3 Dokumente, die Sie bei der Einstellung eines Vertragsarbeiters benötigen

Einstellung eines unabhängigen Auftragnehmers für die Arbeit in Ihrem Unternehmen? Die Einstellungsunterlagen für unabhängige Auftragnehmer sind viel einfacher als für Mitarbeiter, da nur wenige Dokumente benötigt werden. Dies sind jedoch wichtige Dokumente. Es ist viel einfacher, sie zu Beginn der Arbeitsbeziehung zu bekommen, als wenn die Arbeit oder der Vertrag erledigt ist, und Sie können die Person nicht finden.

Einen unabhängigen Auftragnehmer einstellen

Bevor Sie einen unabhängigen Auftragnehmer einstellen, benötigen Sie drei wichtige Dokumente:

• Ein W-9-Formular mit den Kontaktinformationen der Person und Steuerzahler-ID-Nummer,
• Ein Lebenslauf zur Überprüfung der Qualifikationen der Person und
• Ein schriftlicher Vertrag mit den Einzelheiten der Vereinbarung zwischen Ihnen und dem unabhängigen Auftragnehmer.
• Darüber hinaus benötigen einige Unternehmen ein Antragsformular von unabhängigen Auftragnehmern, aber dieser Antrag ist nicht mit einem Arbeitsantrag identisch.

Was ist ein unabhängiger Auftragnehmer?

Ein unabhängiger Auftragnehmer kann eine oder mehrere Personen sein, die in einem von Ihnen getrennten Geschäft tätig sind. Dies schließt Freiberufler (wie Künstler, Planer oder Web) ein Designer, ein externes Unternehmen (z. B. Reinigungsarbeiten), ein Fachmann wie ein Anwalt oder ein Steuerberater – jeder, den Sie für Dienstleistungen bezahlen und der kein Angestellter ist. Unabhängige Auftragnehmer gelten als selbständig und besitzen ihre eigenen Unternehmen.

Dokument Nr. 1 – W-9-Formular

Wenn Sie einen externen Mitarbeiter einstellen, müssen Sie zuerst dessen Steuerinformationen einholen, bevor Sie können Jeder unabhängige Auftragnehmer muss ein W-9-Formular ausfüllen, das eine Aufforderung zur Identifizierung und Zertifizierung des Steuerzahlers darstellt Der Zweck des Formulars besteht darin,

• die Steuerzahler-ID der Person (EIN oder Sozialversicherungsnummer) zu zertifizieren,
• die Person zu zertifizieren unterliegt keiner Sicherungsverweigerung (siehe unten) und
• bescheinigt deren Befreiung von bestimmten Arten von Berichten und Zahlungen.

Teil I des Formulars enthält allgemeine Informationen zum Steuerpflichtigen, einschließlich:

• Steueridentifikationsnummer,
• Name und Adresse und
• Bundessteuerklassifizierung (Geschäftstyp).
• Ausnahmen von der Quellensteuer und der FATCA-Berichterstattung.

Teil II ist die Steuerzahler-ID des Zahlungsempfängers.

Teil III ist eine Zertifizierungserklärung.

Verantwortlichkeiten des Arbeitgebers für Formular W-9

Anmeldeformular W-9. Sie müssen das Formular nicht an das IRS senden. Bewahren Sie es in Ihren Dateien für diesen Zahlungsempfänger auf, damit Sie es bei Bedarf einem Prüfer zeigen können.

Sicherungsverweigerung. Möglicherweise erhalten Sie vom IRS eine Benachrichtigung, dass die Steuerzahler-ID des Zahlungsempfängers nicht mit den IRS-Datensätzen übereinstimmt. In diesem Fall müssen Sie mit dem Zurückhalten der Sicherung für diese Person beginnen. Ab dem Datum, an dem die Bestellung bestimmt, 24% des Steuerbetrags einbehalten Zahlungsbetrag aus jeder Zahlung. Sie müssen auch Zahlungen an die IRS der von Ihnen einbehaltenen Beträge leisten und einen Bericht einreichen (Formular 945). Wenn Sie nicht wie erforderlich Sicherungsberichte sammeln, haften Sie möglicherweise für den nicht eingezogenen Betrag.

Ausnahmen von der Quellensteuer. Wenn ein Zahlungsempfänger angibt, von der Quellensteuer befreit zu sein, können Sie sich auf diesen Anspruch verlassen, es sei denn, Sie wissen tatsächlich, dass der Code oder die Klassifizierung des befreiten Zahlungsempfängers nicht gültig ist.

FATCA-Berichterstattung. Das Gesetz zur Einhaltung des Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA) schreibt vor, dass ausländische Finanzinstitute und andere ausländische Unternehmen über die von ihren US-Kontoinhabern gehaltenen ausländischen Vermögenswerte Bericht erstatten oder bei einigen Zahlungen einbehalten werden müssen. Ein US-Finanzinstitut mit einem Konto in den USA benötigt keinen Ausnahmecode für diese Berichterstattung.

Wenn Sie ein W-9-Formular mit einem FATCA-Ausnahmecode erhalten Wenn Sie wissen, dass es sich bei der Person um eine bestimmte US-Person handelt, können Sie sich nicht auf das Formular verlassen, um die Person als von der FATCA-Berichterstattung befreit zu behandeln.

Berichterstattung über W-9-Einkommen . Sie müssen für jeden unabhängigen Auftragnehmer einen W-9 hinterlegt haben, damit Sie dieser Person keine Einkommenssteuern vorenthalten müssen. Ab 2020 und ab sofort verfügen Sie über die Informationen, um ein 1099-NEC-Formular dafür zu erstellen Person für das Steuerjahr.

Dokument 2 – Lebenslauf und Referenzen

Bevor Sie jemanden einstellen, sollten Sie eine Kopie der Dokumente anfordern und aufbewahren, aus denen die Qualifikationen hervorgehen Person für die geleistete Arbeit. In den meisten Fällen möchten Sie einen Lebenslauf, keine Bewerbung. Fragen Sie nach Referenzen von früheren Kunden oder Kunden und arbeitsbezogenen Personen, die diese Person kennen.

Abhängig von der Art der Arbeit möchten Sie möglicherweise eine Hintergrundprüfung für diese Person durchführen Fertig sein. Zum Beispiel sollte jemand überprüft werden, der Zugriff auf Ihre Finanzunterlagen hat. Sie können sich auch bei der Berufsgenossenschaft nach dieser Art von Arbeit in Ihrem Bundesstaat erkundigen (z. B. bei der staatlichen Anwaltskammer oder dem staatlichen CPA-Vorstand).

Dokument 3 – Ein schriftlicher Vertrag

Für jeden unabhängigen Auftragnehmer, der für Ihr Unternehmen arbeitet, sollten Sie einen von beiden Parteien unterzeichneten Vertrag unterschreiben. Es mag übertrieben klingen, von Ihnen zu verlangen, dass Sie für jede unabhängige Vertragsbeziehung einen Vertrag haben, aber einige Vereinbarungen müssen schriftlich getroffen werden. Der Vertrag schützt Sie beide im Streitfall.

Einige Probleme, die in diesem Vertrag behandelt werden müssen, und einige Bedingungen, die aufgenommen werden müssen:

• Der Arbeitsumfang, einschließlich des Zeitpunkts, zu dem die Arbeit erledigt werden soll, und der Fristen
• Beträge und Zeitpunkt der Zahlungen, wenn Zahlungen fällig sind, was passiert, wenn Zahlungen nicht geleistet werden
• Eigentum von die Arbeit – der Auftragnehmer oder das Vermietungsunternehmen.

Möglicherweise möchten Sie auch zusätzliche Vereinbarungen

Abhängig von der Art der ausgeführten Arbeit und den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens möchten Sie möglicherweise andere Vereinbarungen treffen, abhängig von der Art der Arbeit der Person Diese Untervereinbarungen (manchmal Klauseln in einem Vertrag) werden als restriktive Vereinbarungen bezeichnet, da sie die Möglichkeiten des unabhängigen Auftragnehmers einschränken.

Eine Vertraulichkeitsvereinbarung (manchmal als a bezeichnet) Geheimhaltungsvereinbarung) verpflichtet den Auftragnehmer, Ihre Geschäftsgeheimnisse vertraulich zu behandeln und sie nicht mit anderen zu teilen, es sei denn, dies wurde vereinbart.

Eine Wettbewerbsverbotsvereinbarung wird festgelegt die Einschränkungen für den Vertragsarbeiter aufzuheben, Ihr Unternehmen zu verlassen und Ihre Kunden oder Kunden zu einem anderen Unternehmen zu bringen ny. Es wird normalerweise geschrieben, um die Aktionen einer Person für bestimmte Aktivitäten, für einen bestimmten Zeitraum und innerhalb eines bestimmten Gebiets einzuschränken. Einige Bundesstaaten (z. B. Kalifornien) setzen keine Wettbewerbsverbote durch. Wenden Sie sich daher vor Ihnen an Ihren Bundesstaat Versuchen Sie, eine dieser Klauseln in einen Vertrag aufzunehmen.

Eine Vereinbarung über die Nichtwerbung verhindert, dass Mitarbeiter für den Wettbewerb arbeiten, und kann auch verwendet werden, um eine unabhängige Klausel zu erhalten Auftragnehmer daran gehindert, Ihre Mitarbeiter oder Kunden zu stehlen.

Aufzeichnungen über Vertragsarbeiter führen

Sie als Geschäftsinhaber müssen diese Dokumente nicht an Dritte weitergeben. Wenn Sie jedoch jemals vom IRS geprüft werden oder die Beziehung überprüfen müssen, müssen Sie sie vorlegen. Erstellen Sie mit diesen Dokumenten eine Datei für jeden unabhängigen Auftragnehmer, den Sie einstellen.