dans un proche avenir

Souvent, nous ne supprimons pas les e-mails uniquement parce que nous pourrions en avoir besoin plus tard. Et puis ils sempilent comme sil ny avait pas de lendemain.

Par exemple, chaque fois que vous achetez quelque chose à un fournisseur, ils vous envoient un reçu. Vous nen avez pas besoin maintenant, mais ils pourraient vous être utiles lorsque vous aurez terminé vos comptes à la fin de lannée. Cest là que la fonctionnalité darchivage entre en jeu.

Larchivage ne supprime pas votre e-mail mais le supprime de votre boîte de réception. Ils restent également consultables. Votre boîte de réception Gmail est mieux organisée. Tout le monde y gagne!

Sélectionnez un e-mail et recherchez licône en forme de fichier en haut. Cliquez dessus et vous avez terminé.

Vous pouvez également automatiser larchivage en utilisant des filtres – jexpliquerai cela dans le point suivant .

Utilisez des filtres pour automatiser les actions courantes

Gmail a une capacité de filtrage très puissante. Vous pouvez filtrer les e-mails par sujet, expéditeur, destinataire, contenu, etc. Une fois que vous avez filtré les messages, vous pouvez indiquer à Gmail quoi faire avec eux: les étiqueter, définir la priorité, décider si les e-mails arrivent dans votre boîte de réception.

Ce que vous allez adorer, cest le filtrage automatisé . Vous pouvez définir des critères et des actions – chaque e-mail qui répond à ces critères est traité automatiquement par Gmail.

Tout ce que vous avez à faire est de lancer une recherche avancée. Cliquez sur la flèche grise à lextrême droite de votre barre de recherche.

Et une liste déroulante souvre.

Saisissez une adresse e-mail et cliquez sur « Créer un filtre avec cette recherche » en bas à droite de la fenêtre contextuelle.

Par exemple, si vous recevez un tas de-mails de newsletter qui ne vous intéressent pas, vous pouvez créer un filtre qui archivera automatiquement tous les e-mails provenant de cette adresse.

Façons dont vous pouvez utiliser les filtres pour organiser Gmail:

• Ajoutez une étoile à chaque e-mail dune personne importante (par exemple, votre banque )
• Transférer automatiquement les e-mails dune certaine adresse
• Archiver les e-mails contenant un certain mot (par exemple Gratuit version dessai)

Avec les bons filtres, vous gagnerez facilement des heures chaque semaine. Consultez ce guide exhaustif des filtres Gmail

Testez Gmail Advanced (vous aimeriez avoir plusieurs boîtes de réception)

Si vous êtes nouveau sur Gmail Advance (anciennement Labs), la première chose que vous devez savoir est quil sagit dun terrain dessai pour Google. Les plus performantes deviennent des fonctionnalités standard de Gmail et dautres peuvent être mises de côté, mais cela vaut vraiment la peine dessayer.

La seule fonctionnalité qui fait partie de Gmail Advanced depuis des années est les boîtes de réception multiples. Il vous permet de créer plusieurs volets, chacun étant conçu pour afficher une certaine catégorie de-mails, en fonction du type de-mail, du sujet ou des préférences personnelles.

Vous pouvez recevoir des e-mails dun expéditeur particulier ou des e-mails qui portent une certaine étiquette apparaît dans une boîte aux lettres distincte.

Par exemple, vous pouvez ajouter des étiquettes telles que la réponse aux besoins, les tâches, le retard du projet et la lecture hebdomadaire – tous les e-mails avec une étiquette particulière apparaissent dans les boîte de réception:

Voici une vidéo pratique si vous souhaitez organiser Gmail à laide de plusieurs boîtes de réception.

Configurer les notifications de bureau pour les nouveaux e-mails

Si vous êtes en contact avec les clients, nous sommes à peu près certains que vous recevez beaucoup de-mails chaque jour. Si vous préférez un engagement en temps réel, nous vous recommandons vivement de configurer des notifications sur le bureau. De cette façon, vous voyez apparaître des notifications en haut à droite de votre écran chaque fois que vous recevez un nouvel e-mail.

Pour activer les notifications sur le bureau, voici ce que vous devez faire:

• Accédez à vos paramètres (licône dengrenage en haut)
• Dans le général menu des paramètres, faites défiler jusquà «Notifications du bureau» et cliquez sur les boutons radio pour les activer.

Conseil de pro: Parfois, les notifications sur le bureau peuvent devenir ennuyeuses et distrayantes. Pour éviter de tomber dans ce piège, activez les notifications sur le bureau uniquement pour les e-mails marqués comme « Important ».

Activer les rappels

Grâce à une tonne de spams, il est souvent très facile de rater un e-mail important sur Gmail. Le Nudge est un algorithme de Gmail qui ramène les e-mails en haut de votre boîte de réception lorsquune réponse na pas été donnée envoyé par vous ou un destinataire. Cest très bien si vous avez besoin de rappels constants pour envoyer des réponses ou des suivis à des e-mails importants.

Les rappels dans Gmail sont de deux types:

• Suggérer des e-mails auxquels répondre: les e-mails auxquels vous avez peut-être oublié de répondre apparaîtront en haut de votre boîte de réception.
• Suggérer des e-mails à suivre: les e-mails envoyés dont vous pourriez avoir besoin pour suivre apparaîtront à ladresse en haut de votre boîte de réception.

Vous pouvez activer / désactiver les Nudges sous longlet « Général » de vos paramètres.

Ajouter une étoile aux messages importants

Gmail essaie toujours de faire de son mieux pour détecter les e-mails (les deux messages individuels ainsi que les fils de discussion) sont plus importants pour vous que les autres. Il les met généralement en évidence avec des « marqueurs dimportance » (une flèche jaune juste à côté de létoile).

Jusquà récemment, Gmail disposait de pointeurs dans lapplication expliquant pourquoi un e-mail était marqué comme important, par opposition au « important selon notre sauce magique » dit-il maintenant.

Bien que Gmail réussisse encore à marquer correctement la plupart des e-mails importants, il arrive parfois quil parvienne à se tromper.

Pour que lalgorithme fonctionne mieux pour vous, assurez-vous de marquer vous-même les messages importants – de cette façon, lalgorithme finira par se faire rapidement. Une façon dy parvenir consiste à ajouter / supprimer manuellement les marqueurs dimportance. Une autre façon de faire cest en favorisant les messages.

Dans Gmail, les étoiles sont utilisées pour des messages individuels dans un seul fil, tandis que les marqueurs dimportance sont utilisés pour des fils de discussion entiers. Les étoiles et les marqueurs dimportance vous aident également à organiser les recherches Gmail plus rapidement, donc prendre le temps de les ajouter en vaut vraiment la peine.

Mu Conversations

Si vous êtes fatigué de rester coincé dans des conversations par e-mail entre collègues / clients qui ne vous impliquent pas nécessairement? Dans ce cas, la fonctionnalité « Ignorer les conversations » de Gmail est faite pour vous.

Mettez en sourdine une conversation dans Gmail et vous ne verrez plus aucun message y relatif dans votre boîte de réception. Tous les e-mails ajoutés à la conversation après que vous lavez désactivée seront toujours stockés dans votre compte Gmail, mais seront automatiquement archivés. Vous pourrez toujours rechercher la conversation et afficher les nouveaux messages.

Pour désactiver une conversation dans Gmail, ouvrez la conversation, puis cliquez sur le menu déroulant « Plus ». Choisissez « Ignorer » dans la liste et la conversation sont archivées.

Tout nouveau message envoyé au fil de conversation napparaîtra pas dans votre boîte de réception, mais être ajouté à larchive.

Conseil de pro: pour trouver plus rapidement les conversations désactivées, saisissez «est: muet» dans la barre de recherche Gmail.

Vous pouvez toujours réactiver une conversation. Pour réactiver le son , recherchez simplement la conversation en sourdine et supprimez le libellé « Ignoré » du fil de discussion.

Utilisez les options de réponse intelligente et de rédaction intelligente de Gmail

La fonctionnalité « Réponse intelligente » de Gmail montre des suggestions réponses avec des phrases courtes basées sur le contenu de le-mail que vous avez reçu.

Vous pouvez activer la réponse intelligente pour Gmail à partir de longlet Paramètres généraux.

En utilisant cette fonctionnalité, vous pouvez cliquer sur la suggestion de courtes phrases que vous souhaitez utiliser comme réponse et lenvoyer tel quel, ou modifier la réponse avant de cliquer sur envoyer.

Ceci est particulièrement utile si vous avez besoin de déclencher des réponses rapides à vos e-mails.

Smart Compose sappuie sur lidée de Smart Reply, mais vous aide à rédiger des réponses complètes à vos e-mails plutôt que de courtes phrases.

(image fournie par le blog Google)

Vous pouvez activer Smart Compose à partir de longlet Paramètres généraux de Gmail.

Conseil de pro: utilisez loption de personnalisation Smart Compose pour permettre à loption Smart Compose de sadapter à votre style décriture et daméliorer les suggestions décriture.

Vous pouvez activer Smart Composez la personnalisation à partir de longlet Paramètres généraux de Gmail.

Répondez aux e-mails plus rapidement avec les réponses standardisées

Si vous vous trouvez en train de taper le même type de réponses par e-mail à plusieurs clients ou collègues, vous devriez envisager de régler g up Réponses standardisées (modèles).

Les réponses standardisées sont des modèles de-mails qui vous permettent de répondre aux e-mails avec un texte prédéterminé.

Vous pouvez activer les modèles à partir de longlet « Avancé » dans les paramètres de Gmail.

Activer Annuler lenvoi

Cela doit être lune des fonctionnalités les plus pratiques de Gmail. Si vous avez déjà envoyé un e-mail à un destinataire involontaire ou fait une faute de frappe dans un e-mail, vous nêtes pas étranger à lembarras malheureux causé par votre gaffe.

Heureusement, Gmail propose une option Annuler lenvoi qui vous permet de « annuler » les e-mails jusquà 30 secondes après leur envoi.

Vous pouvez activer cette option à partir de longlet Paramètres généraux des paramètres de Gmail.

Une fois que vous avez activé cette option, vous navez pas à paniquer à cause dun mauvais destinataire ou dune faute de frappe. Au lieu de cela, vous avez maintenant entre cinq et 30 secondes pour « annuler lenvoi ”Votre e-mail et prenez les mesures nécessaires pour corriger vos erreurs.

Activer les actions de survol

Avec le nouveau look de Gmail dévoilé en avril 2018, Gmail a introduit les actions de survol. Placez le pointeur de la souris sur nimporte quel e-mail de votre boîte de réception et vous verrez une collection de boutons.

Ces boutons, également appelées «Actions de survol» vous permettent dagir rapidement sur un e-mail en un clic. Vous pouvez archiver les e-mails, les supprimer, les marquer comme non lus ou même les répéter. Cest une petite fonctionnalité qui accélère considérablement linteraction avec les e-mails.

Les actions de survol peuvent être activées à partir de longlet Général des paramètres de Gmail.

Répéter les e-mails pour plus tard

En parlant des actions de survol dans Gmail, vous avez désormais également loption Mettre en attente les e-mails. Cette option supprime les e-mails de votre boîte de réception uniquement pour les ramener plus tard, ce qui est parfait pour tout ce sur quoi vous devez agir mais ne pouvez pas agir maintenant.

La fonctionnalité est simple: cliquez simplement sur la fonction de survol Snooze et choisissez quand vous souhaitez revoir le-mail. Lorsque le temps est écoulé, le message saffiche de nouveau dans votre boîte de réception.

Quelques outils pour vous aider à démarrer

Hiver – Déléguez automatiquement les e-mails en tant que tâches. Écrivez des notes (et non des e-mails) pour les conversations internes. Utilisez des modèles de courrier électronique.

Sanebox – hiérarchise et résume les messages en analysant leurs en-têtes. Classe les e-mails sans importance sous une étiquette « SaneLater » pour que vous puissiez les traiter plus tard.

Maildrop – Vous aide à éviter les spams.

Unroll.Me – Vous aide à gérer toute votre newsletter à partir dun tableau de bord. Rend la désinscription étonnamment facile.

AwayFind – Vous permet de décider quels courriels valent une notification. Vous pouvez choisir entre être informé par SMS, appel téléphonique, alerte de bureau ou lapplication AwayFind.

Conclusion

Les distractions au travail prennent plus de temps que vous ne le pensez. Ils font dérailler votre progression mentale et votre cerveau met un certain temps à se remettre à se concentrer. Étant donné que les e-mails sont une grande source de distraction au travail, il est tout à fait naturel de faire quelque chose à ce sujet.

Vous seriez surpris par le temps que vous pouvez libérer simplement en organisant mieux votre Gmail.

Ne laissez pas la boîte de réception prendre le dessus.