Kuinka kehittää karkea suuruusjärjestysestimaatti (ROM-estimaatti)

Karkea suuruusjärjestysestimaatti (ROM-estimaatti) on arvio hankkeen vaivannäöstä ja loppuun saattamisesta aiheutuvista kustannuksista. ROM-arvio tehdään hyvin varhaisessa vaiheessa projektin elinkaaren aikana – hankkeen valinta- ja hyväksymisjakson aikana ja useimmissa tapauksissa ennen projektin aloittamista. ROM-estimaatin päätarkoitus on antaa päätöksentekijöille tarvittavat tiedot päätöksen tekemiseksi siitä, onko järkevää edetä projektissa arvioidun ponnistustason perusteella, valmistumisajan ja kustannusten perusteella.

ROM-estimaatin kehittäminen on yhtä taitoa kuin taidetta. Ensinnäkin aihe-asiantuntijoiden tulisi olla mukana ponnistelujen arvioinnissa. Toiseksi, ROM-levyä kehitettäessä on tärkeää ymmärtää, että arvio on ”karkea suuruusjärjestys” -arvio, jonka tarkkuus on noin plus tai miinus 50%. Lähteestä riippuen varianssi voi olla jopa 100 %. Varianssi -25% – + 75% on myös yleistä ROM-estimaateille. Tarkoituksena on antaa ”ballpark” -arvio käyttämällä tuolloin käytettävissä olevia tietoja.

ROM-estimaatin varianssi on pikemminkin suuri, mutta sen ei pitäisi estää sinua tekemästä yritystä. Muista, että osa tiedoista on parempia kuin ei tietoja. Muista myös, että arvio perustuu ROM-estimaatin laatimishetkellä käytettävissä oleviin tietoihin. Kun projekti etenee, odota arvioidesi parantamista entisestään, kun hankkeen aloitus- ja suunnitteluvaiheessa saadaan lisää tietoa ja vaatimuksia tarkennetaan (PMBOK-opiskelijat, muistatko progressiivisen valmistelun termin?)

Seuraavissa tiedoissa vertaillaan kolmea yleistä estimaattia, kun projekti etenee läpi elinkaaren.

1. ROM-arvio (varianssi -50% – + 50%, tai -25% – + 75% mieltymyksistä riippuen)
   • ”Ballpark” -arvio, jota käytetään lähtöarvion antamiseen eteenpäin
   • Ylhäältä alas -arviointimenetelmä
   • Aikaisemman asiantuntemuksen ja kokemuksen käyttö
   • ROM-estimaatin kehittämiseen ei käytetä paljon aikaa
2. Budjettiarvio (Varianssi -10 % – + 25%)
   • Myös ylhäältä alas -arviointimenetelmä
   • Analogisten estimointitekniikoiden käyttö antaa hieman tarkemman estimaatin kuin ROM-estimaatti (esim. aikaisemmat samanlaiset projektityypit vaivaa varten)
3. lopullinen arvio (varianssi -5% – + 10%)
   • alhaalta ylöspäin suuntautuva arviointitekniikka, joka vaatii työn hajoaminen ja sen vaivataso, joka on yhteenveto tarkemman estimaatin kehittämiseksi
   • Yleensä suoritetaan suunnitteluvaiheessa ja kypsytetään loppuosan projektissa
   • Tämä on Kolmen luetellun eniten aikaa vievää arviointia

ROM-estimaattia kehitettäessä on parasta yrittää arvioida aika- ja kustannussäästöinä. Luokkien tarjoaminen voi auttaa arvioita, jotka muuten eivät pystyisi antamaan yhtä numeroa projektin alkaessa käytettävissä olevan tiedon rajoitetun määrän vuoksi. Alla olevassa esimerkissä on luokkia ”matala”, ”keskitaso” ja ”korkea”. Tällaisen asteikon käyttö voi olla helpompaa kuin numeron vetäminen hatusta. Se asettaa myös odotukset molemmille puolille – projekti tiimi ja asiakas – että ROM-estimaatilla on suuri varianssi ja se tulisi tunnistaa vain alkuperäiseksi ROM: ksi.

1. Matala vaivannäkö
   • Tunnit: 40–80 tuntia loppuun
   • Kustannukset: 1000–5000 dollaria dollaria
   • Kesto: 1–4 viikkoa
   • Resurssien määrä: 1–3 resurssia
2. Keskivaikea työ
   • Käyttötunnit: 80-480 tuntia
   • Kustannukset: 10000-50000 dollaria
   • Kesto: 2-6 kuukautta
   • Resurssien määrä: 4-10 resurssia
3. Suuri vaivaa
   • Tunnit: 480 – 2080 tuntia loppuun
   • Kustannukset : 100 000-500 000 dollaria
   • Kesto: 6-12 kuukautta
   • Resurssien määrä: 11-20 resurssia

Käyttämällä ämpärejä tai edellä lueteltujen kaltaisia luokkia, de säveltää työ ylhäältä alas yksityiskohtien tasolle, joka on järkevää käytettävissä olevan tiedon määrän vuoksi. Olettaen, että hanke on vasta alkuvaiheessa ja sidosryhmien tarpeet ja vaatimukset ovat korkealla tasolla, voidaan olettaa, että työn jakautuminen ei ole merkittävää. Tarkoitus ei ole kehittää täyttä WBS: ää täällä. Tarkoitus on yksinkertaisesti jakaa työ osiin toimintoja, jotka ovat järkeviä ja jotka voidaan mitata.Esimerkiksi verkkosovellusta kehitettäessä työluettelossa voi olla vain muutama tällainen kohde:

1. Kehitä vaatimuksia
2. Kehitä tietokantakaava
3. Kehitä sovellus
4. Testaa ja ota sovellus käyttöön
5. Projektinhallintatoiminnot (älä unohda sisällyttää PM-toimintoja. Aikaa ja resursseja)

Levitä jokaiselle työlle luokka vaivaa, jotta saat ROM-estimaatin. Siinä kaikki pähkinänkuoressa!

Kustannus- ja kustannusarviointitekniikoista on paljon enemmän tietoa (esim. Oppimiskäyrien, monimutkaisuustekijöiden ja riskitekijöiden soveltaminen; PERT-ajan estimointi; ohjelmistoestimointitekniikat, kuten toimintopisteanalyysitekniikka ja COCOMO – http://cost.jsc.nasa.gov/COCOMO.html). Mutta tämä on hyvä aluke ainakin ROM-arvioinnissa. Alla olevat linkit tarjoavat lisää vinkkejä kustannusarviointiin. Katso myös julkaisu Society of Cost Estimating and Analysis (http://www.sceaonline.org/), joka on ajatusjohtaja tässä areenassa. Odota paljon enemmän kustannusarvioinnin tulossa!

Haluatko jakaa lisää ajatuksia tai tietoa ROM-kustannusarvioinnista? Lisää ne alla olevaan Kommentit-osioon.

—–

Liittyvät linkit: