Toimiston hallinta

Toimistohallinta on ammatti, johon kuuluu toimiston tai muun organisaation työprosessin suunnittelu, toteutus, arviointi ja ylläpito, jotta tehokkuuden ja tuottavuuden ylläpitämiseksi ja parantamiseksi.

Toimistohallinto on siis osa liiketoiminnan kokonaishallintoa, ja koska johtamisen elementit ovat ennustaminen ja suunnittelu, organisointi, hallinta, hallinta ja koordinointi, toimisto on osa koko hallintotoimintoa.

Toimistohallinta on tekniikka, jolla suunnitellaan, organisoidaan, koordinoidaan ja ohjataan toimistotoimintaa liiketoiminnan tavoitteiden saavuttamiseksi, ja se koskee toimiston tehokasta ja tehokasta toimintaa. rk. Yrityksen menestys riippuu sen toimiston tehokkuudesta. Toimistojen paperityön määrä on lisääntynyt monina päivinä teollistumisen, väestöräjähdyksen, hallituksen valvonnan ja erilaisten vero- ja työlainsäädännön soveltamisen ansiosta mihin tahansa liikeyritykseen. Tehokkuus ja vaikuttavuus, jotka ovat johtamisen avainsanoja, saavutetaan vain toiminnan asianmukaisella suunnittelulla ja valvonnalla, toimistokustannusten alentamisella ja kaiken liiketoiminnan koordinoinnilla.

”Toimiston hallinta voidaan määritellä suunnittelutehtäväksi. , koordinointi, motivoimalla muiden ponnisteluja toimiston erityistavoitteiden saavuttamiseksi. ”

” Toimistohallinta on toimintoena se hallinnan taiteen ja tieteen ala, joka koskee toimiston tehokasta suorittamista työskennellä missä ja milloin tahansa. ” – William If. Leffingwell ja Edwin M. Rot.

”Toimistohallinto on miesten, menetelmien, koneiden ja materiaalien manipulointia ja hallintaa, jotta saavutetaan parhaat mahdolliset tulokset – korkeimman mahdollisen laadun tulokset käyttämällä mahdollisimman vähän vaikutuksia ja kustannuksia. , mahdollisimman lyhyessä ajassa ja ylimmälle johdolle hyväksyttävällä tavalla. ”- Harry H. Wylie.

Tämä määritelmä korostaa liiketoiminnan resurssien, kuten materiaalien, menetelmien jne., käyttöä tavoitteiden saavuttamiseksi. ja tulokset parhaalla ja halvimmalla tavalla ja mahdollisimman lyhyessä ajassa.

”Toimistohallinta on taidetta ohjata toimiston henkilökunta käyttämään ympäristöönsä soveltuvia keinoja määritellyn tavoitteen saavuttamiseksi. Tarkoitus. ”- Mills ja Standinhford.

Tämän määritelmän mukaan objektiivisen tarkoituksen ymmärtäminen on välttämätöntä, jotta kaikki ponnistelut ja toiminnot ohjataan sen saavutuksiin. Ympäristö, jossa toimistotyötä tehdään johto ehdotuksen jälkeen suunnittelussa. Ympäristö tarkoittaa ympäristöä, jossa yrityksen työntekijät toimivat. Se sisältää fyysiset tekijät, kuten sijainnin, ulkoasun, valaistuslämpötilan, ilmanvaihdon, puhtauden jne. Työntekijöille on myös ilmoitettava erilaisista liiketoimintalakeista, tullikäytännöistä jne.

Tässä määritelmässä kirjoittaja on käsitellyt toimiston hallintaa taide ohjata ja ohjata organisaation henkilöitä tai työntekijöitä käyttämään erilaisia keinoja, kuten koneet, toimistolomakkeet, käsikirja, menetelmät jne. Määritelmä korostaa toimistossa olevien henkilöiden kehitystä eikä asioiden suuntaa. Toimiston johdon on ymmärrettävä työntekijänsä käyttäytyminen ja tarpeet motivoidakseen häntä työskentelemään vaikuttamalla häneen ja tarjoamalla kannustimia organisaation tavoitteen saavuttamiseksi.

Yksinkertaisesti sanottuna toimiston johto voidaan määritellä ”erillisenä toimiston suunnittelun, organisoinnin, henkilöstön tarjoamisen, ohjaamisen, koordinoinnin ja valvonnan prosessina minkä tahansa liikeyrityksen tavoitteiden saavuttamisen helpottamiseksi” määritelmä osoittaa hallinnollisen johtajan johtotehtävät. Seuraava kaavio osoittaa prosessin eri elementit tai toiminnot toimiston johto.