Comment envoyer un e-mail à votre professeur (sans être ennuyeux pour AF)

Chaque semestre, je vois les tweets et les posts Facebook. Mes amis professeurs, ils sont agacés. Leurs étudiants ne savent pas comment rédiger des courriels, disent-ils. Ce qu’ils veulent vraiment dire, c’est que leurs élèves ne savent pas comment suivre les conventions de l’étiquette des e-mails dans l’académie. Jétais aussi exaspéré par les courriels des étudiants. Jusquà ce que je réalise quil y avait une explication simple pour expliquer pourquoi ils ne savaient pas comment les écrire – on ne leur a jamais vraiment appris comment. *

Mais maintenant, les élèves ignorants nont aucune excuse, car ils peuvent lisez cet article. Profs, partagez-le avec vos étudiants. Etudiants, partagez-le avec vos amis. Ou pas, et soyez la seule personne de la classe dont votre professeur aime recevoir des e-mails.

Voici un modèle que vous pouvez suivre pour créer votre e-mail à un professeur. Chaque élément est expliqué plus en détail ci-dessous.

Cher Professeur Nom de famille,

Ceci est une ligne qui reconnaît notre humanité commune.

Je suis dans votre classe Nom, numéro de section qui se réunit ce jour. Cest la question que jai ou laide dont jai besoin. Jai regardé dans le programme et mes notes en classe et en ligne et jai demandé à quelquun dautre de la classe, et je pense que cest la réponse, mais je ne suis toujours pas sûr. Cest laction que jaimerais que vous entrepreniez.

Se déconnecter avec un remerciement est toujours une bonne idée,
Élève préféré

Élément n ° 1: Salutation

Dès le départ, voici où vous pouvez établir que vous considérez votre relation avec votre professeur comme une relation professionnelle. Utilisez « Cher » ou si cela vous semble horriblement formel, vous pouvez utiliser « Bonjour » ou « Salut ». (« Salut » le pousse. Voir la note sur les exceptions ci-dessous.)

Élément # 2: Honorifique

Cest là que beaucoup détudiants poussent involontairement directement sur lego sensible de leur professeur et sens de la justice dans le monde. Vous ne pensiez pas que ce petit mot était un super gros problème, mais cest en fait pour eux. Un titre honorifique est un titre utilisé pour communiquer le respect de la position d’une personne. Que vous, en tant quétudiant, respectiez ou non lautorité ou la position de votre professeur, cest une bonne idée dagir comme vous le faites. Le moyen le plus simple dy parvenir est de les appeler « Professeur ». Sils ont un doctorat, vous pouvez techniquement les appeler « Dr. » mais vous êtes plus en sécurité avec « Professeur ». Tous les enseignants nont pas de doctorat (et beaucoup nauront même pas le mot professeur dans le titre officiel de leur poste), mais sils enseignent dans une classe duniversité, ils occupent le rôle de professeur et peuvent être traités comme tels. Le bonus de « professeur »Et« Dr. » est quils ne vous obligent pas à savoir quoi que ce soit sur lidentité de genre ou létat matrimonial de votre professeur. Si vous appelez votre prof « Mme » ou « Mademoiselle », Seigneur, aidez-vous.

Élément 3: Nom

Vous serez peut-être surpris de voir à quelle fréquence les étudiants se trompent sur le nom de leur professeur. Ce nest pas une information difficile à rechercher , les gens. Cest sur votre programme, sur le site Web du département, il est probablement compatible avec Google. Utilisez leur nom de famille. Épelez-le en entier. Épelez-le correctement. Sil y a un trait dunion, utilisez les deux noms et le trait dunion ( cela relève vraiment de lépeler le tout et de lorthographier correctement, mais je comprends, cest un cas spécial et cela cause beaucoup de confusion pour une raison quelconque, même si nous sommes en 2016).

Exceptions à # 1–3 (nessayez pas tant que vous nêtes pas passé au statut de-mail professionnel)

Vous pouvez utiliser une salutation moins formelle et adresser à votre professeur autre chose que le nom du professeur dans votre e-mail, si, et seulement si vous avez reçu un e-mail de leur part dans lequel ils utilisent une salutation informelle et le signent avec autre chose que le nom de famille du professeur. Par exemple, lorsque jétais co professeur universitaire, je signais souvent mes e-mails « Prof. P-S »parce que je savais que mon nom de famille était long et déroutant pour les gens. Jai alors plutôt aimé quand les gens menvoyaient des e-mails adressés au « Prof. P-S ». Mais ne vous écartez pas de ce quils appellent eux-mêmes. Nessayez JAMAIS dutiliser un prénom à moins que vous nayez reçu lautorisation explicite de le faire. Si le prof signe cryptiquement ses e-mails avec uniquement des initiales, il vaut mieux sen tenir au nom du professeur. en aucun cas ne commencez un e-mail par « Hey » parce que certaines personnes sont vraiment huffy à ce sujet.

Élément n ° 4: La gentillesse insignifiante

Cela ne fait jamais de mal de dire quelque chose comme « Jespère vous profitez du beau temps aujourdhui »ou« Jespère que vous avez passé un week-end de détente », pour commencer. Cela montre que vous voyez votre professeur comme une personne qui a une sorte de vie. Les professeurs aiment quand vous les voyez comme des personnes qui vivent en dehors de leur classe (même si cela peut ressembler à la vérité à distance). Ce que vous dites ici n’a pas vraiment d’importance, c’est plutôt le rituel de l’intérêt poli qui compte. Si vous pouvez le faire sortir comme vous le pensez vraiment, des points bonus pour vous.

Élément n ° 5: Rappel de la façon dont ils vous connaissent

Celui-ci est essentiel, surtout si cest la première fois que vous contactez votre professeur.Vous ne pouvez pas compter sur eux pour retenir votre nom dans leurs listes ou pour pouvoir mettre votre visage avec votre nom. Sil y a quelque chose de distinctif chez vous qui rafraîchirait leur mémoire et les ferait vous regarder avec affection, incluez-le. Par exemple, «je suis resté après les cours pour vous poser des questions sur la lecture une fois», ou «je suis assis au premier rang et jai les cheveux bleus», peu importe. Si vous ne les avez pas encore rencontrés, expliquez-leur votre relation souhaitée, par exemple « Je suis intéressé à minscrire à votre cours au semestre prochain ». Si vous êtes certain quils vous connaîtront par votre nom, vous pouvez laisser cela de côté. Mais certains profs savent très mal se souvenir des noms, alors vous pouvez aussi bien leur jeter un os ici. (Si vous avez de la chance, ces profs seront suffisamment conscients et empathiques pour ne pas vous faire mémoriser des noms pour les examens dans leurs classes.)

Élément # 6: La vraie raison de votre e-mail

Cest la raison pour laquelle vous vous envoyez le-mail, alors faites-le bien. Limportant ici est dentrer et de sortir, tout en restant courtois. Indiquez de manière concise ce dont vous avez besoin de la part du professeur sans donner une foule dexcuses ou entrer dans des détails ou des sons excessifs comme si vous faites des demandes. Si vous ne pouvez pas expliquer pourquoi vous envoyez un e-mail en une phrase ou deux, envisagez de prendre rendez-vous pour rencontrer le professeur en personne, auquel cas votre ligne ici sera « Jespérais que nous pourrions nous rencontrer pour parler de X. Quel serait le bon moment pour ça? » Sils ne peuvent pas se rencontrer et veulent simplement en discuter par e-mail, ils vous le feront savoir.

Éléments n ° 7 et 8: cest là que vous prouvez que vous êtes une personne formidable

Il y a un t-shirt en vente sur Internet qui dit: « Cest dans le programme. » Réfléchissez une seconde aux raisons pour lesquelles il existe un marché pour ce produit. Un grand nombre de-mails envoyés aux professeurs par les étudiants recherchent des informations qui ont déjà été communiquées par le professeur. Avant même denvoyer le-mail, vous devez vérifier le programme et votre notes (et le site Web de la classe sil y en a un) pour voir si votre question a effectivement trouvé une réponse. Cela ne fait pas de mal de demander à quelquun dautre de la classe aussi – cest pourquoi vous devriez essayer dobtenir au moins le numéro de téléphone dun camarade de classe ou votre adresse e-mail au cours de la première semaine. Si vous avez réellement fait toutes ces choses et que vous avez encore une question, le fait de contacter le professeur leur fournira en fait des informations utiles qui pourraient ne pas avoir été claires sur quelque chose.

Si vous pouvez essayer de répondre à votre propre question et que vous avez raison, cela leur fait gagner un peu de temps dans leur réponse. Par exemple, si vous écrivez pour organiser une réunion, vous pouvez dire: « Il est dit sur le programme que vous êtes les heures de glace sont les mardis à 15 h. Puis-je venir ce mardi à 15 h 15? » Cela montre également que vous avez réfléchi à tout cela pendant plus de deux secondes avant de décider de reprendre le temps de lecture de leurs e-mails.

Élément n ° 9: reformulation très polie de votre demande

Si vous posez une question à laquelle vous avez besoin dune réponse, vous pouvez dire quelque chose comme « Si vous pouviez me le faire savoir le plus tôt possible, je lapprécierais vraiment. » Si vous en avez besoin pour remplir un formulaire, contacter quelquun en votre nom, ou faire quelque chose qui nécessite plus daction que de simplement répondre à votre e-mail, indiquez-le très clairement ici. Cela les aide à linscrire sur leur liste de tâches et à lobtenir fait.

Élément 10: Signature

Si vous ne savez pas comment signer un e-mail, « Merci » est presque toujours approprié. Vous pouvez faire « Meilleur », « Tout le meilleur », ou « Sincèrement », ou autre chose, mais une forme de remerciement ici fait double emploi en tant que signature et expression de gratitude.

Le caché Élément n ° 11: Le suivi

Si votre professeur na pas répondu à votre e-mail et que les signaux des réseaux sociaux vous indiquent quil a probablement lintention de le faire maintenant, vous pouvez envoyer un suivi en douceur. Vous pouvez formater le suivi en utilisant tous les éléments ici, mais vous pouvez ajouter « Juste suivi de mon e-mail précédent », juste avant darriver à lélément n ° 6. Vous n’avez pas à le frotter dans la mesure où ils ont oublié de vous envoyer un courriel, ils comprendront le point (et s’ils ont vraiment oublié, ils pourraient se sentir mal). Sils ne vous répondaient pas volontairement, vous les avez probablement déjà ennuyés la première fois, et vous pourriez aussi bien être aussi poli que possible avec le suivi. Quand est-il sécuritaire denvoyer un rappel de suivi? Vous devez évaluer cela en fonction de la rapidité avec laquelle ils réagissent habituellement aux choses et de la gravité de votre besoin de réponse. Sil peut attendre une semaine, laissez-le attendre une semaine (ou jusquà ce que vous les voyiez en personne).

Pourquoi tout cela est important

Apprendre à rédiger des e-mails professionnels est une compétence vous pouvez emporter avec vous dans le soi-disant monde réel. Une demande courtoise et réfléchie est beaucoup plus susceptible de recevoir le type de réponse que vous souhaitez. Et, avouons-le, les professeurs sont des humains avec des sentiments qui veulent juste être traités comme tels.

Vous pourriez penser que les professeurs qui sont ennuyés par les courriels des étudiants sont trop sensibles et paresseux (cest leur travail de gérer cette merde, non?). Et vous avez peut-être raison. Mais considérez que même si vous navez que quelques professeurs à la fois, ils peuvent avoir des centaines détudiants. Ils reçoivent peut-être la même question de dix personnes différentes. Ce peut être un professeur auxiliaire qui n’est en fait payé que pour les heures qu’il passe en classe (et même pas très cher pour cela). Ils peuvent avoir connu une tendance à recevoir moins de respect de la part des gens en raison de leur sexe ou de leur race. Faites de votre e-mail celui dont ils ne se plaignent pas à leurs amis. Maintenant, vous savez comment.

* Cela a été corroboré pour moi lorsque jai interviewé un groupe de mes anciens étudiants sur la façon dont ils avaient compris comment naviguer dans la communication électronique dans leur carrière universitaire. Ceux qui se sentaient confiants et efficaces étaient ceux qui avaient eu beaucoup d’expérience dans l’interaction électronique avec des adultes en dehors de leur famille avant même d’arriver à l’université. Nous navons pas à entrer dans les dimensions sociologiques de qui est le plus susceptible davoir eu de telles opportunités, mais vous pouvez probablement remplir les blancs.