La ley del orden

Casi cualquier persona puede definir el concepto de procedimiento parlamentario básico de «quórum»: el número de miembros necesarios en una reunión para tomar medidas válidas. Profundice un poco más en Roberts Rules, sin embargo, y encontrará algunos conceptos erróneos comunes que realmente ponen las acciones de las juntas y organizaciones en riesgo de ineficacia y desafío legal.

Mito 1: Un gran quórum es la mejor práctica

Los miembros bien intencionados a menudo abogan por un quórum grande, con la esperanza de evitar que un grupo actúe sin una cohorte representativa de miembros. Pero un quórum grande hace más que prevenir una acción, a menudo evita cualquier acción. Muchos grupos han establecer un gran quórum, solo para frustrarse por la rara presencia de suficientes miembros para hacer algo. Y nadie tiene tiempo para gastar. Nos reunimos para hacer las cosas.

Por lo tanto, el quórum de su grupo debe ser un reflejo exacto de la cantidad de personas que razonablemente puede esperar que asistan a una reunión regular. Establezca quórum en el número de personas que desea que asistan o que espera que asistan. Establezca la cantidad de personas que realmente asisten incluso cuando es difícil llegar a la reunión.

En general, la mayoría de las organizaciones grandes no necesitan un quórum superior al 10 por ciento. Sorprendentemente pequeño, ¿verdad? Te sorprenderias. Muchos grupos grandes luchan por alcanzar un quórum muy superior al 10 por ciento. Los grupos más pequeños, incluidas las juntas y los comités, y tal vez ciertos tipos de organizaciones (como una iglesia) pueden querer (y poder tolerar) un umbral más alto.

Por supuesto, al establecer (o cambiar) su requisitos de quórum, asegúrese de verificar las leyes de su estado para asegurarse de que cumple con las disposiciones legales. Tenga en cuenta que las leyes estatales a veces tienen diferentes requisitos de quórum para las reuniones de directores en comparación con las reuniones generales de miembros. También revise sus estatutos. El requisito de quórum existente probablemente se anote allí, y hacer cualquier ajuste requerirá una enmienda a los estatutos.

Mito 2: Los quórum nunca desaparecen

Una vez que hay quórum, siempre hay quórum, ¿verdad? Equivocado. Si el presidente sabe que ya no hay quórum (¡algunos miembros se fueron a almorzar o algunos se cansaron de la larga reunión de negocios!), Debe anunciar ese hecho antes de votar o presentar otra moción para discusión. Los miembros que notan que no hay quórum pueden (y deben) plantear una cuestión de orden a tal efecto.

Es cierto que una vez que el presidente confirma la existencia de quórum al comienzo de la reunión, la presencia continua Se asume quórum hasta que el presidente o un miembro noten lo contrario. Pero esta presunción no le da al presidente ni a los miembros licencia para ignorar lo obvio y continuar tomando medidas sin el número requerido de miembros.

¿Cuáles son sus opciones si sus números bajan?

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Mito 3: Un grupo no puede hacer nada sin un quórum

Sin quórum no significa que no haya progreso. Pero de acuerdo con las Reglas de Robert, sin quórum, un grupo no puede tomar ninguna acción sustancial o dar aviso, incluso con el voto unánime de los que todavía están allí. Pero estas son algunas de las cosas que un grupo puede hacer incluso sin quórum:

Llamar la reunión al orden: llamar a la reunión al orden, incluso sin quórum, dice: «Tuvimos una reunión. Cumplimos con nuestros estatutos que requieren que nos reunamos X veces al año «. Esto lo ayuda a mantenerse alejado de las acusaciones que no pudo cumplir.

Discuta los temas de manera informal: use el tiempo para hablar sobre cuestiones y preguntas relevantes. Incluso sin una moción oficial, puede generar consenso y obtener claridad eso ahorrará tiempo cuando esos temas se presenten para votación.

Continuar la reunión: si se deben hacer negocios antes de la próxima reunión de negocios programada regularmente, simplemente muévase para continuar la reunión actual a una fecha y hora específicas en el futuro. La reunión continua es solo eso: una extensión de la reunión actual. No es una reunión especial separada que requiera notificación. Pero le dará la oportunidad de reagruparse en una fecha posterior y obtener suficientes personas en la sala nuevamente para terminar lo que comenzó.

Mito 4: Hacer cumplir las acciones tomadas sin quórum es fácil

Simple y llanamente, las acciones tomadas sin quórum son nulas e inaplicables. Puede tomar una acción y luego intentar hacer un seguimiento con la ratificación en la próxima reunión. Pero eso es arriesgado. En la próxima reunión, el grupo no tiene la obligación de ratificar algo que sucedió cuando no había quórum. Si presume que todo irá bien, se está abriendo a sí mismo y a su grupo a posibles responsabilidades. No lo haga.

En resumen, determine el mejor número de quórum para su grupo y cúmplalo. Si no tiene quórum en una reunión, haga lo que pueda para que el grupo avance, pero espere a que se tomen medidas importantes.