43 Modèles et exemples de déclaration de portée du projet
Un excellent exemple de portée de projet est un outil efficace généralement utilisé dans la gestion de projet. Il est utilisé pour expliquer les livrables les plus importants dun projet. Celles-ci comprennent les principales étapes, les exigences de niveau supérieur, les hypothèses ainsi que les limites. Il est extrêmement utile de créer un tel document pour aider à la prise de décision tout au long du processus du projet. Surtout lorsque des demandes de changement sont envisagées pour modifier la portée du projet. En plus de cela, il établit également les restrictions dun projet spécifique et indique clairement quels livrables sont dans et hors de la portée.
Un modèle de périmètre de projet est utilisé pour établir tout le travail et les tâches qui doivent être accomplis dans le projet. Il décrit:
- tout ce qui doit être accompli tout au long du projet,
- les résultats ou les produits finaux qui doivent être fournis par le client à tout moment, dans un délai budget spécifique,
- les limites du travail et des tâches, qui permettront aux membres du projet dévaluer correctement ce qui fait partie et ne fait pas partie de leffort nécessaire.
Pour être en mesure de définir la portée du projet, le chef de projet doit travailler avec tous les autres participants au projet. Les participants comprennent les membres de léquipe, les clients ou clients, les sponsors exécutifs et les principales parties prenantes. Ils travaillent tous ensemble pour comprendre et être capables de décrire les extrants nécessaires à linitiative du projet. Cette sortie est également connue sous le nom de livrable. Le coût ou au moins une fourchette de coûts satisfaisante est vérifié lors de la planification et de lestimation des activités du projet. Ceci est inclus dans les livrables.
Exemples de portée du projet
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Une fois que vous avez déterminé les livrables, il est temps de faire le portée. Il définira les principales caractéristiques à inclure et le calendrier pour lachèvement de lensemble du projet. Une fois que tout le monde est daccord sur tout, cela peut être finalisé. Une fois finalisé, toute modification de ce document doit être apportée par le biais dun processus de changement qui est soigneusement contrôlé et enregistré.
Une fois le document de périmètre finalisé, les participants au projet utilisent les informations quil contient pour faire une estimation de leurs tâches, du calendrier avec lequel ils doivent travailler et du budget.Plus le document est précis, plus il est probable que les participants seront en mesure de proposer des estimations précises. Cependant, il y a aussi des cas où le document comprend également des éléments qui ne font pas partie de la portée réelle, de sorte quils ne font pas partie du travail qui doit être fourni.
Les éléments clés dune déclaration de portée de projet
Créer un tel document est facile si vous savez quels éléments doivent y être inclus. Pour être en mesure de créer un document efficace, vous pourrez alors lutiliser comme un outil puissant pour votre projet. Lisez la suite pour en savoir plus sur les éléments clés dun bon exemple de portée de projet:
Pour être en mesure de fixer des objectifs efficaces, assurez-vous dinclure le moment où les résultats doivent être fournis avec le budget ou le coût estimé.
Incluez tous ces éléments lors de la définition de votre périmètre afin que vous soyez sûr quil est complet. Avant de passer à la création de votre document, il est utile de connaître les avantages de sa création. Comme vous le verrez dans la section suivante, il est très utile de définir la portée de votre projet.
Modèles de portée du projet
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La portée du projet est une partie essentielle du processus du projet. Il contient des informations importantes sur ce qui est inclus dans lensemble du projet et sur ce qui ne lest pas. Dans toute organisation, vous serez chargé de démarrer un projet, qui a ses propres objectifs. Avant de commencer, il est très avantageux de créer un document contenant toute la portée. Voici les raisons pour lesquelles:
- Le document permettra au participant au projet ainsi quaux clients ou clients de sassurer quils sont sur la même page. Cela montre quils partagent tous la même vision des fonctionnalités attendues ainsi que de la qualité et du calendrier de lensemble du projet.
- Cela donne aux participants au projet la possibilité détablir clairement et davoir des conversations avec les principaux acteurs. Ce sont les personnes ou les groupes de personnes qui ont un grand impact sur le projet, il est donc important pour vous dacquérir leur soutien.
- Cela aide les participants au projet à se concentrer sur le travail quils doivent faire spécifiquement, afin de répondre aux besoins des clients ou clients.
- Sil y a des modifications à apporter, le relevé servira de référence pour faire des estimations et proposer lesdites modifications. Si les changements sont approuvés par les principales parties prenantes, lénoncé peut être modifié.
- Cela aide les participants au projet à hiérarchiser le travail quils doivent faire. Cela permet également à lorganisation déconomiser beaucoup de temps, dargent et defforts.
- Il est utilisé comme un outil efficace dans la gestion de projet. Vous pouvez lutiliser pour gérer les attentes de vos clients ou clients, équilibrer les charges de travail et remonter le moral de léquipe, en particulier dans le cas où vous êtes en mesure daccomplir des jalons.
Comme vous peut voir, faire une telle déclaration est très important. Cela fonctionne pour le bénéfice de votre organisation principalement parce quil tient tout le monde impliqué dans la boucle et bien informé. Passons maintenant en revue quelques conseils utiles que vous pouvez utiliser pour rédiger votre document.
Conseils pour rédiger un excellent exemple de portée de projet
Pour être en mesure de créer un excellent exemple de portée de projet, vous allez besoin de quelques conseils utiles. Ces conseils vous guideront dans la création dun document SMART. Il sagit dun acronyme que vous pouvez garder à lesprit lorsque vous écrivez votre modèle.
Ce sont des conseils pratiques pour vous aider à faire votre déclaration. En fait, ce sont des conseils pratiques qui peuvent vous aider à créer différents types de documents. Garder ces guides à lesprit vous permettra de créer des modèles et des rapports efficaces. Voyons maintenant comment rédiger votre déclaration pour la portée de votre projet. Ceci est la dernière section de cet article et il vous guidera sur la façon dont vous rédigerez correctement lénoncé de la portée de votre projet.
Énoncé de la portée du projet
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Writi ng un exemple de portée de projet implique beaucoup de temps et defforts, mais cela ne signifie pas que cela doit être difficile. En fait, si vous disposez de toutes les informations requises ainsi que de quelques conseils utiles, il sera assez facile de rédiger lintégralité de la déclaration. De plus, lorsque vous continuez à écrire un tel document, à chaque fois que vous le faites, le processus deviendra un peu plus facile.
Comme vous lavez lu dans lune des sections précédentes, il est très avantageux pour vous de faites une telle déclaration avant de commencer votre projet. Sans ce document (et les recherches qui laccompagnent), vous pourriez avoir du mal à mettre en œuvre votre projet. Les personnes impliquées dans le projet ne seront pas très bien informées, ce qui entraînera des performances et une productivité médiocres. La portée définit les limites de votre projet. Par conséquent, s’il n’est pas clairement établi, le projet pourrait en souffrir. Vous pouvez rencontrer des retards ou dépasser le budget dont vous disposez pour votre projet.
Le rôle dans la gestion de projet
Un projet est fondamentalement une entreprise non permanente à créer un service, un produit ou un résultat particulier. Par conséquent, la portée du projet y joue un grand rôle. Il a établi quelles tâches ou travaux font partie du projet et ce qui ne l’est pas. Il identifie le but de votre projet, les objectifs et comment le projet atteindra les objectifs. Donc, fondamentalement, cela définit lensemble de votre projet.
La pertinence de la portée
Sans une portée, votre projet a une forte probabilité déchec. Si vous ne définissez pas les limites du projet, vous ne pourrez pas vous attendre aux risques et aux problèmes qui se présenteront. Lorsque cela se produit, les participants au projet nauront aucune idée de ce quil faut faire lorsque ces problèmes surviennent, et votre projet peut donc finir par planter et brûler. Le champ dapplication contient toutes ces informations importantes, cest pourquoi vous devez les proposer dans un premier temps.
La déclaration
Le document proprement dit est important pour éviter toute occurrence imprévue et désagréable qui peut se produire pendant la mise en œuvre du projet. La portée est une déclaration importante pour les participants au projet et pour les principales parties prenantes.Il permet la communication avant le démarrage du projet, ce qui permet à votre organisation déconomiser beaucoup de temps et dargent.
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Rédaction de lénoncé de la portée du projet
- Lors de la rédaction de la portée de votre projet, vous avez à votre rythme. Ne vous précipitez pas car vous risquez de manquer des détails et des éléments importants. Mais ne prenez pas trop de temps pour lécrire aussi. Il y a de fortes chances que vous ayez une date limite pour soumettre ce document pour que le projet puisse également démarrer à temps.
- Soyez très précis. Plus vous êtes précis, mieux cest. Lorsque vous spécifiez toutes les informations dans le document, les lecteurs le comprendront plus facilement. De plus, vous naurez pas à répondre à de nombreuses questions simplement parce que vos déclarations sont vagues.
- Faites en sorte que votre document soit dune bonne longueur. Il ne doit pas être trop long ou trop court. La longueur minimale dune déclaration est celle qui donne encore toutes les informations pertinentes qui doivent être communiquées dans le projet. Si vous souhaitez définir une brève portée, nincluez pas dinformations sans valeur. Les déclarations générales ne sont pas très utiles, vous pouvez donc choisir de les omettre. Au lieu de cela, utilisez des données spécifiques qui réduiront le risque davoir à modifier votre déclaration plus tard.
- Si vous créez un document trop long, vos lecteurs ne seront peut-être pas très intéressés par la lecture. Ne prenez pas trop de temps lors de la rédaction de votre document. Tant que vous avez écrit tout ce qui est important, cela suffit.
- Incluez tous les éléments importants dans votre document. Celles dont nous avons discuté précédemment. Faites attention et passez le plus de temps à rédiger:
- Description globale du travail à effectuer;
- Les livrables qui seront produits par le projet avec les principales fonctionnalités;
- La justification de votre projet pour pouvoir donner à vos lecteurs une meilleure compréhension de lensemble du périmètre;
- Les limites de votre projet ou les risques que vous pourriez rencontrer tout au long de processus;
- Les hypothèses qui sont pertinentes pour le projet;
- Et les inclusions et exclusions pour apporter plus de clarté à votre projet.
- Créez des objectifs pour votre portée qui sont tout à fait réalisables. Ne vous inventez pas d’objectifs impressionnants, mais difficiles à atteindre. Ensuite, vous pourriez finir par ruiner votre projet depuis le début.
- Essayez également de répertorier toutes les incertitudes auxquelles vous pouvez penser. À ce stade, vous ne connaissez peut-être pas toutes les limites de votre projet, mais vous avez peut-être une meilleure idée des incertitudes. Les incertitudes peuvent devenir des risques pendant la mise en œuvre du projet. Et ces risques peuvent se transformer en problèmes qui retarderont votre projet ou poseront des problèmes en termes de coûts ou de budget. Lorsque vous répertoriez vos incertitudes, vous devez également noter comment vous allez les gérer. Vous pouvez:
- Accepter les incertitudes comme des risques. Si les risques se produisent, alors au moins vous y êtes préparé. Notez ce qui doit être fait si vous devez vous en occuper. Plus vous êtes préparé aux risques, mieux cest pour votre projet.
- Transférez le risque à une autre partie.Si vous courez le risque que vous aviez répertorié, vous pouvez en transférer la responsabilité à un tiers. Si le tiers accepte, vous êtes couvert et votre projet naura pas à être retardé.
- Atténuez le risque. Une fois que vous connaissez les risques, vous pouvez y remédier. Travaillez avec les plans que vous avez élaborés pour réduire les risques dincertitude.
- Il est important de définir les incertitudes dans votre déclaration pour vous préparer à tout.
- Lorsque vous avez rassemblé toutes les informations dont vous avez besoin, il est temps pour vous de commencer à rédiger votre document. Il sagit de la plus longue étape du processus qui impliquera beaucoup de réflexion et defforts. Si vous n’avez pas encore rédigé de brouillon, assurez-vous d’inclure les éléments suivants:
- Faites une liste de toutes les principales parties prenantes de votre projet. Ceci est important pour que vous ayez une idée de votre public et que vous puissiez rédiger votre document pour eux.
- Lorsque vous écrivez les limites de votre projet, écrivez-les sous forme de puces. Essayez également décrire les informations en réfléchissant au point de vue des parties prenantes. Assurez-vous que vos points sont faciles à lire et à comprendre.
- Prenez note de tous les risques majeurs qui pourraient nuire à la réussite de votre projet. Cela vous aidera à planifier les étapes nécessaires à prendre lorsquelles se présentent.
- Prenez note de lobjectif le plus important du projet. Votre projet peut avoir plusieurs objectifs, mais vous devez savoir lequel est le plus important.
- Dressez la liste de toutes les limites les plus pertinentes ainsi que des risques du projet.