43 Plantillas y ejemplos de declaraciones del alcance del proyecto
Un gran ejemplo de alcance de proyecto es una herramienta eficaz que se utiliza normalmente en la gestión de proyectos. Se utiliza para explicar los entregables más importantes de un proyecto. Estos incluyen los hitos principales, los requisitos de nivel superior, las suposiciones y las limitaciones. Es extremadamente útil hacer un documento de este tipo para ayudar en la toma de decisiones durante todo el proceso del proyecto. Especialmente cuando se piensa en solicitudes de cambio para modificar el alcance del proyecto. Aparte de eso, también establece las restricciones de un proyecto específico y aclara qué entregables están dentro y fuera del alcance.
Se utiliza una plantilla de alcance de proyecto para establecer todo el trabajo y las tareas que deben completarse en el proyecto. Describe:
- todo lo que debe lograrse a lo largo del proyecto,
- los resultados o productos finales que el cliente debe suministrar en un momento dado, dentro de un presupuesto específico,
- las limitaciones del trabajo y las tareas, lo que permitirá a los miembros del proyecto evaluar correctamente cuál es parte y no parte del esfuerzo necesario.
Para Para poder definir el alcance del proyecto, el director del proyecto debe trabajar con todos los demás participantes del proyecto. Los participantes incluyen a los miembros del equipo, los clientes o clientes, los patrocinadores ejecutivos y las principales partes interesadas. Todos trabajan juntos para comprender y poder describir el resultado que se requiere para la iniciativa del proyecto. Esta salida también se conoce como entregable. El costo o al menos un rango de costo satisfactorio se verifica al planificar y estimar las actividades del proyecto. Esto se incluye en los entregables.
Ejemplos de alcance del proyecto
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Una vez que haya determinado los entregables, es hora de hacer el alcance. Definirá las características principales que deben incluirse y el cronograma para la finalización de todo el proyecto. Una vez que todos estén de acuerdo en todo, se podrá finalizar. Una vez finalizado, cualquier modificación a este documento debe realizarse mediante un proceso de cambio que se controla y registra cuidadosamente.
Una vez finalizado el documento de alcance, los participantes del proyecto hacen uso de la información contenida en él. para hacer una estimación de sus tareas, el marco de tiempo con el que necesitan trabajar y el presupuesto.Cuanto más específico sea el documento, mayor será la probabilidad de que los participantes puedan llegar a estimaciones precisas. Sin embargo, también hay casos en los que el documento también incluye algunos elementos que no forman parte del alcance real, por lo que no forman parte del trabajo que se va a suministrar.
Los elementos clave de la declaración del alcance de un proyecto
Hacer un documento de este tipo es fácil si sabe qué elementos deben incluirse en él. Para poder hacer un documento efectivo, entonces podrá utilizarlo como una herramienta poderosa para su proyecto. Siga leyendo para conocer los elementos clave de un buen ejemplo de alcance de proyecto:
Para poder hacer objetivos efectivos, asegúrese de incluir el tiempo en que se proporcionarán los resultados junto con el presupuesto o costo estimado.
Incluya todos estos elementos al hacer su alcance para que pueda asegúrese de que esté completo. Antes de pasar a crear su documento real, es útil conocer las ventajas de hacerlo. Como verá en la siguiente sección, es muy beneficioso crear un alcance de su proyecto.
Plantillas de alcance del proyecto
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El alcance del proyecto es una parte esencial del proceso del proyecto. Contiene información importante sobre lo que se incluye en todo el proyecto y lo que no. En cualquier organización, se le asignará la tarea de iniciar un proyecto, que tiene sus propios objetivos. Antes de comenzar, es muy beneficioso crear un documento que contenga todo el alcance. Estas son las razones por las que:
- El documento permitirá al participante del proyecto, así como a los clientes, asegurarse de que están en la misma página. Muestra que todos comparten la misma visión de las características que se esperan, así como la calidad y el marco de tiempo de todo el proyecto.
- Les da a los participantes del proyecto la capacidad de establecer claramente y tener conversaciones con los principales interesados. Estas son las personas o grupos de personas que tienen un gran impacto en el proyecto, por lo que es importante que usted obtenga su apoyo.
- Sirve para ayudar a los participantes del proyecto a concentrarse en el trabajo que necesitan hacer. específicamente, con el fin de satisfacer las necesidades de los clientes o clientes.
- De existir alguna modificación a realizar, el enunciado servirá como referencia para realizar estimaciones y propuesta de dichas modificaciones. Si los cambios son aprobados por las principales partes interesadas, la declaración puede modificarse.
- Ayuda a los participantes del proyecto a priorizar el trabajo que deben realizar. Esto también le ahorra a la organización mucho tiempo, dinero y esfuerzo.
- Se utiliza como una herramienta eficaz en la gestión de proyectos. Puede usarlo para administrar las expectativas de sus clientes o clientes, equilibrar las cargas de trabajo y elevar la moral del equipo, especialmente en el caso de que pueda lograr hitos.
Como usted puede ver, hacer tal declaración es muy importante. Funciona en beneficio de su organización principalmente porque mantiene a todos los involucrados al tanto y bien informados. Ahora veamos algunos consejos útiles que puede usar para escribir su documento.
Consejos para escribir un gran ejemplo de alcance de proyecto
Para poder hacer un gran ejemplo de alcance de proyecto, deberá Necesito algunos consejos útiles. Estos consejos lo guiarán para crear un documento SMART. Este es un acrónimo que puede tener en cuenta mientras escribe su plantilla.
Estos son consejos prácticos que le ayudarán a hacer su declaración. En realidad, estos son consejos prácticos que pueden ayudarlo a crear diferentes tipos de documentos. Tener estas guías en mente le permitirá crear plantillas e informes efectivos. Ahora vayamos a aprender cómo escribir realmente su declaración para el alcance de su proyecto. Esta es la sección final de este artículo y lo guiará sobre cómo redactará bien la declaración del alcance de su proyecto.
Declaración del alcance del proyecto
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Escritura Hacer un ejemplo de alcance de proyecto implica mucho tiempo y esfuerzo, pero eso no significa que tenga que ser difícil. De hecho, si tiene toda la información necesaria más algunos consejos útiles, escribir la declaración completa será bastante fácil. Además, cuando continúe escribiendo un documento de este tipo, cada vez que lo haga, el proceso será un poco más fácil.
Como ha leído en una de las secciones anteriores, es muy beneficioso para usted haga tal declaración antes de comenzar su proyecto. Sin este documento (y la investigación que lo acompaña), es posible que tenga dificultades para implementar su proyecto. Las personas involucradas en el proyecto no estarán muy bien informadas, lo que dará lugar a un rendimiento y una productividad deficientes. El alcance define las limitaciones de su proyecto, por lo que si no está claramente establecido, el proyecto podría verse afectado. Puede encontrar retrasos o puede sobrepasar el presupuesto que tiene para su proyecto.
El papel en la gestión de proyectos
Un proyecto es básicamente una empresa no permanente que se debe plantear. un servicio, producto o resultado en particular. Por lo tanto, el alcance del proyecto juega un papel importante en él. Estableció qué tareas o trabajos son parte del proyecto y cuáles no. Identifica el propósito de su proyecto, los objetivos y cómo el proyecto logrará los objetivos. Básicamente, define todo tu proyecto.
La relevancia del alcance
Sin un alcance, su proyecto tiene una alta probabilidad de fallar. Si no define las limitaciones del proyecto, no podrá esperar los riesgos y problemas que surgirán. Cuando eso suceda, los participantes del proyecto no tendrán idea de qué hacer cuando surjan estos problemas, por lo que su proyecto podría terminar colapsando y quemando. El alcance contiene toda esta información importante, por lo que debe proponerlo como primer paso.
La declaración
El documento real es importante para evitar cualquier ocurrencia impredecible y desagradable que pueda suceder mientras el proyecto está en implementación. El alcance es una declaración importante para los participantes del proyecto y para las principales partes interesadas.Permite la comunicación antes de que el proyecto se inicie realmente, por lo que le ahorra a su organización mucho tiempo y dinero.
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Redacción de la declaración del alcance del proyecto
- Al escribir el alcance de su proyecto, tiene a tu ritmo. No se apresure a leerlo, ya que podría perderse detalles y elementos importantes. Pero no se tome demasiado tiempo para escribirlo también. Es probable que tenga una fecha límite para enviar este documento para que el proyecto pueda comenzar a tiempo también.
- Sea muy específico. Cuanto más específico sea, mejor será. Cuando especifique toda la información en el documento, los lectores lo entenderán más fácilmente. Además, no tendrá que responder a muchas preguntas solo porque sus declaraciones sean vagas.
- Haga que su documento tenga una buena extensión. No debe ser demasiado largo ni demasiado corto. La extensión mínima de una declaración es aquella que aún brinda toda la información relevante que debe comunicarse en el proyecto. Si desea hacer un alcance breve, no incluya información que no tenga valor. Las declaraciones generales no son muy útiles, por lo que puede optar por omitirlas. En su lugar, use datos específicos que reducirán el riesgo de tener que modificar su declaración más adelante.
- Si crea un documento que es demasiado extenso, es posible que sus lectores no estén muy interesados en leerlo completo. No se tome demasiado tiempo para escribir su documento. Siempre que haya escrito todo lo importante, es suficiente.
- Incluya todos los elementos importantes en su documento. Los que hemos comentado anteriormente. Preste atención y dedique la mayor parte del tiempo a escribir:
- Descripción general del trabajo que se va a realizar;
- Los entregables que producirá el proyecto junto con las características principales;
- La justificación de su proyecto para poder brindar a sus lectores una mejor comprensión de todo el alcance;
- Las limitaciones de su proyecto o cualquier riesgo que pueda correr a lo largo de todo proceso;
- Las suposiciones que son relevantes para el proyecto;
- Y las inclusiones y exclusiones para brindar más claridad a su proyecto.
- Cree objetivos para su alcance que sean muy alcanzables. No invente objetivos que sean impresionantes, pero difíciles de lograr. Entonces podrías terminar arruinando tu proyecto desde el principio.
- Además, intenta enumerar todas las incertidumbres en las que puedas pensar. En esta etapa, es posible que no conozca todas las limitaciones de su proyecto, pero es posible que tenga una mejor idea sobre las incertidumbres. Las incertidumbres pueden convertirse en riesgos mientras se ejecuta el proyecto. Y estos riesgos pueden convertirse en problemas que retrasarán su proyecto o causarán problemas en términos de costos o presupuesto. Al enumerar sus incertidumbres, también debe anotar cómo las enfrentará. Puede:
- Aceptar las incertidumbres como riesgos. Si los riesgos ocurren, al menos estás preparado para ellos. Escriba lo que debe hacer si termina teniendo que lidiar con ellos. Cuanto más preparado esté para los riesgos, mejor será para su proyecto.
- Transfiera el riesgo a otra parte.Si corre el riesgo que había enumerado, puede transferir la responsabilidad a un tercero. Si el tercero está de acuerdo, entonces está cubierto y su proyecto no tendrá que retrasarse.
- Mitigue el riesgo. Una vez que sepa cuáles son los riesgos, puede hacer algo al respecto. Trabaje con los planes que ha hecho para reducir los riesgos de incertidumbre.
- Definir las incertidumbres es importante en su declaración para mantenerse preparado para cualquier cosa.
- Cuando haya reunido toda la información que necesita, es hora de que comience a escribir su documento. Este es el paso más largo del proceso que implicará mucho pensamiento y esfuerzo. Si aún no ha elaborado un borrador, asegúrese de incluir lo siguiente:
- Haga una lista de todas las partes interesadas principales de su proyecto. Esto es importante para que tenga una idea de su audiencia y podrá escribir su documento para ellos.
- Cuando escriba las limitaciones de su proyecto, escríbalas en forma de viñetas. Además, intente escribir la información mientras piensa en el punto de vista de las partes interesadas. Asegúrese de que sus puntos sean fáciles de leer y comprender.
- Tome nota de todos los riesgos principales que podrían obstaculizar el éxito de su proyecto. Esto le ayudará a planificar los pasos necesarios a seguir cuando surjan.
- Tome nota del objetivo más importante del proyecto. Su proyecto puede tener más de un objetivo, pero debe saber cuál es el más importante.
- Enumere todos los límites más relevantes, así como los riesgos del proyecto.