La guía sencilla del modelo de cambio de 8 pasos de Kotter

El cambio es difícil. Especialmente en el contexto de una organización, el cambio podría interrumpir el statu quo y provocar conflictos. Pero se necesita un cambio. Y para implementar con éxito el cambio, debe confiar en un marco adecuado.

Aquí es donde entra en juego el modelo de cambio de 8 pasos de Kotter. Describe cómo implementar el cambio de manera sistemática y efectiva en una organización.

Esta publicación explica en detalle el modelo de cambio de 8 pasos de Kotter, simplificando el proceso de aplicación a su organización.

¿Qué es el modelo de cambio de 8 pasos de Kotter?

El modelo de cambio de 8 pasos de John Kotter es un marco popular para implementar con éxito el cambio organizacional y se utiliza en muchas industrias. Se introdujo en su libro «Leading Change», que se basó en años de investigación que revelaron que hay solo un 30% de posibilidades de implementación exitosa del cambio organizacional.

El cambio puede venir como nuevas tecnologías, fusiones y adquisiciones. , nuevas estrategias, transformación cultural, etc.

Un poco sobre Kotter

John P. Kotter, profesor de Harvard Business School, es conocido mundialmente como la autoridad en liderazgo y cambio.

Su libro más vendido «Leading Change», que analiza los errores que las organizaciones suelen cometer al implementar el cambio y un proceso de ocho pasos para lograrlo con éxito, es ampliamente conocido por los gerentes como la biblia del cambio en todo el mundo.

¿Cuáles son los 8 pasos en el modelo de cambio de Kotter?

Implementar el cambio no siempre es fácil. Las barreras pueden presentarse de diversas formas; la falta de trabajo en equipo o liderazgo, culturas laborales rígidas, actitudes arrogantes, miedo humano general, etc. pueden interrumpir cualquier proyecto de implementación de cambios.

Kotter destaca los 8 pasos que las organizaciones deben seguir para superar estos desafíos y poner en práctica cambios a gran escala con éxito. Seguir estos pasos garantizará que, al final del proceso, la organización no solo esté preparada, sino que también se comprometa a aceptar los cambios.

Crear un sentido de urgencia

El proceso debe comenzar con el establecimiento de un sentido de urgencia tanto entre los gerentes como entre los empleados. Todos los involucrados deben sentir la necesidad de un cambio o que el cambio es fundamental para el crecimiento organizacional. Sin su apoyo, será difícil mantener el impulso de la iniciativa de cambio y lograr una transformación duradera.

El objetivo de este paso debe ser preparar a los empleados para el próximo cambio y motivarlos a ofrecer su contribución.

Para que este paso tenga éxito, aproximadamente el 75% de la dirección de la organización debe apoyar la iniciativa de cambio. Con el fin de crear un entorno en el que todos estén al tanto del problema existente

• Identificar las amenazas y oportunidades existentes que afectan a la organización. Aquí puede utilizar un análisis FODA con el equipo. Basado en él, puede desarrollar escenarios futuros que describan lo que podría suceder

• Discuta abiertamente con los empleados sobre lo que está sucediendo y por qué es necesario el cambio en este momento
• Cree un foro para hablar los problemas, las amenazas y las posibles soluciones
• Solicite el apoyo de las partes interesadas y de los expertos de la industria para respaldar su postura

Formar una coalición guía

Este paso está dedicado a reunir un equipo competente con las habilidades, calificaciones, reputación, conexiones adecuadas y suficiente poder para proporcionar liderazgo a los esfuerzos de cambio e influir en las partes interesadas.

El tamaño del equipo variará dependiendo de la naturaleza del cambio propuesto. Sin embargo, un equipo eficaz debe incluir a los siguientes patrocinadores,

• El patrocinador: generalmente es un ejecutivo senior que será responsable de la iniciativa de cambio. Sus responsabilidades incluyen brindar apoyo a nivel ejecutivo y los recursos necesarios para llevar a cabo la iniciativa de cambio.
• El equipo de orientación senior: los miembros aquí son seleccionados por el patrocinador. Consiste en personas (líderes) con suficiente autoridad en el área para tomar decisiones y reunir los recursos y el apoyo relevantes para el proyecto. El equipo será responsable de desarrollar la visión y las estrategias, aportar los recursos, eliminar obstáculos, orientar a la organización durante el proceso, resolver conflictos y comunicarse con los stakeholders.
• Equipo rector archivado: esto incluye personas altamente creíbles y respetadas que representan a los electores de la organización que tienen interés en el cambio. Su función es comunicar la visión y guiar a la organización a través del proceso.
• Equipos de cambio: estos son los grupos de gerentes y supervisores cuya responsabilidad es asegurarse de que las tareas se completen con éxito a tiempo. También participarán en el diseño y la implementación del programa de cambio.

Una vez que se forma un equipo, concéntrese en establecer metas claras y desarrollar un ambiente de confianza y compromiso. Un equipo eficaz debe

• Tener un entendimiento compartido de la necesidad de cambio
• Tener un entendimiento común de la misión y el propósito del equipo, así como las metas y objetivos. está tratando de lograr
• Tener una idea clara sobre los roles y responsabilidades de cada uno, así como las medidas de desempeño
• Comprender los riesgos y desafíos asociados con la iniciativa de cambio y los factores de éxito
• Tener procesos claros para medir el éxito, la toma de decisiones, el seguimiento de problemas y la resolución de conflictos
• Tener canales de comunicación claros

Desarrollar una visión y estrategias

El objetivo de este paso es crear una visión sensata para dirigir la iniciativa y desarrollar estrategias efectivas para ayudar al equipo a lograrla. Ayuda a crear una imagen de cómo será el futuro de la organización una vez que se implemente el cambio.

La visión correcta ayuda a lograr el cambio con éxito al inspirar y guiar las acciones y decisiones del equipo. También debe definir objetivos claros y realistas para ayudar a medir fácilmente el éxito y atraer el interés de las partes interesadas de la empresa.

Para establecer una visión clara y atractiva,

• Alinéela con los valores centrales de la organización y la iniciativa de cambio
• Acepte las ideas de los empleados cuando desarrollar la visión
• Asegúrese de que pueda comunicarse fácilmente y sea fácil de entender para todos
• Incorpore datos como pronósticos, datos de investigación de mercado, tendencias comerciales, etc.
• Asegúrese de que sea lo suficientemente simple como para ser explicado en cinco minutos o menos

Comunicar la visión del cambio

En este paso, el enfoque está en comunicar de manera efectiva la visión y las estrategias de manera que ayuden a animar al resto de la organización a aceptar y apoyar la iniciativa de cambio.

El objetivo aquí es capturar los corazones y las mentes de los empleados; hacer que se sacrifiquen para apoyar el cambio, que crean que el cambio es posible y que los beneficios resultantes son para lo mejor de la organización y para ellos mismos.

Para hacer esto de manera efectiva,

• Comunique la visión y las estrategias con la mayor frecuencia posible incorporándolas en la toma de decisiones, resolución de problemas y acciones diarias
• Camine con el ejemplo. Es importante que la alta gerencia demuestre el comportamiento ideal que esperan del resto de los empleados
• Fomente la retroalimentación de los empleados y aborde sus ansiedades, problemas, enojo e inquietudes de manera abierta y honesta
• Utilice palabras sencillas al comunicar el mensaje para evitar confusiones y dudas
• Utilice todos los canales de comunicación de la organización para correr la voz. Esto puede incluir plataformas que varían desde correos electrónicos y boletines hasta la intranet de la empresa.

Eliminar barreras a la acción

Cuando se implementan cambios en toda la organización, los obstáculos pueden ocurrir con frecuencia. Las barreras pueden presentarse en forma de procesos insuficientes, resistencia al cambio por parte de los propios empleados, desautorización de los gerentes, políticas organizacionales y su estructura, etc.

Y en este paso, la coalición rectora y la alta dirección deben centrarse eliminar los obstáculos que bloquean el camino de la organización para lograr la visión del cambio.

• Comprenda claramente las barreras dentro de la organización que están bloqueando la implementación del cambio. La coalición rectora que consta de empleados con diferentes conocimientos puede ayudar en este paso. Y la comunicación abierta con los empleados y las partes interesadas también puede ayudar a identificar las barreras.
• Asegúrese de que los procesos, estructuras, políticas, sistemas de recompensa, etc. de la organización estén alineados con la nueva visión del cambio.
• Reconozca y recompense a los empleados que trabajan activamente en la implementación del cambio
• Capacite a los empleados para que hagan lo mejor que puedan y enfrenten los desafíos con éxito brindándoles la capacitación, el entrenamiento y la orientación necesarios.

Lograr victorias a corto plazo

Lograr una transformación real completa puede llevar tiempo. Pasar tanto tiempo sin ninguna victoria que celebrar puede desanimar a los empleados. Para mantener el impulso y alentar a los empleados a seguir respaldando la iniciativa, es importante tener objetivos a corto plazo que cumplir y celebrar al principio del proceso de cambio.

Una ganancia a corto plazo es una mejora organizativa que se puede implementar en un corto período de tiempo. Una victoria tan rápida debería ser visible en toda la organización, sin ambigüedades y relacionada con la iniciativa de cambio.

• Identificar ganancias factibles a corto plazo; por ejemplo, esto podría incluir esfuerzos que pueden ayudar a reducir costos, mejorar los procesos, aumentar las ganancias, etc. Es importante considerar a fondo los pros y los contras del objetivo que seleccione, ya que fallar en un objetivo temprano puede desanimar al equipo.
• Divida el proyecto de cambio en partes más pequeñas con metas a corto plazo
• Reconozca y recompense a aquellos que son responsables de estos logros rápidos para alentar a otros empleados también

Construir sobre el cambio

Este paso se trata de mantener la implementación del cambio asegurando que los equipos trabajen de manera persistente para lograr la visión del cambio mientras miden el progreso. Es importante asegurarse de que el equipo no declare la victoria prematuramente después de algunas victorias rápidas.

Para continuar con el impulso del cambio,

• Después de cada victoria, identifique lo que funcionó y lo que salió mal para decidir qué debe mejorarse
• Consolide las ganancias de las ganancias rápidas y continuar trabajando para implementar cambios más grandes en toda la organización
• Identificar y eliminar procesos e interdependencias innecesarios
• Continuar comunicando la visión y brindando beneficios

Hacer que el cambio se mantenga

En este paso, los líderes del cambio trabajan para fomentar una nueva cultura en la que el cambio pueda mantenerse. Esto incluye cambiar las normas y valores organizacionales, los procesos, los sistemas de recompensa y otros elementos de la infraestructura para asegurarse de que todo se alinee con la nueva dirección.

Para implementar el cambio con éxito,

• Discuta la importancia de los nuevos cambios señalando los beneficios que traen
• Identifique e incorpore normas y valores que reforzar el cambio
• Incorporar estas nuevas normas y valores al seleccionar y contratar nuevos talentos, promover empleados, etc.
• Crear nuevos programas de capacitación y desarrollo para ayudar a los empleados a desarrollar habilidades y competencias relevantes para los nuevos cambios
• Mejorar o eliminar los procesos organizacionales que no se alinean con la nueva cultura. Además, elimine a las personas que obstaculizan el progreso.

¿Está listo para implementar el cambio?

Implementar cambios en toda la organización no es rápido ni fácil. Requiere paciencia, preparación y perseverancia. Un buen marco para ayudarte a mantenerte encaminado durante este largo viaje es el modelo de cambio de 8 pasos de Kotter. Si sigue estos 8 pasos, puede garantizar la implementación exitosa del cambio dentro de su organización.