Vad är Kanban?

TRIVIA – Kanban, även stavat ”kamban” på japanska, översätts till ”Billboard” (”signboard” på kinesiska) som anger ”tillgänglig kapacitet (att arbeta)”. Kanban är ett koncept relaterat till lean och just-in-time (JIT) produktion, där det används som ett schemaläggningssystem som berättar vad du ska producera, när du ska producera det och hur mycket du ska producera.

Lär dig grunderna i Kanban:

• Var har Kanban sitt ursprung?
• Vad är Kanban-metoden?
• Kanban grundläggande principer
• 6 grundläggande metoder för Kanban
• Hur fungerar Kanban? – Konceptet
• WIP-gränser i Kanban
• Kanban i IT & Programvara
• Kanban i Lean / Agile-utveckling
• Kanban bortom programvaran & IT
• Börja använda ett Kanban-verktyg

Var kom Kanban från ? – En kort historik på Kanban

Allt började i början av 1940-talet. Det första Kanban-systemet utvecklades av Taiichi Ohno (industriell ingenjör och affärsman) för Toyota-fordon i Japan. Det skapades som ett enkelt planeringssystem vars syfte var att styra och hantera arbete och lager i varje produktionssteg optimalt.

En viktig orsak till utvecklingen av Kanban var Toyotas otillräckliga produktivitet och effektivitet jämfört med dess amerikanska bilkonkurrenter. Med Kanban uppnådde Toyota ett flexibelt och effektivt just-in-time produktionskontrollsystem som ökade produktiviteten samtidigt som det minskade kostnadskrävande lager av råvaror, halvfabrikat och färdiga produkter.

Ett Kanban-system kontrollerar idealiskt hela värdekedjan från leverantören till slutkonsumenten. På detta sätt hjälper det till att undvika försörjningsstörningar och överlagring av varor i olika skeden av tillverkningsprocessen. Kanban kräver kontinuerlig övervakning av processen. Särskild uppmärksamhet måste ägnas för att undvika flaskhalsar som kan bromsa produktionsprocessen. Målet är att uppnå högre genomströmning med lägre leveranstider. Med tiden har Kanban blivit ett effektivt sätt i en mängd olika produktionssystem.

”The två pelare i Toyotas produktionssystem är just-in-time och automatisering med en mänsklig touch eller autonomisering. ” – David J. Anderson Klicka för att Tweeta

Vad är Kanban-metoden?

Medan kanban introducerades av Taiichi Ohno i tillverkningsindustrin är det David J. Anderson som var den första som tillämpade konceptet på IT, programvaruutveckling och kunskapsarbete i allmänhet år 2004. David byggde på verk av Taiichi Ohno, Eli Goldratt, Edward Demmings, Peter Drucker och andra för att definiera Kanban-metoden, med begrepp som pull-system, köteori och flöde. Hans första bok om Kanban – ”Kanban: Successively Evolutionary Change for your Technology Business”, publicerad 2010, är den mest omfattande definitionen av Kanban-metoden för kunskapsarbete.

Kanban-metoden är en process för att gradvis förbättra vad som helst du gör – oavsett om det är mjukvaruutveckling, IT / Ops, bemanning, rekrytering, marknadsföring och försäljning, upphandling etc. Faktum är att nästan vilken affärsfunktion som helst kan dra nytta av att tillämpa principerna i Kanban Methodology.

Kanban-kunskapens kropp har abstraherat och dragit nytta av olika tankeledares verk sedan den ursprungliga boken skrevs! Människor som Don Reinertsen (författare till Principles of Product Development Flow), Jim Benson (pionjär inom Personal Kanban) och flera andra.

Kanban är inte en livscykelmetod för mjukvaruutveckling eller ett tillvägagångssätt för projektledning. Det kräver att någon process redan är på plats så att Kanban kan användas för att stegvis ändra den underliggande processen. – DJA Click To Tweet

Kanban-principer & Övningar

Kanban-metoden följer en uppsättning principer och metoder för hantera och förbättra arbetsflödet. Det är en evolutionär, icke-störande metod som främjar gradvisa förbättringar av en organisations processer. Om du följer dessa principer och metoder kommer du framgångsrikt att kunna använda Kanban för att maximera fördelarna för din affärsprocess – förbättra flödet, minska cykeltiden, öka värdet för kunden, med större förutsägbarhet – allt detta är avgörande för alla företag i dag.

De fyra grundprinciperna och sex kärnmetoder i Kanban-metodiken ges nedan:

4 grundläggande principer:

1. Börja med vad du gör nu
2. Håller med att fortsätta stegvis, evolutionär förändring
3. Respektera inledningsvis nuvarande roller, ansvarsområden och jobbtitel
4. Uppmuntra handlingar av ledarskap på alla nivåer

• Börja med vad du gör nu: Kanban-metoden (nedan kallad till precis som Kanban) betonar starkt att du inte gör någon förändring i din befintliga installation / process direkt. Kanban måste tillämpas direkt på det aktuella arbetsflödet. Eventuella ändringar som behövs kan ske gradvis under en tidsperiod som teamet är bekvämt med.

• Håller med att fortsätta stegvis, evolutionär förändring : Kanban uppmuntrar dig att göra små inkrementella förändringar snarare än att göra radikala förändringar som kan leda till motstånd inom teamet och organisationen.

• Inledningsvis respektera nuvarande roller, ansvarsområden och jobbtitlar: Till skillnad från andra metoder påtvingar Kanban inte några organisatoriska förändringar i sig. Så det är inte nödvändigt att göra ändringar i dina befintliga roller och funktioner som kan fungera bra. Teamet kommer tillsammans att identifiera och genomföra alla nödvändiga ändringar. Dessa tre principer hjälper organisationerna att övervinna det typiska emotionella motståndet och rädslan för förändring som vanligtvis följer med förändringsinitiativ i en organisation.

• Uppmuntra ledarskapshandlingar på alla nivåer: Kanban uppmuntrar kontinuerlig förbättring på alla nivåer i organisationen och det står att ledarskap inte bara behöver härröra från högre chefer. Människor på alla nivåer kan ge idéer och visa ledarskap för att genomföra förändringar för att ständigt förbättra sitt sätt att leverera sina produkter och tjänster.

” Att be människor att ändra beteende är svårt! ” – David J. Anderson Klicka för att Tweeta

TRIVIA – Ett bra exempel på ett Kanban-system används idag i Tokyo Imperial Palace Gardens i Japan. Personalen här använder en idiotsäker metod för att begränsa flödet av besökare. Varje besökare får ett plastkort vid ingången, som måste returneras när de lämnar trädgården. Eftersom det totala antalet kort är meningsfullt begränsat, endast så många besökare kan promenera genom palatset under en viss tid. Nya besökare måste vänta i kö tills nästa kort / kortplats är tillgänglig. Tillgången till palatset är gratis, men det beviljas endast om de tilldelade korten är tillgängliga .

6 grundläggande metoder för Kanban-metoden:

1. Visualisera arbetsflödet
2. Limit WIP (Work in Progress)
3. Hantera flöde
4. Gör processpolicyer explicita
5. Implementera återkopplingsslingor
6. Förbättra tillsammans, utveckla experimentellt

• Visualisera arbetsflöde: Detta är det grundläggande första steget för att anta och implementera Kanban-metoden. Du måste visualisera – antingen på ett fysiskt kort eller ett elektroniskt Kanban-kort, de processsteg som du för närvarande använder för att leverera ditt arbete eller dina tjänster. Beroende på komplexiteten i din process och din arbetsmix (de olika typerna av arbetsobjekt som du jobbar med och levererar) kan ditt Kanban-kort vara väldigt enkelt och mycket detaljerat. När du väl har visualiserat din process kan du visualisera det aktuella arbetet som du och ditt team gör.

Detta kan vara i form av klistermärken eller kort med olika färger för att beteckna antingen olika klasser av tjänster eller kan helt enkelt vara olika typer av arbetsartiklar. (I SwiftKanban betyder färgerna olika arbetsartyper!) Om du tycker att det kan vara användbart kan ditt Kanban-kort ha olika simfält, en för varje serviceklass eller för varje typ av arbete. Till att börja med, för att hålla sakerna enkla, kan du dock bara ha en enda simfält för att hantera allt ditt arbete – och göra ombordstegsdesign senare.

• Begränsa WIP (Work in Progress): Att begränsa work-in-progress (WIP) är grundläggande för att implementera Kanban – ett ”Pull-system”. Genom att begränsa WIP uppmuntrar du ditt team att slutföra arbetet först innan du börjar nytt arbete. Således måste det pågående arbetet slutföras och markeras som gjort. Detta skapar kapacitet i systemet så att nytt arbete kan dras in av teamet. Inledningsvis kanske det inte är lätt att bestämma vad dina WIP-gränser ska vara. I själva verket kan du börja utan WIP-gränser.Den stora Don Reinertsen föreslår (han gjorde det på en av Lean Kanban-konferenserna) att du kan börja utan WIP-gränser och helt enkelt följa det pågående inledande arbetet när ditt team börjar använda Kanban. När du har tillräckligt med data, definiera WIP-gränser för varje steg i arbetsflödet (varje kolumn på ditt Kanban-kort) som lika med halva genomsnittliga WIP.

Vanligtvis börjar många lag med en WIP-gräns på 1 till 1,5 gånger antalet personer som arbetar i ett visst skede. Att begränsa WIP och sätta WIP-gränserna på varje kolumn i styrelsen hjälper inte bara teammedlemmarna att först avsluta vad de gör innan de tar upp nya saker – utan meddelar också till kunden och andra intressenter att det finns begränsad kapacitet att göra arbete för alla team – och de måste planera noggrant vilket arbete de ber laget att göra.

”En intressant bieffekt av dragsystem är att de begränsar pågående arbete (WIP) till en viss överenskommen mängd” – David J. Anderson Klicka för att Tweeta

• Hantera flöde: Hantera och förbättra flödet är kärnan i ditt Kanban-system efter att du har implementerat de första två metoderna. Ett Kanban-system hjälper dig att hantera flöde genom att markera de olika stadierna av arbetsflödet och statusen för arbetet i varje steg. Beroende på hur väl arbetsflödet är definierat och WIP-gränser är inställda, kommer du att observera antingen ett smidigt flöde inom WIP-gränser eller arbeta att staplas upp när något hålls upp och börjar hålla upp kapaciteten. Allt detta påverkar hur snabbt arbete går från start till slutet av arbetsflödet (vissa kallar det för värdeström). Kanban hjälper ditt team att analysera systemet och göra justeringar för att förbättra flödet för att minska tiden det tar att slutföra varje arbete.

En nyckel aspekten av denna process för att observera ditt arbete och lösa / eliminera flaskhalsar är att titta på de mellanliggande väntestegen (de mellanliggande faserna) och se hur länge arbetsföremålen förblir i dessa ”handoff-faser”. Som du kommer att lära dig, minskar tiden som spenderas i dessa väntesteg är nyckeln till att minska cykeltiden. När du förbättrar flödet blir ditt teams leverans av arbete smidigare och mer förutsägbart. När det blir mer förutsägbart blir det lättare för dig att göra pålitliga åtaganden till din kund om när du får gjort med allt arbete du gör för dem. Att förbättra din förmåga att på ett tillförlitligt sätt förutsäga genomförandetider är en stor del av implementeringen av ett Kanban-system!

• Gör processpolicyer Explicit: Som en del av att visualisera din process är det vettigt att också definiera och visualisera uttryckligen dina policyer (processregler eller riktlinjer) för hur du utför det arbete du gör. Genom att formulera uttryckliga processriktlinjer skapar du en gemensam grund för alla deltagare att förstå hur man gör någon typ av arbete i systemet. Policyerna kan vara på styrelsenivå, på simfältnivå och för varje kolumn.De kan vara en checklista över steg som ska göras för varje typ av arbete, inträde / utgångskriterier för varje kolumn eller något som helst som hjälper teammedlemmar hanterar arbetsflödet bra på styrelsen. Exempel på explicita policyer inkluderar definitionen av när en uppgift är klar, beskrivningen av enskilda banor eller kolumner, vem som drar när osv. Policyerna måste definieras uttryckligen och visualiseras vanligtvis på toppen av brädet och på varje fil och kolumn.

• Implementera återkopplingsslingor: Återkopplingsslingor är en integrerad del av alla bra system. Kanban-metoden uppmuntrar och hjälper dig att implementera återkopplingsslingor av olika slag – granska steg i ditt Kanban-styrelsearbetsflöde, mätvärden och rapporter och en rad visuella ledtrådar som ger dig kontinuerlig feedback om arbetsförloppet – eller bristen på det – i ditt system. Medan mantraet ”Misslyckas snabbt! Misslyckas ofta!” kanske inte intuitivt förstås av många team, idén att få feedback tidigt, särskilt om du är på fel spår med ditt arbete, är avgörande för att i slutändan kunna leverera rätt arbete, rätt produkt eller service till kunden på kortast möjliga tid Feedbackslingor är avgörande för att säkerställa att.

• Förbättra gemensamt, utvecklas experimentellt (med hjälp av den vetenskapliga metoden): Kanban-metoden är en evolutionär förbättringsprocess, den hjälper dig att anta små förändringar och förbättras gradvis i en takt och storlek som ditt team enkelt kan hantera. Det uppmuntrar användningen av den vetenskapliga metoden – du bildar en hypotes, du testar den och gör ändringar beroende på resultatet av ditt test. Som ett team som implementerar Lean / Agile-principer är din nyckeluppgift att utvärdera din process hela tiden och förbättra kontinuerligt efter behov och som möjligt .

Effekten av varje förändring som du gör kan observeras och mätas med hjälp av de olika signaler som ditt Kanban-system ger dig. Med hjälp av dessa signaler kan du utvärdera om en förändring hjälper dig att förbättra eller inte, och bestämma om du vill behålla den eller prova något annat. Kanban-system hjälper dig att samla in mycket av systemets prestandadata – antingen manuellt, om du använder ett fysiskt kort eller automatiskt om du använder ett verktyg som SwiftKanban. Med hjälp av dessa data och de mätvärden som det hjälper dig att generera kan du enkelt utvärdera om din prestanda förbättras eller minskar – och justera ditt system efter behov.

Hur fungerar Kanban? – Konceptet

Kanban är ett icke-störande evolutionärt förändringshanteringssystem. Detta innebär att den befintliga processen förbättras i små steg. Genom att genomföra många mindre ändringar (snarare än stora) minskar risken för det totala systemet. Kanban evolutionära tillvägagångssätt leder till lågt eller inget motstånd i teamet och de involverade intressenterna.

Det första steget i introduktionen av Kanban är att visualisera arbetsflödet. Detta görs i form av ett Kanban-kort som består av en enkel whiteboard och klisterlappar eller kort. Varje kort på tavlan representerar en uppgift.

I en klassisk Kanban-kortmodell finns det tre kolumner, som visas på bilden ovan:

• ”Att göra”: Den här kolumnen visar uppgifter som ännu inte har startats. (aka ”backlog”)
• ”Doing”: Består av de pågående uppgifterna.
• ”Klar”: Består av de uppgifter som är slutförd.

Den här enkla visualiseringen ensam leder till stor insyn i distributionen av arbetet samt befintliga flaskhalsar om någon. Naturligtvis kan Kanban-kort visa detaljerade arbetsflöden beroende på komplexiteten i arbetsflödet och behovet av att visualisera och undersöka specifika delar av arbetsflödet för att identifiera flaskhalsar för att ta bort dem.

Begreppet FLOW

Kärnan i Kanban är begreppet ”Flow”. Detta innebär att korten ska flöda genom systemet så jämnt som möjligt, utan långa väntetider eller blockeringar. som hindrar flödet bör granskas kritiskt. Kanban har olika tekniker, mått och modeller, och om de tillämpas konsekvent kan det leda till en kultur av kontinuerlig förbättring (kaizen).

Begreppet Flow är kritiskt och genom att mäta Flow-mått och arbeta för att förbättra dem, du kan dramatiskt förbättra hastigheten på dina leveransprocesser samtidigt som cykeltiden minskas och kvaliteten på dina produkter eller tjänster förbättras genom att få snabbare feedback från dina kunder – internt eller externt.

Dessa behandlas i detalj i boken ”Actionable Agile” av Dan Vacanti.

Kanban WIP-gränser

A nyckelaspekt av Kanban är att minska mängden multitasking som de flesta team och kunskapsarbetare är benägna att göra och istället uppmuntra dem att ”Sluta börja! Och börja avsluta! ”, Ett mantra som myntades av Dr. Arne Roock (från www.Software-Kanban.de). WIP – Work-in-Progress – Gränser som definieras i varje steg i arbetsflödet på en Kanban-tavla uppmuntrar teammedlemmar att slutföra arbetet till hands och först därefter ta upp nästa arbete.

Tvingar inte gränser för visualisering, transparens och WIP för någon avdelning som inte frivilligt samarbetar.” – David J. Anderson Klicka för att Tweeta

Kanban-systemexempel

Kanban-skönheten är i sin enkelhet. Kanban handlar dock inte bara om att visualisera en process på en vit tavla (eller en elektronisk tavla) och arbeta med klistermärken eller elektroniska kort. Som du kan se ovanifrån är det mycket mer än så. Du kommer verkligen att dra nytta av dess implementering om du tillämpar alla principer och metoder på ett metodiskt sätt.

De nuvarande trenderna från hela världen visar att Kanban vinner i popularitet och används inom många olika områden, från små byråer och nystartade företag till traditionella organisationer i alla storlekar.

Kanban i IT & Programvara

Kanban är inte en mjukvaruutveckling eller en projektledningsmetodik – David gör det mycket tydligt i sin ”Blue Book”. Kanban säger ingenting om hur en programvara ska utvecklas. Det säger inte ens något om hur programvaruprojekt ska planeras och genomföras.Därför är Kanban inte ett ledningsramverk som Scrum. Istället är syftet med Kanban att kontinuerligt förbättra sin egen arbetsprocess.

Kanban användes i Microsofts programvaruutvecklingsverksamhet 2004. Sedan dess har Kanban antagits entusiastiskt. i teamet för IT, Ops, DevOps och applikationer / programvara.

Skönheten i Kanban är att den kan tillämpas på valfri process eller metod. Oavsett om du redan använder Agile-metoder som Scrum, XP och andra, eller mer traditionella metoder – vattenfall, iterativ, etc. – kan du använda Kanban för att gradvis börja förbättra dina processer, minska cykeltiden och förbättra ditt flöde. I processen kommer du att vara på väg till kontinuerlig leverans av funktioner, produkter eller tjänster.

Kanban i Lean / Agile programvara / produktutveckling

Programvara och team för teknisk produktutveckling har antagit Kanban som ett sätt att implementera Lean och Agile-principer. Kanban-metoden ger teknologiteam en stor uppsättning principer för att visualisera sitt arbete, leverera produkter och tjänster kontinuerligt och få feedback från kunder oftare och med högre hastighet. Följaktligen hjälper det team att komma snabbare på marknaden med större trohet mot vad kunderna vill ha från dessa produkter och tjänster.

Definitionen av Kanban inom IT-sektorn har genomgått en egen utveckling under de senaste 3-5 åren. Idag anses Kanban vara en metod som åstadkommer smidighet för att hantera och förbättra tjänsteleveranserna på ett gradvis, evolutionärt sätt.

Dessutom ger Kanban-metoden viktiga principer och tekniker för att bättre hantera SLA-åtaganden (Service Level Agreement), leverera produkter till marknaden just i tid och minimera risk och kostnad för fördröjning. Med hjälp av begrepp som Tjänsteklass, uppskjutet engagemang och tvåfasförpliktelse hjälper Kanban kunder och leveransgrupper att samarbeta effektivt och hjälper till att säkerställa att rätt saker jobbar med vid rätt tidpunkt.

Framväxten av Upstream Kanban, Portfolio Kanban och Enterprise Services Planning under de senaste åren har gett företag ännu större anledning att implementera Kanban för att uppnå agility och förbättrad marknadsprestanda.

Kanban som en alternativ väg till Enterprise Agility

Kanban-metoden hjälper dig gradvis att förbättra leveransen av dina produkter och tjänster. Det gör det genom att hjälpa dig att eliminera flaskhalsar i ditt system, förbättra flödet och minska cykeltiden. Det hjälper dig att leverera mer kontinuerligt och få snabbare feedback för att göra eventuella ändringar som kan behövas av din kund. Det hjälper dig att bli mer lyhörd.

Sammantaget möjliggör Kanban alla principerna i Agile Manifesto och hjälper dig att leverera produkter och tjänster som din marknad faktiskt behöver. Oavsett om du för närvarande använder Scrum och andra agila tekniker eller metoder hjälper Kanban dig att förbättra dina processer för bättre prestanda för dina team och organisationer.

Kanban utöver programvaran & IT

Med tanke på sina rötter inom tillverkning är Kanban en naturlig passform även i icke-IT-affärsprocesser, med enorma fördelar för organisationer som vill bli magra och smidiga och leverera högkvalitativa produkter och tjänster på ett lyhörd sätt.

Medan medelstora och stora produkt- och tjänsteorganisationer, särskilt högteknologiska tillverkningsföretag, har genomfört Lean / 6-Sigma-initiativ i flera år, möjliggör Kanban alla typer av företag och affärsfunktioner som HR, marknadsföring, försäljning , Upphandling och så vidare.

Kanban tillämpas också i traditionella projektledningssammanhang h som bygg- och teknikprojekt. såsom konstruktioner och tekniska projekt. Ett brett utbud av organisationer, bemanningsföretag, rekryteringsorganisationer, reklambyråer, försäkringsbolag och många andra ser till Kanban för att effektivisera sin verksamhet, eliminera avfall och dramatiskt förbättra genomströmning och kvalitet.

Ytterligare resurser som kan vara av intresse för Kanban –

• Hur kommer jag igång?
• Vad är Scrumban?
• Vad är ett Kanban-kort?
• Hur kan jag hantera mitt projekt / min funktion med Kanban?

Du kan också anmäla dig till kommande webbseminarier på Kanban – eller titta på några fantastiska tidigare webinars genomförda av tanke-ledare som David Anderson och flera andra tanke-ledare!

Om du vill utforska SwiftKanban kan du kolla in vår rika uppsättning funktioner eller om du letar efter en gratis Kanban-styrelse-registrering för SwiftKanban här! Om du har några omedelbara frågor, fråga en av våra säljare på [email protected]