Cómo insertar una casilla de verificación en Excel (en 5 sencillos pasos)

Insertar una casilla de verificación en Excel es una tarea sencilla. El control de casilla de verificación está disponible en la opción de herramientas de desarrollo de Excel. Las casillas de verificación y otros controles, como los menús desplegables, pueden resultar muy útiles al diseñar formularios en Excel.

Estos controles evitan que los usuarios ingresen algunos datos no deseados en sus formularios y, por lo tanto, son los preferidos.

En En esta publicación, entenderemos cómo insertar una casilla de verificación en Excel. Después de eso, también veremos un ejemplo de cómo las casillas de verificación pueden facilitar las tareas de análisis de datos.

Cómo insertar una casilla de verificación en Excel

El control de la casilla de verificación de Excel está presente en el elemento de menú «Herramientas de desarrollo». Y, de forma predeterminada, el menú «Herramientas de desarrollo» El elemento está oculto en Excel. Entonces, en primer lugar, debemos hacer que esta opción esté disponible en la cinta superior de Excel, y después de eso, podemos usar el control de casilla de verificación. A continuación se muestra un procedimiento paso a paso para agregar una casilla de verificación a Excel:

• Navegue a Opciones de Excel > Personalizar cinta: Con la hoja de Excel abierta, navegue a «Archivo» > «Opciones” > pestaña «Personalizar cinta». También puede presionar las teclas «ALT + F + T» para abrir las opciones de Excel y luego navegar a la pestaña «Personalizar cinta».

• Habilitar Pestaña Herramientas para desarrolladores: de forma predeterminada, la opción «Desarrollador» estaría desmarcada en las «Pestañas principales». Marque la opción «Desarrollador» y haga clic en el botón «Aceptar».
• Vaya a la pestaña Desarrollador > Insertar opción > Opción de casilla de verificación: después de esto, podrá ver una pestaña «Desarrollador» en la cinta de Excel. Dentro de la pestaña «Desarrollador», haga clic en el menú desplegable «Insertar» y seleccione el formulario de control «Casilla de verificación» como se muestra.

• Haga clic en la opción de casilla de verificación: ahora, puede dibujar una casilla de verificación en cualquier lugar de su hoja de Excel.
• Control de casilla de verificación de formato: a continuación, puede personalizar su casilla de verificación utilizando el «Control de formato» opción.

Cómo capturar el estado de la casilla de verificación

Después de agregar la casilla de verificación a su hoja de cálculo, necesita capturar su estado. El estado de la casilla de verificación puede indicarle si la casilla de verificación está actualmente marcada o no.

Para capturar el estado de una casilla de verificación, debe asociarla con una celda. Después de asociar la casilla de verificación con una celda, la celda muestra «Verdadero» si la casilla de verificación está marcada; de lo contrario, muestra Falso.

Para asociar la casilla de verificación a una celda, siga los pasos a continuación:

• Haga clic derecho sobre la casilla de verificación y seleccione la opción Control de formato en el menú contextual como se muestra.

• Al hacer clic en la opción Control de formato abre una ventana de Control de formato. Dentro de la ventana Control de formato navegue a la pestaña Control.

• En el pestaña de control, haga clic en el cuadro de entrada enlace de celda y luego seleccione una celda vacía en la hoja de cálculo que desea asociar con la casilla de verificación.

Sugerencia: para realizar un seguimiento de los enlaces de celda para las casillas de verificación correspondientes, siempre es una buena idea establecer los enlaces de celda en una columna adyacente a la casilla de verificación. De esta manera, es más fácil encontrar los enlaces de celda asociados con las casillas de verificación cuando lo desee. Además, puede ocultar la columna que contiene los enlaces de las celdas para que su hoja de cálculo esté ordenada.

Cómo insertar varias casillas de verificación rápidamente en Excel

En las secciones anteriores, vimos, cómo agregar una sola casilla de verificación para sobresalir, pero puede haber ocasiones en las que necesite tener decenas o cientos de casillas de verificación en su hoja de trabajo. Agregar una cantidad tan grande de casillas de verificación una por una no es una opción factible.

Entonces, veamos cómo podemos agregar varias casillas de verificación para sobresalir rápidamente:

• Primero que nada , agregue una casilla de verificación manualmente, seleccionando la opción de casilla de verificación en la pestaña Desarrollador.

• Siguiente , ajuste la posición de la casilla de verificación.

• Paso opcional: formatee la casilla de verificación según sea necesario. En este ejemplo, establecemos el texto de la casilla de verificación en blanco.

• Después de esto, a la derecha -haga clic en la casilla de verificación y seleccione la opción Control de formato del menú contextual.

• En la ventana Control de formato, navegue a la pestaña Propiedades y verifique si la opción «Mover pero no cambiar el tamaño de las celdas» está seleccionada. Si esta opción no está seleccionada, selecciónela y haga clic en el botón «Aceptar» .

• Finalmente, cuando la casilla de verificación esté colocada correctamente y formateada correctamente. Arrastre el controlador de relleno a todas las filas de abajo.

• ¡Y listo! Ahora verá casillas de verificación copiadas en todas las filas.

Como puede ver en la captura de pantalla anterior, hemos insertado casillas de verificación para todas las filas de nuestra lista . Pero la lista no se puede usar como tal, porque todavía no hemos configurado los enlaces de celda para todas esas casillas de verificación. Ahora veamos cómo agregar enlaces de celda para múltiples casillas de verificación.

Configurar el enlace de celda para múltiples casillas de verificación

Configurar enlaces de celda para múltiples casillas de verificación manualmente puede volverse muy tedioso. Entonces, podemos usar un código VBA que puede establecer enlaces de celda de casilla de verificación para múltiples casillas de verificación en Excel.

Siga los siguientes pasos para usar este código VBA:

• Con su Excel libro de trabajo abierto, presione «Alt + F11» para abrir el Editor de Visual Basic (VBE).
• Haga clic con el botón derecho en el nombre del libro de trabajo en el panel «Proyecto-VBAProject» y seleccione Insertar – > Módulo del menú contextual.

• Copie el siguiente código VBA :

 Sub LinkCheckBoxes () 
 Dim chk As CheckBox 
 Dim lCol As Long 
 lCol = 1 "número de columnas a la derecha para el enlace 
 Para cada chk en ActiveSheet.CheckBoxes 
 chk.LinkedCell = chk.TopLeftCell.Cells.Offset (0, lCol) .Address 
 Siguiente chk 
 End Sub 

Nota: Dependiendo del desplazamiento entre la casilla de verificación y la columna donde desea establecer los enlaces de celda, establezca el valor de la columna lcol. En este ejemplo, lo hemos establecido en 1, que significa que los enlaces celulares serán gen en la columna junto a las casillas de verificación.

• Después de hacer los cambios, ejecute el código usando F5 clave.

• Cierre el editor de VBA, y verá los enlaces de celda para todos los Se generan casillas de verificación.

Cómo insertar varias casillas de verificación sin la pestaña Desarrollador

En las secciones anteriores, hemos visto cómo agregar casillas de verificación desde la pestaña Desarrollador. En esta sección, veremos cómo puede agregar varias casillas de verificación para sobresalir sin usar la pestaña de desarrollador.

Para esto, podemos usar un script VBA, que acepta el rango donde se debe incluir la casilla de verificación y el desplazamiento del enlace de celda como entradas del usuario, y en función de estas entradas, el script VBA crea las casillas de verificación en el rango especificado.

Veamos cómo usar este script VBA:

• Con su libro de trabajo de Excel abierto, presione «Alt + F11» para abrir el Editor de Visual Basic (VBE).
• Haga clic con el botón derecho en el nombre del libro de trabajo en el panel «Proyecto-VBAProyecto» y seleccione Insertar – > Módulo del menú contextual.

• Copie el siguiente código VBA:

 Sub CreateCheckBoxes () 
 "Declarar variables 
 Dim c As Range 
 Dim chkBox As CheckBox 
 Dim chkBoxRange As Range 
 Dim cellLinkOffsetCol As Double 
 "Ingore errores si el usuario hace clic en Cancelar o XOn Error Resume Next 
" Cuadro de entrada para seleccionar ct cell Range 
 Establecer chkBoxRange = Application.InputBox (Prompt: = "Seleccionar rango de celda", Título: = "Crear casillas de verificación", Tipo: = 8) 
 "Cuadro de entrada para ingresar el desplazamiento de enlace de celda 
 cellLinkOffsetCol = Application.InputBox ("Establecer la columna de desplazamiento para los enlaces de celda", "Cell Link OffSet") 
 "Salga del código si el usuario hace clic en Cancelar o X 
 If Err.Number < > 0 Luego salga de Sub 
 "Activar nuevamente la verificación de errores 
 On Error GoTo 0 
" Recorra cada celda en las celdas seleccionadas 
 Para cada c en chkBoxRange "Agregar la casilla de verificación 
 Establecer chkBox = chkBoxRange.Parent.CheckBoxes.Add (0, 1, 1, 0) 
 Con chkBox 
" Establecer la posición de la casilla de verificación 
 .Top = c.Top + c.Height / 2 - chkBox.Height / 2 
 .Left = c.Left + c.Width / 2 - chkBox.Width / 2 
 "Establezca la celda vinculada a la celda con la casilla de verificación 
 .LinkedCell = c.Offset (0, cellLinkOffsetCol) .Address (external: = True) 
 "Habilite la casilla de verificación que se utilizará cuando se aplique la protección de la hoja de trabajo 
 .Locked = False 
" Configure el nombre y subtítulo 
 .Caption = "" 
 .Name = c.Address 
 Finalizar con 
 Siguiente c 
 Finalizar sub 

• Después de hacer los cambios, ejecute el código usando la tecla F5.

• Seleccione el rango de la casilla de verificación e ingrese el desplazamiento de enlace de celda deseado, y se crearán las casillas de verificación.

Cómo eliminar una casilla de verificación en Excel

Eliminar una sola casilla de verificación es relativamente sencillo: seleccione la casilla de verificación y presione el botón Eliminar en su teclado.

Opción 1: Usar la tecla Ctrl para eliminar múltiples casillas de verificación

Si desea eliminar varias casillas de verificación de su hoja de cálculo, siga los pasos a continuación para eliminarlas:

• 1. Presione la tecla «ctrl» en el teclado y haga clic en las casillas de verificación que desea eliminar. Al hacer esto, se seleccionarán las casillas de verificación marcadas, como se muestra.

• 2. A continuación, presione la tecla Eliminar en el teclado y se eliminarán todas las casillas de verificación seleccionadas.

Opción 2: Usar el «Panel de selección» para eliminar varias casillas de verificación

Otra forma de eliminar varias casillas de verificación en Excel es mediante el panel de selección. Siga los pasos a continuación:

• En la hoja de cálculo, en la pestaña «Inicio» > sección «Edición». Haga clic en la opción «Buscar y seleccionar» en la cinta y seleccione la opción «Panel de selección» del menú contextual.

• Desde el panel de selección, seleccione todas las casillas de verificación que desea eliminar y presione la tecla Eliminar.

Opción 3: Usar Ir a especial para eliminar varios objetos

Si desea eliminar todas las casillas de verificación de Excel de una hoja, puede hacer uso de la opción seleccionar Opción de todos los objetos. Pero otro punto que debe tener en cuenta es que este enfoque eliminaría todos los demás objetos como formas, menús desplegables, gráficos, menús desplegables, etc. presentes en la hoja activa.

Siga los pasos a continuación:

• En la hoja de cálculo, en la pestaña «Inicio» > sección «Edición». Haga clic en la opción «Buscar y seleccionar» en la cinta y seleccione la opción «Ir a especial»

• En la ventana «Ir a especial», seleccione la opción «objetos» y marque el botón «Aceptar». Al hacer esto, se seleccionarán todos los objetos presentes en la hoja activa.

• Finalmente, presione la tecla de borrar del teclado y todos los objetos serán borrados.

Opción 4: Usar macro VBA para eliminar varias casillas de verificación

Si tiene muchas casillas de verificación en su hoja de cálculo y solo desea eliminar las casillas de verificación (no todos los objetos), esta es la opción para usted. A continuación se muestra una secuencia de comandos que eliminará todas las casillas de verificación de su hoja activa.

Siga los pasos a continuación:

• Con su libro de Excel abierto, presione «Alt + F11» para abra Visual Basic Editor (VBE).
• Haga clic con el botón derecho en el nombre del libro de trabajo en el panel «Proyecto-VBAProject» y seleccione Insertar – > Módulo para m el menú contextual.

• Copie el siguiente código VBA:

 Sub DeleteCheckbox () 
 Para cada vShape en ActiveSheet.Shapes 
 Si vShape.FormControlType = xlCheckBox Entonces 
 vShape.DeleteEnd If 
 Siguiente vShape 
 End Sub 

• Después de hacer los cambios, ejecute el código usando La tecla F5 y todas las casillas de verificación presentes en la hoja activa se eliminarán.

Cómo editar el texto de la casilla de verificación

Editar el texto de la casilla de verificación o el título de la casilla de verificación es sencillo. Para editar el texto de la casilla de verificación, debe hacer clic derecho sobre el cuadro de texto y seleccionar la opción «Editar texto».

Haciendo esto moverá el cursor al comienzo del título de la casilla de verificación y le permitirá editarlo de la siguiente manera.

¡Perfecto!

¡Pero espere! Observe cómo el texto que se muestra en NameBox sigue siendo el mismo, aunque el texto de la casilla de verificación haya cambiado.

Diferencia entre el título de la casilla de verificación y el nombre de la casilla de verificación

El texto delante de la casilla de verificación se llama título de la casilla de verificación, mientras que el nombre que ve en NameBox es el nombre del backend de la casilla de verificación.

Cuando hace clic en la opción «Editar texto» al hacer clic con el botón derecho sobre el control de la casilla de verificación, solo cambia el título de la casilla de verificación.

Sin embargo, si desea cambiar el nombre del backend de la casilla de verificación, debe hacer clic derecho sobre la casilla de verificación y luego escribir un nombre adecuado en el NameBox.

Formatear una casilla de verificación x Control en Excel

Aunque no hay muchas cosas que pueda hacer para que sus casillas de verificación se destaquen, aún hay algunas personalizaciones que se pueden hacer. Siguiendo una lista de personalizaciones que Excel permite con controles de casilla de verificación:

Selección de color de fondo y transparencia para el control de casilla de verificación

Para elegir un color de fondo para su casilla de verificación, haga clic derecho sobre la casilla de verificación y haga clic en la opción «Control de formato». Dentro de la ventana «Control de formato» > pestaña «Color y líneas» > sección «Relleno» , puede elegir el color de fondo y la transparencia deseada para su casilla de verificación.

Seleccionar el color del borde para el control de la casilla de verificación

Para crear un borde de casilla de verificación: dentro de la ventana «Control de formato» > pestaña «Color y líneas» > «Líneas» sección puede elegir un borde para su casilla de verificación.

Elección de un efecto de sombra 3D para el control de la casilla de verificación

Para dar a sus casillas de verificación un ligero efecto 3D: dentro de la ventana «Control de formato» > Pestaña «Control» > Opción de sombreado 3-D.

Casillas de verificación ActiveX en Excel

Hasta ahora, en este artículo, solo hemos hablado de Excel Formulario de casilla de verificación, pero hay otro tipo de casilla de verificación que Microsoft Excel pone a disposición, que se conoce como casilla de verificación ActiveX.

ActiveX También se pueden agregar casillas de verificación desde el botón «Insertar» de la pestaña «Desarrollador» >. Además, en la mayoría de los aspectos, una casilla de verificación de ActiveX es muy similar a una casilla de verificación de formulario, pero existen algunas diferencias críticas entre las dos:

1. Las casillas de verificación de ActiveX proporcionan más opciones de formato. En las casillas de verificación de ActiveX, puede cambiar la fuente del título de la casilla de verificación, tener una imagen como fondo, cambiar el puntero del mouse mientras se desplaza sobre la casilla de verificación, etc.
2. Los controles ActiveX son componentes externos y, por lo tanto, se cargan por separado. a veces hace que se congelen o no respondan. Por otro lado, los controles de formulario están integrados en Excel y, por lo tanto, no presentan tales problemas.
3. ActiveX es una tecnología basada en Microsoft y no es compatible con otros sistemas operativos como Mac.
4. Además, muchas computadoras no confían en ActiveX de forma predeterminada, y los controles ActiveX están deshabilitados a menos que los agregue al Centro de confianza.
5. Otra diferencia esencial entre los controles de formulario y los controles ActiveX es que: Se puede acceder directamente a los controles ActiveX como objetos en el Código VBA (más rápido) mientras que para acceder a los controles de formulario es necesario encontrar los controles de formulario en la hoja activa (más lento).

Cómo asignar un Macro a una casilla de verificación

Ya hemos visto cómo asociar enlaces de celda con casillas de verificación en Excel y realizar acciones basadas en el valor de la casilla de verificación. Ahora, entendamos cómo asignar macros con casillas de verificación y ejecutar las macros cuando se hace clic en la casilla de verificación.

Para asociar una macro con la casilla de verificación, siga estos pasos:

• Derecha -haga clic sobre la casilla de verificación y haga clic en la opción «Asignar macro»

• En el «Asignar Macro ”, asigne un nombre significativo a la macro y haga clic en el botón» Nuevo «, esto abrirá el editor de VBA.

• En el editor de VBA, puede escribir la macro. Por el bien de este ejemplo, escribiremos una macro que cambia la visibilidad de la columna A. Si la columna está visible, al hacer clic en la casilla de verificación ocultarlo si la columna está oculta, al hacer clic en la casilla de verificación, se mostrará.

• El VBA El código es el siguiente:

• Guarde la macro y cierre el editor de VBA.

• Ahora, intente hacer clic en la casilla de verificación y vea cómo cambia la visibilidad Columna A.

Otro ejemplo de uso de macro con casilla de verificación de Excel: Seleccionar todas las casillas de verificación usando una sola casilla de verificación en Excel

Ejemplos prácticos de uso de casillas de verificación en Excel

Ahora veamos algunos de los ejemplos prácticos de casillas de verificación de Excel:

Ejemplo 1: Uso de casillas de verificación de Excel para rastrear la disponibilidad de stock para una tienda

En el ejemplo anterior, tenemos una lista de artículos comestibles, con una casilla de verificación junto a cada uno de ellos. La casilla de verificación indica el estado de disponibilidad del artículo. Tan pronto como se marca el artículo, se rellena una etiqueta «Disponible» delante de él y, en las casillas de verificación no marcadas, se muestra un título «Agotado».

Esto se hace simplemente usando el funcionalidad de casilla de verificación y declaraciones if. Para lograr esto primero, hemos insertado una casilla de verificación en la hoja y luego seleccionamos su enlace de celda como la celda correspondiente en el rango «E: E».

Por ejemplo, el Enlace de celda para la casilla de verificación en la celda «B3» es «$ E $ 3». De manera similar, el Enlace de celda para la casilla de verificación en «B9» es «$ E $ 9». Esto significa que, cuando la casilla de verificación «B3» está marcada, el valor en el «E3″ ”La celda cambiará a» Verdadero «; de lo contrario, el valor será» Falso «.

En segundo lugar, hemos utilizado un if fórmula basada delante de estas celdas. La fórmula es:

El trabajo de esta declaración IF es simplemente leer el valor de la celda correspondiente en el rango «E: E» y si su valor es «Verdadero», muestra un mensaje «Disponible»; de lo contrario, el mensaje será «Agotado».

Por ejemplo, si el La casilla de verificación en B6 está marcada para que el valor en E6 sea «Verdadero» y, por lo tanto, el valor en C6 sea «Disponible».

Más tarde, hemos utilizado una función Countif de Excel encuentra el número total de elementos disponibles.

Y se utiliza una función COUNTIF similar para encontrar el número total de elementos no disponibles:

Ejemplo 2: Uso de casillas de verificación de Excel para crear una lista de tareas pendientes

En este ejemplo, tenemos una lista de tareas pendientes con las tareas y sus estados correspondientes representados por casillas de verificación.Para cada casilla de verificación, el enlace de la celda relacionada se establece en la columna D delante de la casilla de verificación.

Finalmente, en la sección de resumen, hemos contado el número total de tareas usando la fórmula:

Para el cálculo de las tareas completadas hemos hecho uso de los enlaces de celda, todos los enlaces de celda con un valor TRUE se consideran asociados con tareas completadas. Y en base a esto, hemos creado una fórmula:

El porcentaje de tareas completadas se calcula utilizando una fórmula de porcentaje simple, es decir, (número de tareas completadas / número de tareas totales) * 100: