Administración de oficinas

La administración de oficinas es una profesión que involucra el diseño, implementación, evaluación y mantenimiento del proceso de trabajo dentro de una oficina u otra organización, con el fin de para mantener y mejorar la eficiencia y la productividad.

La administración de la oficina es, por lo tanto, parte de la administración general del negocio y, dado que los elementos de la administración son la previsión y planificación, organización, comando, control y coordinación, la oficina es un parte de la función de gestión total.

La gestión de la oficina es la técnica de planificar, organizar, coordinar y controlar las actividades de la oficina con miras a lograr los objetivos comerciales y se preocupa por el desempeño eficiente y efectivo de la oficina. rk. El éxito de una empresa depende de la eficiencia de su oficina. El volumen de papeleo en las oficinas se ha multiplicado en estos días debido a la industrialización, la explosión demográfica, el control gubernamental y la aplicación de diversas leyes fiscales y laborales a cualquier empresa comercial. La eficiencia y la eficacia, que son palabras clave en la gestión, se consiguen únicamente mediante la planificación y el control adecuados de las actividades, la reducción de los costes de oficina y la coordinación de todas las actividades del negocio.

«La gestión de la oficina se puede definir como una tarea de planificación , coordinación, motivando los esfuerzos de otros hacia los objetivos específicos en la oficina ”.

“ La gestión de la oficina, como función, es la rama del arte y la ciencia de la gestión que se preocupa por el desempeño eficiente de la oficina trabajar cuando y donde sea que se vaya a hacer «. – William If. Leffingwell y Edwin M. Rot.

«La gestión de la oficina es la manipulación y el control de hombres, métodos, máquinas y materiales para lograr los mejores resultados posibles: resultados de la más alta calidad posible con el gasto del menor efecto y gasto posible. , en el menor tiempo posible y de una manera aceptable para la alta dirección. ”- Harry H. Wylie.

Esta definición enfatiza la utilización de recursos de negocios como material, métodos, etc. para lograr los objetivos y resultados de la mejor y más barata forma y en el mínimo tiempo posible.

«La gestión de oficinas es el arte de orientar al personal de la oficina en el uso de los medios adecuados a su entorno con el fin de lograr sus especificaciones propósito. ”- Mills y Standinhford.

De acuerdo con esta definición, es necesaria una comprensión adecuada del propósito objetivo para que todos los esfuerzos y actividades estén dirigidos a su logro. Se proporciona el entorno donde se realizará el trabajo de oficina. por la gerencia después de la prop er planificación. Medio ambiente significa entorno donde operan los empleados de una empresa. Incluye factores físicos como ubicación, distribución, temperatura de iluminación, ventilación, limpieza, etc. También se deben dar a conocer a los empleados diversas leyes comerciales, prácticas aduaneras, etc.

En esta definición, el autor ha tratado la administración de la oficina como un arte de guiar y dirigir al personal o empleados de la organización en el uso de diversos medios como máquinas, equipos, formularios de oficina, manuales, métodos, etc. La definición enfatiza el desarrollo de las personas en la oficina y no la dirección de las cosas. La dirección de la oficina debe comprender el comportamiento y las necesidades de su empleado para motivarlo a trabajar influyéndolo y brindándole incentivos para que se logre el objetivo de la organización.

En palabras sencillas, se puede definir la dirección de la oficina. como «un proceso distinto de planificación, organización, dotación de personal, dirección, coordinación y control de la oficina para facilitar el logro de los objetivos de cualquier empresa comercial», la definición muestra las funciones de gestión de un director administrativo. El siguiente diagrama indica varios elementos o funciones en el proceso de gestión de oficinas.