¿Qué es Kanban?

TRIVIA: Kanban, también escrito «kamban» en japonés, se traduce como «Billboard» («letrero» en chino) que indica «capacidad disponible (para trabajar)». Kanban es un concepto relacionado con la producción ajustada y justo a tiempo (JIT), donde se utiliza como un sistema de programación que le indica qué producir, cuándo producirlo y cuánto producir.

Aprenda los conceptos básicos de Kanban:

• ¿Dónde se originó Kanban?
• ¿Qué es el método Kanban?
• Principios fundamentales de Kanban
• 6 prácticas básicas de Kanban
• ¿Cómo funciona Kanban? – El concepto
• Límites de WIP en Kanban
• Kanban en TI & Software
• Kanban en desarrollo Lean / Agile
• Kanban más allá del software & TI
• Comience a usar una herramienta Kanban

¿Dónde se originó Kanban? ? – Breve historia de Kanban

Todo comenzó a principios de la década de 1940. El primer sistema Kanban fue desarrollado por Taiichi Ohno (ingeniero industrial y empresario) para Toyota Automotive en Japón. Fue creado como un sistema de planificación simple, cuyo objetivo era controlar y administrar el trabajo y el inventario en cada etapa de la producción de manera óptima.

Una razón clave para el desarrollo de Kanban fue la inadecuada productividad y eficiencia de Toyota en comparación con sus rivales automotrices estadounidenses. Con Kanban, Toyota logró un sistema de control de producción justo a tiempo flexible y eficiente que aumentó la productividad al tiempo que reducía el inventario costoso de materias primas, materiales semiacabados y productos terminados.

Un sistema Kanban controla idealmente toda la cadena de valor desde el proveedor hasta el consumidor final. De esta manera, ayuda a evitar la interrupción del suministro y el exceso de existencias de productos en varias etapas del proceso de fabricación. Kanban requiere un seguimiento continuo del proceso. Se debe prestar especial atención para evitar cuellos de botella que podrían ralentizar el proceso de producción. El objetivo es lograr un mayor rendimiento con menores plazos de entrega. Con el tiempo, Kanban se ha convertido en una forma eficiente en una variedad de sistemas de producción.

«El dos pilares del sistema de producción de Toyota son el justo a tiempo y la automatización con un toque humano o la autonomía «. – David J. Anderson Haga clic para twittear

¿Qué es el método Kanban?

Si bien Taiichi Ohno introdujo kanban en la industria manufacturera, es David J. Anderson, quien fue el primero en aplicar el concepto a TI, desarrollo de software y trabajo de conocimiento en general en el año 2004. David se basó en los trabajos de Taiichi Ohno, Eli Goldratt, Edward Demmings, Peter Drucker y otros para definir el Método Kanban, con conceptos como sistemas de extracción, teoría de colas y flujo. Su primer libro sobre Kanban, «Kanban: cambio evolutivo exitoso para su negocio tecnológico», publicado en 2010, es la definición más completa del método Kanban para el trabajo del conocimiento.

El método Kanban es un proceso para mejorar gradualmente cualquier lo hace, ya sea desarrollo de software, TI / operaciones, personal, contratación, marketing y ventas, adquisiciones, etc. De hecho, casi cualquier función comercial puede beneficiarse de la aplicación de los principios de la Metodología Kanban.

El cuerpo de conocimiento Kanban se ha abstraído y se ha beneficiado de los trabajos de varios líderes de opinión desde que se escribió el libro original. Personas como Don Reinertsen (autor de Principles of Product Development Flow), Jim Benson (pionero de Personal Kanban) y varios otros.

Kanban no es una metodología de ciclo de vida de desarrollo de software o un enfoque para la gestión de proyectos. Requiere que ya exista algún proceso para que Kanban pueda aplicarse para cambiar gradualmente el proceso subyacente. – DJA Click To Tweet

Principios Kanban & Prácticas

El Método Kanban sigue un conjunto de principios y prácticas para gestionar y mejorar el flujo de trabajo. Es un método evolutivo y no disruptivo que promueve mejoras graduales en los procesos de una organización. Si sigue estos principios y prácticas, podrá utilizar Kanban con éxito para maximizar los beneficios de su proceso comercial: mejorar el flujo, reducir el tiempo de ciclo, aumentar el valor para el cliente, con mayor previsibilidad, todo lo cual es crucial para cualquier negocio. hoy dia.

Los cuatro principios fundamentales y las seis prácticas básicas de la metodología Kanban se proporcionan a continuación:

4 principios fundamentales:

1. Empiece con lo que está haciendo ahora
2. Acepte buscar un cambio progresivo y progresivo
3. Inicialmente, respete las funciones, responsabilidades y títulos de trabajo actuales
4. Fomente los actos de liderazgo en todos los niveles

• Comience con lo que está haciendo ahora: el método Kanban (de aquí en adelante to como Kanban) enfatiza fuertemente no hacer ningún cambio en su configuración / proceso existente de inmediato. Kanban debe aplicarse directamente al flujo de trabajo actual. Cualquier cambio necesario puede ocurrir gradualmente durante un período de tiempo a un ritmo con el que el equipo se sienta cómodo.

• Acuerde perseguir cambios incrementales y evolutivos : Kanban lo alienta a realizar pequeños cambios incrementales en lugar de hacer cambios radicales que podrían generar resistencia dentro del equipo y la organización.

• Inicialmente, respetar los roles, responsabilidades y puestos de trabajo actuales: a diferencia de otros métodos, Kanban no impone ningún cambio organizativo por sí mismo. Por lo tanto, no es necesario realizar cambios en sus roles y funciones existentes que pueden estar funcionando bien. El equipo identificará e implementará en colaboración cualquier cambio necesario. Estos tres principios ayudan a las organizaciones a superar la resistencia emocional típica y el miedo al cambio que suelen acompañar a cualquier iniciativa de cambio en una organización.

• Fomentar actos de liderazgo en todos los niveles: Kanban fomenta la mejora continua en todos los niveles de la organización y dice que los actos de liderazgo no tienen que originarse únicamente en los altos directivos. Las personas de todos los niveles pueden aportar ideas y mostrar liderazgo para implementar cambios para mejorar continuamente la forma en que ofrecen sus productos y servicios.

» ¡Pedirle a la gente que cambie su comportamiento es difícil! » – David J. Anderson Haga clic para twittear

TRIVIA – Un gran ejemplo de un sistema Kanban se usa hoy en Tokio Jardines del Palacio Imperial en Japón. El personal aquí utiliza un método infalible para limitar el flujo de visitantes. Cada visitante recibe una tarjeta de plástico en la entrada, que debe devolverse al salir del jardín. Debido a que el número total de tarjetas es significativamente limitado, solo tantos visitantes pueden pasear por el palacio en un tiempo determinado. Los nuevos visitantes deben esperar en la fila hasta que la siguiente tarjeta / ranura esté disponible. El acceso al palacio es gratuito, pero se otorga solo si las tarjetas preasignadas están disponibles .

6 Prácticas principales del método Kanban:

1. Visualice el flujo de trabajo
2. Limite WIP (trabajo en progreso)
3. Gestionar el flujo
4. Hacer explícitas las políticas de proceso
5. Implementar ciclos de retroalimentación
6. Mejorar de forma colaborativa, evolucionar experimentalmente

• Visualice el flujo de trabajo: este es el primer paso fundamental para adoptar e implementar el método Kanban. Necesita visualizar, ya sea en un tablero físico o en un tablero Kanban electrónico, los pasos del proceso que utiliza actualmente para entregar su trabajo o sus servicios. Dependiendo de la complejidad de su proceso y su combinación de trabajo (los diferentes tipos de elementos de trabajo en los que trabaja y entrega), su tablero Kanban puede ser muy simple o muy elaborado. Una vez que visualice su proceso, podrá visualizar el trabajo actual que usted y su equipo están haciendo.

Esto puede ser en forma de adhesivos o tarjetas con diferentes colores para indicar diferentes clases de servicio o podrían ser simplemente los diferentes tipos de elementos de trabajo. (¡En SwiftKanban, los colores indican los diferentes tipos de elementos de trabajo!) Si cree que puede ser útil, su tablero Kanban puede tener diferentes carriles de natación, uno para cada clase de servicio o para cada tipo de elemento de trabajo. Sin embargo, inicialmente, para simplificar las cosas, también podría tener un solo carril para administrar todo su trabajo y hacer cualquier rediseño de la tabla más adelante.

• Limitar WIP (Work in Progress): limitar el trabajo en progreso (WIP) es fundamental para implementar Kanban, un sistema de extracción. Al limitar WIP, anima a su equipo a completar el trabajo que tiene entre manos primero antes de comenzar con un nuevo trabajo. Por lo tanto, el trabajo actualmente en progreso debe completarse y marcarse como completado. Esto crea capacidad en el sistema, por lo que el equipo puede incorporar nuevos trabajos. Inicialmente, puede que no sea fácil decidir cuáles deberían ser sus límites WIP. De hecho, puede comenzar sin límites de WIP.El gran Don Reinertsen sugiere (lo hizo en una de las conferencias de Lean Kanban) que puede comenzar sin límites de WIP y simplemente observar el trabajo inicial en progreso a medida que su equipo comienza a usar Kanban. Una vez que tenga suficientes datos, defina los límites de WIP para cada etapa del flujo de trabajo (cada columna de su tablero Kanban) como igual a la mitad del WIP promedio.

Por lo general, muchos equipos comienzan con un límite WIP de 1 a 1,5 veces el número de personas que trabajan en una etapa específica. Limitar el WIP y poner los límites de WIP en cada columna del tablero no solo ayuda a los miembros del equipo a terminar primero lo que están haciendo antes de comenzar con cosas nuevas, sino que también les comunica al cliente y a otras partes interesadas que hay una capacidad limitada para hacer el trabajo para cualquier equipo, y deben planificar cuidadosamente qué trabajo le piden al equipo que haga.

«Un efecto secundario interesante de los sistemas de extracción es que limitan el trabajo en progreso (WIP) a una cantidad acordada» – David J. Anderson Haga clic para twittear

• Administrar el flujo: administrar y mejorar el flujo es el quid de su sistema Kanban después de haber implementado las dos primeras prácticas. Un sistema Kanban lo ayuda a administrar fluir destacando las diversas etapas del flujo de trabajo y el estado del trabajo en cada etapa. Dependiendo de qué tan bien se defina el flujo de trabajo y se establezcan los límites de WIP, observará un flujo uniforme dentro de los límites de WIP o el trabajo se acumula a medida que se retiene algo y comienza a mantener la capacidad. Todo esto afecta la rapidez con que el trabajo atraviesa desde el principio hasta el final del flujo de trabajo (algunas personas lo llaman flujo de valor). Kanban ayuda a su equipo a analizar el sistema y realizar ajustes para mejorar el flujo a fin de reducir el tiempo que se necesita para completar cada trabajo.

Una clave Un aspecto de este proceso de observar su trabajo y resolver / eliminar cuellos de botella es observar las etapas intermedias de espera (las etapas intermedias Terminado) y ver cuánto tiempo permanecen los elementos de trabajo en estas «etapas de transferencia». Como verá, reducir el tiempo dedicado en estas etapas de espera es clave para reducir el tiempo del ciclo. A medida que mejora el flujo, la entrega del trabajo de su equipo se vuelve más fluida y predecible. A medida que se vuelve más predecible, le resulta más fácil hacer compromisos confiables con su cliente sobre cuándo obtendrá hecho con cualquier trabajo que esté haciendo para ellos. Mejorar su capacidad para pronosticar los tiempos de finalización de manera confiable es una gran parte de la implementación de un sistema Kanban.

• Crear políticas de proceso Explícito: como parte de la visualización de su proceso, tiene sentido también Defina y visualice explícitamente sus políticas (reglas o pautas de proceso) sobre cómo hace el trabajo que hace. Al formular pautas de proceso explícitas, crea una base común para que todos los participantes comprendan cómo realizar cualquier tipo de trabajo en el sistema. Las políticas pueden ser a nivel de tablero, a nivel de carril de natación y para cada columna.Pueden ser una lista de verificación de los pasos a seguir para cada tipo de elemento de trabajo, criterios de entrada y salida para cada columna o cualquier cosa que ayude los miembros del equipo gestionan bien el flujo de trabajo en el tablero. Ejemplos de políticas explícitas incluyen la definición de cuándo se completa una tarea, la descripción de carriles o columnas individuales, quién tira cuándo, etc. Las políticas deben definirse explícitamente y visualizarse generalmente en la parte superior del tablero y en cada carril y columna.

• Implementar circuitos de retroalimentación: Los circuitos de retroalimentación son una parte integral de cualquier buen sistema. El método Kanban lo alienta y lo ayuda a implementar ciclos de retroalimentación de varios tipos: revise las etapas en el flujo de trabajo de su tablero Kanban, métricas e informes y una variedad de señales visuales que le brindan retroalimentación continua sobre el progreso del trabajo, o la falta de él, en su sistema. Mientras que el mantra de «¡Falla rápido! ¡Falla a menudo!» Es posible que muchos equipos no comprendan intuitivamente, la idea de recibir retroalimentación temprano, especialmente si está en el camino equivocado con su trabajo, es crucial para finalmente entregar el trabajo correcto, el producto o servicio correcto al cliente en el menor tiempo posible. . Los ciclos de retroalimentación son fundamentales para garantizar eso.

• Mejorar colaborativamente, evolucionar experimentalmente (usando el método científico): El Método Kanban es un proceso de mejora evolutiva. Le ayuda a adoptar pequeños cambios y mejorar gradualmente a un ritmo y tamaño que su equipo puede manejar fácilmente. Fomenta el uso de el método científico: usted forma una hipótesis, la prueba y realiza cambios dependiendo del resultado de su prueba. Como equipo que implementa los principios Lean / Agile, su tarea clave es evaluar su proceso constantemente y mejorar continuamente según sea necesario y posible .

El impacto de cada cambio que realice puede observarse y medirse utilizando las diversas señales que le proporciona su sistema Kanban. Con estas señales, puede evaluar si un cambio lo está ayudando a mejorar o no, y decidir si mantenerlo o probar algo más. Los sistemas Kanban lo ayudan a recopilar una gran cantidad de datos de rendimiento de su sistema, ya sea manualmente, si usa una placa física, o automáticamente, si usa una herramienta como SwiftKanban. Con estos datos y las métricas que le ayudan a generar, puede evaluar fácilmente si su rendimiento está mejorando o disminuyendo, y ajustar su sistema según sea necesario.

¿Cómo funciona Kanban? – El concepto

Kanban es un sistema de gestión del cambio evolutivo no disruptivo. Esto significa que el proceso existente se mejora en pequeños pasos. Al implementar muchos cambios menores (en lugar de uno grande), se reduce el riesgo para el sistema en general. El enfoque evolutivo de Kanban conduce a una resistencia baja o nula en el equipo y las partes interesadas involucradas.

El primer paso en la introducción de Kanban es visualizar el flujo de trabajo. Esto se hace en forma de tablero Kanban que consiste en una simple pizarra y notas adhesivas o tarjetas. Cada tarjeta del tablero representa una tarea.

En un modelo de tablero Kanban clásico, hay tres columnas, como se muestra en la imagen de arriba:

• «Tareas pendientes»: esta columna enumera las tareas que aún no se han iniciado. (también conocidas como «trabajos pendientes»)
• «En ejecución»: consta de las tareas que están en progreso.
• «Terminado»: consta de las tareas que completado.

Esta simple visualización por sí sola conduce a una gran transparencia sobre la distribución del trabajo, así como los cuellos de botella existentes, si los hubiera. Por supuesto, los tableros Kanban pueden mostrar flujos de trabajo elaborados según la complejidad del flujo de trabajo y la necesidad de visualizar y examinar partes específicas del flujo de trabajo para identificar los cuellos de botella y eliminarlos.

El concepto de FLOW

En el núcleo de Kanban está el concepto de «Flujo». Esto significa que las tarjetas deben fluir a través del sistema de la manera más uniforme posible, sin largos tiempos de espera ni bloqueos. Todo que obstaculizan el flujo deben examinarse críticamente. Kanban tiene diferentes técnicas, métricas y modelos, y si se aplican de manera constante, puede conducir a una cultura de mejora continua (kaizen).

El concepto de Flow es fundamental y, al medir las métricas de Flow y trabajar para mejorarlas, puede mejorar drásticamente la velocidad de sus procesos de entrega mientras reduce el tiempo de ciclo y mejora la calidad de sus productos o servicios al obtener Comentarios más rápidos de sus clientes, internos o externos.

Estos se tratan con gran detalle en el libro titulado «Actionable Agile» de Dan Vacanti.

Límites de Kanban WIP

A El aspecto clave de Kanban es reducir la cantidad de tareas múltiples que la mayoría de los equipos y trabajadores del conocimiento tienden a hacer y, en cambio, alentarlos a «¡Deje de comenzar! ¡Y empezar a terminar! ”, Un mantra acuñado por el Dr. Arne Roock (de www.Software-Kanban.de). WIP (trabajo en curso): los límites definidos en cada etapa del flujo de trabajo en un tablero Kanban alientan a los miembros del equipo a terminar el trabajo en curso y solo entonces, realizar el siguiente trabajo.

No fuerce los límites de visualización, transparencia y WIP en ningún departamento que no se ofrezca a colaborar». – David J. Anderson Haga clic para twittear

Ejemplos de sistemas Kanban

La belleza de Kanban reside en su simplicidad. Sin embargo, Kanban no se trata solo de visualizar un proceso en una pizarra (o una pizarra electrónica) y trabajar con tarjetas adhesivas o electrónicas. Como puede ver desde arriba, es mucho más que eso. Realmente se beneficiará de su implementación si aplica todos los principios y prácticas de manera metodológica.

Las tendencias actuales de todo el mundo muestran que Kanban está ganando popularidad y se está utilizando en muchas áreas diferentes, desde pequeñas agencias y nuevas empresas hasta organizaciones tradicionales de todos los tamaños.

Kanban en TI & Software

Kanban no es un desarrollo de software ni una metodología de gestión de proyectos; David lo deja muy claro en su Libro azul. Kanban no dice nada sobre cómo se debe desarrollar un software. Ni siquiera dice nada sobre cómo se deben planificar e implementar los proyectos de software.Por tanto, Kanban no es un marco de gestión como Scrum. En cambio, el propósito de Kanban es mejorar continuamente el propio proceso de trabajo.

Kanban se utilizó en las operaciones de desarrollo de software de Microsoft en 2004. Desde entonces, Kanban se ha adoptado con entusiasmo en los equipos de TI, Ops, DevOps y aplicaciones / software.

La belleza de Kanban es que se puede aplicar a cualquier proceso o metodología. Ya sea que esté utilizando métodos ágiles como Scrum, XP y otros, o métodos más tradicionales (cascada, iterativo, etc.), puede aplicar Kanban además de eso para comenzar a mejorar gradualmente sus procesos, reducir el tiempo de ciclo y mejorar su flujo. En el proceso, se encontrará en el camino hacia la entrega continua de características, productos o servicios.

Kanban en software Lean / Agile / desarrollo de productos

Los equipos de desarrollo de productos tecnológicos y software de aplicación han adoptado Kanban como una forma de implementar los principios Lean y Agile. El Método Kanban proporciona a los equipos de tecnología un gran conjunto de principios para visualizar su trabajo, entregar productos y servicios de manera continua y obtener comentarios de los clientes con más frecuencia y con mayor rapidez. En consecuencia, está ayudando a los equipos a llegar al mercado más rápido y con mayor fidelidad a lo que los clientes quieren de esos productos y servicios.

La definición de Kanban en el sector de TI ha experimentado su propia evolución durante los últimos 3 a 5 años. Hoy en día, Kanban se considera un método que genera agilidad en la gestión y mejora de la prestación de servicios de manera gradual y evolutiva.

Además, el método Kanban proporciona importantes principios y técnicas para administrar mejor los compromisos del Acuerdo de nivel de servicio (SLA), entregar productos al mercado justo a tiempo y minimizar el riesgo y el costo de demora. Utilizando conceptos como Clase de servicios, compromiso diferido y compromiso de 2 fases, Kanban ayuda a los clientes y los equipos de entrega a colaborar de manera efectiva y ayuda a garantizar que se trabaje en las cosas correctas en el momento adecuado.

El advenimiento de Upstream Kanban, Portfolio Kanban y Enterprise Services Planning en los últimos años ha proporcionado a las empresas una razón aún mayor para implementar Kanban para lograr agilidad empresarial y un mejor desempeño del mercado.

Kanban como una ruta alternativa a Enterprise Agility

El método Kanban le ayuda a mejorar gradualmente la entrega de sus productos y servicios. Lo hace ayudándolo a eliminar los cuellos de botella en su sistema, mejorar el flujo y reducir el tiempo del ciclo. Le ayuda a entregar de forma más continua y a obtener comentarios más rápidos para realizar los cambios que pueda necesitar su cliente. Le ayuda a ser más receptivo.

En general, Kanban habilita todos los principios del Manifiesto Ágil y le ayuda a ofrecer productos y servicios que su mercado realmente necesita. Ya sea que esté utilizando Scrum y otras técnicas o metodologías ágiles, Kanban lo ayuda a mejorar sus procesos para un mayor rendimiento de sus equipos y organizaciones.

Kanban más allá del software & TI

Dadas sus raíces en la fabricación, Kanban también encaja de forma natural en los procesos de negocios que no son de TI, con enormes beneficios para las organizaciones que desean ser ágiles y ajustadas y entregar productos y servicios de alta calidad con capacidad de respuesta.

Si bien las organizaciones medianas y grandes de productos y servicios, especialmente las empresas de fabricación de alta tecnología, han estado implementando iniciativas Lean / 6-Sigma durante varios años, Kanban habilita todo tipo de empresas y funciones comerciales como RRHH, Marketing, Ventas , Adquisiciones y demás.

Kanban también se está aplicando en contextos tradicionales de gestión de proyectos como h como proyectos de construcción e ingeniería. como construcciones y proyectos de ingeniería. Una amplia variedad de organizaciones, compañías de personal, organizaciones de contratación, agencias de publicidad, compañías de seguros y muchas otras buscan Kanban para optimizar sus operaciones, eliminar el desperdicio y mejorar drásticamente el rendimiento y la calidad.

Recursos adicionales que pueden ser de interés en Kanban –

• ¿Cómo empiezo?
• ¿Qué es Scrumban?
• ¿Qué es un tablero Kanban?
• ¿Cómo puedo administrar mi proyecto / función usando Kanban?

¡También puede inscribirse en los próximos seminarios web sobre Kanban, o ver algunos excelentes seminarios web anteriores realizados por líderes de opinión como David Anderson y varios otros líderes de opinión!

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