3 dokumenty, které potřebujete při najímání smluvního pracovníka

Najímáte nezávislého dodavatele pro práci ve vašem podnikání? Dokumentace k pronájmu pro nezávislé dodavatele je mnohem jednodušší než pro zaměstnance, stačí jen několik dokumentů, ale jedná se o důležité dokumenty. Získat je na začátku pracovního vztahu je mnohem jednodušší, než když je práce nebo smlouva hotová, a danou osobu nenajdete.

Najmout nezávislého dodavatele

Než si najmete nezávislého dodavatele, musíte mít tři důležité dokumenty:

• Formulář W-9 s kontaktními údaji dané osoby a identifikační číslo daňového poplatníka,
• životopis k ověření kvalifikace dané osoby a
• písemná smlouva s podrobnostmi dohody mezi vámi a nezávislým dodavatelem.
• Některé podniky navíc vyžadují formulář žádosti od nezávislých dodavatelů, ale tato aplikace není stejná jako žádost o zaměstnání.

Co je nezávislý dodavatel?

Nezávislým dodavatelem může být jeden nebo více lidí, kteří podnikají odděleně od vašeho. Patří sem nezávislí pracovníci (jako jsou umělci, plánovači nebo web) designéři, externí společnost (například provádějící úklidové práce), profesionál jako právník nebo daňový přípravář – kdokoli, komu platíte za služby a kdo není zaměstnancem. Nezávislí dodavatelé jsou považováni za osoby samostatně výdělečně činné, kteří vlastní podnikání.

Dokument č. 1 – formulář W-9

Když si najmete externího pracovníka, musíte nejdříve získat jeho daňové údaje začít je platit. Každý nezávislý dodavatel musí vyplnit formulář W-9, což je žádost o identifikaci a certifikaci daňového poplatníka. T Účelem formuláře je

• Potvrdit ID daňového poplatníka (EIN nebo číslo sociálního zabezpečení),
• Potvrdit, že osoba nepodléhá zadržení zálohy (vysvětleno níže) a
• potvrzuje jejich výjimku z určitých typů hlášení a plateb.

Část I formuláře jsou obecné informace o poplatníkovi, včetně:

• identifikační číslo poplatníka,
• jméno a adresa a
• Federální daňová klasifikace (obchodní typ).
• Výjimky ze zadržení zálohy a hlášení FATCA.

Část II je ID daňového poplatníka příjemce platby.

Část III je prohlášení o certifikaci.

Odpovědnost zaměstnavatele za formulář W-9

Registrační formulář W-9. Formulář nemusíte zasílat IRS. Uchovávejte jej ve svých souborech pro daného příjemce, abyste jej mohli v případě potřeby ukázat auditorovi.

Zadržení zálohy. Od IRS můžete obdržet oznámení, že ID daňového poplatníka příjemce neodpovídá záznamům IRS. V takovém případě musíte pro tuto osobu zahájit zadržování zálohy. Počínaje dnem, kdy je v objednávce uvedeno, zadržte 24% z částku platby z každé platby. Musíte také provést platby do IRS částek, které jste zadrželi, a podat hlášení (formulář 945). Pokud neshromažďujete záložní hlášení podle potřeby, můžete nést odpovědnost za nevybranou částku.

Výjimky ze zadržení. Pokud příjemce prohlásí, že je osvobozen od zadržení zálohy, můžete se na tento nárok spolehnout, pokud nemáte skutečné znalosti, že kód nebo klasifikace osvobozeného příjemce není platný.

Hlášení FATCA. Zákon o dodržování předpisů o daních ze zahraničních účtů (FATCA) vyžaduje, aby zahraniční finanční instituce a další zahraniční subjekty podávaly zprávy o zahraničních aktivech držených jejich držiteli účtů v USA nebo aby mohly být zadrženy u některých plateb. Americká finanční instituce s účtem v USA pro tento přehled nemusí získat kód výjimky.

Pokud obdržíte formulář W-9 s kódem výjimky FATCA a víte, že daná osoba je určená osoba v USA, nemůžete se spoléhat na formulář, který s ní bude zacházet jako s osobou osvobozenou od hlášení FATCA. . Musíte mít evidenci W-9 pro každého nezávislého dodavatele, abyste této osobě nemuseli srážet daně z příjmu. Poté, počínaje rokem 2020 a dále, máte informace k vytvoření formuláře 1099-NEC osoba za daňový rok.

Dokument č. 2 – Životopis a reference

Než někoho najmete, měli byste si vyžádat a uschovat kopii dokumentů dokládajících kvalifikaci tohoto osoba za vykonanou práci. Ve většině případů budete chtít životopis, nikoli žádost o zaměstnání. Požádejte o reference od předchozích zákazníků nebo klientů a osob souvisejících s prací, kteří tuto osobu znají.

Možná budete chtít u této osoby provést ověření spolehlivosti, v závislosti na typu práce být hotový. Například by měl být zkontrolován někdo, kdo má přístup k vašim finančním záznamům. Můžete si také ověřit profesní sdružení pro tento typ práce ve vašem státě (například státní advokátní komora nebo státní rada CPA).

Dokument č. 3 – písemná smlouva

Pro každého nezávislého dodavatele, který pracuje pro vaši společnost, byste měli uzavřít podepsanou smlouvu podepsanou oběma stranami. Může to znít jako přehnané vyžadovat, abyste měli smlouvu pro každý nezávislý dodavatelský vztah, ale některé dohody je třeba uzavřít písemně. Smlouva vás oba chrání v případě sporu.

Některé problémy, které je třeba v této smlouvě řešit, a některé podmínky, které je třeba zahrnout:

• Rozsah práce, včetně toho, kdy má být práce provedena, a termíny
• Částky a načasování plateb, kdy jsou platby splatné, co se stane, pokud platby neproběhnou
• Vlastnictví dílo – dodavatel nebo najímající společnost.

Možná budete chtít i další dohody

V závislosti na typu vykonávané práce a konkrétních potřebách vašeho podnikání možná budete chtít získat další dohody, v závislosti na druhu práce, kterou osoba má budou dělat. Tyto dílčí dohody (někdy klauzule ve smlouvě) se nazývají omezující smlouvy, protože omezují to, co může udělat nezávislý dodavatel.

Dohoda o zachování důvěrnosti (někdy nazývaná smlouva o zachování mlčenlivosti) vyžaduje, aby dodavatel udržoval vaše obchodní obchodní tajemství v tajnosti a nesdílel je s ostatními, pokud s tím nesouhlasí.

Smlouva o zákazu soutěžit stanoví odstraňte omezení, aby smluvní pracovník opustil vaši společnost a vzal vaše zákazníky nebo klienty do jiné společnosti ny. Obvykle je psáno tak, aby omezovalo něčí akce pro konkrétní aktivity, pro konkrétní časové období a v konkrétní oblasti. Některé státy (například Kalifornie) nebudou vynucovat dohody o nekonkurování, proto se před tím poraďte se svým státem zkuste uzavřít jednu z těchto klauzulí ve smlouvě.

Dohoda o neobchodování brání zaměstnancům pracovat pro konkurenci a lze ji také použít k zachování nezávislosti dodavatel při krádeži vašich zaměstnanců nebo zákazníků.

Vedení záznamů o smluvních zaměstnancích

Vy jako vlastník firmy nemusíte tyto dokumenty komukoli předávat, ale pokud vás někdy audituje úřad IRS nebo pokud potřebujete ověřit vztah, budete je muset předložit. Vytvořte soubor pro každého nezávislého dodavatele, kterého si najmete, s těmito dokumenty.