Cómo organizar su bandeja de entrada de Gmail en 15 minutos: diecisiete secretos
Un empleado promedio dedica 1/3 de su tiempo de oficina a los correos electrónicos. ¡A $ 142K (salario promedio de un trabajador de tecnología del Área de la Bahía), pagamos a los empleados $ 47K por año para administrar sus bandejas de entrada!
Esa no es la peor parte. Cada vez que dejas de hacer lo que estás haciendo para revisar tu correo electrónico, tardas unos 23 minutos en volver a concentrarte.
La fea verdad es que la gente seguirá contactándote, te guste o no . Y no es muy fácil ignorar esa ventana emergente no leída.
Pasas horas revisando correos electrónicos, determinando qué hacer con y finalmente lidiar con ellos, básicamente terminas pasando mucho más tiempo en tu bandeja de entrada de lo que habías planeado inicialmente.
Cuando no puedes escapar del todo pero aún quieres tu tranquilidad, te vuelves más organizado es la mejor salida.
Esta publicación le dirá cómo organizar su bandeja de entrada de Gmail para que sea más una herramienta de productividad y colaboración y no una distracción.
Coloque correos electrónicos más relevantes en la parte superior
¿Realmente necesitas todos los correos electrónicos nuevos en la parte superior de tu bandeja de entrada? Estoy seguro de que no los leerá todos de inmediato.
Una excelente manera de mantener organizada su bandeja de entrada es colocar los correos electrónicos relevantes en la parte superior, como los que están marcados como importantes o destacados.
Gmail te ofrece cinco opciones para organizar tu bandeja de entrada.
- Dirígete a tu configuración (el ícono de ajustes en la parte superior)
- Haz clic en el menú desplegable siguiente al tipo de bandeja de entrada.
Y esto es lo que significa cada uno de ellos:
Predeterminado: muestra los correos electrónicos en el orden en que llegaron, el diseño que vemos todos los días.
Importante primero: Gmail usa su propia predicción para determinar qué correos electrónicos son importantes y los coloca en la parte superior de su bandeja de entrada con un marcador amarillo. Todo lo demás va debajo de eso.
No leídos primero: esta configuración muestra los correos electrónicos no leídos sobre los correos electrónicos recientes. Esto es especialmente útil si usa la lista de tareas leídas / no leídas.
Destacadas primero: esto es para aquellos que usan estrellas para priorizar su bandeja de entrada. Los mensajes destacados aparecen primero, seguidos de todo lo demás.
Prioritarios: Gmail aprende con qué tipo de correos electrónicos interactúas más y los coloca en la parte superior de tu bandeja de entrada. Esto es ideal para personas que tienen que lidiar con muchos correos electrónicos todos los días.
Este es uno de esos consejos de organización de Gmail por los que puedo dar fe. Me ha funcionado de maravilla en términos de mantener alejados los correos electrónicos con los que no quiero tratar de inmediato.
Deshazte de las pestañas que no usas mucho
No lo haces. t tiene que tener las cinco pestañas dentro de Gmail. Puede deshabilitar los que no usa mucho. La única pestaña que no puede inhabilitar es la pestaña Principal.
Esto es lo que debe hacer:
- Haga clic en Configuración.
- Desde el menú desplegable , haz clic en Configurar bandeja de entrada.
- Selecciona las pestañas que deseas habilitar o inhabilitar.
Preste mucha atención aquí: si desactiva una pestaña, sus mensajes aparecerán en la pestaña Principal. Elimine siempre los que no reciban muchos correos electrónicos. ¡Uno para la organización de Gmail!
Utilice etiquetas para organizar Gmail de forma ordenada
Gmail es un sistema basado en etiquetas. Bandeja de entrada, Papelera, Borradores: técnicamente son etiquetas.
Las etiquetas son una excelente manera de organizar Gmail. Son como etiquetas que puede agregar a los correos electrónicos que envía o recibe. Lo bueno es que puede agregar más de una etiqueta a un correo electrónico. Otra característica que le encantaría es la capacidad de agregar colores a las etiquetas.
También puede hacer que Gmail aplique etiquetas a los correos electrónicos a medida que llegan, lo que le ahorra el esfuerzo manual. Por ejemplo, puede tener todos los correos electrónicos de sus abogados etiquetados como Documentos. Todo lo que tiene que hacer es crear un filtro.
Publicación relacionada: Todo lo que necesita saber sobre las etiquetas de Gmail
Automatice los correos electrónicos que se asignarán a su equipo (sin reenviarlos)
Una gran cantidad de correos electrónicos que reciba requeriría que alguien más de su equipo trabaje en ellos.
El curso de acción habitual cuando desea organizar Gmail es examinar los correos electrónicos y reenviarlos a sus compañeros de equipo, una absoluta pérdida de tiempo.
Si delega muchos correos electrónicos a su equipo, debe probar Hiver. Podrás especificar condiciones según los correos electrónicos que se asignarán automáticamente a tus compañeros de equipo.
Por ejemplo, digamos que tienes un compañero de equipo que se ocupa de todos los correos electrónicos de su socio de envío. Con Hiver, puede tener todos los correos electrónicos entrantes de su dirección de correo electrónico asignados a él automáticamente.
También tiene la capacidad de especificar varias condiciones, como el correo electrónico del remitente y una palabra específica en la línea de asunto.Las posibilidades son básicamente infinitas. Pruébelo
Deje de escribir correos electrónicos para conversaciones internas
La única forma en que todos inundamos las bandejas de entrada de nuestros compañeros de equipo y las nuestras: enviando correos electrónicos para cosas que se pueden hacer de otra manera.
Si un tema tiene muchos aspectos que necesitarán ser explicados o discutidos, llévelo a una reunión personal. Si hay una cancelación de último minuto de reuniones, encuentros o entrevistas, dígaselo en persona o use el teléfono.
Si nada más parece lo suficientemente factible, hay un recurso que funciona a la perfección cada vez: notas por correo electrónico.
Las notas son mensajes que puede escribir a sus compañeros de equipo y aparecen junto al hilo de correo electrónico sobre el que está hablando (a diferencia de Slack o Hangouts, en los que debe decirles a las personas qué correo electrónico estoy hablando y lo que pasó y todo eso).
A diferencia del chat, siempre puedes volver atrás y ver lo que conversó sobre un hilo: nunca pierde el contexto.
Puede usar Notes para intercambiar información del cliente, ofrecer consejos o básicamente cualquier cosa que no implique escribir una historia completa. Cada paso para desatascar la bandeja de entrada vale la pena.
Archiva los correos electrónicos que no necesitas en un futuro próximo
Muchas veces, no eliminamos correos electrónicos solo porque es posible que los necesitemos más adelante. Y luego se siguen acumulando como si no hubiera un mañana.
Por ejemplo, cada vez que compras algo a un proveedor, te envían un recibo. No los necesita ahora, pero pueden ser útiles cuando termine sus cuentas a fin de año. Aquí es donde entra en juego la función de archivo.
El archivo no elimina su correo electrónico, sino que lo elimina de su bandeja de entrada. También se pueden buscar. Su bandeja de entrada de Gmail está mejor organizada. ¡Todos ganan!
Seleccione un correo electrónico y busque el ícono similar a un archivo en la parte superior. Haga clic en él y listo.
También puede automatizar el archivo mediante el uso de filtros; lo explicaré en el siguiente punto .
Utilice filtros para automatizar acciones comunes
Gmail tiene una capacidad de filtrado realmente sólida. Puede filtrar los correos electrónicos por asunto, remitente, destinatario, contenido y más. Una vez que haya filtrado los mensajes, puede indicarle a Gmail qué hacer con ellos: etiquetarlos, establecer la prioridad, decidir si los correos electrónicos llegan a su bandeja de entrada.
Lo que le encantará es el filtrado automático. . Puede establecer criterios y acciones: Gmail gestiona automáticamente todos los correos electrónicos que cumplen los criterios.
Todo lo que tiene que hacer es iniciar una búsqueda avanzada. Haga clic en la flecha gris en el extremo derecho de la barra de búsqueda.
Y se abre un menú desplegable.
Escriba una dirección de correo electrónico y haga clic en «Crear filtro con esta búsqueda» en la parte inferior derecha de la ventana emergente.
Por ejemplo, si recibe un montón de correos electrónicos de boletines que no le interesan, puede crear un filtro que archive automáticamente todos los correos electrónicos que provengan de esa dirección.
Formas en las que puede usar filtros para organizar Gmail:
- Destaque cada correo electrónico de alguien importante (por ejemplo, su banco )
- Reenviar automáticamente correos electrónicos desde una determinada dirección
- Archivar correos electrónicos que contengan una determinada palabra (diga Gratis prueba)
Con los filtros adecuados, ahorrarás horas fácilmente cada semana. Consulta esta guía exhaustiva de filtros de Gmail
Experimente con Gmail Advanced (le encantaría tener varias bandejas de entrada)
Si es nuevo en Gmail Advance (anteriormente Labs), lo primero que debe saber es que se trata de un campo de pruebas para Google. Los que tienen éxito se convierten en capacidades estándar de Gmail y otros pueden quedar archivados, pero definitivamente vale la pena intentarlo.
La única función que ha sido parte de Gmail Advanced durante años son las bandejas de entrada múltiples. Le permite crear varios paneles, cada uno diseñado para mostrar una determinada categoría de correos electrónicos, según el tipo de correo electrónico, el tema o la preferencia personal.
Puede tener correos electrónicos de un remitente en particular o correos electrónicos que incluyan una determinada etiqueta aparece en un buzón de correo separado.
Por ejemplo, puede agregar etiquetas como respuesta de necesidades, tareas pendientes, trabajo pendiente y lectura semanal; todos los correos electrónicos con una etiqueta en particular aparecen en el respectivo bandeja de entrada:
Aquí tienes un video útil si estás buscando organizar Gmail usando varias bandejas de entrada.
Configurar notificaciones de escritorio para nuevos correos electrónicos
Si tiene un rol de cara al cliente, estamos bastante seguros de que recibe muchos correos electrónicos todos los días. Si prefiere la interacción en tiempo real, le recomendamos encarecidamente que configure las notificaciones de escritorio. De esta manera, verá notificaciones emergentes en la parte superior derecha de su pantalla cada vez que reciba un nuevo correo electrónico.
Para habilitar las notificaciones de escritorio, esto es lo que debe hacer:
- Diríjase a su configuración (el ícono de ajustes en la parte superior)
- En general menú de configuración, desplácese hasta Notificaciones de escritorio y haga clic en los botones de radio para habilitarlas.
Consejo profesional: A veces, las notificaciones de escritorio pueden volverse molestas y distraer. Para evitar caer en esta trampa, active las notificaciones de escritorio para los correos electrónicos marcados solo como «Importantes».
Active Nudges
Gracias a un montón de correos electrónicos no deseados, a menudo es muy fácil perder un correo electrónico importante en Gmail. El Nudge es un algoritmo de Gmail que devuelve los correos electrónicos a la parte superior de su bandeja de entrada cuando no se ha recibido una respuesta. enviado por usted o un destinatario. Es genial si necesita recordatorios constantes para enviar respuestas o seguimientos a correos electrónicos importantes.
Los empujones en Gmail son de dos tipos:
- Sugerir correos electrónicos para responder: los correos electrónicos a los que quizás haya olvidado responder aparecerán en la parte superior de su bandeja de entrada.
- Sugerir correos electrónicos para realizar un seguimiento: los correos electrónicos enviados que tal vez necesite seguir aparecerán en en la parte superior de tu bandeja de entrada.
Puedes activar o desactivar los Nudges en la pestaña «General» en tu configuración.
Destacar mensajes importantes
Gmail siempre intenta hacer todo lo posible para detectar qué correos electrónicos (ambos tanto los mensajes individuales como los hilos) son más importantes para usted que los demás. Por lo general, los resalta con «Marcadores de importancia» (una flecha amarilla junto a la estrella).
Hasta hace poco, Gmail tenía indicadores dentro de la aplicación que aclaraban por qué un correo electrónico se marcaba como importante, en lugar de «importante de acuerdo con nuestra salsa mágica» que dice ahora.
Si bien Gmail en su mayor parte aún logra marcar correctamente la mayoría de los correos electrónicos importantes, hay ocasiones en las que aún logra hacer las cosas mal.
Para que el algoritmo funcione mejor para usted, asegúrese de etiquetar los mensajes importantes usted mismo; de esta manera, el algoritmo eventualmente se pondrá al día rápidamente. Una forma de hacerlo es agregar / eliminar manualmente los marcadores de importancia. Otra forma de hacerlo esto es mediante Destacar mensajes.
En Gmail, las estrellas se utilizan para mensajes individuales en un solo hilo, mientras que los marcadores de importancia se utilizan para hilos de correo electrónico completos. Las estrellas y los marcadores de importancia también te ayudan a organizar las búsquedas de Gmail más rápidamente, así que definitivamente vale la pena tomarse el tiempo para agregarlos.
Mu te Conversaciones
Si está cansado de quedarse atrapado en conversaciones por correo electrónico entre compañeros de trabajo / clientes que no necesariamente lo involucran? Entonces, la función «Silenciar conversaciones» en Gmail es solo para ti.
Silencia una conversación en Gmail y no verás más mensajes relacionados con ella en tu bandeja de entrada. Todos los correos electrónicos que se agreguen a la conversación después de que la hayas silenciado aún se almacenarán en tu cuenta de Gmail, pero se archivarán automáticamente. Aún podrá buscar la conversación y ver mensajes nuevos.
Para silenciar una conversación en Gmail, abra la conversación y luego haga clic en el menú desplegable «Más». Elija «Silenciar» en la lista y la conversación se archiva.
Los mensajes nuevos enviados a la conversación no aparecerán en su bandeja de entrada, pero agregarse al archivo.
Consejo profesional: para encontrar conversaciones silenciadas más rápido, escriba «está: silenciado» en la barra de búsqueda de Gmail.
Siempre puede activar el sonido de una conversación. Para activar el sonido , simplemente busque la conversación silenciada y elimine la etiqueta «Silenciado» del hilo de correo electrónico.
Utilice las opciones Respuesta inteligente y Redacción inteligente de Gmail
La función «Respuesta inteligente» de Gmail muestra sugerencias responde con frases cortas basadas en el contenido del correo electrónico que recibió.
Puede activar Respuesta inteligente para Gmail desde la pestaña Configuración general.
Al utilizar esta función, puede hacer clic en la sugerencia frases cortas que desea usar como respuesta y enviarla tal cual, o editar la respuesta antes de hacer clic en enviar.
Esto es especialmente útil si necesita enviar respuestas rápidas a sus correos electrónicos.
Redacción inteligente se basa en la idea de Respuesta inteligente, pero lo ayuda a redactar respuestas completas a sus correos electrónicos en lugar de solo frases cortas.
(imagen cortesía: el blog de Google)
Puede activar Redacción inteligente desde la pestaña Configuración general en Gmail.
Consejo profesional: use la opción de Personalización de redacción inteligente para permitir que la opción Redacción inteligente se adapte a su estilo de escritura y mejore las sugerencias de redacción.
Puede activar Smart Redacte Personalización desde la pestaña Configuración general en Gmail.
Responda a los correos electrónicos más rápido con las respuestas almacenadas
Si se encuentra escribiendo el mismo tipo de respuestas de correo electrónico a varios clientes o compañeros de trabajo, debería considerar configurar g up Respuestas enlatadas (plantillas).
Las respuestas almacenadas son plantillas de correo electrónico que le permiten responder a correos electrónicos con texto predeterminado.
Puede habilitar las plantillas desde la pestaña «Avanzado» en la configuración de Gmail.
Activar Deshacer envío
Esta debe ser una de las funciones más útiles de Gmail. Si alguna vez envió un correo electrónico a un destinatario no deseado o cometió un error tipográfico en un correo electrónico, no es ajeno a la desafortunada vergüenza causada por su error.
Afortunadamente, Gmail tiene la opción Deshacer el envío que le permite «anular el envío» de correos electrónicos hasta 30 segundos después de que se hayan enviado.
Puede habilitar esta opción desde la pestaña Configuración general en la configuración de Gmail.
Una vez que haya habilitado esto, no tiene que entrar en pánico por un destinatario incorrecto o un error tipográfico. En cambio, ahora tiene entre cinco y 30 segundos para «anular el envío ”Su correo electrónico y tome las medidas necesarias para corregir los errores.
Habilitar acciones flotantes
Con la nueva apariencia de Gmail presentada en abril de 2018, Gmail introdujo acciones flotantes. Pase el puntero del mouse sobre cualquier correo electrónico en su bandeja de entrada y verá una colección de botones.
Estos botones, también llamadas Acciones flotantes le permiten actuar rápidamente en un correo electrónico con un solo clic. Puede archivar correos electrónicos, eliminarlos, marcarlos como no leídos o incluso posponerlos. Es una función pequeña que hace que la interacción con los correos electrónicos sea mucho más rápida.
Las acciones de desplazamiento se pueden activar desde la pestaña General en la configuración de Gmail.
Posponer correos electrónicos para más tarde
Hablando de acciones de desplazamiento en Gmail, ahora también tiene la opción Posponer correos electrónicos. Esta opción elimina los correos electrónicos de su bandeja de entrada solo para traerlos de vuelta más tarde, lo cual es perfecto para cualquier cosa en la que deba actuar eventualmente pero no pueda actuar en este momento.
La funcionalidad es simple: simplemente haga clic en la función Posponer posponer el mouse y elija cuándo desea volver a ver el correo electrónico. Cuando se acabe el tiempo, el mensaje aparecerá en su bandeja de entrada.
Algunas herramientas para comenzar
Hiver: delegue correos electrónicos como tareas automáticamente. Escriba notas (y no correos electrónicos) para conversaciones internas. Utilice plantillas de correo electrónico.
Sanebox: prioriza y resume los mensajes analizando sus encabezados. Archivos de correos electrónicos sin importancia con una etiqueta «SaneLater» para que pueda tratarlos más tarde.
Maildrop: lo ayuda a mantenerse alejado del spam.
Unroll.Me: lo ayuda a administrar todo su boletín desde un panel. Hace que la cancelación de la suscripción sea sorprendentemente fácil.
AwayFind: te permite decidir qué correos electrónicos merecen una notificación. Puede elegir entre recibir información a través de SMS, llamada telefónica, alerta de escritorio o la aplicación AwayFind.
Conclusión
Las distracciones en el trabajo toman más tiempo del que cree. Ellos descarrilan su progreso mental y su cerebro tarda un tiempo en volver a concentrarse nuevamente. Dado que los correos electrónicos son una gran fuente de distracción en el trabajo, es natural hacer algo al respecto.
Le sorprendería la cantidad de tiempo que puede liberar simplemente organizando mejor su Gmail.
No dejes que la bandeja de entrada se haga cargo.