3 Asiakirjoja, joita tarvitset palkatessasi urakoitsijan

Palkkaatko itsenäisen urakoitsijan toimimaan yrityksessäsi? Itsenäisten urakoitsijoiden palkkaaminen on huomattavasti yksinkertaisempaa kuin työntekijöillä, ja tarvitaan vain muutama asiakirja, mutta nämä ovat tärkeitä asiakirjoja. Heidän saaminen työsuhteen alkuun on paljon helpompaa kuin työn tai sopimuksen tekemisen yhteydessä, etkä löydä henkilöä.

Itsenäisen urakoitsijan palkkaaminen

Ennen kuin vuokraat itsenäisen urakoitsijan, sinulla on oltava kolme tärkeää asiakirjaa:

• W-9-lomake henkilön yhteystiedoilla ja veronmaksajan henkilötunnus,
• jatkaminen henkilön pätevyyden tarkistamiseksi ja
• kirjallinen sopimus, joka sisältää yksityiskohdat sinun ja riippumattoman urakoitsijan välisestä sopimuksesta.
• Lisäksi jotkut yritykset vaativat hakemuslomakkeen riippumattomilta urakoitsijoilta, mutta tämä hakemus ei ole sama kuin työhakemus.

Mikä on riippumaton urakoitsija?

Riippumaton urakoitsija voi olla yksi tai useampi henkilö, joka toimii erillisessä yrityksessäsi. Tämä sisältää freelancereita (kuten taiteilijoita, suunnittelijoita tai verkkoa) suunnittelijat, ulkopuolinen yritys (esimerkiksi siivoustöitä), ammattilainen, kuten asianajaja tai verojen valmistelija – kuka tahansa, josta maksat palveluista ja joka ei ole työntekijä. Riippumattomien urakoitsijoiden katsotaan olevan itsenäisiä ammatinharjoittajia, joilla on omat liiketoiminta.

Asiakirja nro 1 – W-9-lomake

Kun palkkaat ulkopuolisen työntekijän, sinun on ensin hankittava hänen verotietonsa ennen kuin voit Jokaisen itsenäisen urakoitsijan on täytettävä W-9-lomake, joka pyytää veronmaksajien tunnistamista ja todentamista. lomakkeen tarkoituksena on

• varmentaa henkilön veronmaksajan tunnus (EIN tai sosiaaliturvatunnus),
• varmentaa, että henkilö ei pidätetä varmuuskopiointia (selitetään alla), ja
• todista vapautuksensa tietyntyyppisiin raportointiin ja maksuihin.

Osa Lomakkeen I on yleistä tietoa veronmaksajasta, mukaan lukien:

• veronmaksajan tunnistenumero,
• nimi ja osoite sekä
• liittovaltion veroluokitus (yritystyyppi).
• poikkeukset varmuuskopioinnin pidätyksestä ja FATCA-raportoinnista.

Osa II on veronmaksajan tunnus

Osa III on sertifikaattilausunto.

W-9-lomakkeen työnantajan vastuut

Hakulomake W-9. Lomaketta ei tarvitse lähettää IRS: lle. Säilytä sitä maksunsaajaa koskevissa tiedostoissa, jotta voit tarvittaessa näyttää sen tilintarkastajalle.

Varmuuskopioinnin pidätys. Saatat saada IRS: ltä ilmoituksen siitä, että maksunsaajan veronmaksajan tunnus ei vastaa IRS-tietueita. Tällöin sinun on aloitettava tämän henkilön varmuuskopioinnin pidätys. Pidättää 24% tilauksen nimellispäivästä. jokaisesta maksusta maksettava summa. Sinun on myös suoritettava pidätettyjen summien maksut IRS: lle ja toimitettava raportti (lomake 945). Jos et kerää varmuuskopiointia tarvittaessa, saatat olla vastuussa perimättömästä summasta.

Vapautukset pidätyksestä. Jos maksunsaaja sanoo, että hän on vapautettu varmuuskopioinnista, voit luottaa tähän vaatimukseen, ellet tiedä, että vapautettu maksun saajan koodi tai luokitus ei ole kelvollinen.

FATCA-raportointi. FATCA-laki (Foreign Account Tax Compliance Act) edellyttää, että ulkomaiset rahoituslaitokset ja muut ulkomaiset yhteisöt ilmoittavat Yhdysvaltojen tilien haltijoidensa ulkomaisista varoista tai että niitä pidätetään joistakin maksuista. Yhdysvaltain finanssilaitoksen, jolla on tili Yhdysvalloissa, ei tarvitse hankkia vapautuskoodia tätä raportointia varten.

Jos saat W-9-lomakkeen, jossa on FATCA-vapautuskoodi ja tiedät, että henkilö on määritelty yhdysvaltalainen henkilö, et voi luottaa lomakkeeseen, jossa henkilöä kohdellaan vapautettuna FATCA-raportoinnista.

W-9-tulojen ilmoittaminen . Sinulla on oltava jokaiselle itsenäiselle urakoitsijalle W-9-tiedosto, jotta sinun ei tarvitse pidättää tuloveroja tältä henkilöltä. Sitten, vuodesta 2020 lähtien ja jatkossa, sinulla on tarvittavat tiedot 1099-NEC-lomakkeen luomista varten henkilö verovuodeksi.

Asiakirja # 2 – Jatka ja viitteet

Ennen kuin palkkaat jonkun, sinun tulee pyytää ja säilyttää kopio asiakirjoista, jotka osoittavat tämän asiakirjan pätevyyden henkilölle suoritettavasta työstä. Useimmissa tapauksissa haluat jatkaa, ei työhakemusta. Pyydä viitteitä aiemmilta asiakkailta tai asiakkailta ja työhön liittyviltä henkilöiltä, jotka tuntevat tämän henkilön.

Voit halutessasi tehdä henkilölle taustan tarkistuksen työn tyypistä riippuen. tehdään. Esimerkiksi joku, jolla on pääsy taloutesi tietoihin, tulisi tarkistaa. Voit myös tarkistaa ammattiliitolta tällaisen työn omassa osavaltiossasi (kuten osavaltion asianajajayhdistys tai valtion CPA-hallitus).

Asiakirja # 3 – Kirjallinen sopimus

Jokaisen yrityksellesi työskentelevän itsenäisen urakoitsijan tulee allekirjoittaa molempien osapuolten allekirjoittama sopimus. Saattaa kuulostaa ylivaltaiselta vaatia, että sinulla on sopimus jokaisesta itsenäisestä urakoitsijasuhteesta, mutta jotkut sopimukset on tehtävä kirjallisesti. Sopimus suojaa teitä molempia riitatapauksissa.

Joitakin asioita, jotka on käsiteltävä tässä sopimuksessa, ja joitain ehtoja, jotka on sisällytettävä:

• Työn laajuus, mukaan lukien milloin työ on tarkoitus tehdä, ja määräajat
• Maksujen määrät ja ajoitus, maksujen eräpäivänä, mitä tapahtuu, jos maksuja ei suoriteta
• Omistusoikeus työ – urakoitsija tai vuokraava yritys.

Saatat haluta myös muita sopimuksia

Suoritettavan työn tyypistä ja yrityksesi erityistarpeista riippuen saatat haluta saada muita sopimuksia henkilön työn tyypistä riippuen Näitä alisopimuksia (joskus sopimuksen lausekkeita) kutsutaan rajoittaviksi sopimuksiksi, koska ne rajoittavat riippumattoman urakoitsijan mahdollisuuksia.

Luottamuksellisuussopimus (jota kutsutaan joskus salassapitosopimus) edellyttää urakoitsijaa pitämään liikesalaisuutesi luottamuksellisina äläkä jaa niitä muiden kanssa, ellei se suostu.

Kilpailukieltosopimus asettaa selvittää rajoitukset, jotka koskevat sopimussuhteista työntekijää poistumasta yrityksestäsi ja viemästä asiakkaita tai asiakkaita toiseen yhtiöön ny. Yleensä kirjoitetaan rajoittamaan jonkun toimintaa tietyille toiminnoille, tietylle ajanjaksolle ja tietylle alueelle. Jotkut osavaltiot (esimerkiksi Kalifornia) eivät pakota kilpailukieltosopimuksia, joten tarkista osavaltiostasi ennen sinua yritä laittaa jokin näistä lausekkeista sopimukseen.

Pyynnön ulkopuolinen sopimus estää työntekijöitä työskentelemästä kilpailulle, ja sitä voidaan käyttää myös riippumattomien henkilöiden pitämiseen urakoitsija varastamasta työntekijöitäsi tai asiakkaitasi.

Sopimustyöntekijöiden kirjanpito

Sinua yrityksen omistajana ei vaadita luovuttamaan näitä asiakirjoja kenellekään, mutta jos IRS on koskaan tarkastanut sinut tai sinun on vahvistettava suhde, sinun on esitettävä ne. Luo tiedosto jokaiselle vuokraamallesi itsenäiselle urakoitsijalle näillä asiakirjoilla.