3 Documents dont vous avez besoin pour embaucher un sous-traitant
Vous embauchez un entrepreneur indépendant pour travailler dans votre entreprise? La paperasse dembauche pour les entrepreneurs indépendants est beaucoup plus simple que pour les employés, avec seulement quelques documents nécessaires, mais ce sont des documents importants. Les obtenir au début de la relation de travail est beaucoup plus facile que lorsque le travail ou le contrat est terminé, et vous ne pouvez pas trouver la personne.
Embaucher un entrepreneur indépendant
Avant dembaucher un entrepreneur indépendant, vous devez avoir trois documents importants:
- Un formulaire W-9 avec les coordonnées de la personne et numéro didentification fiscale,
- Un curriculum vitae pour vérifier les qualifications de la personne, et
- Un contrat écrit indiquant les détails de laccord entre vous et lentrepreneur indépendant.
- De plus, certaines entreprises exigent un formulaire de candidature de la part dentrepreneurs indépendants, mais cette candidature ne correspond pas à une candidature à un emploi.
Embaucher un entrepreneur indépendant ou embaucher un employé
Lembauche dun entrepreneur indépendant est différente de lembauche dun employé. Il y a moins de paperasse, car la relation est entre deux entités indépendantes, et vous navez pas à retenir les charges sociales (impôts sur le revenu et taxes sur la sécurité sociale / assurance-maladie) à un entrepreneur indépendant.
Quest-ce quun entrepreneur indépendant?
Un entrepreneur indépendant peut être une ou plusieurs personnes qui travaillent dans une entreprise distincte de la vôtre. Cela inclut les pigistes (comme les artistes, les planificateurs ou le Web concepteurs, une entreprise extérieure (effectuant des travaux de nettoyage, par exemple), un professionnel tel quun avocat ou un préparateur de déclarations de revenus – toute personne que vous payez pour des services et qui nest pas un employé. Les entrepreneurs indépendants sont considérés comme des travailleurs indépendants, possédant les leurs entreprise.
Document n ° 1 – Formulaire W-9
Lorsque vous embauchez un travailleur externe, vous devez dabord obtenir ses informations fiscales avant de pouvoir commencer à les payer. Chaque entrepreneur indépendant doit remplir un formulaire W-9, qui est une demande didentification et de certification des contribuables. T Le but du formulaire est de
- Certifier lidentifiant de contribuable de la personne (EIN ou numéro de sécurité sociale),
- Certifier que la personne nest pas soumis à une retenue de sauvegarde (expliquée ci-dessous), et
- Certifie leur exemption de certains types de rapports et de paiements.
Partie I du formulaire contient des informations générales sur le contribuable, notamment:
- Numéro didentification fiscale,
- nom et adresse, et
- Classification fiscale fédérale (type dentreprise).
- Exemptions de retenue à la source et de déclaration FATCA.
La partie II est le numéro de contribuable du bénéficiaire.
La partie III est une déclaration de certification.
Responsabilités de lemployeur pour le formulaire W-9
Formulaire de dépôt W-9. Vous nêtes pas obligé denvoyer le formulaire à lIRS. Conservez-le dans vos fichiers pour ce bénéficiaire, afin de pouvoir le montrer à un auditeur si nécessaire.
Retenue de sauvegarde. Vous pouvez recevoir un avis de lIRS indiquant que le numéro de contribuable du bénéficiaire ne correspond pas aux enregistrements de lIRS. Dans ce cas, vous devez commencer la retenue de sauvegarde pour cette personne. À compter de la date à laquelle lordre indique, retenez 24% du montant montant du paiement de chaque paiement. Vous devez également effectuer des paiements à lIRS des montants que vous avez retenus et déposer un rapport (formulaire 945). Si vous ne collectez pas les rapports de sauvegarde comme requis, vous pourriez être responsable du montant non recouvré.
Pour vérifier les numéros didentification fiscale des bénéficiaires, vous pouvez utiliser le site IRS e-Services. La personne qui sinscrit pour votre entreprise doit être un responsable principal ou responsable.
Exemptions de retenue. Si un bénéficiaire déclare quil est exempté de la retenue de réserve, vous pouvez vous fier à cette réclamation, sauf si vous savez réellement que le code ou la classification du bénéficiaire exonéré nest pas valide.
Rapports FATCA. La loi FATCA (Foreign Account Tax Compliance Act) exige que les institutions financières étrangères et autres entités étrangères déclarent les actifs étrangers détenus par leurs titulaires de comptes américains, ou soient soumises à une retenue sur certains paiements. Une institution financière américaine avec un compte aux États-Unis na pas besoin dobtenir un code dexemption pour cette déclaration.
Si vous recevez un formulaire W-9 avec un code dexemption FATCA et que vous savez que la personne est une personne américaine spécifiée, vous ne pouvez pas vous fier au formulaire pour traiter la personne comme exemptée de la déclaration FATCA.
Déclaration des revenus W-9 . Vous devez avoir un W-9 au dossier pour chaque entrepreneur indépendant afin de ne pas avoir à retenir limpôt sur le revenu de cette personne. Ensuite, à partir de 2020 et à lavenir, vous avez les informations nécessaires pour créer un formulaire 1099-NEC pour cela personne pour lannée dimposition.
Document n ° 2 – CV et références
Avant dembaucher quelquun, vous devez demander et conserver une copie des documents indiquant les qualifications de ce personne pour le travail en cours. Dans la plupart des cas, vous voudrez un CV, pas une demande demploi. Demandez des références danciens clients ou clients et des personnes liées au travail qui connaissent cette personne.
Vous voudrez peut-être faire une vérification des antécédents de cette personne, en fonction du type de travail en cours. Par exemple, une personne qui a accès à vos dossiers financiers doit être vérifiée. Vous pouvez également vous renseigner auprès de l’association professionnelle pour ce type de travail dans votre état (comme l’association du barreau d’État ou le conseil de l’État CPA).
Document n ° 3 – Un contrat écrit
Pour chaque entrepreneur indépendant qui travaille pour votre entreprise, vous devez un contrat signé sur dossier, signé par les deux parties. Il peut sembler exagéré dexiger que vous ayez un contrat pour chaque relation dentrepreneur indépendant, mais certains accords doivent être mis par écrit. Le contrat vous protège tous les deux en cas de litige.
Quelques problèmes qui doivent être traités dans ce contrat et certaines conditions qui doivent être incluses:
- Létendue du travail, y compris le moment où le travail doit être effectué et les délais
- Montants et calendrier des paiements, date à laquelle les paiements sont dus, que se passe-t-il si les paiements ne sont pas effectués
- Propriété de le travail – lentrepreneur ou lentreprise de location.
La clause la plus importante de ce contrat doit être une déclaration que cette personne est un entrepreneur indépendant et non un employé. Il est essentiel que vous et lentrepreneur indépendant compreniez le type de relation et le fait quils sont responsables du paiement de leurs propres impôts sur le revenu et de la sécurité sociale / Medicare.
Vous pouvez également souhaiter des accords supplémentaires
Selon le type de travail effectué et les besoins spécifiques de votre entreprise, vous voudrez peut-être obtenir dautres accords, en fonction du type de travail de la personne Ces sous-accords (parfois des clauses dans un contrat) sont appelés clauses restrictives car ils restreignent ce que l’entrepreneur indépendant peut faire.
Un accord de confidentialité (parfois appelé accord de non-divulgation) oblige le contractant à garder vos secrets commerciaux confidentiels et à ne pas les partager avec d’autres, sauf accord contraire.
Un accord de non-concurrence établit les restrictions imposées au travailleur contractuel de quitter votre entreprise et demmener vos clients ou clients chez une autre entreprise New York. Il est généralement rédigé pour restreindre les actions de quelquun pour des activités spécifiques, pendant une période donnée et dans une zone particulière. Certains États (Californie, par exemple) nappliquent pas les accords de non-concurrence, alors vérifiez auprès de votre État avant essayez de mettre lune de ces clauses dans un contrat.
Un accord de non-sollicitation empêche les employés de travailler pour le concours, et il peut également être utilisé pour garder un entrepreneur de voler vos employés ou clients.
Pour tous ces accords, la clé est de savoir si vous pouvez poursuivre la personne en justice si elle violer les termes de laccord. Plus laccord est restrictif, plus le tribunal est susceptible de le considérer comme une restriction du commerce et de rejeter laccord. Le fait dêtre raisonnable en termes de temps et de distance peut augmenter la probabilité que le tribunal entende votre affaire.
Tenir des registres sur les contractuels
En tant que propriétaire dentreprise, vous nêtes pas tenu de remettre ces documents à qui que ce soit, mais si jamais vous êtes audité par lIRS ou si vous devez vérifier la relation, vous devrez les produire. Créez un dossier pour chaque entrepreneur indépendant que vous embauchez, avec ces documents.