Kuinka järjestää Gmail-postilaatikkosi 15 minuutissa: seitsemäntoista salaisuutta

Keskimääräinen työntekijä viettää 1/3 toimistoajastaan sähköposteille. 142 000 dollaria (Bay Arean teknisen työntekijän keskipalkka) maksamme työntekijöille 47 000 dollaria vuodessa postilaatikoidensa hallinnoimiseksi!

Se ei ole edes pahempi osa. Joka kerta, kun lopetat sähköpostisi tarkistamisen, keskityminen vie noin 23 minuuttia.

Ruma totuus on, että ihmiset jatkavat sinuun yhteydenottoa, pidätkö siitä vai ei. . Eikä ole kovin helppoa sivuuttaa lukematonta ponnahdusikkunaa.

Vietät tuntikausia sähköpostin läpi ja määrittelet, mitä tehdä lopulta viettää paljon enemmän aikaa postilaatikossa kuin alun perin suunnittelit.

Kun et pääse kokonaan paeta, mutta haluat silti mielenrauhasi, järjestäytyneemmäksi on paras tapa ulos.

Tämä viesti kertoo, miten voit järjestää Gmail-postilaatikkosi siten, että se on enemmän tuottavuus- ja yhteistyötyökalu eikä häiriötekijä.

Lisää osuvampia sähköposteja ylhäällä

Tarvitsetko todella kaikki uudet sähköpostit postilaatikon yläosassa? Olen varma, ettet lue kaikkia niitä heti.

Erinomainen tapa pitää postilaatikkosi järjestyksessä on laittaa tärkeät tai tähdellä merkityt sähköpostit yläreunaan.

Gmail tarjoaa sinulle viisi vaihtoehtoa postilaatikon järjestämiseen.

• Siirry asetuksiisi (rataskuvake yläosassa)
• Napsauta seuraavaa avattavaa valikkoa postilaatikkotyyppiin.

Ja kukin niistä tarkoittaa tätä:

Oletus: Se näyttää sähköpostit saapumisjärjestyksessä – asettelun, jonka näemme joka päivä.

Tärkeää ensin: Gmail määrittää oman ennusteensa määrittämään tärkeät sähköpostit ja sijoittaa ne postilaatikkosi keltaisella merkinnällä. Kaikki muu jää sen alapuolelle.

Lukematon ensin: Tämä asetus näyttää lukemattomat sähköpostit viimeisimpien sähköpostien yläpuolella. Tämä on erityisen hyödyllistä, jos käytät luettua / lukematonta tehtäväluettelona.

Tähdellä merkitty ensin: Tämä on tarkoitettu niille, jotka käyttävät tähtiä priorisoimaan postilaatikkonsa. Tähdellä merkityt viestit näkyvät ensin ja sen jälkeen kaikki muut.

Tärkeät postit: Gmail oppii, minkä tyyppisiä sähköposteja olet eniten vuorovaikutuksessa, ja laittaa ne postilaatikon yläosaan. Tämä on hieno ihmisille, joiden on päivittäin käsiteltävä paljon sähköpostiviestejä.

Tämä on yksi niistä Gmail-organisaation vinkeistä, joista voin taata. Se on tehnyt minulle ihmeitä sellaisten sähköpostiviestien pitämisen suhteen, joita en halua käsitellä heti.

Päästä eroon välilehdistä, joita et käytä paljon

Gmailissa ei tarvitse olla kaikkia viittä välilehteä. Voit poistaa käytöstä ne, joita et käytä paljon. Ainoa välilehti, jota et voi poistaa, on Ensisijainen-välilehti.

Näin sinun on tehtävä:

• Napsauta Asetukset.
• Avattavasta valikosta , napsauta Määritä postilaatikko
• Valitse välilehdet, jotka haluat ottaa käyttöön tai poistaa käytöstä.

Kiinnitä huomiota tähän: Jos poistat välilehden käytöstä, sen viestit näkyvät Ensisijainen-välilehdessä. Poista aina ne, jotka eivät saa paljon sähköposteja. Yksi ylöspäin Gmail-organisaatioon!

Järjestä Gmail siististi Tunnisteiden avulla

Gmail on Label-pohjainen järjestelmä. Postilaatikko, Roskakori, Luonnokset ovat teknisesti tunnisteita.

Tunnisteet ovat hyvä tapa järjestää Gmail. Ne ovat kuin tunnisteita, joita voit lisätä lähettämiisi tai vastaanotettuihin sähköposteihin. Hienoja asioita on, että voit lisätä useita tunnisteita sähköpostiin. Toinen miellyttävä ominaisuus on kyky lisätä värejä tunnisteisiin.

Voit myös antaa Gmailin lisätä tunnisteita sähköposteihin saapuessaan, mikä säästää manuaalista työtä. Voit esimerkiksi merkitä kaikki lakimiestesi sähköpostit asiakirjoiksi. Sinun tarvitsee vain luoda suodatin.

Liittyvä viesti: Kaikki mitä sinun tarvitsee tietää Gmail-tunnisteista

Automatisoi joukkueellesi osoitettavat sähköpostit (ilman edelleenlähetystä).

Suuri määrä saamiasi sähköposteja vaatisi jonkun muun tiimiltäsi työskentelemään heidän kanssaan.

Tavallinen toimintatapa, kun haluat järjestää Gmailin, on seulonta sähköpostitse ja edelleen lähettäminen ryhmätovereille – ehdoton ajanhukka.

Jos siirrät paljon sähköpostiviestejä tiimillesi, sinun on kokeiltava Hiveria. Pystyt määrittelemään ehdot, joiden perusteella sähköpostit osoitetaan automaattisesti joukkuetovereillesi.

Oletetaan esimerkiksi, että sinulla on joukkuetoveri, joka huolehtii kaikki lähetyskumppanisi lähettämät sähköpostit. Hiverin avulla voit määrittää kaikki saapuvat sähköpostit heidän sähköpostiosoitteestaan automaattisesti hänelle.

Saat myös mahdollisuuden määrittää useita ehtoja, kuten lähettäjän sähköposti ja tietty sana aiherivillä.Mahdollisuudet ovat periaatteessa rajattomat. Kokeile sitä

Lopeta sähköpostiviestien kirjoittaminen sisäisiä keskusteluja varten

Yksi tapa, jolla me kaikki upotamme omamme ja joukkuetovereidemme postilaatikot – lähetämme sähköposteja asioista, jotka voidaan hyvin tehdä muuten.

Jos aiheessa on monia näkökohtia, jotka täytyy selittää tai keskustella, vie se henkilökohtaiseen kokoukseen. Jos kokoukset, tapaamiset tai haastattelut peruutetaan viime hetken, kerro heille henkilökohtaisesti tai käytä puhelinta.

Jos mikään muu ei näytä tarpeeksi toteutettavalta, on yksi keinona, joka toimii kuin viehätys joka kerta – Sähköpostimuistiinpanot.

Muistiinpanot ovat viestejä, jotka voit kirjoittaa joukkuetovereillesi, ja ne näkyvät keskustelemiesi sähköpostiviestien vieressä (toisin kuin Slack tai Hangouts, joissa sinun on kerrottava ihmisille, mitkä sähköpostit sinulle lähetetään. puhutaan ja mitä tapahtui ja kaikki muu).

Toisin kuin chatissa, voit aina palata takaisin katsomaan mitä keskusteltu ketjusta – et koskaan menetä kontekstia.

Voit käyttää Notesia asiakastietojen vaihtamiseen, vinkkien tarjoamiseen tai pohjimmiltaan mihin tahansa, mikä ei sisällä kokonaisen tarinan kirjoittamista. Jokainen askel kohti postilaatikon avaamista on sen arvoista.

Arkistoi sähköpostit, joita et tarvitse lähitulevaisuudessa

Monesti emme poista sähköposteja vain siksi, että tarvitsemme niitä myöhemmin. Ja sitten ne kasaantuvat ikään kuin huomenna ei olisi.

Esimerkiksi joka kerta, kun ostat jotain myyjältä, he lähettävät sinulle kuitin. Et tarvitse niitä nyt, mutta ne voivat olla hyödyllisiä, kun saat tilisi valmiiksi vuoden lopussa. Täällä arkistointiominaisuus tulee esiin.

Arkistointi ei poista sähköpostia, mutta poistaa sen postilaatikostasi. Ne pysyvät myös haettavissa. Gmail-postilaatikkosi on paremmin järjestetty. Kaikki voittavat!

Valitse sähköpostiosoite ja etsi yläosasta tiedostomainen kuvake. Napsauta sitä ja olet valmis.

Voit myös automatisoida arkistoinnin suodattimien avulla – selitän tämän seuraavassa kohdassa .

Käytä suodattimia automatisoimaan yleisiä toimintoja

Gmaililla on todella vahva suodatuskyky. Voit suodattaa sähköposteja aiheen, lähettäjän, vastaanottajan, sisällön ja muun mukaan. Kun olet suodattanut viestit, voit antaa Gmailille ohjeet siitä, mitä niiden kanssa tehdä – merkitse ne tunnisteella, aseta prioriteetti, päätä, pääseekö sähköpostit postilaatikkoosi.

Pidät ehdottomasti automaattisesta suodatuksesta. . Voit asettaa ehtoja ja toimintoja – Gmail käsittelee kaikki ehdot täyttävät sähköpostit automaattisesti.

Sinun tarvitsee vain aloittaa tarkennettu haku. Napsauta hakupalkin oikeassa reunassa olevaa harmaata nuolta.

Ja avautuu avattava valikko.

Kirjoita sähköpostiosoite ja napsauta ”Luo suodatin tällä haulla” ponnahdusikkunan oikeassa alakulmassa.

Esimerkiksi, jos saat joukon uutiskirjeitä, joista et ole kiinnostunut, voit luoda suodattimen, joka arkistoi automaattisesti kaikki kyseisestä osoitteesta tulevat sähköpostit.

Tapoja, joilla voit käyttää suodattimia Gmailin järjestämiseen:

• Tähditä kaikki tärkeät henkilöt (sano pankkisi) )
• Lähetä edelleen sähköpostit tietystä osoitteesta
• Arkistoi tietyn sanan sisältävät sähköpostit (sano Free kokeilu)

Oikeiden suodattimien avulla säästät tunteja joka viikko helposti. Tutustu tähän Gmail-suodattimien kattavaan oppaaseen

Kokeile Gmail Advancedia (haluaisit useita postilaatikoita)

Jos olet uusi Gmail Advance (aiemmin Labs), sinun on ensin tiedettävä, että se on testialue Google. Menestyneistä tulee standardinmukaisia Gmail-ominaisuuksia ja muut saattavat hylätä – mutta kannattaa antaa laukaus.

Yksi ominaisuus, joka on ollut osa Gmail Advanced -ohjelmaa jo vuosia, on Useita postilaatikoita. Sen avulla voit luoda useita ruuduja, joista jokainen on suunniteltu näyttämään tietyn luokan sähköpostit sähköpostityypin, aiheen tai henkilökohtaisten mieltymysten perusteella.

Sinulla voi olla sähköpostiviestejä tietyltä lähettäjältä tai sähköposteja, joissa on tietty tarra ilmestyy erilliseen postilaatikkoon.

Voit esimerkiksi lisätä tarroja, kuten tarvitsee vastausta, tehtäviä, projektilogot ja viikoittaisen lukemisen – kaikki tietyllä tunnisteella varustetut sähköpostit näkyvät vastaavissa postilaatikko:

Tässä on kätevä video, jos haluat järjestää Gmailin useiden postilaatikoiden avulla.

Määritä työpöytäilmoitukset uusille sähköposteille

Jos olet asiakaslähtöisessä roolissa, olemme melko varmoja, että saat paljon sähköpostia joka päivä. Jos haluat reaaliaikaisen sitoutumisen, suosittelemme vahvasti työpöytäilmoitusten määrittämistä. Näin näet ilmoitukset ponnahdusikkunan oikeassa yläkulmassa aina, kun saat uuden sähköpostin.

Ota työpöytäilmoitukset käyttöön seuraavasti:

• Siirry asetuksiisi (rataskuvake yläosassa)
• Yleistä Asetukset-valikossa vieritä kohtaan Työpöytäilmoitukset ja napsauta valintanappeja ottaaksesi ne käyttöön.

Pro-vinkki: Joskus työpöytäilmoitukset voivat tulla ärsyttäviksi ja häiritseviksi. Välttääksesi tämän ansan, ota käyttöön työpöytäilmoitukset vain sähköposteille, jotka on merkitty merkinnällä ”Tärkeää”.

Ota Nudges käyttöön

Paljon roskapostiviestien ansiosta tärkeän sähköpostin ohittaminen Gmailissa on usein erittäin helppoa. Nudge on Gmailin algoritmi, joka tuo sähköpostit takaisin postilaatikon yläosaan, kun vastausta ei ole lähetetty. lähettämäsi käyttäjä tai vastaanottaja. On hienoa, jos tarvitset jatkuvasti muistutuksia vastausten tai jatkotoimien lähettämiseen tärkeisiin sähköposteihin.

Gmailin möykkyjä on kahdenlaisia:

• Ehdota vastauksia vastaavia sähköposteja: Sähköpostit, joihin olet ehkä unohtanut vastata, näkyvät postilaatikkosi yläosassa.
• Ehdota sähköposteja jatkotoimenpiteiksi: Lähetetyt sähköpostit, joita saatat joutua seuraamaan, näkyvät osoitteessa postilaatikon yläosassa.

Voit ottaa Nudges-toiminnot käyttöön tai poistaa ne käytöstä asetusten Yleiset-välilehdessä.

Merkitse tärkeät viestit tähdellä

Gmail yrittää aina tehdä parhaansa tunnistaakseen sähköpostit (molemmat yksittäiset viestit ja ketjut) ovat sinulle tärkeämpiä kuin muut. Yleensä se korostaa nämä Tärkeysmerkinnöillä (keltainen nuoli aivan tähden vieressä).

Viime aikoihin asti Gmailissa oli sovelluksessa viitteitä, jotka selittivät, miksi sähköposti merkittiin tärkeäksi, toisin kuin ”maagisen kastikkemme mukaan tärkeä”, joka siinä sanotaan nyt.

Vaikka Gmail onnistuukin suurimmaksi osaksi merkitsemään suurimman osan tärkeistä sähköposteista oikein, on ajoittain, että se onnistuu kuitenkin tekemään asiat väärin.

Jotta algoritmi toimisi paremmin sinulle, muista merkitä tärkeät viestit itse – tällä tavalla algoritmi pysyy nopeasti kiinni. Yksi tapa tähän on manuaalisesti lisätä / poistaa tärkeysmerkkejä. Toinen tapa tehdä tämä on Tähdellä merkityt viestit.

Gmailissa Tähtiä käytetään yksittäisiin viesteihin yhdessä säikeessä, kun taas Tärkeysmerkkejä käytetään kokonaisiin sähköpostiketjuihin. Tähdet ja Tärkeysmerkit auttavat myös järjestämään Gmail-haut nopeammin, joten aikojen ottaminen näiden lisäämiseen on ehdottomasti sen arvoista.

Mu te Keskustelut

Jos olet kyllästynyt juuttumaan työtovereiden / asiakkaiden välisiin sähköpostikeskusteluihin, jotka eivät välttämättä sisällä sinua? Sitten Mykistä keskustelut -ominaisuus Gmailissa on sinua varten.

Mykistä keskustelu Gmailissa, etkä näe siihen liittyviä viestejä postilaatikossasi. Kaikki sähköpostit, jotka lisätään keskusteluun mykistyksen jälkeen, tallennetaan edelleen Gmail-tilillesi, mutta ne arkistoidaan automaattisesti. Pystyt silti etsimään keskustelua ja tarkastelemaan uusia viestejä.

Voit mykistää keskustelun Gmailissa avaamalla keskustelun ja napsauttamalla sitten avattavaa Lisää-valikkoa. Valitse Mykistä luettelo ja keskustelu arkistoidaan.

Keskusteluketjuun lähetettyjä uusia viestejä ei näytetä postilaatikossa, mutta ne lisätään arkistoon.

Pro-vinkki: Löydät mykistetyt keskustelut nopeammin kirjoittamalla Gmailin hakupalkkiin ”is: muted”.

Voit aina kumota keskustelun mykistyksen. , etsi vain mykistetty keskustelu ja poista mykistetty tunniste sähköpostiketjusta.

Käytä Gmailin Älykäs vastaus ja Älykäs kirjoittaminen -asetuksia

Gmailin Älykäs vastaus -ominaisuus näyttää ehdotetun vastaa lyhyillä lauseilla saamasi sähköpostin sisällön perusteella.

Voit ottaa Smart Reply for Gmail käyttöön Yleiset asetukset -välilehdessä.

Tämän ominaisuuden avulla voit napsauttaa ehdotettua lyhyitä lauseita, joita haluat käyttää vastauksena ja lähettää ne sellaisenaan, tai muokkaa vastausta ennen kuin napsautat Lähetä.

Tämä on erityisen hyödyllistä, jos sinun on käynnistettävä pikaviestit sähköposteihisi.

Älykäs kirjoittaminen rakentaa älykkään vastauksen idean, mutta auttaa sinua kirjoittamaan täyspitkät vastaukset sähköposteihisi vain lyhyiden lauseiden sijaan.

(kuvan ystävällisyys: Google-blogi)

Voit ottaa älykkään kirjoittamisen käyttöön Gmailin Yleiset asetukset -välilehdessä.

Pro-vinkki: Käytä Älykäs kirjoitus mukauttaminen -vaihtoehtoa, jotta Älykäs kirjoittaminen -vaihtoehto sopeutuu kirjoitustyyliisi ja parantaa kirjoitusehdotuksia.

Voit ottaa Smartin käyttöön Luo räätälöinti Gmailin Yleiset asetukset -välilehdeltä.

Vastaa sähköposteihin nopeammin Säilytetyt vastaukset

Jos huomaat kirjoittavan samantyyppisiä sähköpostivastauksia useille asiakkaille tai työtovereille, sinun kannattaa harkita asettamista g up Säilötyt vastaukset (mallit).

Säilötyt vastaukset ovat sähköpostimalleja, joiden avulla voit vastata ennalta määrättyyn tekstiin sisältyviin sähköposteihin.

Voit ottaa mallit käyttöön Gmailin asetusten Lisäasetukset-välilehdessä.

Aktivoi Kumoa lähetys

Tämän on oltava yksi kätevimmistä Gmail-ominaisuuksista. Jos olet joskus lähettänyt sähköpostia tahattomalle vastaanottajalle tai tehnyt kirjoitusvirheen, et ole muukalainen hämmennyksen aiheuttamasta valitettavasta hämmennyksestä.

Onneksi Gmailissa on Kumoa lähetys -vaihtoehto. jonka avulla voit lähettää sähköposteja enintään 30 sekunnin ajan lähettämisen jälkeen.

Voit ottaa tämän vaihtoehdon käyttöön Gmail-asetusten Yleiset asetukset -välilehdessä.

Kun olet ottanut tämän käyttöön, sinun ei tarvitse paniikkia väärän vastaanottajan tai kirjoitusvirheen takia. Sen sijaan sinulla on nyt viisi ja 30 sekuntia aikaa lähettää ”lähettäminen” ”Sähköpostiosoitteesi ja korjaa virheesi.

Ota hiiren toiminnot käyttöön

Gmailin uuden ilmeen myötä, joka julkistettiin huhtikuussa 2018, Gmail esitteli hiiren kohdistustoiminnot. Vie hiiren osoitin minkä tahansa postilaatikossa olevan sähköpostin päälle ja näet joukon painikkeita.

Nämä painikkeet myös nimeltään ”Hover Actions” antaa sinun toimia nopeasti sähköpostilla yhdellä napsautuksella. Voit arkistoida sähköposteja, poistaa ne, merkitä ne lukemattomiksi tai jopa torkuttaa niitä. Se on pieni ominaisuus, joka tekee vuorovaikutuksesta sähköpostien kanssa paljon nopeampaa.

Leijutoiminnot voidaan ottaa käyttöön Gmail-asetusten Yleiset-välilehdessä.

Torkkuta sähköpostit myöhempää käyttöä varten

Kun puhut hiiren kohdistustoiminnoista Gmailissa, sinulla on nyt myös vaihtoehto Torkku sähköpostit. Tämä vaihtoehto poistaa sähköpostit postilaatikostasi vain tuodakseen ne takaisin myöhemmin, mikä on täydellinen mihin tahansa, johon sinun on lopulta tehtävä toimia, mutta et voi toimia tällä hetkellä.

Toiminnot ovat yksinkertaisia: napsauta Torkku-hover-toimintoa ja valitse milloin haluat nähdä sähköpostin uudelleen. Kun aika on kulunut, viesti näkyy varmuuskopiona Saapuneet-kansiossa.

Muutama työkalu aloittaaksesi

Hiver – delegoi sähköpostit tehtävinä automaattisesti. Kirjoita muistiinpanoja (eikä sähköposteja) sisäisiä keskusteluja varten. Käytä sähköpostimalleja.

Sanebox – priorisoi ja tiivistää viestit analysoimalla niiden otsikot. Tallentaa merkityksettömät sähköpostit SaneLater-tarraan, jotta voit käsitellä niitä myöhemmin.

Maildrop – auttaa pitämään roskapostin poissa.

Unroll.Me – Auttaa sinua hallitsemaan kaikkia uutiskirjeitäsi yhdestä hallintapaneelista. Tekee tilauksen peruuttamisesta yllättävän helppoa.

AwayFind – antaa sinun päättää, mitkä sähköpostit ovat ilmoituksen arvoisia. Voit valita ilmoituksen tekstiviestillä, puhelulla, työpöydän hälytyksellä tai AwayFind-sovelluksella.

Kääriminen

Häiriöt työssä vievät enemmän aikaa kuin luulet. Ne raivaavat henkisen kehityksesi ja aivosi vievät jonkin aikaa palata takaisin keskittymiseen uudelleen. Ottaen huomioon, että sähköpostit ovat suuri häiriötekijä työssä, on luonnollista tehdä asialle jotain.

Olisit yllättynyt siitä, kuinka paljon aikaa voit vapauttaa vain järjestämällä Gmailisi paremmin.

Älä anna postilaatikon vallata.