BUSCARV en dos o más columnas de criterios: Universidad de Excel

Si alguna vez ha intentado utilizar una función BUSCARV con dos o más columnas de criterios, rápidamente descubrió que simplemente no fue construido para ese propósito. Afortunadamente, existe otra función que puede funcionar como una alternativa a BUSCARV dependiendo de lo que desee devolver.

Objetivo de búsqueda multicolumna

Primero, confirmemos nuestro objetivo mirando un libro de trabajo de muestra. Hemos exportado cierta información de nuestro sistema contable, y básicamente resume los totales de transacciones del mes por clase y por cuenta. A continuación se muestra una muestra de la exportación:

A partir de estos datos exportados, nos gustaría recuperar las cantidades seleccionadas en función de columnas de clase y cuenta. Queremos recuperar las cantidades y colocarlas en nuestro pequeño informe, que se muestra a continuación:

Si está familiarizado con VLOOKUP función, se siente natural intentar construir el informe con esta función porque, después de todo, esta es una tarea de búsqueda. Y las tareas de búsqueda se resuelven mejor con las funciones de búsqueda tradicionales … ¿verdad? Bueno, eso depende. Depende de lo que esté intentando recuperar.

Suma condicional para búsquedas

Si está intentando recuperar un valor numérico, como una cantidad, es posible que una función de búsqueda tradicional no sea su mejor apuesta. Este es el por qué. A partir de Excel 2007, Microsoft incluyó la función de suma condicional SUMIFS. Esta función de suma de condiciones múltiples está diseñada para sumar una columna de números y solo incluye filas que cumplen una o más condiciones. ¿Los puntos están comenzando a conectarse todavía?

Si aplicamos esta idea a nuestra tarea en cuestión, nos daremos cuenta rápidamente de que podemos usar esta función de suma condicional para recuperar los valores de nuestro informe.

El primer argumento de la función SUMAR es el rango de suma, es decir, la columna de números a sumar. En nuestro caso, la columna que tiene el valor que deseamos devolver. Los argumentos restantes vienen en pares: el rango de criterios y el valor de los criterios.

Es útil pensar en la función en estos términos: sume esta columna (argumento 1), solo incluya aquellas filas donde esta columna (argumento 2) es igual a este valor (argumento 3), y donde esta columna (argumento 4) es igual a este valor (argumento 5), y donde… y así sucesivamente, hasta 127 pares.

Por lo tanto, para completar nuestro informe, recuperaremos los valores de la cantidad de la exportación y buscaremos las columnas de la cuenta y la clase, como se muestra a continuación.

Si hay varias filas con la misma clase y cuentas, la función SUMIFS devolvería la suma de todos los elementos coincidentes.

Como puede ver, si el valor están intentando devolver es un número, entonces la función SUMIFS simplifica la realización de búsquedas en varias columnas. Pero, ¿qué pasa si el valor que está intentando devolver no es un número? Bueno, entonces necesitará usar una función de búsqueda tradicional como se explica a continuación.

Uso de BUSCARV con el método SUMIFS

Un método es usar BUSCARV y SUMIFS en una sola fórmula. Básicamente, utiliza SUMIFS como primer argumento de BUSCARV. Este método se explora completamente en esta publicación de la Universidad de Excel:

Usando VLOOKUP con el método CONCATENATE

Si está tratando de devolver una cadena de texto en lugar de un número, o está usando una versión de Excel que no tiene SUMIFS, entonces probablemente esté atrapado en el uso de una función de búsqueda tradicional como BUSCARV junto con la función CONCATENAR para generar una única columna de búsqueda única. Este enfoque está bastante bien documentado, pero la idea básica es la siguiente: primero cree una única columna de búsqueda y luego use BUSCARV.

Nuestro ejemplo será una lista de empleados, como se ilustra a continuación:

Necesitamos recuperar el estado de la lista de empleados para nuestro pequeño informe que se muestra a continuación:

Dado que el valor que estamos tratando de devolver, el estado, es una cadena de texto y no un número, no podemos usar la función SUMIFS. Por lo tanto, tendremos que ir a la vieja escuela con BUSCARV y CONCATENAR.

Comenzamos por construir una columna auxiliar que básicamente crea los valores de búsqueda combinados. Esto se puede lograr fácilmente con la función CONCATENAR o el operador de concatenación (&). Esta nueva columna de búsqueda se ilustra en la columna B a continuación:

Ahora tenemos una única columna de búsqueda que se puede usar con un función de búsqueda tradicional como BUSCARV. El informe se puede completar buscando los nombres combinados dentro del nuevo rango de búsqueda, como se muestra a continuación:

Este mismo enfoque se puede utilizar cuando es necesario considerar dos, tres o más columnas de búsqueda.

Conclusión

Además de poder realizar búsquedas en varias columnas cuando el valor de retorno es numérico, la función SUMIFS tiene beneficios adicionales en comparación con las funciones de búsqueda tradicionales. Por ejemplo, devuelve cero cuando no se encuentra ningún valor coincidente, devuelve la suma de todas las coincidencias, admite operadores de comparación y no se romperá cuando se inserte una nueva columna entre las columnas de búsqueda y retorno.

Entonces, cuando esté a punto de sacar la función BUSCARV para realizar una tarea de búsqueda, considere usar SUMIFS en su lugar. Lo crea o no, la función SUMIFS es una función de búsqueda maravillosa.

Si tiene otros enfoques preferidos para las búsquedas de varias columnas, nos encantaría saber más … publique un comentario a continuación.

Archivo de muestra

Si desea jugar con el libro de trabajo utilizado para generar las capturas de pantalla anteriores, no dude en descargar el archivo de muestra:

MultColumnLookup