Kuinka lähettää sähköpostia professorillesi (ilman ärsyttävää AF: tä)

Näen joka lukukausi twiitit ja Facebook-viestit. Ystäväni professori, he ovat ärsyttyjä. Heidän opiskelijansa eivät osaa kirjoittaa sähköposteja, he sanovat. Se mitä he todella tarkoittavat, on se, että heidän opiskelijansa eivät osaa noudattaa sähköpostin etiketin käytäntöjä akatemiassa. Minua tapahtui myös opiskelijoiden sähköposteista. Kunnes tajusin, että on olemassa yksinkertainen selitys sille, miksi he eivät tienneet kuinka kirjoittaa niitä – heille ei ole koskaan opetettu miten. *

Mutta nyt avuttomilla opiskelijoilla ei ole tekosyitä, koska he voivat lue tämä viesti. Profit, jaa se opiskelijoiden kanssa. Opiskelijat, jaa se ystäviesi kanssa. Tai älä, ja ole yksi henkilö luokassa, jolta profiisi nauttii sähköpostin vastaanottamisesta.

Tässä on malli, jota voit noudattaa rakennettaessa sähköpostiasi professorille. Jokainen elementti selitetään tarkemmin jäljempänä.

Hyvä professorin sukunimi,

Tämä on rivi, joka tunnistaa yhteisen ihmiskuntamme.

Olen luokassasi Nimi, osanumero, joka kokoontuu tänä päivänä. Tämä on kysymys, jota tarvitsen, tai tarvitsemani apu. Olen tarkastellut opetussuunnitelmaa ja muistiinpanojani luokassa ja verkossa ja pyysin jotakuta muuta luokalta, ja luulen, että tämä on vastaus, mutta en ole vieläkään varma. Haluan sinun tekevän tämän.

Kiitoksella kirjautuminen on aina hyvä idea,
Suosikkiopiskelija

Elementti # 1: Tervehdys

Täällä voit todeta, että pidät suhdettasi professoriisi ammattimaisena. Käytä ”Rakas”, tai jos se tuntuu kauhistuttavan muodolliselta, voit käyttää ”Hei” tai ”Hei”. (”Hei” työntää sitä. Katso alla oleva huomautus poikkeuksista.)

Elementti 2: Kunnianosoitus

Täällä monet opiskelijat tönkivät tahattomasti professorinsa herkkää egoa ja oikeudenmukaisuuden tunne maailmassa. Et ajatellut, että tämä pieni sana oli erittäin iso juttu, mutta se todellakin on heille. Kunniamaininta on arvonimi, jota käytetään välittämään kunnioitusta henkilön asemasta. Kunnioitatko opiskelijana tosiasiallisesti professorin auktoriteettia tai asemaa, on hyvä toimia kuten sinäkin. Yksinkertaisin tapa tehdä tämä on puhua heille ”professoriksi”. Jos heillä on tohtorin tohtori, voit teknisesti kutsua heitä ”Dr.” mutta olet turvallisempi professorin kanssa. Kaikilla opettajilla ei ole tohtoreita (ja monilla ei edes ole virallista virkaa ammatissaan sanalla professori), mutta jos he opettavat yliopistokurssia, he asuvat professorin roolissa ja heihin voidaan kohdistaa sellaisenaan. ”Ja” Dr. ” on, että he eivät vaadi sinua tietämään mitään professorin sukupuoli-identiteetistä tai siviilisäätystä. Jos kutsut professoriasi ”rouvaksi” tai ”neiti”, lord auttaa sinua.

Elementti # 3: Nimi

Saatat olla yllättynyt siitä, kuinka usein opiskelijat väärittävät professorinsa nimen. Tämä ei ole vaikeaa tietoa etsiä , ihmiset. Se on opetussuunnitelmassa, osaston verkkosivustolla, todennäköisesti myös Google-yhteensopiva. Käytä heidän sukunimeään. Kirjoita koko asia. Kirjoita se oikein. Jos siinä on väliviiva, käytä sekä nimiä että väliviivaa ( tämä kuuluu todellakin koko asian oikeinkirjoituksen ja oikeinkirjoituksen piiriin, mutta ymmärrän sen, se on erityistapaus ja aiheuttaa jostain syystä paljon hämmennystä, vaikka se on vuosi 2016).

Poikkeuksia # 1–3 (älä yritä ennen kuin olet saavuttanut tason pro emailer -tilaan)

Voit käyttää vähemmän muodollista tervehdystä ja pyytää professoriasi jollakin muulla kuin professorin sukunimellä sähköpostissasi, jos ja vain, jos olet saanut heiltä sähköpostin, jossa he käyttävät epävirallista tervehdystä ja allekirjoittavat sen jollakin muulla kuin professorin sukunimellä. llege professori, kirjauduin usein sisään sähköposteihini ”Prof. P-S ”, koska tiesin, että sukunimeni oli pitkä ja sekava ihmisille. Sitten pidin siitä mieluummin, kun ihmiset lähettivät minulle prof. P-S: lle osoitettuja sähköposteja. Mutta älä poikkea siitä, mitä he itse kutsuvat. ÄLÄ KOSKAAN yritä käyttää etunimeä, ellet ole saanut nimenomaista lupaa tehdä niin. Jos prof allekirjoittaa sähköpostinsa salaa vain nimikirjaimilla, kannattaa pitää kiinni professorin sukunimestä. älä missään olosuhteissa aloita sähköpostia ”Hei”, koska joillakin ihmisillä on tosi kova asia.

Elementti 4: Merkityksetön mukavuus

Ei koskaan satuta sanoa jotain ”toivon” nautit tänään kauniista säästä ”tai” Toivottavasti sinulla oli rentouttava viikonloppu ”. Se osoittaa, että pidät professoriasi ihmisenä, jolla on jonkinlainen elämä. Professorit pitävät siitä, kun pidät heitä ihmisinä, joiden elämä on luokkahuoneen ulkopuolella (vaikka se voisi etäisesti muistuttaa totuutta). Sillä ei ole väliä mitä sanot täällä, se on enemmän kohteliasta mielenkiintoa käsittelevä rituaali. Jos voit saada sen irti niin kuin tarkoitat sitä todella, bonuspisteitä sinulle.

Elementti 5: Muistutus siitä, kuinka he tuntevat sinut

Tämä on avain, varsinkin jos se on ensimmäistä kertaa otat yhteyttä professoriisi.Et voi luottaa siihen, että he muistavat nimesi heidän luetteloistaan tai pystyvät liittämään kasvosi nimesi kanssa. Jos sinussa on jotain erottuvaa, mikä huokaisi heidän muistiaan ja saisi heidät katsomaan sinua hellästi, sisälly se. Esimerkiksi ”Pysyin tunnin jälkeen kysyäkseni sinulta yhden kerran lukemisen” tai ”Istun eturivissä ja minulla on siniset hiukset”. Jos et ole vielä tavannut heitä, selitä heille haluamasi suhde, kuten ”Olen kiinnostunut ilmoittautumaan luokkaasi ensi lukukaudeksi”. Jos olet melko varma, he tuntevat sinut nimellä, voit jättää tämän pois. Mutta jotkut profit ovat erittäin huonoja muistaa nimiä, joten voit yhtä hyvin heittää heille luun. (Jos olet onnekas, nuo profiilit ovat tarpeeksi itsetietoinen ja empaattinen, jotta et saisi ulkoa mitään luokkien tenttien nimiä.)

Elementti 6: Sähköpostisi todellinen syy

Tämä on koko syy Lähetämme sähköpostia, joten tee siitä hyvä. Tärkeää tässä on päästä sisään ja päästä pois samalla kun pysyt kohteliaana. Sanokaa lyhyesti, mitä professorilta tarvitset tarjoamatta joukkoa tekosyitä tai käymättä liian yksityiskohtaisesti tai kuulostamatta kuten et tekisi vaatimuksia. Jos et pysty selittämään, miksi lähetät sähköpostia kahdessa lauseessa, harkitse tapaamisen tapaamista professorin kanssa henkilökohtaisesti, jolloin linjasi tulee olemaan ”Toivoin, että voimme tavata puhua X: stä. Mikä olisi hyvä aika siihen? ” Jos he eivät voi tavata ja haluavat vain keskustella asiasta sähköpostitse, he ilmoittavat siitä sinulle.

Elementit # 7 ja 8: Tässä osoitat olevasi upea henkilö

Internetissä on myytävänä t-paita, jossa lukee ”Se on opetussuunnitelmassa”. Ajattele hetkeksi, miksi tälle tuotteelle on markkinoita. Suuri määrä opiskelijoiden lähettämiä professoreille lähettämiä sähköposteja etsii tietoja, jotka professori on jo ilmoittanut. Ennen kuin lähetät edes sähköpostia, sinun on todella tarkistettava opetussuunnitelma ja muistiinpanot (ja luokan verkkosivustot, jos sellaisia on), jotta näet, onko kysymykseesi todella vastattu. Ei ole haittaa kysyä jonkun muun luokan jäseniltä – siksi sinun pitäisi yrittää saada ainakin yhden luokkatoverin puhelinnumero tai sähköpostiosoite ensimmäisen viikon aikana. Jos olet itse tehnyt kaikki nämä asiat ja sinulla on vielä kysyttävää, ota yhteyttä professoriin antaa heille hyödyllistä tietoa siitä, että heillä ei ehkä ole ollut selvää jostakin.

Jos voit yrittää vastata omaan kysymykseesi ja osoitat olevan oikeassa, se säästää heiltä vähän aikaa heidän vastauksessaan. Jos esimerkiksi kirjoitat kokouksen perustamiseksi, voit sanoa: ”Opetussuunnitelmassa sanotaan, että olet poissa jääaika on tiistaisin klo 15. Voisinko tulla tänä tiistaina klo 3:15? ” Tämä osoittaa myös, että ajattelit koko asiaa yli kahden sekunnin ajan, ennen kuin päätit käyttää heidän sähköpostinsa lukuaikaa.

Elementti 9: Pyyntösi erittäin kohtelias muotoilu

Jos kysyt kysymystä, johon tarvitset vastauksen, voit sanoa jotain: ”Jos voisit ilmoittaa minulle mahdollisimman pian, arvostan sitä todella.” Jos tarvitset heitä täyttämään lomakkeen tai ottamaan yhteyttä jonkun puolestasi tai tekemään jotain, joka vaatii enemmän toimia kuin vain vastaamaan sähköpostiisi, ilmoita tämä selvästi tässä. Tämä auttaa heitä lisäämään sen tehtäväluetteloonsa ja saamaan sen valmis.

Elementti # 10: Kirjautuminen ulos

Jos et ole varma, kuinka kirjaudutaan ulos sähköpostista, Kiitos on melkein aina sopiva. Voit tehdä ”Paras”, ”Kaikkea hyvää” tai ”Ystävällisin terveisin” tai mitä tahansa, mutta jokin kiitos muodostaa tässä kaksinkertaisen velvollisuuden sekä kirjautumisena että kiitollisuuden ilmaisuna.

Piilotettu Elementti 11: Seuranta

Jos professori ei ole vastannut sähköpostiviestiisi, ja sosiaaliset vihjeet kertovat sinulle, että ne todennäköisesti tarkoittivat tähän mennessä, voit lähettää lempeän seurannan. Voit muotoilla seuranta käyttäen kaikkia tässä olevia elementtejä, mutta voit lisätä ”Vain edellisen sähköpostini seuranta” -kohdan juuri ennen kuin pääset elementille # 6. Sinun ei tarvitse hieroa sitä, koska he unohtivat lähettää sinulle sähköpostia, he saavat asian (ja jos he todella unohtivat, he saattavat tuntea olonsa pahaksi). Jos he eivät lähettäneet sinulle sähköpostia tarkoituksella, olet todennäköisesti jo ärsyttänyt heitä ensimmäistä kertaa, ja saatat olla yhtä kohtelias kuin mahdollista seurannassa. Milloin seurantamuistutuksen lähettäminen on turvallista? Sinun on arvioitava tämä sen perusteella, kuinka nopeasti he yleensä reagoivat asioihin ja kuinka kauhea tarvitset vastausta todella on. Jos se voi odottaa viikkoa, anna sen odottaa viikkoa (tai kunnes näet ne henkilökohtaisesti).

Miksi tämä kaikki on tärkeää

Ammattimaisten sähköpostiviestien oppiminen on taito voit ottaa mukaasi niin sanottuun todelliseen maailmaan. Kohtelias ja harkitusti tehty pyyntö saa paljon todennäköisemmin haluamasi vastauksen. Tunnustetaanpa, että professorit ovat ihmisiä, joilla on tunteita ja jotka haluavat vain kohdella sellaisina.

Luuletko, että professorit, joita opiskelija-sähköpostit ärsyttävät, ovat liian herkkiä ja laiskoja (heidän tehtävänsä on käsitellä tätä paskaa, eikö?). Ja saatat olla oikeassa. Mutta ota huomioon, että vaikka sinulla on vain muutama professori kerrallaan, heillä voi olla satoja opiskelijoita. He saattavat saada saman kysymyksen kymmeneltä eri ihmiseltä. He saattavat olla yliprofessori, jolle maksetaan tosiasiallisesti vain tunneissa, jotka he viettävät luokkahuoneessa (eikä heille makseta siitä edes paljon). He ovat saattaneet kokea mallia siitä, että heitä kunnioitetaan vähemmän sukupuolen tai rodun perusteella. Tee sähköpostistasi sellainen, josta he eivät pidä ystäviään. Nyt tiedät miten.

* Tämä vahvistui minulle, kun haastattelin joukkoa entisiä oppilaitani siitä, kuinka he keksivät kuinka siirtyä sähköisessä viestinnässä yliopiston urallaan. Niistä, jotka tunsivat itsevarmuuden ja tehokkuuden, oli paljon kokemusta sähköisestä vuorovaikutuksesta perheensä ulkopuolella olevien aikuisten kanssa ennen kuin he pääsivät koskaan yliopistoon. Meidän ei tarvitse mennä sosiologisiin ulottuvuuksiin, kenellä on todennäköisimmin ollut tällaisia mahdollisuuksia, mutta voit todennäköisesti täyttää tyhjät kohdat.