¿Qué es un formulario W-3?

¿Tiene empleados? Entonces sabe que parte de las responsabilidades de su empleador incluyen el informe anual de salarios e impuestos de los empleados en el Formulario W-2. Y, ningún informe del Formulario W-2 está completo sin su fiel compañero, el Formulario W-3. ¿Qué es un formulario W-3?

¿Qué es un formulario W-3?

El Formulario W-3, Transmisión de declaraciones de impuestos y salarios, es un documento adjunto al Formulario W-2 que resume la información del Formulario W-2. El formulario W-3 del IRS proporciona una lista compilada de la información de los empleados incluida en todos los formularios W-2. El formulario W-3 no es un formulario independiente; preséntelo únicamente con copias de todos sus formularios W-2.

El formulario W-3 muestra al IRS la cantidad total que pagó a todos sus empleados, así como el total de impuestos federales sobre ingresos, Seguro Social y Medicare que retuvo de sus empleados. También le informa al IRS sobre la cantidad de personas que emplea y establece la cantidad total de Formularios W-2 con los que lo presenta.

Como sabe, el formulario W-2 tiene numerosas copias para su empleado, la Administración del Seguro Social (SSA) y las agencias fiscales estatales correspondientes. Aquí hay un desglose de las copias del Formulario W-2 donde van:

1. Copia A: SSA
2. Copia B: Empleado
3. Copia C: Empleado
4. Copia D: sus registros
5. Copia 1: estado, ciudad o departamento de impuestos local, si corresponde
6. Copia 2: empleado

Por otro lado, solo hay una copia del Formulario W-3 y se envía a una de las partes: la SSA. Y debe hacer y conservar una copia del formulario, junto con la Copia D del formulario W-2, para sus registros.

Envíe el formulario W-3 incluso si solo presenta un formulario W-2 ante la SSA.

Entonces, ¿cuál es el propósito del formulario fiscal W-3? El formulario W-3 verifica la precisión de sus formularios W-2. El formulario W-3 también proporciona una conciliación formal de sus pagos de impuestos trimestrales del año.

Información que necesita para completar el formulario de impuestos W-3

Para completar el formulario W-3, necesita información comercial básica, incluido el nombre legal de su empresa, el número de identificación de empleador federal (FEIN o EIN) y la dirección postal.

Además, necesita sus registros de nómina y Formularios W-2. Sus registros de nómina, como su registro de nómina y la información de nómina del año hasta la fecha, muestran los salarios brutos de los empleados, los impuestos y las deducciones retenidas y los salarios netos.

En lugar de ingresar información directamente de los Formularios W-2, haga una referencia cruzada de la información del Formulario W-2 con sus registros de nómina para una verificación adicional. De esa manera, puede confirmar que la información del Formulario W-2 es precisa antes de completar el Formulario W-3.

Instrucciones del formulario W-3

Completar y presentar el formulario W-3 es bastante sencillo proceso. El formulario tiene una configuración similar al Formulario W-2.

Las casillas a-h solicitan información del empleador. Los recuadros 1 a 19 preguntan sobre el salario total y la información fiscal de todos los empleados. También hay cuatro casillas sin numerar y sin letras en la parte inferior que solicitan la información de contacto del empleador.

Aquí hay una descripción general de cómo completar un formulario W-3, por cuadro:

• a: Número de control
• b: Tipo de pagador / Tipo de empleador / pago por enfermedad de terceros (si
• corresponde)
• c: Número total de formularios W-2
• d: Número de establecimiento
• e: Número de identificación del empleador
• f: Nombre del empleador
• g: Dirección y código postal del empleador
• h: Otro EIN utilizado este año
• 1: Salarios, propinas, otras compensaciones
• 2: Impuesto federal sobre la renta retenido
• 3: Salarios del Seguro Social
• 4: Seguro Social impuestos retenidos
• 5: salarios y propinas de Medicare
• 6: impuestos retenidos de Medicare
• 7: consejos del Seguro Social
• 8: propinas asignadas
• 9: En blanco
• 10: Beneficios de cuidado de dependientes
• 11: Planes no calificados
• 12a. Compensación diferida
• 12b. En blanco
• 13: Planes no calificados
• 14: Impuesto sobre la renta retenido por el pagador de la paga por enfermedad de un tercero
• 15: Estado y número de identificación estatal del empleador
• 16: Salarios estatales, propinas, etc.
• 17: Impuesto estatal sobre la renta
• 18: Salarios locales, propinas, etc.
• 19: Impuesto sobre la renta local
• Persona de contacto del empleador
• Número de teléfono del empleador
• Número de fax del empleador
• Dirección de correo electrónico del empleador

Cómo presentar

Puede presentar el formulario W-3 de forma electrónica con los formularios W-2 o enviar por correo los formularios W-3 y W-2 a la SSA. Tenga en cuenta que la SSA le anima a presentar sus formularios electrónicamente.

Fecha límite

El formulario W-3 debe entregarse junto con los formularios W-2 antes del 31 de enero. Si el 31 de enero cae en fin de semana, la fecha límite se pospone al siguiente día hábil.

Esta fecha límite es para la presentación electrónica y en papel.

Cómo corregir los errores del Formulario W-3

Los errores en el Formulario W-2 pueden afectar la precisión del Formulario W -3. Si descubre un error en el Formulario W-3, utilice el Formulario W-3c, Transmisión de declaraciones de impuestos y salarios corregidos, para corregir el error.

Si corrige un Formulario W-2, también debe presentar el Formulario W-3c.

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Este artículo ha sido actualizado desde su fecha de publicación original del 20 de marzo de 2012.

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